Cartão de Crédito a Política e os Procedimentos
O propósito desta política é fornecer aos funcionários informações sobre o cartão de crédito do programa e fornecer um guia para o uso de seus Vassar emitido o cartão de crédito em uma maneira que seja consistente e justo para cada empregado, enquanto o gerenciamento de custos e assegurar a conformidade com os regulamentos Federais e Estaduais e da Faculdade de políticas., em um esforço para fornecer aos funcionários um método eficiente e rentável para fazer pequenas compras de bens ou serviços em Dólares, conforme necessário durante o exercício normal de suas funções, ou quando viaja para fins comerciais aprovados, o Colégio estabeleceu um programa de cartão de crédito com o JP Morgan. como titular de cartão, o empregado terá: 1) uma maneira flexível e conveniente de pagar por bens, serviços e despesas relacionadas com viagens, 2) necessidade reduzida de solicitar ordens de compra e verificar pedidos, 3) necessidade reduzida de usar fundos pessoais e solicitar reembolso.,todos os empregados que realizam negócios ou fazem compras em nome do Colégio são encorajados a solicitar um cartão de crédito emitido em Vassar. Um cartão corporativo (C-Card) deve ser solicitado para um empregado que estará viajando ou conduzindo outros negócios em nome da faculdade, e um cartão de compra (P-Card) deve ser solicitado quando o empregado é responsável por fazer pagamentos por bens e serviços adquiridos em nome da Faculdade. Por favor, note que as despesas pessoais não devem ser pagas com cartões de crédito emitidos pela Faculdade., Qualquer infrator será sujeito a acção disciplinar.
A pedido de um aplicativo de cartão de crédito, contato com o Departamento de Compras na [email protected]. Enviar o formulário preenchido, incluindo a aprovação do Supervisor, para [email protected]
nota:
- Cartões são emitidos com o nome do funcionário e são pagos pelo Colégio, mas guarda sobre o cartão é da responsabilidade do titular do cartão.é proibida a partilha do cartão, mesmo entre membros do mesmo departamento ou divisão do Colégio.,
- transacção e limites mensais serão autorizados pelo seu Supervisor/Presidente.espera-se que os titulares de cartões e os seus supervisores adiram às orientações estabelecidas nesta Política. Qualquer infrator será sujeito a ação disciplinar, incluindo, mas não limitado, a revogação do cartão de crédito e/ou a exigência de reembolsar o Colégio por quaisquer encargos não autorizados.por favor, observe as seguintes diretrizes, responsabilidades e expectativas., responsabilidades do titular do cartão: Lista de verificação do titular do cartão e lista de verificação do Gestor de custos
- Os titulares do cartão devem obter a aprovação prévia para as despesas incorridas em nome do Colégio e pagas com um cartão de crédito Vassar, incluindo, mas não limitado a Acomodações de viagem e alojamento, inscrição em conferências, licença profissional e subscrições de membros, taxas anuais, etc. os titulares de cartões devem obter um recibo discriminado por compra., Os titulares de cartões devem estar especialmente atentos a isso ao comprar refeições, como alguns restaurantes só vai devolver o recibo resumo com o total e a dica. Neste caso, deve ser solicitado e conservado um recibo pormenorizado que indique as refeições e bebidas compradas.todas as receitas discriminadas devem ser anexadas ao item da linha de reporte de gastos ou à operação de verificação do cartão-p no dia de trabalho., As receitas são necessárias para fundamentar a autorização das despesas e do apoio por parte do Colégio, do doador, de outra agência de financiamento e do IRS e serão disponibilizadas para revisão pelos Auditores Externos do colégio ou por outra agência governamental, conforme necessário.
- No caso de se perder um recibo, os titulares de cartões devem preencher uma declaração de recibo em falta e anexá-la à sua linha de verificação de Cartões P ou de declaração de despesas.
- todos os titulares de cartões devem verificar os seus encargos Pcard ou criar relatórios de despesas para os seus encargos com o cartão C, mesmo que a transacção seja um crédito (reembolso) ou fraude., Estas transações aparecerão no dia de trabalho dentro de alguns dias da compra. Toda a documentação apropriada (como mencionado acima) deve ser anexada à transação, e as informações orçamentais corretas (fonte de financiamento) tags devem ser incluídos., Para obter mais informações sobre toda a Jornada de trabalho, procedimentos, por favor, vá para o trabalho a sida localizado na Jornada de trabalho de informações de site em: https://workdayinfo.vassar.edu
- Em IRS diretrizes, qualificado de viagens e entretenimento despesas não-tributável para o empregado, desde que o funcionário conclui as etapas necessárias para comprovar a despesa, dentro de um prazo razoável, conforme definido pelo empregador do ‘Plano de prestação de contas’. O plano de prestação de Contas da Vassar estabeleceu 60 dias a contar da data da transacção como um prazo razoável.,
Enquanto pedimos funcionários para processar transações de cartão de crédito no prazo de 14 dias, falha ao submeter totalmente preenchido Relatório de Despesas ou Aquisição de verificação do Cartão, incluindo toda a documentação exigida, no prazo de 60 dias a contar da data da transação irá resultar em despesa a ser considerada tributável para o empregado, em conformidade com os regulamentos do IRS. Nestas circunstâncias, o Colégio irá reportar os montantes tributáveis para o IRS e o empregado será responsável por pagar quaisquer impostos aplicáveis. Será seguida uma estrita adesão a esta política.,
- Todas as atividades de cartão de crédito, relatórios de despesas e verificações, para todos os titulares de cartão, serão auditados todos os meses pela integridade do cartão, um vendedor independente de terceiros envolvidos na revisão de transações para se adequar e permitir que os titulares de cartão estejam seguindo as diretrizes estabelecidas nesta Política. Aquando da conclusão da auditoria, será elaborado e distribuído a cada alto funcionário um relatório das suas conclusões.,
orientações para contratos públicos:
- o programa de cartão de crédito destina-se a actividades da Vassar College, pelo que os cartões de crédito emitidos pela Vassar não podem ser utilizados para despesas pessoais. Se um titular de cartão utilizar acidentalmente o seu cartão de crédito Vassar para despesas pessoais, deve alertar o seu gerente e contactar o Departamento de Compras sobre como reembolsar o colégio para a despesa. A documentação do reembolso deve ser anexada à transacção no dia de trabalho.,o Vassar está isento do imposto sobre as vendas em NY, NJ, TX e FL e, como tal, o titular do cartão deve informar o vendedor e solicitar que o imposto sobre as vendas seja retirado de quaisquer aquisições efectuadas nesses estados. O ID isento de impostos de Vassar de Nova York aparece no rosto do cartão de crédito, logo abaixo do nome do titular do cartão e deve ser fornecido ao vendedor para sua documentação. Vassar é capaz de maximizar o poder de compra do Colégio, aproveitando o seu estatuto de isenção e não pagar imposto sobre vendas sobre compras nesses estados., Além disso, há casos em que hotéis, companhias aéreas e outros locais irão honrar o status de isenção fiscal do colégio em outros estados, bem como quando o funcionário pede.
- Para informações mais detalhadas, por favor reveja e certifique-se de que você entende as Diretrizes na Política de viagens e Entretenimento, (inserir política) antes de fazer compras de viagens e entretenimento no seu cartão.os cartões de crédito perdidos e a actividade fraudulenta devem ser comunicados à JPMorgan Chase em 800-316-6056. Uma vez reportado, por favor, avise a compra.,certas aquisições são geralmente proibidas, incluindo, mas não se limitando a: armas, cartões de Oferta – os cartões de oferta são considerados rendimentos tributáveis para o destinatário e, em algumas circunstâncias, são vistos como uma compensação adicional quando dados a empregados regulares ou a estudantes. Na circunstância incomum de que a compra de cartões de presente é aprovada por um oficial superior, os titulares de cartões devem entrar em contato com os Serviços de Contabilidade para discutir a compra e o processo adequado necessário para recolher qualquer informação fiscal necessária e documentação de apoio., as compras a granel de álcool – as compras a granel de álcool (isto é, as compras a granel que excedam o montante permitido com uma refeição de negócios, como indicado na Política de viagens e Entretenimento Do Colégio) são proibidas sem a aprovação prévia por escrito de um oficial superior para eventos patrocinados pela Faculdade, caso em que não pode ser pago com um cartão de crédito emitido pelo Vassar. Quando o Colégio está hospedando um evento onde o álcool será servido, um terceiro fornecedor respeitável, com uma licença válida licor, deve ser contratado para qualquer serviço de álcool., Distribuição ou serviço por qualquer funcionário da Faculdade expõe o Colégio e o empregado a riscos legais e financeiros substanciais e é estritamente proibido. Os violadores serão sujeitos a medidas disciplinares. Por favor, consulte a Política de viagens e entretenimento para orientações relacionadas com a compra de álcool.contribuições para a caridade-o estatuto sem fins lucrativos de Vassar é específico para o cumprimento da missão do Colégio. Os regulamentos proíbem Vassar de fazer contribuições para outras entidades sem fins lucrativos que estão fora da missão de Vassar., As contribuições feitas para tais organizações poderiam pôr em risco o status do Colégio sem fins lucrativos.Produtos Químicos Perigosos e materiais radioactivos – a aquisição destes materiais requer a aprovação prévia do Director da Saúde e segurança do ambiente, para além do funcionário superior do titular do cartão. Há regulamentos federais rigorosos em torno de tais compras. contribuições políticas-contribuições para candidatos políticos e partidos políticos são estritamente proibidas para 501 (C)3 organizações. Fazer contribuições comprometeria o estatuto de Vassar sem fins lucrativos., Pagar um prato ou mesa num jantar político ou outro compromisso semelhante é visto como uma contribuição quando o custo do jantar é inferior ao montante pago, Portanto também é proibido.,
- a Prescrição de Medicamentos
- Presentes ou flores para os trabalhadores individuais, para a realização de festas ou condolências
- brindes ou prêmios para os alunos, a menos que haja uma programação de propósito
- Seguro de Viagem
- Hardware e de Software Aquisição de hardware, software, e outros serviços requer aprovação prévia pelo director de Informação além do cartão do titular Oficial mais graduado, para garantir a compatibilidade com os sistemas existentes, bem como o acordo sobre a futura substituição de requisitos.,multas de trânsito e/ou multas de estacionamento e reparação de veículos pessoais quando utilizados para viagens para a faculdade compras de gasolina quando a quilometragem está a ser reembolsada eventos comemorativos em que não existe qualquer objectivo comercial, incluindo aniversários de empregados ou estudantes, chuveiros ou presentes de casamento. Para as férias anuais de escritório ou funções no final do ano, um montante nominal (pode ser utilizado como guia um total de$15 por pessoa) pode ser coberto por um orçamento departamental, mas deve ser previamente aprovado pelo oficial superior competente.,despesas pessoais de entretenimento (filmes, visitas a spa, passeios de golfe, actividades de conferência facultativas não incluídas na taxa geral da conferência) qualquer excepção a estas proibições exige a aprovação prévia do oficial superior competente e, em alguns casos, de autoridades externas, tais como entidades financiadoras, consultores jurídicos ou auditores independentes. Contratação Pública por contacto ([email protected]) se você tiver alguma dúvida sobre a permeabilidade de uma determinada compra ou sobre esta política.,o termo “uso fraudulento” refere-se ao uso do cartão com um propósito deliberadamente planejado e com a intenção de enganar e, assim, ganhar uma vantagem indevida para si ou para os outros. Para além do colégio que recebe o reembolso do titular do cartão, podem ocorrer quaisquer ou todas as seguintes acções quando ocorrer uma utilização fraudulenta do cartão:
- suspensão imediata dos privilégios do cartão.supressão da Autoridade de compra do titular do cartão.acção disciplinar Formal, que pode resultar na cessação do emprego.,quaisquer acções consideradas adequadas pelo Colégio, incluindo acções penais.