Luottokortti Politiikan ja Menettelyjä

tämän käytännön tarkoituksena on antaa työntekijöille tietoa luottokortin ohjelma ja tarjota opas hyötyä niiden Vassar liikkeeseen luottokortilla tavalla, joka on johdonmukainen ja oikeudenmukainen jokaiselle työntekijälle, kun taas toimitusjohtaja kustannukset ja noudattamisesta Liittovaltion ja osavaltioiden säädöksiä ja College politiikkaa.,

kun pyritään tarjoamaan työntekijöille tehokas, kustannustehokas tapa tehdä pieniä dollarin ostot tavaroiden tai palvelujen tarpeen normaalin tehtäviensä hoitamiseen tai, kun matkustat hyväksyttyihin liiketoimintatarkoituksiin, College on perustettu luottokortti ohjelman JP Morgan.

kortin haltija, työntekijä on: 1) joustava ja kätevä tapa maksaa tavaroista, palveluista ja matkustamiseen liittyvät kulut, 2) vähentää tarvetta pyytää ostaa tilauksia ja tarkistaa pyynnöt, 3) vähentää tarvetta käyttää henkilökohtaisia varoja ja vaatia korvausta.,

Miten pyytää Yrityksen tai Pcard

Kaikki työntekijät harjoittavat liiketoimintaa tai tehdä ostoksia Kollegion puolesta kannustetaan pyytää Vassar myönnetty luottokortti. Yritysten Kortti (C-Kortti) olisi pyydettävä työntekijälle, joka matkustaa tai suorittaa muita liiketoiminnan puolesta College, ja Osto-Kortti (S-Kortti) olisi edellytettävä, kun työntekijä on vastuussa tehdä maksuja tavaroista ja palveluista ostetaan puolesta College. Huomaathan, että henkilökohtaisia kuluja ei makseta Kollegion myöntämillä luottokorteilla., Jokainen rikkoja joutuu kurinpitotoimien kohteeksi.

– pyytää luotto-kortti sovellus, ota yhteyttä Hankinta-Osasto [email protected]. Lähetä täytetty lomake, mukaan lukien Valvojan hyväksyntä [email protected]

huomaa:

  • Kortit on myönnetty työntekijän nimi ja maksaa College, mutta säilytys yli kortti on vastuu kortin haltija.
  • kortin jakaminen on kielletty, jopa saman osaston tai kollegion jäsenten kesken.,
  • Liiketoimi ja kuukausittaiset rajat on valtuuttama esimiehesi/Tuoli.

kortin haltijoiden ja heidän esimiestensä odotetaan noudattavan tässä ohjeistuksessa esitettyjä ohjeita. Rikkoja voidaan kohdistaa kurinpitotoimia, mukaan lukien mutta ei rajoitettuna luottokortti peruuttaminen ja/tai vaatimus maksaa takaisin College luvattoman maksuja.

huomioi seuraavat ohjeet, vastuut ja odotukset.,

Vastuut Kortinhaltija: Kortinhaltijan Tarkistuslista ja Kustannukset Manager Tarkistuslista

  • Kortin haltijan on hankittava ennakkohyväksyntä kulut Kollegion puolesta ja maksetaan kanssa Vassar luottokortilla, mukaan lukien mutta ei rajoitettuna matka-ja majoitus-majoitus -, kokous-rekisteröinti, professional lisenssi ja jäsenmaksut, vuotuisten jäsenmaksut, jne.
  • kortin haltijoiden on saatava eritelty kuitti jokaisesta ostoksesta., Kortinhaltijoiden kannattaa olla tästä erityisen tietoisia aterioita ostaessaan, sillä osa ravintoloista palauttaa vain summittaisen kuitin kokonaissummalla ja vinkillä. Tällöin on pyydettävä ja säilytettävä yksityiskohtainen kuitti, jossa luetellaan ostetut ateriat ja juomat.
  • Kaikki eritelty kuitit on liitetty kuluraporttiin rivikohdan tai s-card verification tapahtuman Työpäivä., Kuitit ovat tarpeen todentaa menojen ja tukea allowability College, lahjoittaja, muu rahoitus viraston ja IRS ja ovat käytettävissä arvostelu yrityksestä College ulkoisia tilintarkastajia tai muita valtion virasto tarvittaessa.
  • jos kuitti katoaa, kortin haltijoiden on täytettävä puuttuva kuitti ja liitettävä se P-Card verification – tai Kuluraporttitapahtumalinjaansa.
  • Kaikki kortin haltijoiden on varmistettava, että niiden Pcard maksuja tai luoda kuluraportteja, niiden C-Kortti maksut, vaikka liiketoimi on luotto (palautus) tai petos., Nämä tapahtumat näkyvät työpäivän kuluessa muutaman päivän ostosta. Liiketoimeen on liitettävä kaikki asianmukaiset asiakirjat (kuten edellä todettiin), ja siihen on liitettävä oikeat budjettitiedot (rahoituslähde)., Lisätietoja Työpäivä menettelyt, siirry työtä aids sijaitsee Työpäivä info-sivuilla osoitteessa: https://workdayinfo.vassar.edu

  • Alle IRS ohjeita, pätevä matka-ja edustuskulut ovat ei-verovelvolliselle työntekijälle niin kauan kuin työsuhde on valmis tarvittaviin toimiin perustelemaan kustannuksellaan kohtuullisessa ajassa määritelty työnantajan Vastuuvelvollisuuden Suunnitelma’. Vassarin Tilivelvollisuussuunnitelmassa on asetettu kohtuulliseksi määräajaksi 60 päivää liiketoimen toteuttamispäivästä.,

Vaikka emme pyydä työntekijää käsittelemään luottokorttimaksuja 14 päivän kuluessa, vika toimittaa täysin valmis Kustannuksella Raportin tai Ostamalla Kortin todentaminen, mukaan lukien kaikki tarvittavat asiakirjat, 60 päivän kuluessa siitä päivästä, jona liiketoimi johtaa kulut on veronalaista työntekijälle mukaisesti IRS määräyksiä. Näissä olosuhteissa kollegio ilmoittaa verotettavat määrät verovirastolle ja työntekijä on velvollinen maksamaan kaikki sovellettavat verot. Tätä politiikkaa noudatetaan tiukasti.,

  • Kaikki luottokortti toimintaa, kuluraportit, ja tarkastukset, kaikille kortin haltijoille, on tarkastettava kuukausittain Kortti Eheys, riippumattoman kolmannen osapuolen toimittajan kihloissa arvostelu liiketoimia tarkoituksenmukaisuus ja allowability varmistaa, että kortin haltijat ovat seuraavat suuntaviivat, kuten on esitetty tämän politiikan. Kukin vanhempi virkamies laatii ja jakaa tarkastuksensa päätteeksi kertomuksen havainnoistaan.,

hankintaohjeita:

  • luottokortin ohjelma on tarkoitettu Vassar College liiketoimintaa, siksi Vassar luottokorttia ei saa käyttää henkilökohtaisiin menoihin. Jos kortin haltija vahingossa käyttää niiden Vassar luottokortilla henkilökohtaiset kulut, ne pitäisi varoittaa heidän manager ja ota yhteyttä Osto-Osasto siitä, miten maksaa College kulut. Palautusta koskevat asiakirjat olisi liitettävä kauppaan työpäivän kuluessa.,
  • Vassar on vapautettu arvonlisäveron NY, NJ, TX, ja FL ja siten kortinhaltijan tulee ilmoittaa asiasta toimittajalle ja pyytää, että arvonlisävero poistetaan kaikki ostot valmistettu näissä valtioissa. Vassarin New Yorkin verovapaa tunnus näkyy luottokortin kasvoilla, aivan kortin haltijan nimen alapuolella, ja se tulee toimittaa myyjälle heidän asiakirjojaan varten. Vassar pystyy maksimoimaan opiston ostovoiman hyödyntämällä sen verovapaan aseman eikä maksa myyntiveroa ostoista näissä osavaltioissa., Lisäksi on tapauksia, joissa hotellit, lentoyhtiöt ja muut paikat kunnioittavat Kollegion verovapaata asemaa myös muissa osavaltioissa, kun työntekijä kysyy.
  • lisätietoja, tutustu ja varmista, että ymmärrät ohjeet Matka-ja Viihde Politiikka, (aseta policy) ennen tehdä matka-ja viihde ostoksia kortilla.
  • Kadonneet luottokortit ja vilpillinen toiminta on ilmoitettava JPMorgan Chaselle pistein 800-316-6056. Kun ilmoitus on tehty, ilmoita ostamisesta.,

Tietyt ostot ovat yleensä kiellettyjä, mukaan lukien mutta ei rajoitu:

  • Aseet
  • lahjakortit – lahjakortit ovat veronalaista tuloa vastaanottajalle, ja joissakin tapauksissa on katsottu lisäkorvausta, kun annetaan säännöllisesti tai opiskelija työntekijää. Epätavallinen seikka, että ostaa lahjakortteja on hyväksynyt Vanhempi Konstaapeli, kortin haltijan tulee ottaa yhteyttä Laskentatoimen Palvelut keskustelemaan osto ja asianmukainen prosessi tarpeen kerätä kaikki tarvittavat vero tiedot ja tositteet.,
  • Bulk Alkoholin Ostot – Irtotavarana ostaa alkoholia (eli alkoholin ostot ylittävät määrän sallitun liiketoiminnan ateria, kuten edellä akatemian Matka-ja Viihde Politiikka) on kielletty ilman kirjallista lupaa Vanhempi Konstaapeli College sponsoroi tapahtumia, jossa tapauksessa ei voi olla maksettu kanssa Vassar myönnetty luottokortti. Kun College on hosting tapahtuma, jossa alkoholia tarjoillaan, hyvämaineinen kolmannen osapuolen pitopalvelu, joilla on voimassa oleva anniskelulupa, on palkattu alkoholia palvelu., Kollegion työntekijän jakelu tai palvelu altistaa Kollegion ja työntekijän merkittäville oikeudellisille ja taloudellisille riskeille, ja se on ehdottomasti kielletty. Rikkojat joutuvat kurinpitotoimien kohteeksi. Katso matka-ja Viihdekäytännöstä ohjeet alkoholiostoksiin liittyen.
  • hyväntekeväisyysosuudet – Vassarin ei-voittoa tavoitteleva asema on erityinen oppilaitoksen tehtävän täyttymyksen kannalta. Määräykset kieltävät Vassaria osallistumasta muihin voittoa tavoittelemattomiin yhteisöihin, jotka eivät kuulu Vassarin tehtäviin., Tällaiset organisaatiot voivat vaarantaa Kollegion voittoa tavoittelemattoman aseman.
  • Vaarallisten Kemikaalien ja Radioaktiivisten Aineiden – Ostaa nämä materiaalit vaativat pre-hyväksyntä Johtaja, Ympäristö, Terveys ja Turvallisuus lisäksi kortin haltija on Vanhempi Konstaapeli. Tällaisiin ostoihin liittyy tiukkoja liittovaltion sääntöjä.
  • poliittiset kannanotot-kannanotot poliittisille ehdokkaille ja puolueille ovat ehdottomasti kiellettyjä 501(c)3 järjestölle. Panosten tekeminen vaarantaisi Vassarin voittoa tavoittelemattoman aseman., Maksaa levy tai taulukon poliittisella illallinen tai muu vastaava sitoutuminen on tarkastella panos, kun kustannukset illallinen on pienempi kuin maksettu, siksi on myös kielletty.,
  • Reseptilääkkeitä
  • Lahjoja tai kukkia yksittäisten työntekijöiden juhlia tai osanottoni
  • Lahjoja tai palkintoja opiskelijoille, ellei siellä on ohjelmallinen tarkoitukseen
  • Matka-Vakuutus
  • Laitteisto-ja Ohjelmisto – Ostaa SEN laitteisto -, ohjelmisto -, ja muut palvelut vaatii pre-hyväksyntä tietohallintojohtaja lisäksi kortin haltijan Vanhempi Konstaapeli, varmistaa yhteensopivuus olemassa olevien järjestelmien kanssa sekä sopimus tulevaisuudessa korvaamista koskevat vaatimukset.,
  • Cash Ennakot
  • Traffice ja/tai pysäköinti rikkomuksia sakkoja, ja hinaus
  • Korjaukset henkilöautoista, kun käytetään College matka
  • Bensiini-ostoksia, kun mittarilukema on korvata
  • Juhlallinen tapahtumia, joissa ei ole liiketoimintaa varten, mukaan lukien työntekijä tai opiskelija syntymäpäivät, vauva tai häät suihkut tai lahjoja. Vuosittain toimistoon loma tai vuoden lopussa toiminto, nimellinen määrä, ($15 yhteensä per henkilö, voidaan käyttää oppaana) voidaan kattaa osaston talousarvion, mutta on hyväksyttävä etukäteen asianmukainen Vanhempi Konstaapeli.,
  • Henkilökohtainen edustuskulut (elokuvia, spa-käyntejä, golf retkiä, valinnainen konferenssin toimintaa ei ole sisällytetty yleisen konferenssin maksu)

Mitään poikkeuksen näistä kielloista edellytetään, että etukäteen hyväksynnän sopiva Vanhempi Konstaapeli ja joissakin tapauksissa ulkopuolella viranomaisten, kuten rahoitus yhteisöt, lakimies, tai riippumattomat tarkastajat.

Yhteyttä Hankinnat ([email protected]) jos sinulla on kysyttävää allowability tietyn ostaa tai tietoja tämän politiikan.,

Vilpillisen Käytön Luottokortti

termi ”vilpillinen käyttö” viittaa käyttää kortin kanssa on tarkoituksellisesti suunniteltu tavoite ja aikomus pettää ja siten saada luvatonta etua itselle tai muille. Lisäksi College saavat korvausta kortinhaltija, minkä tahansa tai kaikki seuraavista toiminnoista voi ilmetä, kun vilpillisen käytön kortin ilmenee:

  • Välitön keskeyttäminen kortin etuoikeuksia.
  • kortinhaltijan ostoviranomaisen poistaminen.
  • virallinen kurinpitotoimi, joka voi johtaa työsuhteen päättymiseen.,
  • kaikki kollegion aiheellisiksi katsomat toimet, myös rikosoikeudelliset syytetoimet.