polityka i procedury dotyczące kart kredytowych

celem niniejszej polityki jest dostarczenie pracownikom informacji o programie kart kredytowych i dostarczenie przewodnika do korzystania z karty kredytowej wydanej przez Vassar w sposób spójny i sprawiedliwy dla każdego pracownika, przy jednoczesnym zarządzaniu kosztami i zapewnieniu zgodności z przepisami federalnymi i stanowymi oraz polityką uczelni.,

w celu zapewnienia pracownikom wydajnej, opłacalnej metody dokonywania drobnych zakupów towarów lub usług, zgodnie z wymaganiami podczas normalnego przebiegu ich obowiązków lub podczas podróży w zatwierdzonych celach biznesowych, Kolegium ustanowiło program kart kredytowych z JP Morgan.

jako posiadacz karty, pracownik będzie miał: 1) elastyczny i wygodny sposób płacenia za towary, usługi i wydatki związane z podróżą, 2) zmniejszoną potrzebę składania zamówień i sprawdzania wniosków, 3) zmniejszoną potrzebę wykorzystania środków osobistych i żądania zwrotu kosztów.,

Jak złożyć wniosek o kartę firmową lub Pcard

wszystkich pracowników prowadzących działalność gospodarczą lub dokonujących zakupów w imieniu uczelni zachęcamy do złożenia wniosku o kartę kredytową. Karta firmowa (C-Card) powinna być wymagana dla pracownika, który będzie podróżował lub prowadził inną działalność gospodarczą w imieniu Kolegium, A Karta zakupów (P-Card) powinna być wymagana, gdy pracownik jest odpowiedzialny za dokonywanie płatności za towary i usługi zakupione w imieniu Kolegium. Należy pamiętać, że osobiste wydatki nie są pokrywane kartami kredytowymi wydanymi przez uczelnię., Każdy gwałciciel będzie objęty postępowaniem dyscyplinarnym.

aby złożyć wniosek o kartę kredytową, skontaktuj się z działem zamówień pod adresem [email protected]. przesłać wypełniony formularz, w tym zgodę przełożonego na [email protected]

Uwaga:

  • karty wydawane są na nazwisko pracownika i są opłacane przez uczelnię, ale za ich przechowywanie odpowiada Posiadacz karty.
  • udostępnianie karty jest zabronione, nawet między członkami tego samego wydziału lub wydziału Kolegium.,
  • transakcje i miesięczne limity będą autoryzowane przez Twojego przełożonego / przewodniczącego.

posiadacze kart i ich przełożeni będą przestrzegać wytycznych określonych w niniejszej polityce. Każdy sprawca naruszenia będzie podlegać postępowaniu dyscyplinarnemu, w tym między innymi unieważnieniu karty kredytowej i / lub zobowiązaniu do zwrotu Kolegium wszelkich nieautoryzowanych opłat.

proszę zwrócić uwagę na następujące wytyczne, obowiązki i oczekiwania.,

obowiązki Posiadacza Karty: Lista kontrolna Posiadacza Karty i lista kontrolna menedżera kosztów

  • posiadacze kart muszą uzyskać uprzednią zgodę na wydatki poniesione w imieniu kolegium i opłacone kartą kredytową Vassar, w tym, ale nie ograniczając się do podróży i zakwaterowania, rejestracji konferencji, licencji zawodowej i subskrypcji członkostwa, rocznych składek itp.
  • posiadacze kart muszą otrzymać szczegółowy paragon za każdy zakup., Posiadacze kart powinni mieć na to szczególną uwagę przy zakupie posiłków, ponieważ niektóre restauracje zwracają tylko Paragon podsumowujący z sumą i napiwkiem. W takim przypadku należy zażądać i zachować szczegółowe pokwitowanie z wykazem zakupionych posiłków i napojów.
  • wszystkie wyszczególnione paragony muszą być dołączone do pozycji raportu wydatków lub transakcji weryfikacji karty P w dniu roboczym., Wpływy są niezbędne do uzasadnienia wydatków i możliwości wsparcia przez Kolegium, darczyńcę, inną agencję finansującą i Urząd Skarbowy, a w razie potrzeby udostępniane do wglądu zewnętrznym audytorom kolegium lub innej agencji rządowej.
  • w przypadku utraty paragonu posiadacze kart muszą wypełnić poświadczenie braku paragonu i dołączyć je do linii weryfikacji karty P lub raportu wydatków.
  • wszyscy posiadacze kart muszą zweryfikować swoje opłaty Pcard lub utworzyć raporty kosztów dla swoich opłat C-Card, nawet jeśli transakcja jest kredytem (zwrotem) lub oszustwem., Transakcje te pojawią się w dniu roboczym w ciągu kilku dni od zakupu. Do transakcji należy dołączyć odpowiednią dokumentację (jak wspomniano powyżej), a także odpowiednie informacje o budżecie (źródło finansowania)., Aby uzyskać więcej informacji na temat wszystkich procedur Workday, przejdź do pomocy w pracy znajdującej się na stronie Workday info pod adresem: https://workdayinfo.vassar.edu
  • zgodnie z wytycznymi IRS, kwalifikowane koszty podróży i rozrywki nie podlegają opodatkowaniu dla pracownika, o ile pracownik wykona niezbędne kroki w celu uzasadnienia kosztów w rozsądnych ramach czasowych określonych przez pracodawcę 'Plan odpowiedzialności'. Plan odpowiedzialności Vassar ustalił 60 dni od daty transakcji jako rozsądne ramy czasowe.,

podczas gdy prosimy pracowników o przetwarzanie transakcji kartą kredytową w ciągu 14 dni, nieprzełożenie w pełni wypełnionego raportu wydatków lub weryfikacji karty zakupu, w tym całej wymaganej dokumentacji, w ciągu 60 dni od daty transakcji spowoduje, że wydatki zostaną uznane za podlegające opodatkowaniu pracownika zgodnie z przepisami IRS. W takich okolicznościach Kolegium zgłosi kwoty podlegające opodatkowaniu do IRS, a pracownik będzie odpowiedzialny za uiszczenie wszelkich stosownych podatków. Ścisłe przestrzeganie tej polityki będzie przestrzegane.,

  • wszystkie aktywności kart kredytowych, raporty wydatków i weryfikacje dla wszystkich posiadaczy kart będą co miesiąc kontrolowane przez Card Integrity, niezależnego zewnętrznego dostawcę zaangażowanego w przeglądanie transakcji pod kątem stosowności i dopuszczalności, aby upewnić się, że posiadacze kart przestrzegają wytycznych określonych w niniejszej polityce. Sprawozdanie z ich ustaleń zostanie przygotowane i przekazane każdemu wyższemu funkcjonariuszowi po zakończeniu kontroli.,

wytyczne dotyczące zamówień:

  • program kart kredytowych jest przeznaczony dla biznesu Vassar College, dlatego wydane przez Vassar Karty kredytowe nie mogą być używane na osobiste wydatki. Jeśli posiadacz karty przypadkowo użyje jej karty kredytowej na wydatki osobiste, powinien powiadomić swojego menedżera i skontaktować się z Działem Zakupów w sprawie zwrotu kosztów uczelni. Dokumentacja zwrotu powinna być dołączona do transakcji w dniu roboczym.,
  • Vassar jest zwolniony z podatku od sprzedaży w NY, NJ, TX i FL i jako taki Posiadacz karty powinien poinformować sprzedawcę i zażądać usunięcia podatku od sprzedaży z wszelkich zakupów dokonanych w tych stanach. Identyfikator Vassar New York tax exempt pojawia się na twarzy karty kredytowej, tuż pod nazwiskiem posiadacza karty i powinien być dostarczony sprzedawcy do ich dokumentacji. Vassar jest w stanie zmaksymalizować siłę nabywczą uczelni, korzystając ze statusu it ' s exempt i nie płacąc podatku od sprzedaży zakupów w tych stanach., Ponadto istnieją przypadki, w których hotele, linie lotnicze i inne miejsca będą honorować status uczelni zwolnionej z podatku w innych stanach, jak również, gdy pracownik poprosi.
  • aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje, zapoznaj się i upewnij się, że rozumiesz wytyczne zawarte w Polityce podróży i rozrywki, (włóż politykę) przed dokonaniem zakupów podróży i rozrywki na karcie.
  • utracone Karty kredytowe i oszukańcze działania należy zgłosić do JPMorgan Chase pod numerem 800-316-6056. Po zgłoszeniu proszę doradzić zakup.,

niektóre zakupy są ogólnie zabronione, w tym między innymi:

  • Broń
  • karty upominkowe – karty upominkowe są uważane za dochód podlegający opodatkowaniu dla odbiorcy i w niektórych okolicznościach są postrzegane jako dodatkowe odszkodowanie, gdy są przyznawane stałym lub Studenckim pracownikom. W nietypowej sytuacji, gdy zakup bonów upominkowych jest zatwierdzony przez starszego funkcjonariusza, posiadacze kart muszą skontaktować się z Działem księgowym w celu omówienia zakupu i odpowiedniego procesu niezbędnego do zebrania wszelkich wymaganych informacji podatkowych i dokumentacji towarzyszącej.,

  • masowe zakupy alkoholu – masowe zakupy alkoholu (tj. zakupy alkoholu przekraczające dopuszczalną kwotę z posiłkiem biznesowym, zgodnie z Polityką podróży i rozrywki uczelni) są zabronione bez uprzedniej pisemnej zgody starszego oficera na imprezy sponsorowane przez uczelnię, w którym to przypadku nie można zapłacić kartą kredytową wydaną przez Vassar. Gdy uczelnia jest gospodarzem imprezy, gdzie alkohol będzie obsługiwany, renomowana osoba trzecia catering, posiadający ważną licencję alkoholową, musi być zatrudniony do wszelkich usług alkoholowych., Dystrybucja lub obsługa przez każdego pracownika uczelni naraża kolegium i pracownika na znaczne ryzyko prawne i finansowe i jest surowo zabroniona. Osoby naruszające prawo będą podlegać postępowaniu dyscyplinarnemu. Wskazówki dotyczące zakupów alkoholu można znaleźć w Polityce podróży i rozrywki.
  • Wkłady charytatywne – Przepisy zabraniają Vassar 'owi wnoszenia składek na rzecz innych podmiotów nienastawionych na zysk, które są poza misją Vassar' a., Wkład wniesiony do takich organizacji może zagrozić statusowi uczelni nienastawionej na zysk.
  • niebezpieczne chemikalia i materiały radioaktywne – zakup tych materiałów wymaga uprzedniej zgody Dyrektora ds. ochrony środowiska, oprócz starszego oficera posiadacza karty. Istnieją surowe przepisy federalne dotyczące takich zakupów.
  • Wkłady polityczne – wkłady na rzecz kandydatów politycznych i partii politycznych są surowo zabronione dla organizacji 501(c)3. Wpłacanie składek zagroziłoby statusowi Vassar ' s not-for-profit., Płacenie za talerz lub stół podczas kolacji politycznej lub innego podobnego zaangażowania jest postrzegane jako wkład, gdy koszt kolacji jest niższy niż zapłacona kwota, dlatego też jest również zabronione.,
  • leki na receptę
  • Prezenty lub kwiaty dla poszczególnych pracowników na uroczystości lub kondolencje
  • Prezenty lub nagrody dla studentów, chyba że istnieje cel programowy
  • ubezpieczenie podróżne
  • sprzęt i oprogramowanie IT – zakup sprzętu IT, oprogramowania i innych usług wymaga uprzedniej zgody Dyrektora ds. informacji, oprócz starszego oficera posiadacza karty, w celu zapewnienia kompatybilności z istniejącymi systemami, a także uzgodnienia przyszłych wymagań dotyczących wymiany.,
  • Zaliczki gotówkowe
  • Traffice i/lub parking grzywny naruszenia i holowanie
  • naprawy pojazdów osobowych, gdy używane do podróży uczelni
  • zakup benzyny, gdy kilometr jest zwracany
  • uroczystości, w których nie ma celu biznesowego, w tym urodziny pracownika lub studenta, prysznice dla dzieci lub ślub lub prezenty. W przypadku rocznych wakacji biurowych lub funkcji końca roku nominalna kwota (15 USD na osobę może być wykorzystana jako przewodnik) może być pokryta z budżetu Departamentu, ale musi być zatwierdzona z wyprzedzeniem przez odpowiedniego starszego oficera.,
  • osobiste wydatki na rozrywkę (filmy, wizyty w spa, wycieczki golfowe, opcjonalne zajęcia konferencyjne nie wliczone w opłatę za konferencję ogólną)

wszelkie wyjątki od tych zakazów wymagają uprzedniej zgody odpowiedniego wyższego rangą urzędnika, a w niektórych przypadkach organów zewnętrznych, takich jak podmioty finansujące, radcy prawni lub niezależni audytorzy.

kontakt ([email protected]) jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące dopuszczalności konkretnego zakupu lub niniejszej Polityki.,

nieuczciwe użycie karty kredytowej

termin „nieuczciwe użycie” odnosi się do użycia karty z celowo zaplanowanym celem i zamiarem oszukania, a tym samym uzyskania bezprawnej korzyści dla siebie lub innych. Poza tym, że Kolegium otrzymuje zwrot kosztów od posiadacza karty, w przypadku nieuczciwego użycia karty mogą wystąpić następujące działania lub wszystkie z nich:

  • natychmiastowe zawieszenie uprawnień karty.
  • usunięcie uprawnień nabywcy karty.
  • formalne postępowanie dyscyplinarne, które może skutkować rozwiązaniem stosunku pracy.,
  • wszelkie działania uznane przez Kolegium za stosowne, w tym postępowanie karne.