Kreditkort Politik og Procedurer

formålet med denne politik er at give medarbejdere med oplysninger om kreditkort-programmet og for at give en guide til brug af deres Vassar udstedt kreditkort på en måde, som er konsekvent og retfærdig for den enkelte medarbejder, mens styring af omkostninger og sikring af overensstemmelse med Føderale og Statslige love og College politikker.,

I et forsøg på at give medarbejderne en effektiv og omkostningseffektiv metode til at gøre små dollar køb af varer eller tjenesteydelser, som kræves i den normale udførelse af deres opgaver, eller når du rejser til godkendte erhvervsmæssige formål, College har etableret et kreditkort program med JP Morgan.

Som en kortholder, vil medarbejderen have: 1) en fleksibel og praktisk måde at betale for varer, tjenesteydelser og rejse-relaterede udgifter, 2) reduceret behov for at anmode om indkøbsordrer og check anmodninger, 3) reduceret nødt til at bruge personlige midler, og anmode om refusion.,

Sådan anmoder du om et firma-eller Pcard

alle medarbejdere, der driver forretning eller foretager køb på vegne af kollegiet, opfordres til at anmode om et Vassar-udstedt kreditkort. En Corporate Card (C-Kort) bør anmodes om til en medarbejder, der vil være rejser eller udfører anden virksomhed på vegne på den højere Læreanstalt, og en Købe-Kort (P-Kort) skal være anmodet om, når medarbejderen er ansvarlig for at foretage betalinger for varer og tjenester købt på vegne på den højere Læreanstalt. Bemærk venligst, at personlige udgifter ikke skal betales med College udstedte kreditkort., Enhver overtræder vil blive genstand for disciplinær handling.

At anmode om et kreditkort ansøgning, skal du kontakte den Afdeling på Indkøb [email protected]. Send den udfyldte formular, herunder din vejleders godkendelse til at [email protected]

bemærk:

  • Kortene er udstedt i medarbejderens navn og er betalt af Kollegiet, men opbevaring i løbet af de kort, er ansvaret for kortholderen.
  • deling af kortet er forbudt, selv mellem medlemmer af samme afdeling eller afdeling af kollegiet.,
  • transaktion og månedlige grænser vil blive godkendt af din vejleder / formand.

kortindehavere og deres vejledere forventes at overholde vejledningen i denne politik. Enhver overtræder vil være underlagt disciplinær handling, herunder men ikke begrænset til tilbagekaldelse af kreditkort og/eller kravet om at refundere kollegiet for eventuelle uautoriserede gebyrer.

vær opmærksom på følgende retningslinjer, ansvar og forventninger.,

Ansvaret for Kortindehaveren: Kortholder Tjekliste og Omkostninger Manager Tjekliste

  • Kort indehavere skal indhente forudgående tilladelse til udgifter, der er afholdt på vegne af Kollegiet, og der er betalt med et Vassar kreditkort, herunder, men ikke begrænset til rejse og indkvartering, konference registrering, professionel licens og medlemskab abonnementer, årlige afgifter osv.
  • kortindehavere skal have en specificeret kvittering for hvert køb., Kortindehavere skal være særligt opmærksomme på dette, når de køber måltider, da nogle restauranter kun returnerer oversigtskvitteringen med total og tip. I dette tilfælde skal der anmodes om og opbevares en detaljeret kvittering, der viser de købte måltider og drikkevarer.
  • alle specificerede kvitteringer skal vedhæftes til udgiftsrapportens linjepost eller p-kort verifikationstransaktion i arbejdsdagen., Indtægterne er nødvendige for at underbygge udgifterne og støtte tilladeligheden af kollegiet, donor, andet finansieringsorgan og IRS og vil stilles til rådighed for gennemgang af kollegiets eksterne revisorer eller andet regeringsorgan efter behov.
  • i tilfælde af at en kvittering går tabt, skal kortindehavere udfylde en manglende Kvitteringserklæring og vedhæfte den til deres p-kort verifikation eller Udgiftsrapport transaktionslinje.
  • Alle kortindehavere skal verificere deres Pcard-gebyrer eller oprette udgiftsrapporter for deres C-Card-gebyrer, selvom transaktionen er en kredit (refusion) eller svig., Disse transaktioner vises i arbejdsdagen inden for et par dage efter købet. Al passende dokumentation (som nævnt ovenfor) skal vedlægges transaktionen, og de korrekte budgetoplysninger (finansieringskilde) tags skal inkluderes., For mere information om alle Arbejdsdag, procedurer, kan du gå til den job hjælpemidler, som ligger på Arbejdsdagen info websted på: https://workdayinfo.vassar.edu
  • i Henhold til IRS retningslinjer, kvalificeret underholdning og rejser udgifter er ikke skattepligtige for medarbejderen, så længe medarbejderen udfylder de nødvendige skridt til at underbygge den udgift inden for en rimelig tidsramme, som er defineret af arbejdsgiverens ‘Ansvarlighed-Plan”. Vassars Ansvarlighedsplan har etableret 60 dage fra transaktionsdatoen som en rimelig tidsramme.,

Mens vi stille medarbejdere til at behandle kreditkort transaktioner inden for 14 dage, undlader at indsende en udfyldt Bekostning Rapport eller Købe Kort verifikation, herunder alle nødvendige dokumentation, inden for 60 dage fra den dato af transaktion vil resultere i, at de udgifter, der anses for skattepligtig til medarbejderen i overensstemmelse med IRS forordninger. Under disse omstændigheder rapporterer kollegiet skattepligtige beløb til IRS, og medarbejderen er ansvarlig for at betale eventuelle gældende skatter. Streng overholdelse af denne politik vil blive fulgt.,

  • alle kreditkortaktiviteter, udgiftsrapporter og verifikationer for alle kortindehavere vil blive revideret hver måned af Card Integrity, en uafhængig tredjepartsleverandør, der er engageret til at gennemgå transaktioner for hensigtsmæssighed og tilladelighed for at sikre, at kortindehavere følger retningslinjerne som beskrevet i denne politik. En rapport om deres resultater vil blive udarbejdet og distribueret til hver højtstående Officer ved afslutningen af deres revision.,

retningslinjer for indkøb:

  • kreditkortprogrammet er beregnet til Vassar College-forretning, derfor må Vassar-udstedte kreditkort ikke bruges til personlige udgifter. Hvis en kortholder ved et uheld bruger deres Vassar-kreditkort til personlige udgifter, skal de advare deres leder og kontakte indkøbsafdelingen om, hvordan de refunderer kollegiet for udgiften. Dokumentation for refusion skal vedlægges transaktionen i arbejdsdagen.,
  • Vassar er fritaget for omsætningsafgift i NY, NJ, t.og FL, og som sådan bør kortindehaveren underrette sælgeren og anmode om, at omsætningsafgift fjernes fra køb foretaget i disse stater. Vassars ne.York skattefritaget ID vises på forsiden af kreditkortet, lige under kortindehaverens navn og skal leveres til sælgeren for deres dokumentation. Vassar er i stand til at maksimere kollegiets købekraft ved at drage fordel af det er fritaget status og ikke betale moms på køb i disse stater., Derudover er der tilfælde, hvor hoteller, flyselskaber og andre spillesteder vil ære kollegiets skattefri status i andre stater, når medarbejderen spørger.
  • For mere detaljerede oplysninger bedes du gennemgå og sikre dig, at du forstår retningslinjerne i rejse-og Underholdningspolitikken (indsæt politik), inden du foretager rejse-og underholdningskøb på dit kort.
  • mistede kreditkort og svigagtig aktivitet skal rapporteres til JPMorgan Chase på 800-316-6056. Når rapporteret, bedes rådgive Indkøb.,

visse køb er generelt forbudt, herunder men ikke begrænset til:

  • Våben
  • Gavekort – Gavekort betragtes som skattepligtig indkomst til modtageren og betragtes under visse omstændigheder som yderligere kompensation, når de gives til almindelige eller studerende ansatte. I den usædvanlige omstændighed, at køb af gavekort er godkendt af en Højtstående Officer, kortholder skal kontakte Regnskabsmæssige Tjenester, at diskutere købet, og de relevante proces, der er nødvendige for at indsamle alle nødvendige oplysninger om skat og dokumentation.,
  • Bulk Alkohol Køb – Bulk køb af alkohol (altså alkohol køb, der overstiger den tilladte størrelse med en virksomhed måltid, som nævnt i akademiets Rejser og Underholdning Politik) er forbudt uden forudgående skriftlig godkendelse af en Højtstående Officer for College sponsorerede arrangementer, i hvilket tilfælde der ikke kan betales med Vassar udstedt kreditkort. Når Kollegiet er vært for en begivenhed, hvor der serveres alkohol, skal en velrenommeret tredjeparts catering, der har en gyldig spiritustilladelse, ansættes for enhver alkoholtjeneste., Distribution eller service af enhver Kollegiemedarbejder udsætter kollegiet og medarbejderen for betydelige juridiske og økonomiske risici og er strengt forbudt. Overtrædere vil blive genstand for disciplinær handling. Se rejse-og Underholdningspolitikken for retningslinjer vedrørende køb af alkohol.
  • velgørende bidrag-Vassars non-profit-status er specifik for opfyldelsen af kollegiets mission. Forordninger forbyder Vassar at yde bidrag til andre ikke-for-profit-enheder, der er uden for Vassars mission., Bidrag til sådanne organisationer kan bringe kollegiets ikke-for-profit-status i fare.

  • farlige kemikalier og radioaktive materialer – køb af disse materialer kræver forhåndsgodkendelse af direktøren for miljøsikkerhed og sikkerhed ud over kortholderens højtstående Officer. Der er strenge føderale regler omkring sådanne køb.
  • Politiske Bidrag – Bidrag til politiske kandidater og politiske partier er strengt forbudt for 501(c)3 organisationer. At yde bidrag ville bringe Vassars non-profit-status i fare., Betaling for en tallerken eller bord på en politisk middag eller andet lignende engagement betragtes som et bidrag, når udgifterne til middagen er lavere end det betalte beløb, derfor er også forbudt.,
  • Receptpligtig Medicin
  • Gaver eller blomster til den enkelte ansatte til fester eller medfølelse
  • Gaver eller præmier til de studerende, medmindre der er en programmatisk formål
  • rejseforsikring
  • IT-Hardware og Software – Køb af IT-hardware, software og andre tjenester kræver forhåndsgodkendelse af Chief Information Officer i tillæg til kortholderen ‘ s Senior Officer, for at sikre kompatibilitet med eksisterende systemer, samt en aftale om den fremtidige udskiftning krav.,
  • Kontant Forskud
  • Traffice og/eller parkering krænkelser bøder, og bugsering
  • Reparationer til personlige køretøjer, når de anvendes til College rejser
  • Benzin køb, når kilometertal er, tilbagebetales
  • Festlige begivenheder, hvor der ikke er nogen forretningsmæssige formål, herunder medarbejder eller studerende fødselsdage, baby eller bryllup brusere eller gaver. For årlig kontorferie eller ultimo funktion kan et nominelt beløb ($15 I alt pr.person bruges som vejledning) dækkes af et afdelingsbudget, men skal godkendes på forhånd af den relevante højtstående Officer.,
  • Personlige repræsentationsudgifter (film, spa-besøg, golfture, valgfri konference aktiviteter, der ikke er omfattet af den generelle konference gebyr)

Alle undtagelser fra disse forbud, kræver forhåndsgodkendelse af de relevante Senior Officer og, i nogle tilfælde, uden myndigheder, såsom finansiering enheder, juridisk rådgivning, eller uafhængige revisorer.

indkøb af kontaktpersoner ([email protected]) hvis du har spørgsmål om tilladeligheden af et bestemt køb eller om dette denne politik.,

svigagtig brug af kreditkortet

udtrykket “svigagtig brug” henviser til brugen af kortet med et bevidst Planlagt formål og intention om at bedrage og derved få en uretmæssig fordel for sig selv eller andre. Ud over at kollegiet modtager refusion fra kortindehaveren, kan en eller alle følgende handlinger forekomme, når der opstår svigagtig brug af kortet:

  • øjeblikkelig suspension af kortrettigheder.
  • fjernelse af kortindehaverens købsmyndighed.
  • formelle disciplinære foranstaltninger, som kan resultere i opsigelse af ansættelsen.,
  • alle handlinger, som kollegiet finder hensigtsmæssige, herunder strafferetlig retsforfølgning.