Politica e procedure della carta di credito

Lo scopo di questa politica è fornire ai dipendenti informazioni sul programma della carta di credito e fornire una guida per l’uso della carta di credito emessa da Vassar in modo coerente ed equo per ciascun dipendente, gestendo al contempo i costi e garantendo il rispetto delle normative federali e statali e delle politiche del College.,

Nel tentativo di fornire ai dipendenti un metodo efficiente e conveniente per effettuare piccoli acquisti in dollari di beni o servizi come richiesto durante il normale corso delle loro funzioni, o quando si viaggia per scopi commerciali approvati, il College ha istituito un programma di carte di credito con JP Morgan.

Come titolare della carta, il dipendente avrà: 1) un modo flessibile e conveniente per pagare beni, servizi e spese di viaggio, 2) ridotta necessità di richiedere ordini di acquisto e controllare le richieste, 3) ridotta necessità di utilizzare fondi personali e richiedere il rimborso.,

Come richiedere una Corporate o Pcard

Tutti i dipendenti che svolgono attività o effettuano acquisti per conto del College sono invitati a richiedere una carta di credito emessa da Vassar. Una carta aziendale (C-Card) dovrebbe essere richiesto per un dipendente che sarà in viaggio o condurre altre attività per conto del College, e una Carta di acquisto (P-Card) dovrebbe essere richiesto quando il dipendente è responsabile di effettuare pagamenti per beni e servizi acquistati per conto del College. Siete pregati di notare che le spese personali non devono essere pagate con carte di credito emesse dal College., Qualsiasi trasgressore sarà soggetto ad azioni disciplinari.

Per richiedere una richiesta di carta di credito, contattare l’Ufficio Acquisti all’indirizzo [email protected]. Inviare il modulo compilato, compresa l’approvazione del proprio Supervisore a [email protected]

Nota:

  • Le carte sono emesse a nome del dipendente e sono pagate dal College, ma la custodia della carta è responsabilità del titolare della carta.
  • È vietata la condivisione della tessera, anche tra membri dello stesso dipartimento o divisione del Collegio.,
  • I limiti di transazione e mensili saranno autorizzati dal tuo Supervisore/presidente.

I titolari di carta e i loro supervisori dovranno attenersi alle linee guida stabilite in questa politica. Qualsiasi trasgressore sarà soggetto ad azioni disciplinari, incluso ma non limitato alla revoca della carta di credito e/o all’obbligo di rimborsare il College per eventuali addebiti non autorizzati.

Si prega di notare le seguenti linee guida, responsabilità e aspettative.,

Responsabilità del titolare della carta: Lista di controllo del titolare della carta e Lista di controllo del responsabile dei costi

  • I titolari della carta devono ottenere l’approvazione preventiva per le spese sostenute per conto del College e pagate con una carta di credito Vassar, inclusi, ma non limitati a, alloggi di viaggio e alloggio, registrazione a conferenze,
  • I titolari di carta devono ottenere una ricevuta dettagliata per ogni acquisto., I titolari di carta dovrebbero essere particolarmente consapevoli di questo quando acquistano i pasti, poiché alcuni ristoranti restituiranno solo la ricevuta di riepilogo con il totale e la mancia. In questo caso, una ricevuta dettagliata che elenca i pasti e le bevande acquistate deve essere richiesta e conservata.
  • Tutte le ricevute dettagliate devono essere allegate all’elemento della nota spese o alla transazione di verifica della p-card in Workday., Le entrate sono necessarie per giustificare la spesa e sostenere l’ammissibilità da parte del Collegio, del donatore, di altre agenzie di finanziamento e dell’IRS e saranno rese disponibili per la revisione da parte dei revisori esterni del Collegio o di altre agenzie governative, se necessario.
  • In caso di smarrimento di una ricevuta, i titolari della carta devono compilare una dichiarazione giurata mancante e allegarla alla riga di transazione relativa alla verifica della P-Card o alla nota spese.
  • Tutti i titolari di carta devono verificare le proprie spese Pcard o creare note spese per le loro spese C-Card anche se la transazione è un credito (rimborso) o frode., Queste transazioni appariranno in Workday entro pochi giorni dall’acquisto. Tutta la documentazione appropriata (come indicato sopra) deve essere allegata alla transazione e devono essere inclusi i tag delle informazioni di budget corrette (fonte di finanziamento)., Per ulteriori informazioni su tutte le procedure di Workday, si prega di andare al lavoro aids situato sul sito info Workday all’indirizzo: https://workdayinfo.vassar.edu
  • Secondo le linee guida IRS, qualificato spese di viaggio e di intrattenimento non sono tassabili per il dipendente, purché il dipendente completa le misure necessarie per motivare la spesa entro un lasso di tempo ragionevole, come definito dal datore di lavoro ‘Piano di responsabilità’. Il piano di responsabilità di Vassar ha stabilito 60 giorni dalla data della transazione come un lasso di tempo ragionevole.,

Mentre chiediamo ai dipendenti di elaborare le transazioni con carta di credito entro 14 giorni, la mancata presentazione di una nota spese completa o la verifica della carta di acquisto, inclusa tutta la documentazione richiesta, entro 60 giorni dalla data della transazione comporterà che le spese siano considerate imponibili per il dipendente in conformità con le normative IRS. In queste circostanze, il Collegio segnalerà importi imponibili per l’IRS e il dipendente sarà responsabile di pagare le tasse applicabili. Sarà seguita la stretta aderenza a questa politica.,

  • Tutte le attività della carta di credito, le note spese e le verifiche, per tutti i titolari di carta, saranno verificate ogni mese da Card Integrity, un fornitore terzo indipendente incaricato di esaminare le transazioni per verificare l’adeguatezza e l’ammissibilità per garantire che i titolari di carta seguano le linee guida stabilite in questa politica. Una relazione dei loro risultati sarà preparata e distribuita a ciascun Alto Ufficiale al termine del loro audit.,

Linee guida per gli appalti:

  • Il programma di carte di credito è destinato al Vassar College business, pertanto le carte di credito emesse da Vassar non possono essere utilizzate per spese personali. Se un titolare della carta utilizza accidentalmente la propria carta di credito Vassar per spese personali, dovrebbe avvisare il proprio manager e contattare il Dipartimento acquisti su come rimborsare il College per la spesa. La documentazione del rimborso deve essere allegata alla transazione in Giornata lavorativa.,
  • Vassar è esente dall’imposta sulle vendite a NY, NJ, TX e FL e come tale il titolare della carta deve informare il venditore e richiedere che l’imposta sulle vendite venga rimossa da qualsiasi acquisto effettuato in tali stati. Vassar di New York tax exempt ID appare sulla faccia della carta di credito, appena sotto il nome del titolare della carta e deve essere fornito al venditore per la loro documentazione. Vassar è in grado di massimizzare il potere d’acquisto del College sfruttando lo status di esenzione e non pagando l’imposta sulle vendite sugli acquisti in questi stati., Inoltre, ci sono casi in cui hotel, compagnie aeree e altri luoghi onoreranno lo status di esenzione fiscale del College anche in altri stati quando il dipendente chiede.
  • Per informazioni più dettagliate, si prega di rivedere e assicurarsi di aver compreso le linee guida nella Politica di viaggio e intrattenimento, (inserire la politica) prima di effettuare acquisti di viaggio e intrattenimento sulla carta.
  • Le carte di credito perse e le attività fraudolente devono essere segnalate a JPMorgan Chase al numero 800-316-6056. Una volta segnalato, si prega di avvisare l’acquisto.,

Alcuni acquisti sono generalmente proibiti, tra cui, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:

  • Armi
  • Carte regalo – Le carte regalo sono considerate reddito imponibile per il destinatario e in alcune circostanze sono considerate come un compenso aggiuntivo quando date a dipendenti regolari o studenti. Nell’insolita circostanza che l’acquisto di carte regalo è approvato da un alto ufficiale, i titolari di carta devono contattare i servizi di contabilità per discutere l’acquisto e il processo appropriato necessario per raccogliere tutte le informazioni fiscali richieste e la documentazione di supporto.,
  • Bulk Alcohol Purchases – Gli acquisti all’ingrosso di alcol (cioè gli acquisti di alcol superiori all’importo consentito con un pasto di lavoro, come indicato nella Politica di viaggio e intrattenimento del College) sono proibiti senza previa approvazione scritta di un Alto funzionario per eventi sponsorizzati dal College, nel qual caso non possono essere pagati con una carta di credito emessa da Vassar. Quando il College ospita un evento in cui verrà servito l’alcol, un ristoratore di terze parti affidabile, in possesso di una licenza di liquore valida, deve essere assunto per qualsiasi servizio di alcol., La distribuzione o il servizio da parte di qualsiasi dipendente del College espone il College e il dipendente a notevoli rischi legali e finanziari ed è severamente vietato. I trasgressori saranno soggetti ad azioni disciplinari. Si prega di fare riferimento alla Politica di viaggio e intrattenimento per le linee guida relative all’acquisto di alcolici.
  • Contributi caritatevoli-Lo status non-profit di Vassar è specifico per l’adempimento della missione del College. I regolamenti proibiscono a Vassar di dare contributi ad altre entità senza scopo di lucro che sono al di fuori della missione di Vassar., I contributi fatti a tali organizzazioni potrebbero mettere a repentaglio lo status non-profit del College.
  • Sostanze chimiche pericolose e materiali radioattivi – L’acquisto di questi materiali richiede una pre-approvazione da parte del Direttore della salute e della sicurezza ambientale, oltre al Senior Officer del titolare della carta. Ci sono severe normative federali che circondano tali acquisti.
  • Contributi politici-I contributi a candidati politici e partiti politici sono severamente vietati per le organizzazioni 501(c)3. Dare contributi metterebbe a repentaglio lo status di non-profit di Vassar., Pagare per un piatto o un tavolo a una cena politica o altro impegno simile è visto come un contributo quando il costo della cena è inferiore all’importo pagato, quindi è anche proibito.,
  • Farmaci da Prescrizione
  • Regali o fiori per i singoli dipendenti per le celebrazioni o le condoglianze
  • Regali o premi per gli studenti, a meno che non ci sia un programmatica scopo
  • Assicurazione di Viaggio
  • Hardware e Software – Acquisto di hardware, software e altri servizi richiede una pre-approvazione da parte del Chief Information Officer, oltre al titolare della carta, Senior Officer, per garantire la compatibilità con i sistemi esistenti nonché l’accordo sul futuro di sostituzione.,
  • Anticipi di cassa
  • Traffico e/o violazioni di parcheggio multe, e traino
  • Riparazioni di veicoli personali quando viene utilizzato per viaggi universitari
  • Acquisti di benzina quando il chilometraggio viene rimborsato
  • Eventi celebrativi in cui non vi è alcun scopo commerciale, compresi i compleanni dei dipendenti o degli studenti, baby o docce di nozze o regali. Per le vacanze annuali in ufficio o la funzione di fine anno, un importo nominale (total 15 in totale a persona può essere utilizzato come guida) può essere coperto da un budget dipartimentale, ma deve essere approvato in anticipo dall’ufficiale senior appropriato.,
  • Spese per l’intrattenimento personale (film, visite alla spa, escursioni a golf, attività facoltative della conferenza non incluse nella tariffa generale della conferenza)

Qualsiasi eccezione a questi divieti richiede l’approvazione preventiva del Senior Officer appropriato e, in alcuni casi, di autorità esterne come enti finanziatori, consulenti legali o revisori indipendenti.

Contatto Approvvigionamento ([email protected]) se avete domande circa l’ammissibilità di un particolare acquisto o su questo questa politica.,

Uso fraudolento della carta di credito

Il termine “uso fraudolento” si riferisce all’uso della carta con uno scopo deliberatamente pianificato e l’intento di ingannare e quindi ottenere un vantaggio illecito per se stessi o per gli altri. Oltre al Collegio che riceve il rimborso dal titolare della carta, una o tutte le seguenti azioni possono verificarsi quando si verifica un uso fraudolento della carta:

  • Sospensione immediata dei privilegi della carta.
  • Rimozione dell’autorità di acquisto del titolare della carta.
  • Azione disciplinare formale, che può comportare la cessazione del rapporto di lavoro.,
  • Qualsiasi azione ritenuta appropriata dal Collegio, compresa l’azione penale.