kreditkort Policy och förfaranden

syftet med denna policy är att ge anställda information om kreditkort programmet och att ge en guide för användning av deras Vassar utfärdat kreditkort på ett sätt som är konsekvent och rättvist för varje anställd, samtidigt hantera kostnader och säkerställa efterlevnaden av federala och statliga regler och College politik.,

i ett försök att förse anställda med en effektiv, kostnadseffektiv metod för att göra små dollar inköp av varor eller tjänster som krävs under den normala verksamheten, eller när du reser för godkända affärssyften, College har etablerat ett kreditkort program med JP Morgan.

som kortinnehavare kommer arbetstagaren att ha: 1) ett flexibelt och bekvämt sätt att betala för varor, tjänster och reserelaterade kostnader, 2) minskat behov av att begära inköpsorder och checkförfrågningar, 3) minskat behov av att använda personliga medel och begära ersättning.,

hur man begär ett företag eller Pcard

alla anställda som bedriver verksamhet eller gör inköp på uppdrag av Högskolan uppmuntras att begära ett Vassar utfärdat kreditkort. Ett företagskort (C-kort) bör begäras för en anställd som kommer att resa eller bedriva annan verksamhet för Akademins räkning, och ett inköpskort (p-kort) bör begäras när arbetstagaren är ansvarig för att göra betalningar för varor och tjänster som köpts för Akademins räkning. Observera att personliga kostnader inte ska betalas med College utfärdade kreditkort., Varje överträdare kommer att bli föremål för disciplinära åtgärder.

för att begära en kreditkortsansökan, kontakta upphandlingsavdelningen på [email protected]. skicka det ifyllda formuläret, inklusive din handledares godkännande till [email protected]

Observera:

  • kort utfärdas i arbetstagarens namn och betalas av högskolan, men förvaring över kortet är kortinnehavarens ansvar.
  • delning av kortet är förbjudet, även mellan medlemmar i samma avdelning eller avdelning av kollegiet.,
  • transaktion och månatliga gränser kommer att godkännas av din handledare / ordförande.

kortinnehavare och deras handledare förväntas följa riktlinjerna i denna policy. Alla överträdare kommer att bli föremål för disciplinära åtgärder, inklusive men inte begränsat till återkallelse av kreditkort och / eller kravet att återbetala kollegiet för obehöriga avgifter.

Observera följande riktlinjer, ansvar och förväntningar.,

kortinnehavarens ansvar: checklista för kortinnehavare och checklista för Kostnadshanterare

  • kortinnehavare måste erhålla förhandsgodkännande för kostnader som uppkommit på Akademins vägnar och betalas med ett Vassar-kreditkort, inklusive men inte begränsat till resor och logi, konferensregistrering, professionell licens och medlemsabonnemang, årliga avgifter etc.
  • kortinnehavare måste få ett specificerat kvitto för varje köp., Korthållare bör vara särskilt uppmärksam på detta när du köper måltider, eftersom vissa restauranger bara kommer att returnera sammanfattningskvittot med summan och spetsen. I detta fall måste ett detaljerat kvitto som listar de inköpta måltiderna och dryckerna begäras och behållas.
  • alla specificerade kvitton måste bifogas utgiftsrapporten eller p-kortverifieringstransaktionen under arbetsdagen., Inkomsterna är nödvändiga för att underbygga Akademins, givarens, andra finansieringsorganens och IRS: s utgifter och stöd som är tillåtna och kommer att göras tillgängliga för granskning av Akademins externa revisorer eller andra statliga organ vid behov.
  • i händelse av att ett kvitto går förlorat måste kortinnehavare fylla i ett kvitto som saknas och bifoga det till sin p-Kortverifiering eller Expense Report-transaktionslinje.
  • alla kortinnehavare måste verifiera sina Pcard-avgifter eller skapa kostnadsrapporter för sina C-kortavgifter även om transaktionen är en kredit (återbetalning) eller bedrägeri., Dessa transaktioner kommer att visas i arbetsdagen inom några dagar efter köpet. All lämplig dokumentation (som noterats ovan) måste bifogas transaktionen, och korrekta budgetinformation (finansieringskälla) taggar måste ingå., För mer information om alla arbetsdagsförfaranden, gå till jobbhjälpmedel som finns på arbetsdagens info-Webbplats på: https://workdayinfo.vassar.edu

  • enligt IRS-riktlinjer är kvalificerade resor och underhållningskostnader inte skattepliktiga för arbetstagaren så länge arbetstagaren Slutför de nödvändiga stegen för att underbygga kostnaden inom en rimlig tidsram som definieras av arbetsgivarens ”Ansvarsplan”. Vassars Ansvarsplan har fastställt 60 dagar från transaktionens datum som en rimlig tidsram.,

medan vi ber anställda att behandla kreditkortstransaktioner inom 14 dagar, underlåtenhet att lämna in en fullständigt genomförd kostnadsrapport eller Inköpskortsverifiering, inklusive all nödvändig dokumentation, inom 60 dagar efter transaktionens datum kommer att resultera i att kostnaderna anses beskattningsbara för den anställde i enlighet med IRS regler. Under dessa omständigheter, kollegiet kommer att rapportera beskattningsbara belopp till IRS och den anställde kommer att ansvara för att betala alla tillämpliga skatter. Strikt efterlevnad av denna politik kommer att följas.,

  • all kreditkortsaktivitet, kostnadsrapporter och verifieringar, för alla kortinnehavare, kommer att granskas varje månad med Kortintegritet, en oberoende tredjepartsleverantör som är engagerad för att granska transaktioner för lämplighet och tillåtlighet för att säkerställa att kortinnehavare följer riktlinjerna i denna policy. En rapport om deras resultat kommer att utarbetas och distribueras till varje högre tjänsteman när deras revision avslutas.,

Upphandlingsriktlinjer:

  • kreditkortet är avsett för Vassar College business, därför får Vassar utfärdade kreditkort inte användas för personliga utgifter. Om en kortinnehavare av misstag använder sitt Vassar kreditkort för personliga utgifter, bör de varna sin chef och kontakta inköpsavdelningen om hur man återbetalar Högskolan för bekostnad. Dokumentation av ersättning ska bifogas transaktionen på arbetsdagen.,
  • Vassar är befriat från omsättningsskatt i NY, NJ, TX och FL och som sådan ska kortinnehavaren informera säljaren och begära att omsättningsskatten tas bort från alla inköp som görs i dessa stater. Vassar ’ s New York skattefria ID visas på framsidan av kreditkortet, precis under kortinnehavarens namn och bör lämnas till säljaren för deras dokumentation. Vassar kan maximera Akademins köpkraft genom att dra nytta av dess undantagna status och inte betala moms på inköp i dessa stater., Dessutom finns det fall där hotell, flygbolag och andra platser kommer att hedra kollegiets skattebefriade status i andra stater samt när den anställde frågar.
  • för mer detaljerad information, läs igenom och se till att du förstår riktlinjerna i rese-och Underhållningspolicyn, (infoga policy) innan du gör resor och underhållningsköp på ditt kort.
  • förlorade kreditkort och bedräglig aktivitet måste rapporteras till JPMorgan Chase på 800-316-6056. När rapporterade, vänligen råda köpa.,

vissa inköp är i allmänhet förbjudna, inklusive men inte begränsat till:

  • vapen
  • presentkort – presentkort anses vara skattepliktig inkomst till mottagaren och betraktas under vissa omständigheter som extra ersättning när de ges till reguljära eller studentanställda. I den ovanliga omständigheten att inköp av presentkort är godkänd av en senior Officer, måste kortinnehavare kontakta redovisningstjänster för att diskutera köpet och den lämpliga process som krävs för att samla in nödvändig skatteinformation och styrkande dokumentation.,
  • Bulk alkohol Inköp – Bulk inköp av alkohol (dvs. alkohol inköp utöver det tillåtna beloppet med en affärsmåltid, som noterats i högskolans rese-och Underhållningspolicy) är förbjudna utan föregående skriftligt godkännande av en senior Officer för College sponsrade händelser, i vilket fall kan inte betalas med en Vassar utfärdat kreditkort. När högskolan är värd för en händelse där alkohol kommer att serveras, måste en ansedd tredje part cateringfirma, som innehar en giltig spritlicens, hyras för någon alkoholtjänst., Distribution eller service av någon College anställd utsätter kollegiet och den anställde för betydande juridiska och finansiella risker och är strängt förbjudet. Överträdare kommer att bli föremål för disciplinära åtgärder. Se rese-och Underhållningspolicyn för riktlinjer för alkoholköp.
  • välgörenhetsbidrag – Vassars icke-vinstdrivande status är specifik för uppfyllandet av Akademins uppdrag. Förordningar förbjuder Vassar att lämna bidrag till andra icke-vinstdrivande enheter som ligger utanför Vassars uppdrag., Bidrag till sådana organisationer kan äventyra Akademins icke-vinstdrivande status.
  • farliga kemikalier och radioaktiva material – inköp av dessa material kräver förhandsgodkännande av direktören för miljöhälsa och säkerhet utöver kortinnehavarens överordnade. Det finns strikta federala regler kring sådana inköp.
  • politiska bidrag – bidrag till politiska kandidater och politiska partier är strängt förbjudna för 501(c)3 organisationer. Att göra bidrag skulle äventyra Vassars ideella status., Att betala för en tallrik eller ett bord vid en politisk middag eller annat liknande engagemang betraktas som ett Bidrag när kostnaden för middagen är lägre än det betalda beloppet är därför också förbjudet.,
  • receptbelagda läkemedel
  • gåvor eller blommor till enskilda anställda för fester eller kondoleanser
  • gåvor eller priser till studenter om det inte finns ett programmatiskt syfte
  • reseförsäkring
  • IT hårdvara och mjukvara – inköp av IT-hårdvara, programvara och andra tjänster kräver förhandsgodkännande av Chief Information Officer utöver kortinnehavarens senior Officer, för att säkerställa kompatibilitet med befintliga system samt överenskommelse om framtida ersättningskrav.,
  • förskott
  • Traffice och/eller parkeringsbrott böter, och bogsering
  • reparationer av personliga fordon när de används för College resor
  • bensin inköp när körsträcka ersätts
  • Fest händelser där det inte finns något affärssyfte, inklusive anställd eller student födelsedagar, baby eller bröllop duschar eller gåvor. För den årliga kontorsferien eller årsskiftet får ett nominellt belopp (totalt 15 USD per person får användas som vägledning) täckas av en avdelningsbudget, men måste godkännas i förväg av lämplig högre tjänsteman.,
  • personliga underhållningskostnader (filmer, spabesök, golfutflykter, valfria konferensaktiviteter som inte ingår i generalkonferensavgiften)

varje undantag från dessa förbud kräver förhandsgodkännande av lämplig senior Officer och i vissa fall externa myndigheter som finansieringsorgan, juridisk rådgivare eller oberoende revisorer.

kontakt upphandling ([email protected]) om du har några frågor om tillåtligheten av ett visst köp eller om denna policy.,

bedräglig användning av kreditkortet

termen ”bedräglig användning” avser användningen av kortet med avsiktligt planerat syfte och avsikt att lura och därigenom få en olovlig fördel för sig själv eller andra. Förutom det kollegium som får ersättning från kortinnehavaren kan någon eller alla av följande åtgärder inträffa vid bedräglig användning av kortet:

  • omedelbar avstängning av kortbehörighet.
  • borttagning av kortinnehavarens inköpsmyndighet.
  • formella disciplinära åtgärder, vilket kan leda till uppsägning av anställning.,
  • alla åtgärder som kollegiet anser lämpliga, inklusive åtal.