Politique et Procédures relatives aux cartes de crédit

La présente politique a pour but de fournir aux employés des renseignements sur le programme de cartes de crédit et de fournir un guide pour l’utilisation de leur carte de crédit émise par Vassar d’une manière cohérente et équitable pour chaque employé, tout en gérant les coûts et en assurant la conformité avec les règlements fédéraux et étatiques et les politiques du Collège.,

Dans le but de fournir aux employés une méthode efficace et rentable pour faire des achats de biens ou de services en petits dollars au besoin dans le cours normal de leurs fonctions, ou lorsqu’ils voyagent à des fins commerciales approuvées, l’Ordre a établi un programme de carte de crédit avec JP Morgan.

En tant que titulaire de la carte, l’employé aura: 1) un moyen flexible et pratique de payer les biens, les services et les frais de déplacement, 2) un besoin réduit de demander des bons de commande et des demandes de vérification, 3) un besoin réduit d’utiliser des fonds personnels et de demander un remboursement.,

Comment demander une carte d’entreprise ou une carte Pcard

Tous les employés qui font des affaires ou font des achats au nom de l’Ordre sont encouragés à demander une carte de crédit émise par Vassar. Une carte d’entreprise (carte C) devrait être demandée pour un employé qui voyagera ou effectuera d’autres affaires pour le compte de l’Ordre, et une Carte d’achat (Carte P) devrait être demandée lorsque l’employé est responsable d’effectuer des paiements pour des biens et services achetés pour le compte de l’Ordre. Veuillez noter que les dépenses personnelles ne doivent pas être payées avec les cartes de crédit émises par l’Université., Tout contrevenant fera l’objet de mesures disciplinaires.

Pour demander une demande de carte de crédit, communiquez avec le Service des achats à [email protected]. Envoyez le formulaire rempli, y compris l’approbation de votre superviseur à [email protected]

Veuillez noter:

  • Les cartes sont émises au nom de l’employé et sont payées par l’Ordre, mais la garde sur la carte est la responsabilité du titulaire de la carte.
  • Le partage de la carte est interdit, même entre membres du même département ou division du Collège.,
  • Les limites de transaction et mensuelles seront autorisées par votre superviseur / président.

Les titulaires de carte et leurs superviseurs devront se conformer aux directives énoncées dans la présente politique. Tout contrevenant fera l’objet de mesures disciplinaires, y compris, mais sans s’y limiter, la révocation de carte de crédit et/ou l’obligation de rembourser l’Ordre pour tout frais non autorisé.

Veuillez prendre note des lignes directrices, responsabilités et attentes suivantes.,

Responsabilités du titulaire de la carte: Liste de contrôle du Titulaire de la carte et Liste de contrôle du Gestionnaire des coûts

  • Les titulaires de la Carte doivent obtenir une approbation préalable pour les dépenses engagées au nom de l’Ordre et payées avec une carte de crédit Vassar, y compris, mais sans s’y limiter, les
  • Les détenteurs de cartes doivent obtenir un reçu détaillé pour chaque achat., Les détenteurs de cartes doivent en être particulièrement conscients lors de l’achat de repas, car certains restaurants ne renverront que le reçu récapitulatif avec le total et le pourboire. Dans ce cas, un reçu détaillé indiquant les repas et les boissons achetés doit être demandé et conservé.
  • Tous les reçus détaillés doivent être joints à la ligne de rapport de dépenses ou à la transaction de vérification de la carte p dans Workday., Les reçus sont nécessaires pour justifier les dépenses et le soutien autorisés par l’Ordre, le donateur, un autre organisme de financement et l’IRS et seront mis à la disposition des vérificateurs externes de l’Ordre ou d’un autre organisme gouvernemental, au besoin.
  • Dans le cas où un reçu est perdu, les titulaires de carte doivent remplir un Affidavit de reçu manquant et le joindre à leur ligne de vérification de carte P ou de rapport de dépenses.
  • Tous les titulaires de carte doivent vérifier leurs frais Pcard ou créer des rapports de dépenses pour leurs frais C-Card même si la transaction est un crédit (remboursement) ou une fraude., Ces transactions apparaîtront dans Workday quelques jours après l’achat. Tous les documents appropriés (comme indiqué ci-dessus) doivent être joints à la transaction, et les étiquettes d’information budgétaire correcte (source de financement) doivent être incluses., Pour plus d’informations sur toutes les procédures Workday, veuillez consulter les aides à l’emploi situées sur le site d’information Workday à l’adresse suivante: https://workdayinfo.vassar.edu
  • En vertu des lignes directrices de l’IRS, les frais de déplacement et de divertissement admissibles ne sont pas imposables pour l’employé tant que l’employé effectue les étapes nécessaires pour justifier les dépenses dans un délai raisonnable tel que défini par le « plan de responsabilisation » de l’employeur. Le plan de responsabilisation de Vassar a établi un délai raisonnable de 60 jours à compter de la date de la transaction.,

Bien que nous demandions aux employés de traiter les transactions par carte de crédit dans les 14 jours, le défaut de soumettre un rapport de dépenses entièrement rempli ou une vérification de la carte d’achat, y compris tous les documents requis, dans les 60 jours suivant la date de la transaction entraînera l’imposition des dépenses à l’employé Dans ces circonstances, l’Ordre déclarera les montants imposables à l’IRS et l’employé sera responsable de payer les taxes applicables. Le strict respect de cette politique sera suivi.,

  • Toutes les activités de carte de crédit, les notes de frais et les vérifications, pour tous les titulaires de carte, seront vérifiés chaque mois par Card Integrity, un fournisseur tiers indépendant chargé d’examiner les transactions pour s’assurer que les titulaires de carte respectent les lignes directrices énoncées dans la présente politique. Un rapport de leurs conclusions sera préparé et distribué à chaque cadre supérieur à la fin de leur vérification.,

Directives d’approvisionnement:

  • Le programme de carte de crédit est destiné aux entreprises du Vassar College, par conséquent, les cartes de crédit émises par Vassar ne peuvent pas être utilisées pour des dépenses personnelles. Si un titulaire de carte utilise accidentellement sa carte de crédit Vassar pour des dépenses personnelles, il doit alerter son gestionnaire et contacter le service des achats sur la façon de rembourser le Collège pour les dépenses. La documentation du remboursement doit être jointe à la transaction dans Workday.,
  • Vassar est exonéré de la taxe de vente à NY, NJ, TX et FL et, en tant que tel, le titulaire de la carte doit en informer le vendeur et demander que la taxe de vente soit supprimée de tout achat effectué dans ces États. L’ID exonéré d’impôt de Vassar à New York apparaît sur le visage de la carte de crédit, juste sous le nom du titulaire de la carte et doit être fourni au vendeur pour sa documentation. Vassar est en mesure de maximiser le pouvoir d’achat du Collège en profitant de son statut d’exonération et en ne payant pas de taxe de vente sur les achats dans ces États., En outre, il existe des cas où les hôtels, les compagnies aériennes et d’autres lieux honoreront le statut d’exonération fiscale du Collège dans d’autres États également lorsque l’employé le demande.
  • Pour plus d’informations, veuillez consulter et vous assurer de bien comprendre les directives de la Politique de voyage et de divertissement (insérer la politique) avant d’effectuer des achats de voyage et de divertissement sur votre carte.
  • Les cartes de crédit perdues et les activités frauduleuses doivent être signalées à JPMorgan Chase au 800-316-6056. Une fois signalé, veuillez conseiller l’achat.,

Certains achats sont généralement interdits, y compris, mais sans s’y limiter:

  • Armes
  • Cartes – cadeaux-Les cartes-cadeaux sont considérées comme un revenu imposable pour le destinataire et, dans certaines circonstances, sont considérées comme une compensation supplémentaire lorsqu’elles sont données à des employés réguliers ou étudiants. Dans les circonstances inhabituelles où l’achat de cartes-cadeaux est approuvé par un agent supérieur, les détenteurs de cartes doivent communiquer avec les Services de comptabilité pour discuter de l’achat et du processus approprié nécessaire pour recueillir les renseignements fiscaux et les documents justificatifs requis.,

  • Achats d’alcool en vrac – Les achats d’alcool en vrac (c.-à-d. les achats d’alcool excédant le montant autorisé avec un repas d’affaires, tel qu’indiqué dans la Politique de voyage et de divertissement de l’Ordre) sont interdits sans l’approbation écrite préalable d’un officier supérieur pour les événements commandités par Lorsque le Collège organise un événement où de l’alcool sera servi, un traiteur tiers réputé, titulaire d’un permis d’alcool valide, doit être embauché pour tout service d’alcool., La distribution ou le service par un employé de l’Ordre expose l’Ordre et l’employé à des risques juridiques et financiers importants et est strictement interdite. Les contrevenants feront l’objet de mesures disciplinaires. Veuillez consulter la Politique de voyage et de divertissement pour connaître les lignes directrices relatives aux achats d’alcool.
  • Contributions caritatives – Le statut d’organisme sans but lucratif de Vassar est spécifique à l’accomplissement de la mission du Collège. Les règlements interdisent à Vassar de faire des contributions à d’autres entités à but non lucratif qui ne relèvent pas de la mission de Vassar., Les contributions faites à de tels organismes pourraient compromettre le statut d’organisme sans but lucratif de l’Ordre.
  • Produits chimiques dangereux et Matières radioactives – L’achat de ces matières nécessite l’approbation préalable du Directeur de la Santé et de la Sécurité environnementales en plus de l’agent supérieur du titulaire de la carte. Il existe des réglementations fédérales strictes entourant ces achats.
  • Contributions politiques – Les contributions aux candidats politiques et aux partis politiques sont strictement interdites pour les organisations 501(c) 3. Faire des contributions mettrait en péril le statut d’organisme sans but lucratif de Vassar., Payer pour une plaque ou une table lors d’un dîner politique ou d’autres semblables, l’engagement est considéré comme une contribution lorsque le coût du dîner est inférieur au montant payé, est donc également interdite.,
  • Médicaments sur ordonnance
  • Cadeaux ou fleurs pour les employés individuels pour les célébrations ou les condoléances
  • Cadeaux ou prix aux étudiants à moins qu’il n’y ait un but programmatique
  • Assurance voyage
  • Matériel informatique et logiciels – L’achat de matériel informatique, de logiciels et d’autres services nécessite une approbation préalable du dirigeant principal de l’information en plus de l’agent supérieur du titulaire de la carte, afin d’assurer la compatibilité avec les systèmes existants ainsi que l’accord sur les exigences de remplacement futures.,
  • Avances de fonds
  • Amendes pour infractions au trafic et/ou au stationnement et remorquage
  • Réparations de véhicules personnels lorsqu’ils sont utilisés pour des voyages universitaires
  • Achats d’essence lorsque le kilométrage est remboursé
  • Événements de célébration où il n’y a pas de but commercial, y compris les anniversaires Pour les vacances de bureau annuelles ou les fonctions de fin d’année, un montant nominal (un total de 15$par personne peut servir de guide) peut être couvert par un budget ministériel, mais doit être approuvé à l’avance par l’agent supérieur approprié.,
  • Dépenses personnelles de divertissement (films, visites de spa, sorties de golf, activités de conférence facultatives non incluses dans les frais de la conférence générale)

Toute exception à ces interdictions nécessite l’approbation préalable de l’officier supérieur compétent et, dans certains cas, d’autorités extérieures telles que des entités de financement, des conseillers juridiques ou des auditeurs indépendants.

Contacter l’approvisionnement ([email protected]) si vous avez des questions sur l’admissibilité d’un achat particulier ou sur cette politique.,

Utilisation frauduleuse de la Carte de crédit

Le terme « utilisation frauduleuse” désigne l’utilisation de la carte dans un but délibérément planifié et dans l’intention de tromper et ainsi d’obtenir un avantage illicite pour soi-même ou pour d’autres. En plus de recevoir le remboursement du titulaire de la carte, l’une ou l’autre des actions suivantes peuvent se produire en cas d’utilisation frauduleuse de la carte:

  • Suspension immédiate des privilèges de la carte.
  • Suppression du pouvoir d’achat du titulaire de la carte.
  • Mesures disciplinaires formelles pouvant entraîner le licenciement.,
  • Toute action jugée appropriée par l’Ordre, y compris les poursuites pénales.