Card de Credit Politici și Proceduri

scopul acestei politici este de a asigura angajații cu informațiile despre cardul de credit program și pentru a oferi un ghid pentru utilizarea lor Vassar card de credit emis într-un mod care este în concordanță și echitabil pentru fiecare angajat, în timp ce costurile de administrare și asigurarea conformității cu Federale și de Stat de reglementare și Colegiul politici., într-un efort de a oferi angajaților o metodă eficientă, rentabilă pentru a face achiziții mici de bunuri sau servicii în dolari, după cum este necesar în cursul normal al îndatoririlor lor sau atunci când călătoresc în scopuri de afaceri aprobate, Colegiul a stabilit un program de card de credit cu JP Morgan. ca titular de card, angajatul va avea: 1) o modalitate flexibilă și convenabilă de a plăti pentru bunuri, servicii și cheltuieli legate de călătorie, 2) nevoia redusă de a solicita comenzi de cumpărare și de a verifica cererile, 3) nevoia redusă de a utiliza fonduri personale și de a solicita rambursarea.,toți angajații care efectuează afaceri sau fac achiziții în numele colegiului sunt încurajați să solicite un card de credit emis de Vassar. Un card corporativ (C-Card) ar trebui să fie solicitat pentru un angajat care va călători sau va desfășura alte afaceri în numele colegiului, iar un Card de cumpărare (P-Card) ar trebui să fie solicitat atunci când angajatul este responsabil să efectueze plăți pentru bunurile și serviciile achiziționate în numele colegiului. Vă rugăm să rețineți că cheltuielile personale nu trebuie plătite cu cardurile de credit emise de colegiu., Orice violator va fi supus unei acțiuni disciplinare.

Pentru a solicita un card de credit de aplicare, contactați Departamentul de Achiziții la [email protected]. Trimite formularul completat, inclusiv aprobarea șefului de [email protected]

vă Rugăm să rețineți:

  • Carduri sunt emise în angajatilor numele și sunt plătite de către Colegiu, dar păstrarea în siguranță pe card este responsabilitatea deținătorului de card.
  • partajarea cardului este interzisă, chiar și între membrii aceluiași departament sau divizie a Colegiului.,
  • tranzacțiile și limitele lunare vor fi autorizate de supraveghetorul/Președintele dvs.

deținătorii de carduri și supraveghetorii lor vor trebui să respecte îndrumările stabilite în această politică. Orice violator va fi supus unei acțiuni disciplinare, inclusiv, dar fără a se limita la revocarea cardului de credit și/sau cerința de a rambursa Colegiul pentru orice taxe neautorizate.vă rugăm să rețineți următoarele linii directoare, responsabilități și așteptări., responsabilitățile Deținătorului cardului: Lista de verificare a deținătorului cardului și lista de verificare a Managerului de costuri

  • deținătorii de carduri trebuie să obțină aprobarea prealabilă pentru cheltuielile efectuate în numele colegiului și plătite cu un card de credit Vassar, inclusiv, dar fără a se limita la cazare și cazare, înregistrare la conferințe, licență profesională și abonamente de membru, cotizații anuale etc.
  • deținătorii de carduri trebuie să obțină o chitanță detaliată pentru fiecare achiziție., Deținătorii de carduri ar trebui să fie deosebit de atenți la acest lucru atunci când cumpără mese, deoarece unele restaurante vor returna doar chitanța sumară cu totalul și vârful. În acest caz, trebuie solicitată și reținută o chitanță detaliată care enumeră mesele și băuturile achiziționate.
  • toate chitanțele detaliate trebuie să fie atașate la elementul de linie al raportului de cheltuieli sau la tranzacția de verificare a cardului P în ziua de lucru., Încasările sunt necesare pentru a fundamenta cheltuielile și a sprijini admisibilitatea de către Colegiu, donator, altă agenție de finanțare și IRS și vor fi puse la dispoziție pentru revizuire de către auditorii externi ai Colegiului sau de altă agenție guvernamentală, după cum este necesar.
  • în cazul în care o chitanță este pierdută, deținătorii de carduri trebuie să completeze o declarație de primire lipsă și să o atașeze la linia lor de verificare a cardului P sau la raportul de cheltuieli.
  • toți deținătorii de carduri trebuie să verifice taxele Pcard sau să creeze rapoarte de cheltuieli pentru taxele de card C, chiar dacă tranzacția este un credit (Rambursare) sau fraudă., Aceste tranzacții vor apărea în Workday în câteva zile de la cumpărare. Toată documentația corespunzătoare (după cum sa menționat mai sus) trebuie să fie atașată tranzacției, iar etichetele corecte de informații bugetare (sursa de finanțare) trebuie incluse., Pentru mai multe informații cu privire la toate procedurile de Lucru, vă rugăm să mergeți la slujba sida situat pe zi de Lucru site-ul info la: https://workdayinfo.vassar.edu
  • Sub liniile directoare IRS, calificat de călătorie și cheltuielile de protocol sunt neimpozabile la salariat atâta timp cât angajatul completează măsurile necesare pentru a fundamenta cheltuielile într-un termen rezonabil astfel cum sunt definite de către angajator a Responsabilității-Plan. Planul de responsabilitate al lui Vassar a stabilit 60 de zile de la data tranzacției ca un interval de timp rezonabil., în timp ce solicităm angajaților să proceseze tranzacțiile cu cardul de credit în termen de 14 zile, neprezentarea unui raport de cheltuieli complet finalizat sau verificarea cardului de cumpărare, inclusiv toată documentația necesară, în termen de 60 de zile de la data tranzacției va duce la considerarea cheltuielilor impozabile pentru angajat în conformitate cu reglementările IRS. În aceste condiții, Colegiul va raporta sumele impozabile către IRS, iar angajatul va fi responsabil să plătească orice taxe aplicabile. Se va respecta respectarea strictă a acestei Politici.,toate activitățile legate de cardurile de credit, rapoartele de cheltuieli și verificările, pentru toți deținătorii de carduri, vor fi auditate în fiecare lună de către Card Integrity, un furnizor terț independent angajat să revizuiască tranzacțiile pentru a se asigura că deținătorii de carduri respectă liniile directoare stabilite în această politică. Un raport al constatărilor lor va fi pregătit și distribuit fiecărui ofițer superior la încheierea auditului.,

instrucțiuni de achiziție:

  • programul de carduri de credit este destinat afacerilor Vassar College, prin urmare, cardurile de credit emise de Vassar nu pot fi utilizate pentru cheltuieli personale. Dacă un deținător de card folosește accidental cardul de credit Vassar pentru cheltuieli personale, acesta trebuie să-și alerteze managerul și să contacteze Departamentul de achiziții cu privire la modul de rambursare a Colegiului pentru cheltuieli. Documentația de rambursare ar trebui să fie atașată tranzacției în ziua de lucru.,
  • Vassar este scutit de impozitul pe vânzări în NY, NJ, TX și FL și, ca atare, deținătorul cardului ar trebui să informeze vânzătorul și să solicite eliminarea impozitului pe vânzări din orice achiziții efectuate în aceste state. ID-ul scutit de impozit Vassar din New York apare pe fața cardului de credit, chiar sub numele titularului cardului și ar trebui furnizat vânzătorului pentru documentația lor. Vassar este capabil să maximizeze puterea de cumpărare a Colegiului profitând de statutul de scutire și neplătind impozitul pe vânzări pentru achizițiile din aceste state., În plus, există cazuri în care hotelurile, companiile aeriene și alte locuri vor onora statutul scutit de taxe al Colegiului și în alte state atunci când angajatul solicită.
  • Pentru informații mai detaliate, vă rugăm să consultați și să vă asigurați că înțelegeți liniile directoare din Politica de călătorie și divertisment (inserați Politica) înainte de a face achiziții de călătorie și divertisment pe cardul dvs.
  • cardurile de credit pierdute și activitatea frauduloasă trebuie raportate la JPMorgan Chase la 800-316-6056. Odată raportat, vă rugăm să sfătuiți cumpărarea.,anumite achiziții sunt în general interzise, inclusiv, dar fără a se limita la:
    • arme
    • carduri cadou – cardurile cadou sunt considerate venituri impozabile pentru destinatar și, în unele circumstanțe, sunt considerate compensații suplimentare atunci când sunt acordate angajaților obișnuiți sau studenților. În situația neobișnuită în care achiziționarea cardurilor cadou este aprobată de un ofițer superior, deținătorii de carduri trebuie să contacteze serviciile de contabilitate pentru a discuta despre achiziție și procesul adecvat necesar pentru colectarea oricăror informații fiscale necesare și a documentației justificative.,
    • achizițiile de alcool în vrac – achizițiile în vrac de alcool (adică achizițiile de alcool care depășesc suma admisibilă cu o masă de afaceri, după cum se menționează în Politica de călătorie și divertisment a Colegiului) sunt interzise fără aprobarea prealabilă scrisă a unui ofițer superior pentru evenimente sponsorizate de colegiu, caz în care nu poate fi plătit cu un card de Credit emis de Vassar. În cazul în care Colegiul găzduiește un eveniment în care alcoolul va fi servit, un furnizor terț de renume, care deține o licență valabilă pentru băuturi alcoolice, trebuie angajat pentru orice serviciu de alcool., Distribuția sau serviciul de către orice angajat al Colegiului expune Colegiul și angajatul la riscuri juridice și financiare substanțiale și este strict interzisă. Violatorii vor fi supuși unei acțiuni disciplinare. Vă rugăm să consultați Politica de călătorie și divertisment pentru instrucțiuni legate de achizițiile de alcool.
    • contribuții caritabile – statutul non-profit al lui Vassar este specific îndeplinirii misiunii Colegiului. Regulamentele interzic Vassar de a face contribuții la alte entități non-profit, care sunt în afara misiunii Vassar lui., Contribuțiile aduse unor astfel de organizații ar putea pune în pericol statutul non-profit al Colegiului.
    • substanțe chimice periculoase și materiale Radioactive-achiziționarea acestor materiale necesită o aprobare prealabilă de către directorul de sănătate și Siguranță a mediului, pe lângă ofițerul superior al titularului cardului. Există reglementări federale stricte în legătură cu astfel de achiziții.
    • contribuții politice-contribuțiile la candidații politici și partidele politice sunt strict interzise pentru 501(c)3 organizații. Contribuția ar pune în pericol statutul de non-profit al lui Vassar., Plata pentru o farfurie sau masă la o cină politică sau alt angajament similar este privită ca o contribuție atunci când costul cinei este mai mic decât suma plătită, prin urmare, este de asemenea interzisă.,
    • baza de Prescriptie medicala de Droguri
    • Cadouri sau flori pentru angajații individuali pentru sărbători sau de condoleanțe
    • Cadouri sau premii pentru elevii excepția cazului în care există un scop programatic
    • Asigurare de Călătorie
    • Hardware și Software – Achiziționarea de hardware, software și alte servicii necesită pre-aprobarea de către Șef Ofițer de Informații în plus față de titularul cardului este Ofițer superior, pentru a asigura compatibilitatea cu sistemele existente, precum și acordul privind cerințele viitoare de înlocuire.,
    • Avansurile în Numerar
    • Traffice și/sau încălcări de parcare, amenzi, și remorcare
    • Reparații la vehicule personale atunci când sunt utilizate pentru Facultate de turism
    • Benzina achiziții atunci când kilometraj este de a fi rambursate
    • evenimente Festive în cazul în care nu există nici un scop de afaceri, inclusiv angajat sau student, zile de naștere, copilul sau dusuri de nunta sau cadouri. Pentru vacanța anuală de birou sau funcția de sfârșit de an, o sumă nominală (15 USD per persoană poate fi utilizată ca ghid) poate fi acoperită de un buget departamental, dar trebuie aprobată în avans de către ofițerul superior corespunzător.,
    • Personal cheltuieli de Divertisment (filme, spa, vizite, excursii de golf, opțional conferință de activități care nu sunt incluse în cadrul conferinței generale taxă)

    Orice excepție de la aceste interdicții necesită aprobarea prealabilă corespunzătoare Ofițer de rang superior și, în unele cazuri, în afara autorităților, cum ar fi finanțarea entităților, consilier juridic, sau auditori independenți.

    contact achiziții ([email protected]) dacă aveți întrebări cu privire la admisibilitatea unei anumite achiziții sau despre această politică.,utilizarea frauduloasă a cardului de Credit termenul „utilizare frauduloasă” se referă la utilizarea cardului cu un scop planificat în mod deliberat și intenția de a înșela și, prin urmare, de a obține un avantaj ilicit pentru sine sau pentru alții. Pe lângă faptul că Colegiul primește rambursarea de la deținătorul cardului, pot apărea oricare sau toate acțiunile următoare atunci când are loc utilizarea frauduloasă a cardului:

    • suspendarea imediată a privilegiilor de card.
    • eliminarea autorității de cumpărare a titularului cardului.
    • acțiune disciplinară formală, care poate duce la încetarea angajării.,
    • orice acțiuni considerate adecvate de către colegiu, inclusiv urmărirea penală.