Credit Card Policy and Procedures
Het doel van dit beleid is om werknemers informatie te verstrekken over het credit card programma en om een leidraad te bieden voor het gebruik van hun door Vassar uitgegeven creditcard op een manier die consistent en eerlijk is voor elke werknemer, terwijl de kosten worden beheerd en de naleving van de federale en Staatsvoorschriften en het beleid van het College wordt gewaarborgd.,
in een poging om werknemers te voorzien van een efficiënte, kosteneffectieve methode voor het maken van kleine dollars aankopen van goederen of diensten zoals vereist tijdens de normale uitoefening van hun taken, of wanneer reizen voor goedgekeurde zakelijke doeleinden, heeft het College een credit card programma opgezet met JP Morgan.
als kaarthouder zal de werknemer beschikken over: 1) een flexibele en gemakkelijke manier om te betalen voor goederen, diensten en reisgerelateerde kosten, 2) minder behoefte aan het aanvragen van inkooporders en controleverzoeken, 3) minder behoefte aan het gebruik van persoonlijke middelen en het aanvragen van terugbetaling.,
hoe een bedrijf of Pcard aan te vragen
alle werknemers die zaken doen of aankopen doen namens het College worden aangemoedigd om een door Vassar uitgegeven creditcard aan te vragen. Een zakelijke Kaart (C-kaart) moet worden gevraagd voor een werknemer die zal reizen of het uitvoeren van andere zaken namens het College, en een Inkoopkaart (P-kaart) moet worden gevraagd wanneer de werknemer verantwoordelijk is om betalingen te doen voor goederen en diensten gekocht namens het College. Houd er rekening mee dat persoonlijke uitgaven niet worden betaald met creditcards die door het College zijn uitgegeven., Elke overtreder zal worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen.
om een creditcard aanvraag aan te vragen, neem contact op met de afdeling Inkoop op [email protected]. stuur het ingevulde formulier met de goedkeuring van uw leidinggevende naar [email protected]
let op:
- kaarten worden uitgegeven op naam van de werknemer en worden betaald door het College, maar het bewaren van de kaart is de verantwoordelijkheid van de kaarthouder.
- het delen van de kaart is verboden, zelfs tussen leden van dezelfde afdeling of afdeling van het College.,
- transactie-en maandelijkse limieten worden goedgekeurd door uw leidinggevende/voorzitter.van kaarthouders en hun toezichthouders wordt verwacht dat zij zich houden aan de richtsnoeren in dit beleid. Elke overtreder zal worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen, met inbegrip van maar niet beperkt tot de intrekking van de creditcard en/of de verplichting om het College te vergoeden voor ongeoorloofde kosten.
let op de volgende richtlijnen, verantwoordelijkheden en verwachtingen.,
verantwoordelijkheden van de kaarthouder: Checklist voor kaarthouder en Kostenbeheerder Checklist
- kaarthouders moeten vooraf toestemming krijgen voor kosten die namens het College worden gemaakt en die worden betaald met een Vassar-creditcard, inclusief maar niet beperkt tot Reis-en verblijfsaccommodaties, registratie van conferenties, abonnementen op professionele licenties en lidmaatschap, jaarlijkse kosten, enz.
- kaarthouders moeten een gespecificeerd ontvangstbewijs voor elke aankoop verkrijgen., Kaarthouders moeten hier vooral rekening mee houden bij de aankoop van maaltijden, omdat sommige restaurants alleen de samenvattende ontvangst met het totaal en de tip zullen retourneren. In dit geval moet een gedetailleerd ontvangstbewijs met de gekochte maaltijden en dranken worden aangevraagd en bewaard.
- alle gespecificeerde ontvangstbewijzen moeten worden toegevoegd aan het onkostenrapportregelitem of P-kaartverificatietransactie in Workday., De ontvangsten zijn noodzakelijk om de door het College, de donor, het andere financieringsorgaan en de IRS toegestane uitgaven en steun te staven en zullen, indien nodig, ter beschikking worden gesteld van de externe auditors van het College of een andere overheidsinstantie.
- in het geval dat een ontvangstbewijs verloren gaat, moeten kaarthouders een ontbrekend ontvangstbewijs invullen en dit bij hun P-kaartverificatie of Onkostendeclaratietransactielijn voegen.
- alle kaarthouders moeten hun Pcard-kosten verifiëren of onkostendeclaraties maken voor hun c-Card-kosten, zelfs als de transactie een krediet (terugbetaling) of fraude betreft., Deze transacties verschijnen binnen enkele dagen na aankoop in Workday. Alle relevante documentatie (zoals hierboven vermeld) moet bij de transactie worden gevoegd, en de juiste begrotingsinformatie (financieringsbron) tags moeten worden opgenomen., Voor meer informatie over alle Workday-procedures, ga naar de werkhulpmiddelen op de Workday info-site op: https://workdayinfo.vassar.edu
- volgens de IRS-richtlijnen zijn gekwalificeerde reis-en entertainmentkosten niet-belastbaar voor de werknemer, zolang de werknemer de nodige stappen heeft ondernomen om de kosten te onderbouwen binnen een redelijke termijn zoals gedefinieerd in het ‘Accountability Plan’van de werkgever. Vassar ‘ s Accountability Plan heeft 60 dagen vanaf de datum van de transactie als een redelijk tijdsbestek vastgesteld.,
hoewel we medewerkers vragen om creditcardtransacties binnen 14 dagen te verwerken, zal het niet indienen van een volledig ingevulde onkostendeclaratie of Aankoopkaartverificatie, inclusief alle vereiste documentatie, binnen 60 dagen na de datum van de transactie ertoe leiden dat de kosten worden beschouwd als belastbaar voor de werknemer in overeenstemming met de IRS-regelgeving. In deze omstandigheden, het College zal rapporteren belastbare bedragen aan de IRS en de werknemer zal verantwoordelijk zijn om eventuele toepasselijke belastingen te betalen. Dit beleid zal strikt worden gevolgd.,
- alle creditcardactiviteiten, onkostendeclaraties en verificaties, voor alle kaarthouders, worden maandelijks gecontroleerd door Card Integrity, een onafhankelijke derde partij die transacties controleert op geschiktheid en toelaatbaarheid om ervoor te zorgen dat kaarthouders de richtlijnen volgen zoals uiteengezet in dit beleid. Een verslag van hun bevindingen zal worden opgesteld en aan elke Senior Officer worden verspreid bij het afsluiten van hun audit.,
aanbestedingsrichtlijnen:
- het kredietkaartprogramma is bedoeld voor Vassar College business, daarom mogen door Vassar uitgegeven kredietkaarten niet worden gebruikt voor persoonlijke uitgaven. Als een kaarthouder per ongeluk zijn Vassar-creditcard gebruikt voor persoonlijke uitgaven, moeten ze hun manager waarschuwen en contact opnemen met de Inkoopafdeling over hoe ze het College voor de kosten kunnen vergoeden. Documentatie van terugbetaling moet bij de transactie in Workday worden gevoegd.,Vassar is vrijgesteld van omzetbelasting in NY, NJ, TX en FL en als zodanig dient de kaarthouder de verkoper hiervan in kennis te stellen en te verzoeken dat de omzetbelasting op aankopen in die staten wordt afgeschaft. Vassar ‘ s New York tax exempt ID verschijnt op het gezicht van de creditcard, net onder de naam van de kaarthouder en moet worden verstrekt aan de verkoper voor hun documentatie. Vassar is in staat om de koopkracht van het College te maximaliseren door te profiteren van de It ‘ s vrijgesteld status en niet te betalen omzetbelasting op aankopen in deze staten., Daarnaast zijn er gevallen waarin hotels, luchtvaartmaatschappijen, en andere locaties zal eren van het College vrijgesteld van belasting status in andere staten ook wanneer de werknemer vraagt.
- voor meer gedetailleerde informatie, lees en zorg ervoor dat u de richtlijnen in het Reis-en Entertainmentbeleid begrijpt (beleid invoegen) voordat u reis-en entertainmentaankopen doet op uw kaart.
- verloren creditcards en frauduleuze activiteiten moeten worden gemeld aan JPMorgan Chase op 800-316-6056. Zodra gemeld, gelieve te adviseren inkoop.,
bepaalde aankopen zijn over het algemeen verboden, met inbegrip van, maar niet beperkt tot:
- wapens
- cadeaubonnen – cadeaubonnen worden beschouwd als belastbaar inkomen voor de ontvanger en worden in sommige omstandigheden beschouwd als aanvullende compensatie wanneer ze worden gegeven aan reguliere of studentenwerknemers. In de ongebruikelijke omstandigheid dat de aankoop van cadeaubonnen is goedgekeurd door een Senior Officer, moeten kaarthouders contact opnemen met de boekhoudkundige diensten om de aankoop en het juiste proces dat nodig is om alle vereiste fiscale informatie en ondersteunende documentatie te verzamelen te bespreken., aankopen van alcohol in Bulk-aankopen van alcohol in Bulk – d.w.z. aankopen van alcohol boven het toegestane bedrag bij een zakelijke maaltijd, zoals vermeld in het Reis-en Entertainmentbeleid van het College) zijn verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van een hogere functionaris voor door het College gesponsorde evenementen, in welk geval niet kan worden betaald met een door Vassar uitgegeven creditcard. Wanneer het College is het hosten van een evenement waar alcohol zal worden geserveerd, Een gerenommeerde derde partij cateraar, met een geldige drank licentie, moet worden ingehuurd voor elke alcohol service., Distributie of service door een College werknemer bloot het College en de werknemer aan aanzienlijke juridische en financiële risico ‘ s en is ten strengste verboden. Overtreders zullen worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen. Raadpleeg het Reis-en Entertainmentbeleid voor richtlijnen met betrekking tot alcoholaankopen.
- charitatieve bijdragen-Vassar ‘ s non-profit status is specifiek voor de vervulling van de missie van het College. Voorschriften verbieden Vassar om bijdragen te leveren aan andere non-profitorganisaties die buiten de missie van Vassar vallen., Bijdragen aan dergelijke organisaties kan het College ‘ s non-for-profit status in gevaar brengen.
- gevaarlijke chemische stoffen en radioactieve materialen – de aankoop van deze materialen vereist voorafgaande goedkeuring door de directeur Milieu, Gezondheid en veiligheid, naast de hoogste functionaris van de kaarthouder. Er zijn strikte federale regels rond dergelijke aankopen. politieke bijdragen-bijdragen aan politieke kandidaten en politieke partijen zijn ten strengste verboden voor 501(c)3 organisaties. Bijdragen leveren zou Vassar ‘ s non-profit status in gevaar brengen., Betalen voor een bord of tafel bij een politiek diner of andere soortgelijke betrokkenheid wordt gezien als een bijdrage wanneer de kosten van het diner lager zijn dan het betaalde bedrag, daarom is ook verboden., giften of prijzen aan studenten, tenzij er een programmatisch doel is. IT – Hardware en-Software-aankoop van IT-hardware, software en andere diensten vereist voorafgaande goedkeuring door de Chief Information Officer naast de Senior Officer van de kaarthouder, om compatibiliteit met bestaande systemen te waarborgen en overeenstemming te bereiken over toekomstige vervangingsvereisten.,
- kasvoorschotten
- verkeersovertredingen en/of parkeerovertredingen boetes, en slepen
- reparaties aan persoonlijke voertuigen bij gebruik voor College reizen
- Benzineaankopen wanneer kilometers worden terugbetaald
- feestelijke evenementen zonder zakelijk doel, waaronder verjaardagen van werknemers of studenten, baby-of huwelijksdouches of geschenken. Voor de jaarlijkse kantoorvakantie of eindejaarsfunctie kan een nominaal bedrag ($15 Totaal per persoon kan als gids worden gebruikt) worden gedekt door een departementale begroting, maar moet vooraf worden goedgekeurd door de bevoegde hogere functionaris.,
- persoonlijke entertainmentkosten (films, bezoeken aan spa ‘ s, golfuitstapjes, optionele conferentieactiviteiten die niet zijn opgenomen in de Algemene conferentievergoeding)
elke uitzondering op deze verbodsbepalingen vereist de voorafgaande goedkeuring van de bevoegde leidinggevende en, in sommige gevallen, externe autoriteiten zoals financierende entiteiten, juridisch adviseur of onafhankelijke auditors.
contact aanbesteding ([email protected]) als u vragen heeft over de toelaatbaarheid van een bepaalde aankoop of over dit beleid.,
frauduleus gebruik van de kredietkaart
De term “frauduleus gebruik” verwijst naar het gebruik van de kaart met een opzettelijk gepland doel en de bedoeling om te bedriegen en daardoor een onrechtmatig voordeel voor zichzelf of anderen te verkrijgen. Naast het College dat terugbetaling ontvangt van de kaarthouder, kunnen bij frauduleus gebruik van de kaart een of meer van de volgende handelingen plaatsvinden:
- onmiddellijke opschorting van kaartrechten.
- verwijdering van de aankoopautoriteit van de kaarthouder.
- formele disciplinaire maatregelen, die kunnen leiden tot beëindiging van het dienstverband.,
- alle door het College passend geachte acties, met inbegrip van strafrechtelijke vervolging.