Kredittkort Retningslinjer og Prosedyrer

formålet med disse retningslinjene er å gi de ansatte med informasjon om kredittkort programmet og for å gi en veiledning for bruk av deres Vassar utstedt kredittkort på en måte som er konsistent og rettferdig for alle ansatte, mens administrere kostnader og sikre samsvar med Statlige og Føderale forskrifter og College politikk.,

I et forsøk på å gi de ansatte en effektiv, kostnadseffektiv metode for å gjøre små dollar kjøp av varer eller tjenester som kreves under normal løpet av sine plikter, eller når du reiser til godkjent virksomhet, Høgskolen har etablert et kredittkort program med JP Morgan.

Som en kort holderen, kan den ansatte vil ha: 1) en fleksibel og praktisk måte å betale for varer, tjenester og reise-relaterte utgifter, 2) redusert behov for å be om innkjøpsordrer og sjekk forespørsler, 3) redusert behov for å bruke personlige midler og be om refusjon.,

Hvordan du kan be om en Bedrifts-eller Pcard

Alle ansatte å drive virksomhet eller foreta innkjøp på vegne av Høgskolen oppfordres til å be om en Vassar utstedt kredittkortet. En Corporate Card (C-Kortet) skal være angitt for en arbeidstaker som skal reise eller drive annen virksomhet på vegne på College, og en som Kjøper Kort (S-Kortet) skal være forespurt når den ansatte er ansvarlig for å foreta betalinger for varer og tjenester som er kjøpt på vegne på College. Vær oppmerksom på at personlige utgifter er ikke å bli betalt for med College utstedt kredittkort., Noen overtrederen vil være gjenstand for disiplinærtiltak.

for Å be om et kredittkort søknaden, ta kontakt med Innkjøp-Avdelingen ved [email protected]. Send det utfylte skjemaet, inkludert veileders godkjenning til [email protected]

merk:

  • Kort som er utstedt i den ansattes navn og er betalt av Høgskolen, men for sikkerhets skyld over-kortet, er ansvaret for kortholderen.
  • Deling av kortet er forbudt, selv mellom medlemmer av samme institutt eller en avdeling av Høgskolen.,
  • Transaksjonen og månedlige grenser vil være godkjent av Veileder/Leder.

Kort holdere og deres veiledere vil bli forventet å forholde seg til den veiledning som er beskrevet i dette regelverket. Noen overtrederen vil være gjenstand for disiplinærtiltak, inkludert, men ikke begrenset til kredittkort tilbakekalling og/eller krav om å refundere College for uautoriserte kostnader.

Vær oppmerksom på følgende retningslinjer, ansvar og forventninger.,

Ansvar for Kortinnehaveren: Kortholder Sjekkliste og Koste Manager Sjekkliste

  • Kort holdere må få forhåndsgodkjenning for utgifter som påløper på vegne av Høgskolen og betalt for med en Vassar kredittkort, inkludert, men ikke begrenset til reise og losji hotellrom påmelding til konferansen, profesjonell lisens og medlemskap abonnement, årlig kontingent, etc.
  • Kort holdere må få en spesifisert kvittering for alle kjøp., Kort holdere bør være spesielt oppmerksom på dette når du kjøper mat, som noen restauranter og vil bare tilbake oppsummering mottak med totalt og tips. I dette tilfellet, en detaljert kvittering som viser måltider og drikke kjøpt må være forespurt og beholdt.
  • Alle spesifisert kvitteringer må være tilkoblet bekostning rapportere artikkel eller p-kort bekreftelse transaksjonen i Arbeidsdagen., Kvitteringer er nødvendig for å dokumentere utgifter og støtte allowability av Høgskolen, donor, andre finansiering byrå, og SKATTEMYNDIGHETENE og blir gjort tilgjengelig for gjennomgang av Høgskolen eksterne revisorer eller andre myndigheter som er nødvendig.
  • I det tilfelle at et mottak er tapt, kort holdere må fullføre en Manglende Kvittering Erklæring og fest den til sine P-Kort eller verifisering Bekostning Rapportere transaksjonen linje.
  • Alle kort holdere må bekrefte sin Pcard kostnader eller lage reiseregninger for sine C-Card kostnader selv om transaksjonen er en kreditt (refusjon) eller svindel., Slike transaksjoner vil vises i Arbeidsdagen innen et par dager etter kjøpet. All relevant dokumentasjon (som nevnt ovenfor) må være knyttet til transaksjonen, og den riktige økonomiske opplysninger (finansieringskilde) koder må være inkludert., For mer informasjon om hele Arbeidsdagen prosedyrer, kan du gå til jobben aids ligger på Arbeidsdagen info stedet på: https://workdayinfo.vassar.edu
  • Under IRS retningslinjer, kvalifisert reise og underholdning kostnader er ikke-skattepliktig for den ansatte så lenge den ansatte fullfører de nødvendige skritt for å underbygge bekostning innenfor en rimelig tidsramme som er definert av arbeidsgivers ‘Ansvarlighet Plan’. Vassar er Ansvarlighet Plan har etablert 60 dager fra dato for transaksjonen, som en rimelig tidsramme.,

Selv om vi spør de ansatte til å behandle kredittkort transaksjoner innen 14 dager, unnlatelse av å sende inn en fullstendig utfylt Bekostning Rapport eller Kjøpe Kortet for verifisering, inkludert all nødvendig dokumentasjon, innen 60 dager fra dato for transaksjonen, vil resultere i kostnader som anses som skattepliktig for den ansatte i samsvar med IRS-regler. I disse omstendighetene, Høgskolen skal rapportere skattepliktig beløp til SKATTEMYNDIGHETENE og den ansatte vil være ansvarlig for å betale alle gjeldende skatter og avgifter. Streng overholdelse av denne policyen vil bli fulgt.,

  • Alle kredittkort aktivitet, utgiftsrapporter, og verifikasjoner, for alle kort holdere, vil bli revidert hver måned med Kort Integritet, en uavhengig tredjepart leverandøren engasjert til å skrive en anmeldelse transaksjoner for hensiktsmessigheten og allowability for å sikre at kort holdere er å følge de retningslinjer som er beskrevet i dette regelverket. En rapport om sine funn vil bli utarbeidet og distribuert til hver Senior Offiser ved avslutningen av sin revisjon.,

Retningslinjer for Innkjøp:

  • kredittkortet programmet er ment for Vassar College virksomhet, derfor Vassar utstedt kredittkort kan ikke brukes til personlige utgifter. Hvis en kortholderen ved et uhell bruker sine Vassar kredittkort for personlige utgifter, de bør varsle sine overordnede og ta kontakt med Innkjøpsavdelingen på hvordan å refundere College for utgiftene. Dokumentasjon av refusjon skal være knyttet til transaksjonen i Arbeidsdagen.,
  • Vassar er fritatt for merverdiavgift i NY, NJ, TX, og FL og som sådan kortinnehaveren skal informere leverandøren og be om at merverdiavgift blir fjernet fra alle kjøp gjort i disse landene. Vassar New York skattefrie ID vises på forsiden av kredittkortet, like under kortholderen navn og bør gis til leverandør for deres dokumentasjon. Vassar er i stand til å maksimere College kjøpekraft ved å dra fordel av det er unntatt status og ikke betaler moms på kjøp i disse statene., I tillegg finnes det tilfeller hvor hoteller, flyselskaper og andre steder vil hedre College er skattefrie status i andre land, så vel når de ansatte ber om.
  • For mer detaljert informasjon, vennligst les gjennom og sørg for at du forstår retningslinjene i Reise og Underholdning for Personvern, (sett inn for personvern) før du reiser og underholdning kjøp på kortet ditt.
  • Mistet kredittkort og svindel må rapporteres til JPMorgan Chase på 800-316-6056. Når rapportert, kan du råd til å Kjøpe.,

Visse kjøp er generelt forbudt, inkludert, men ikke begrenset til: –

– >

  • Våpen
  • Gavekort – Gavekort er ansett som skattepliktig inntekt for mottakeren, og i noen tilfeller blir sett på som ekstra kompensasjon når det gis til vanlig eller student ansatte. I det uvanlig omstendighet at kjøp av gavekort er godkjent av en Senior Officer, kort holdere må kontakte regnskapstjenester for å diskutere kjøp og hensiktsmessig prosess som er nødvendig for å samle alle nødvendige skatt informasjon og dokumentasjon.,
  • Bulk Alkohol Kjøp – Bulk kjøp av alkohol (dvs. alkohol kjøp i overkant av beløpet som er tillatt, med en bedrift måltid, som nevnt i College Reise og Underholdning for Personvern), er forbudt uten skriftlig godkjenning på Senior Offiser for College sponsede hendelser, og i så fall kan ikke bli betalt for med en Vassar utstedt kredittkortet. Når College (universitet) er vertskap for en hendelse der alkohol skal serveres, en anerkjent tredjepart caterer, som har en gyldig brennevin lisens, må være ansatt for alkohol-tjenesten., Distribusjon eller en tjeneste av noen College ansatt avslører College og den ansatte til betydelige juridiske og finansielle risikoer, og er strengt forbudt. Overtredelse vil bli utsatt for disiplinære tiltak. Vennligst henvis til Reise og Underholdning Retningslinjer for retningslinjer knyttet til alkohol kjøp.
  • Veldedige Bidrag til Vassar ikke-for-profit status er bestemt til oppfyllelsen av Høgskolen oppgave. Regelverket forbyr Vassar fra å lage bidrag til andre ikke-for-profit foretak som er utenfor Vassar oppgave., Bidrag til slike organisasjoner kan ødelegge for Høgskolen er ikke-for-profit status.

  • det Farlige Kjemikalier og Radioaktive Materialer – Kjøpet av disse materialene krever forhåndsgodkjenning av Direktør for Helse, Miljø og Sikkerhet i tillegg til kortholderen Senior Offiser. Det er strenge føderale forskrifter som omgir slike kjøp.
  • Politiske Bidrag – Bidrag til politiske kandidater og politiske partier er strengt forbudt for 501(c)3 organisasjoner. Å lage bidrag ville undergrave Vassar ikke-for-profit status., Å betale for en plate eller på et bord ved et politisk middag eller andre lignende engasjement er sett på som et bidrag når kostnaden av middag er lavere enn beløpet som er betalt for, derfor er også forbudt.,
  • Reseptbelagte Legemidler
  • Gaver eller blomster for den enkelte ansatte for feiringer eller kondolanser
  • Gaver eller premier til studentene, med mindre det er en programmatisk hensikt
  • reiseforsikring
  • IT-Maskinvare og Programvare – Kjøp av IT-maskinvare, programvare og andre tjenester som krever forhåndsgodkjenning av Chief Information Officer i tillegg til kortholderen Senior Officer, for å sikre kompatibilitet med eksisterende systemer, samt avtale om framtidig utskifting krav.,
  • Cash Fremskritt
  • Traffice og/eller parkering brudd bøter, og tauing
  • Reparasjoner til personlige kjøretøy når den brukes for College reise
  • Bensin kjøp når kjørelengde blir refundert
  • Festlige arrangementer der det er ingen forretningsmessig formål, inkludert ansatt eller student bursdager, baby eller bryllup dusjer eller gaver. For årlige office ferie eller på slutten av året funksjon, et nominelt beløp, ($15 sum per person kan brukes som en guide) kan være dekket av en avdelings budsjett, men må være godkjent på forhånd av den aktuelle Senior Offiser.,
  • Personlig Underholdning utgifter (filmer, spa-besøk, golf utflukter, valgfritt konferanse aktiviteter som ikke er inkludert i den generelle konferanse avgift)

Noen unntak til disse forbudene krever forhåndsgodkjenning av den aktuelle Senior Offiser og, i noen tilfeller, utenfor myndigheter slik som finansiering enheter, advokat eller revisor.

Kontakt Anskaffelser ([email protected]) hvis du har noen spørsmål om allowability av en bestemt kjøp eller om dette denne politikken.,

Uredelig Bruk av Kredittkort

begrepet «ulovlig bruk» refererer til bruk av kortet med en bevisst planlagt formål og intensjon om å bedra og dermed oppnå en urettmessig fordel for seg selv eller andre. I tillegg til Høgskolen mottar refusjon fra kortinnehaveren, noen eller alle av de følgende handlinger som kan oppstå når uredelig bruk av kortet skjer:

  • Umiddelbar suspensjon av kort privilegier.
  • Fjerning av kortholders å kjøpe myndighet.
  • Formell disiplinære tiltak, som kan resultere i oppsigelse av arbeidsforholdet.,
  • Alle handlinger som anses som hensiktsmessige ved Høgskolen, herunder straffeforfølgelse.