política y procedimientos de tarjetas de crédito

El propósito de esta política es proporcionar a los empleados información sobre el programa de tarjetas de crédito y proporcionar una guía para el uso de su tarjeta de crédito emitida por Vassar de una manera que sea consistente y justa para cada empleado, mientras administra los costos y garantiza el cumplimiento de las regulaciones federales y estatales y las políticas de la Universidad.,

en un esfuerzo por proporcionar a los empleados un método eficiente y rentable para hacer compras pequeñas de bienes o servicios en dólares según sea necesario durante el curso normal de sus funciones, o cuando viajan con fines comerciales aprobados, la Universidad ha establecido un programa de tarjeta de crédito con JP Morgan.

como titular de la tarjeta, el empleado tendrá: 1) una forma flexible y conveniente de pagar bienes, servicios y gastos relacionados con el viaje, 2) menor necesidad de solicitar órdenes de compra y solicitudes de cheques, 3) menor necesidad de usar fondos personales y solicitar reembolso.,

Cómo solicitar una tarjeta corporativa o Pcard

se recomienda a todos los empleados que realicen negocios o realicen compras en nombre de la Universidad que soliciten una tarjeta de crédito emitida por Vassar. Se debe solicitar una tarjeta corporativa (C-Card) para un empleado que viajará o realizará otros negocios en nombre de la universidad, y se debe solicitar una tarjeta de compra (P-Card) cuando el empleado sea responsable de realizar pagos por bienes y servicios comprados en nombre de la Universidad. Tenga en cuenta que los gastos personales no se deben pagar con tarjetas de crédito emitidas por la Universidad., Cualquier infractor estará sujeto a acción disciplinaria.

para solicitar una solicitud de tarjeta de crédito, póngase en contacto con el Departamento de adquisiciones en [email protected]. envíe el formulario completo, incluida la aprobación de su Supervisor a [email protected]

tenga en cuenta:

  • Las tarjetas se emiten a nombre del empleado y son pagadas por la Universidad, pero la custodia de la tarjeta es responsabilidad del titular de la tarjeta.
  • Está prohibido compartir la tarjeta, incluso entre miembros del mismo departamento o división del Colegio.,
  • Los límites mensuales y de transacción serán autorizados por su Supervisor/Presidente.

se espera que los titulares de tarjetas y sus supervisores se adhieran a las directrices establecidas en esta política. Cualquier infractor estará sujeto a acción disciplinaria, incluyendo pero no limitado a la revocación de la tarjeta de crédito y/o el requisito de reembolsar a la Universidad por cualquier cargo no autorizado.

tenga en cuenta las siguientes pautas, responsabilidades y expectativas.,

responsabilidades del titular de la tarjeta: Lista de verificación del titular de la tarjeta y lista de verificación del administrador de costos

  • Los titulares de la tarjeta deben obtener aprobación previa para los gastos incurridos en nombre de la universidad y pagados con una tarjeta de crédito Vassar, incluidos, entre otros, viajes y alojamiento, registro de conferencias, licencias profesionales y suscripciones de Membresía, cuotas anuales, etc.
  • Los titulares de la tarjeta deben obtener un recibo detallado por cada compra., Los titulares de tarjetas deben ser especialmente conscientes de esto al comprar comidas, ya que algunos restaurantes solo devolverán el recibo resumido con el total y la propina. En este caso, se debe solicitar y conservar un recibo detallado en el que se enumeren las comidas y bebidas compradas.
  • Todos los recibos detallados deben adjuntarse al elemento de línea del informe de gastos o a la transacción de verificación de la tarjeta p en Workday., Los recibos son necesarios para justificar el gasto y la permisibilidad de apoyo por parte del Colegio, El donante, otra agencia de financiamiento y el IRS y se pondrán a disposición para su revisión por los auditores externos del colegio u otra agencia gubernamental según sea necesario.
  • En el caso de que se pierda un recibo, los titulares de la tarjeta deben completar una declaración jurada de recibo faltante y adjuntarla a su línea de transacción de verificación de tarjeta P O Informe de gastos.
  • Todos los titulares de tarjetas deben verificar sus cargos de Pcard o crear informes de gastos para sus cargos de C-Card, incluso si la transacción es un crédito (Reembolso) o fraude., Estas transacciones aparecerán en Workday a los pocos días de la compra. Toda la documentación apropiada (como se señaló anteriormente) debe adjuntarse a la transacción, y las etiquetas de información presupuestaria correcta (fuente de financiación) deben incluirse., Para obtener más información sobre todos los procedimientos de Workday, vaya a las ayudas laborales ubicadas en el sitio de información de Workday en: https://workdayinfo.vassar.edu
  • Según las directrices del IRS, los gastos de viaje y entretenimiento calificados no son imponibles para el empleado siempre que el empleado complete los pasos necesarios para justificar el gasto dentro de un período de tiempo razonable como se define en el «plan de responsabilidad» del empleador. El Plan de responsabilidad de Vassar ha establecido 60 días a partir de la fecha de la transacción como un plazo razonable.,

Si bien pedimos a los empleados que procesen las transacciones con tarjeta de crédito dentro de los 14 días, la falta de presentar un informe de gastos completamente completado o la verificación de la tarjeta de compra, incluida toda la documentación requerida, dentro de los 60 días posteriores a la fecha de la transacción dará lugar a que los gastos se consideren gravables para el empleado de acuerdo con las regulaciones del IRS. En estas circunstancias, la Universidad reportará las cantidades imponibles al IRS y el empleado será responsable de pagar los impuestos aplicables. Se respetará estrictamente esta política.,

  • Toda la actividad de la tarjeta de crédito, los informes de gastos y las verificaciones, para todos los titulares de tarjetas, serán auditados cada mes por Card Integrity, un proveedor externo independiente contratado para revisar las transacciones para verificar la idoneidad y la permisibilidad para garantizar que los titulares de tarjetas sigan las pautas establecidas en esta política. Se preparará un informe de sus conclusiones, que se distribuirá a cada funcionario superior al concluir su auditoría.,

pautas de adquisición:

  • El programa de tarjetas de crédito está destinado a negocios de Vassar College, por lo tanto, las tarjetas de crédito emitidas por Vassar no se pueden usar para gastos personales. Si el titular de la tarjeta utiliza accidentalmente su tarjeta de crédito Vassar para gastos personales, debe alertar a su gerente y ponerse en contacto con el Departamento de Compras sobre cómo reembolsar al colegio por el gasto. La documentación del reembolso debe adjuntarse a la transacción en Workday.,
  • Vassar está exento del impuesto sobre las ventas en NY, NJ, TX y FL y, como tal, el titular de la tarjeta debe informar al proveedor y solicitar que se elimine el impuesto sobre las ventas de cualquier compra realizada en esos estados. La identificación exenta de impuestos de Vassar aparece en la cara de la tarjeta de crédito, justo debajo del nombre del titular de la tarjeta y debe proporcionarse al proveedor para su documentación. Vassar es capaz de maximizar el poder adquisitivo de la Universidad al aprovechar su estado exento y no pagar el impuesto sobre las ventas en las compras en estos estados., Además, hay casos en los que los hoteles, las aerolíneas y otros lugares también honrarán el estado de exención de impuestos de la Universidad en otros estados cuando el empleado lo solicite.
  • Para obtener información más detallada, revise y asegúrese de comprender las directrices de la Política de viajes y Entretenimiento (insertar política) antes de realizar compras de viajes y entretenimiento en su tarjeta.
  • Las tarjetas de crédito perdidas y la actividad fraudulenta deben ser reportadas a JPMorgan Chase al 800-316-6056. Una vez informado, por favor aconseje comprar.,

ciertas compras están generalmente prohibidas, incluyendo pero no limitado a:

  • armas
  • tarjetas de Regalo-las tarjetas de regalo se consideran ingresos imponibles para el destinatario y en algunas circunstancias se consideran como una compensación adicional cuando se entregan a empleados regulares o estudiantes. En la circunstancia inusual de que la compra de tarjetas de regalo sea aprobada por un funcionario superior, los titulares de tarjetas deben comunicarse con los servicios de contabilidad para discutir la compra y el proceso apropiado necesario para recopilar cualquier información fiscal requerida y documentación de respaldo.,
  • compras de Alcohol a granel: las compras de alcohol a granel (es decir, compras de alcohol que excedan la cantidad permitida con una comida de negocios, como se indica en la Política de viajes y entretenimiento de la Universidad) están prohibidas sin la aprobación previa por escrito de un oficial superior para eventos patrocinados por la Universidad, en cuyo caso no se pueden pagar con una tarjeta de crédito emitida por Vassar. Cuando la Universidad está organizando un evento donde se servirá alcohol, se debe contratar a un proveedor de servicios de bebidas alcohólicas de buena reputación, que tenga una licencia válida para bebidas alcohólicas., La distribución o servicio por parte de cualquier empleado de la Universidad expone a la universidad y al empleado a riesgos legales y financieros sustanciales y está estrictamente prohibido. Los infractores estarán sujetos a medidas disciplinarias. Consulte la Política de viajes y Entretenimiento para conocer las pautas relacionadas con las compras de alcohol.
  • contribuciones caritativas-la condición de no lucrativa de Vassar es específica para el cumplimiento de la misión de la Universidad. Las regulaciones prohíben a Vassar hacer contribuciones a otras entidades sin fines de lucro que están fuera de la misión de Vassar., Las contribuciones hechas a esas organizaciones podrían poner en peligro la condición de organización sin fines de lucro de la Escuela Superior.
  • Productos Químicos Peligrosos y materiales radiactivos: la compra de estos materiales requiere la aprobación previa del Director de Salud y seguridad ambiental, además del Oficial Superior del titular de la tarjeta. Hay regulaciones federales estrictas que rodean tales compras.
  • contribuciones políticas-las contribuciones a candidatos políticos y partidos políticos están estrictamente prohibidas para las organizaciones 501(c)3. Hacer contribuciones pondría en peligro la condición de no lucrativa de Vassar., Pagar por un plato o mesa en una cena política u otro compromiso similar se ve como una contribución cuando el costo de la cena es menor que la cantidad pagada, por lo tanto, también está prohibido.,
  • medicamentos recetados
  • regalos o flores para empleados individuales para celebraciones o condolencias
  • regalos o premios a estudiantes a menos que haya un propósito programático
  • seguro de viaje
  • Hardware y Software de TI – la compra de hardware de TI, software y otros servicios requiere la aprobación previa del director de información, además del Oficial Superior del titular de la tarjeta, para garantizar la compatibilidad con los sistemas existentes, así como el Acuerdo sobre los requisitos de reemplazo futuros.,
  • Adelantos de efectivo
  • multas por infracciones de tráfico y/o estacionamiento, y Remolque
  • reparaciones de vehículos personales cuando se usan para viajes universitarios
  • compras de gasolina cuando se reembolsan millas
  • eventos de celebración donde no hay un propósito comercial, incluidos cumpleaños de empleados o estudiantes, fiestas o regalos para bebés o bodas. Para el feriado anual de la oficina o la función de fin de Año, una cantidad nominal (un total de 1 15 por persona puede usarse como guía) puede ser cubierta por un presupuesto departamental, pero debe ser aprobada por adelantado por el Oficial Superior apropiado.,
  • gastos personales de entretenimiento (películas, visitas al spa, salidas de golf, actividades opcionales de la conferencia no incluidas en la tarifa de la conferencia general)

cualquier excepción a estas prohibiciones requiere la aprobación previa del Oficial Superior apropiado y, en algunos casos, autoridades externas como entidades de financiación, asesores legales o auditores independientes.

Contact Procurement ([email protected]) si tiene alguna pregunta sobre la permisibilidad de una compra en particular o sobre esta política.,

uso fraudulento de la tarjeta de crédito

el término «uso fraudulento» se refiere al uso de la tarjeta con un propósito deliberadamente planeado y la intención de engañar y, por lo tanto, obtener una ventaja indebida para uno mismo o para otros. Además de que la Universidad reciba el reembolso del titular de la tarjeta, cualquiera o todas las siguientes acciones pueden ocurrir cuando se produce un uso fraudulento de la tarjeta:

  • suspensión inmediata de los privilegios de la tarjeta.
  • eliminación de la Autoridad de compra del titular de la tarjeta.
  • acción disciplinaria Formal, que puede resultar en la terminación del empleo.,
  • cualquier acción que el Colegio considere apropiada, incluyendo el procesamiento penal.