Kreditní Karty, Politiky a Postupy

účelem této politiky je poskytnout zaměstnancům informace o kreditní kartě program a poskytnout vodítko pro použití jejich Vassar vydané kreditní karty způsobem, který je konzistentní a spravedlivé, aby každý zaměstnanec, zatímco řízení nákladů a zajištění souladu s Federální a Státní předpisy a Vysoké politiky.,

Ve snaze poskytovat zaměstnancům efektivní, nákladově efektivní metody pro výrobu malých dolar nákupů zboží nebo služeb, jak je požadováno při normálním průběhu svých povinností, nebo při cestování pro schválené účely podnikání, vysoká škola má zavedený kreditní karty program s JP Morgan.

Jako držitel karty, zaměstnanec bude mít: 1) flexibilní a pohodlný způsob, jak platit za zboží, služby a cestovní náklady související s, 2) snížená potřeba žádost objednávky a kontrola žádosti, 3) snížená potřeba používat osobní fondy a požádat o náhradu.,

Jak požádat o Firemní nebo Pcard

Všichni zaměstnanci podnikání, nebo nákupy jménem Kolegia jsou vyzýváni, aby požádat o Vassar vydané kreditní karty. Firemní Karta (C-Karty) by měly být požadovány pro zaměstnance, kteří budou cestovat nebo provádění jiných obchodních jménem na Vysoké škole, a Nákup Karty (P-Karty), by mělo být požadováno, když zaměstnanec je odpovědný, aby se platby za zboží a služby zakoupené na prospěch na Vysoké škole. Vezměte prosím na vědomí, že osobní výdaje se neplatí s vysokou školou vydaných kreditních karet., Každý porušovatel bude předmětem disciplinárního řízení.

požádat o kreditní kartu aplikace, obraťte se na Oddělení zadávání veřejných Zakázek na [email protected]. Odeslat vyplněný formulář, včetně vašeho Nadřízeného schválení [email protected]

upozornění:

  • Karty jsou vydávány v zaměstnance jméno a jsou placené Vysoké škole, ale úschovy přes kartu, je povinností držitele karty.
  • Sdílení karty je zakázáno, a to i mezi členy stejného oddělení nebo divize vysoké školy.,
  • transakce a měsíční limity budou autorizovány vaším nadřízeným / předsedou.očekává se, že držitelé karet

a jejich vedoucí budou dodržovat pokyny uvedené v těchto zásadách. Každý porušovatel bude předmětem disciplinárního řízení, včetně mimo jiné zrušení kreditní karty a/nebo požadavku na vrácení kolegia za jakékoli neoprávněné poplatky.

Vezměte prosím na vědomí následující pokyny, povinnosti a očekávání.,

Odpovědnost držitele Karty: Karty Seznam a Náklady Správce Seznam,

  • držitelé Karet musí získat předchozí souhlas pro výdaje, které vznikly jménem Kolegia a zaplatil s Vassar kreditní karty, včetně, ale ne omezený k cestování a ubytování ubytování, registraci na konferenci, odborné licence a členství, předplatné, roční poplatky, atd. držitelé karet
  • musí pro každý nákup získat podrobný doklad., Držitelé karet by si toho měli při nákupu jídel zvláště uvědomit, protože některé restaurace vrátí souhrnný doklad pouze s celkovým a tipem. V takovém případě musí být požadován a zachován podrobný doklad, který uvádí zakoupená jídla a nápoje.
  • všechny položkové příjmy musí být připojeny k položce řádku výkazu výdajů nebo transakci ověření P-karty v pracovní den., Příjmy jsou nezbytné k doložení výdajů a podporu allowability školy, dárce, další financování agentury, a IRS a bude k dispozici pro přezkum akademie externí auditoři nebo jiné vládní agentury, jak je potřeba.
  • v případě ztráty stvrzenky musí držitelé karty vyplnit čestné prohlášení o chybějícím dokladu a připojit jej k řádku transakce s ověřením P-Card nebo Expense Report.
  • všichni držitelé karet musí ověřit své poplatky za Pcard nebo vytvořit zprávy o výdajích za poplatky za C-karty, i když je transakce kreditní (Refundace) nebo podvod., Tyto transakce se objeví v pracovní den během několika dnů od nákupu. K transakci musí být připojena veškerá příslušná dokumentace (jak je uvedeno výše) a musí být zahrnuty správné informace o rozpočtu (zdroj financování)., Pro více informací o všechny Pracovní postupy, prosím, jít do práce, pomáhá se nachází na Pracovní den, info stránky na adrese: https://workdayinfo.vassar.edu

  • Podle IRS pokyny, kvalifikované výdaje na cestování a zábavu, jsou non-dani pro zaměstnance pokud zaměstnanec dokončí nezbytné kroky, aby doložil náklady v přiměřené lhůtě vymezené zaměstnavatelem je Odpovědnost Plán. Vassarův plán odpovědnosti stanovil 60 dní ode dne transakce jako přiměřený časový rámec.,

Když se ptáme zaměstnanců, aby zpracování transakcí kreditní kartou ve lhůtě 14 dnů, lhůta k předložení kompletně vyplněné Zprávy o Výdajích nebo Nákupu ověření Karty, včetně veškeré potřebné dokumentace, a to do 60 dnů od data transakce bude mít za následek, že výdaje za povinné k dani na zaměstnance v souladu s IRS předpisy. Za těchto okolností bude vysoká škola oznamovat daňovým úřadům zdanitelné částky a zaměstnanec bude odpovědný za zaplacení příslušných daní. Bude dodržováno přísné dodržování této politiky.,

  • Všechny kreditní karty činnosti, zprávy o výdajích, a ověřování, pro všechny držitele karty, budou auditovány každý měsíc Kartou Integrity, nezávislé třetí strany dodavatele zabývající se přezkum transakce na vhodnost a allowability, aby zajistily, že držitelé karet jsou následující pokyny, jak je uvedeno v této politice. Zpráva o jejich zjištěních bude připravena a distribuována každému vedoucímu důstojníkovi na závěr jejich auditu.,

pokyny pro zadávání zakázek:

  • program kreditní karty je určen pro podnikání Vassar College, proto Vassar vydané kreditní karty nemusí být použity pro osobní výdaje. Pokud držitel karty omylem použije svou kreditní kartu Vassar pro osobní výdaje, měl by upozornit svého manažera a kontaktovat nákupní oddělení o tom, jak uhradit vysokou školu za náklady. Dokumentace úhrady by měla být připojena k transakci v pracovní den.,
  • Vassar je osvobozena od daně z prodeje v NY, NJ, TX, FL, a jako takové karty by měl informovat dodavatele a požádat, aby daň z prodeje být odstraněna z veškeré nákupy uskutečněné v těchto státech. Vassar je New York daňové osvobození ID se objeví na tváři kreditní karty, těsně pod jménem držitele karty a měly by být poskytnuty prodejci pro jejich dokumentaci. Vassar je schopen maximalizovat kupní sílu vysoké školy tím, že využije status osvobození od daně a nezaplatí daň z prodeje za nákupy v těchto státech., Kromě toho existují případy, kdy hotely, letecké společnosti a další místa budou ctít status vysoké školy osvobozené od daně i v jiných státech, když o to zaměstnanec požádá.
  • Pro podrobnější informace, prosím zkontrolujte a ujistěte se, že jste pochopili pokyny v Cestování a Zábavy, Politiky, (vložit politiky) před provedením cestování a zábava nákupy na vaší kartě.
  • ztracené kreditní karty a podvodné činnosti musí být hlášeny JPMorgan Chase na 800-316-6056. Po nahlášení doporučujeme nákup.,

Některé nákupy jsou obecně zakázána, včetně, ale ne omezený k:

  • Zbraně
  • Dárkové Karty Dárkové karty jsou považovány za zdanitelný příjem pro příjemce a v některých případech jsou vnímána jako další kompenzace, když vzhledem k pravidelné nebo student zaměstnanců. V neobvyklé okolnosti, že nákup dárkové karty je schválen vyššího Důstojníka, držitele karty se musí obrátit na Účetní Služby, aby diskutovali o nákupu a příslušný proces nutné shromáždit všechny potřebné daňové informace a podklady.,
  • Hromadné Nákupy Alkoholu – Hromadné nákupy alkoholu (tj. nákupy alkoholu v nadměrné množství přípustného s byznysu jídlo, jak je uvedeno v College je Cestování a Zábava Politiky), jsou zakázány bez předchozího písemného souhlasu nadřízeného Důstojníka pro Vysoké školy sponzorované akce, v takovém případě nemůže být zaplaceno s Vassar vydané kreditní karty. Když Vysoká škola pořádá akci, kde bude podáván alkohol, renomovaný dodavatel třetích stran, držící platnou licenci na alkohol, musí být najat na jakoukoli alkoholovou službu., Distribuce nebo služba kterýmkoli zaměstnancem vysoké školy vystavuje vysokou školu a zaměstnance podstatným právním a finančním rizikům a je přísně zakázána. Porušovatelé budou předmětem disciplinárního řízení. Pokyny týkající se nákupu alkoholu naleznete v Zásadách Cestování a zábavy.
  • charitativní příspěvky-Vassarův neziskový status je specifický pro plnění poslání vysoké školy. Předpisy zakazují Vassarovi přispívat jiným neziskovým subjektům, které jsou mimo Vassarovu misi., Příspěvky udělené těmto organizacím by mohly ohrozit status neziskové organizace vysoké školy.
  • nebezpečné chemikálie a radioaktivní materiály – nákup těchto materiálů vyžaduje předběžný souhlas ředitele ochrany životního prostředí a bezpečnosti kromě vedoucího důstojníka držitele karty. Existují přísné federální předpisy týkající se těchto nákupů.
  • politické příspěvky-Příspěvky politickým kandidátům a politickým stranám jsou přísně zakázány pro 501 (c)3 Organizace. Přispívání by ohrozilo Vassarův neziskový status., Placení za talíř nebo stůl při politické večeři nebo jiné podobné angažovanosti je považováno za příspěvek, pokud jsou náklady na večeři nižší než zaplacená částka, a proto je také zakázáno.,
  • Léky
  • Dárky nebo květiny pro jednotlivé zaměstnance pro oslavy nebo soustrast
  • Dárky nebo ceny pro studenty pokud tam je programový účel
  • Cestovní Pojištění
  • IT Hardware a Software – Nákup hardware, software a další služby vyžaduje pre-schválení Chief Information Officer kromě držitele karty Senior Důstojník, k zajištění kompatibility se stávajícími systémy, stejně jako dohody o budoucí požadavky na náhradní.,
  • Peněžní půjčky
  • Traffice a/nebo parkovací porušování, pokuty a odtah
  • Opravy osobních vozidel, při použití pro Vysoké školy cestování
  • nákup Benzinu, když najetých kilometrů je uhrazena
  • Slavnostní události, kde není žádný obchodní účely, včetně zaměstnance nebo studenta, narozeniny, miminko nebo svatební sprchy nebo dárky. Pro účetní kancelář dovolenou nebo na konci roku funkcí, nominální hodnotu, (15 dolarů celkem na osobu může být použit jako průvodce), může být pokryta oddělení rozpočtu, ale musí být předem schválen příslušný nadřízený.,
  • Osobní náklady na reprezentaci (filmy, lázeňské pobyty, golfové výlety, nepovinné konferenční aktivity, které nejsou zahrnuty v obecné konferenčního poplatku)

Jakákoli výjimka z těchto zákazů vyžaduje předchozí souhlas příslušného nadřízeného Důstojníka a, v některých případech, před úřady, jako jsou finanční prostředky subjektů, právní zástupce, nebo nezávislí auditoři.

contact Procurement ([email protected]) Máte-li jakékoli dotazy týkající se přípustnosti konkrétního nákupu nebo o této politice.,

Podvodné Používání Kreditní Karty

termín „podvodné použití“ se vztahuje na použití karty s záměrně plánovaného účelu a záměru oklamat a tím získat neoprávněné výhody pro sebe nebo ostatní. Kromě Vysoké obdržení úhrady od držitele karty, některé nebo všechny z následujících akcí může dojít při zneužití karty se vyskytuje:

  • Okamžité pozastavení kartu oprávnění.
  • odstranění kupní autority držitele karty.
  • formální disciplinární řízení, které může vést k ukončení pracovního poměru.,
  • veškeré úkony, které Kolegium považuje za vhodné, včetně trestního stíhání.