Hitelkártya Politika Eljárások

A célja, hogy ez a politika, hogy munkavállalókkal információt a hitelkártya programot, amelyek útmutató használata a Vassar kibocsátott hitelkártya, oly módon, amely összhangban van, valamint a tisztességes, hogy minden munkavállalónak, míg irányító költségek való megfelelés biztosítása Szövetségi, Állami rendeletek, valamint Főiskolai politikák.,

annak érdekében, hogy az alkalmazottak számára hatékony, költséghatékony módszert biztosítsanak az áruk vagy szolgáltatások kis Dollár vásárlására, amint az a feladataik szokásos folyamán szükséges, vagy jóváhagyott üzleti célokra történő utazás során, a főiskola hitelkártya-programot hozott létre a JP Morgan-vel.

mint kártyabirtokos, a munkavállaló lesz: 1) rugalmas és kényelmes módja annak, hogy fizetni az áruk, szolgáltatások és az utazással kapcsolatos költségek, 2) csökkentett kell kérni megrendeléseket és csekk kérések, 3) csökkentett kell használni a személyes alapok és kér visszatérítést.,

hogyan kérhetünk vállalati vagy Pcard

minden olyan alkalmazottat, aki üzleti tevékenységet folytat vagy a főiskola nevében vásárol, arra ösztönzik, hogy kérjen Vassar által kibocsátott hitelkártyát. Vállalati kártyát (C-kártyát) kell kérni olyan alkalmazott számára, aki a kollégium nevében utazik vagy más üzleti tevékenységet folytat, valamint vásárlási kártyát (P-kártyát) kell kérni, ha a munkavállaló felelős a kollégium nevében vásárolt áruk és szolgáltatások kifizetéséért. Felhívjuk figyelmét, hogy a személyes költségek nem kell fizetni a főiskolai kibocsátott hitelkártyák., Minden jogsértőt fegyelmi eljárás alá vonnak.

hitelkártya-kérelem igényléséhez vegye fel a kapcsolatot a Beszerzési Osztály [email protected]. küldje el a kitöltött űrlapot, beleértve a felügyelő jóváhagyását [email protected]

kérjük, vegye figyelembe:

  • a kártyákat a munkavállaló nevében adják ki, és a kollégium fizeti, de a kártyán való őrzés a kártyatulajdonos felelőssége.
  • a kártya megosztása tilos, még a kollégium ugyanazon osztályának vagy részlegének tagjai között is.,
  • a tranzakciót és a havi limiteket a felügyelő/elnök engedélyezi.

a kártyatulajdonosok és felügyelőik várhatóan betartják a jelen Szabályzatban meghatározott útmutatást. Minden jogsértőt fegyelmi eljárás alá vonnak, beleértve, de nem kizárólagosan a hitelkártya visszavonását és/vagy a kollégium jogosulatlan díjak visszatérítésének követelményét.

kérjük, vegye figyelembe az alábbi irányelveket, felelősségeket és elvárásokat.,

Felelősséget a Kártyabirtokos: Kártyabirtokos Lista Költség Manager Lista

  • – Kártya birtokosai kell szerezni előzetes jóváhagyása során felmerült költségek nevében a Kollégium fizetett a Vassar hitelkártya, beleértve, de nem kizárólagosan az utazás, szállás szállás, konferencia regisztráció, szakmai engedélyt tagság előfizetés esetén az éves tagdíjat, stb.
  • a kártyatulajdonosoknak minden vásárláshoz tételes átvételi elismervényt kell beszerezniük., A kártyabirtokosoknak különösen figyelniük kell erre az ételek vásárlásakor, mivel egyes éttermek csak a teljes összeggel és a tipptel adják vissza az összefoglaló nyugtát. Ebben az esetben a megvásárolt ételeket és italokat felsoroló részletes nyugtát kell kérni és megőrizni.
  • minden tételes nyugtát munkanapokon csatolni kell a költségjelentési tételhez vagy a P-kártya ellenőrző tranzakciójához., A bevételek szükséges alátámasztani a kiadások támogatása allowability az Egyetemen, donor, más finanszírozási ügynökség, valamint az ADÓHIVATAL meg fogja bocsátani felülvizsgálat által a Kollégium külső könyvvizsgálók vagy más kormányzati ügynökség, mint szükséges.
  • abban az esetben, ha a nyugta elveszik, a kártyatulajdonosoknak ki kell tölteniük a hiányzó nyugtát, és csatolniuk kell a P-kártya hitelesítési vagy Költségjelentési tranzakciós vonalához.
  • minden kártyatulajdonosnak ellenőriznie kell a Pcard-díjakat, vagy költségjelentéseket kell készítenie a C-kártya díjairól, még akkor is, ha a tranzakció hitel (visszatérítés) vagy csalás., Ezek a tranzakciók a vásárlástól számított néhány napon belül munkanapokon jelennek meg. Az ügylethez minden megfelelő dokumentációt (a fent említettek szerint) csatolni kell, és a megfelelő költségvetési információkat (finanszírozási forrást) fel kell tüntetni., További információk a minden Munkanap eljárások, kérjük, látogasson el a munkát aids található a Munkanap info site-on: https://workdayinfo.vassar.edu
  • Alatt APEH iránymutatás, minősített utazás, szórakozás költségek adómentes a munkavállaló, amíg a munkavállaló befejezi a szükséges lépéseket annak alátámasztására, hogy a ráfordítás ésszerű időn belül meghatározott, a munkáltató által a ‘Elszámoltathatóság Terv. Vassar elszámoltathatósági terve a tranzakció időpontjától számított 60 napot ésszerű időkeretként határozta meg.,

Míg kérjük a munkavállalók folyamat hitelkártya tranzakciók 14 napon belül nem nyújtották be, egy teljesen kitöltött Költség Jelentés vagy Beszerzési Kártya ellenőrzése, beleértve az összes szükséges dokumentációt, 60 napon belül, a dátumot, a tranzakció eredményeként a költségek figyelembe vett adóalany, hogy a munkavállaló megfelelően APEH előírásoknak. Ilyen körülmények között a főiskola adóalapot jelent az APEH-nek, a munkavállaló pedig felelős az alkalmazandó adók megfizetéséért. Ennek a politikának a szigorú betartását fogják követni.,

  • Minden hitelkártya tevékenység kiadási jelentések, valamint az ellenőrzések, mind a kártya birtokosa, átvilágítanak minden hónap Kártyával Feddhetetlen, független harmadik fél eladó jegyese felülvizsgálat tranzakciók megfelelő allowability annak biztosítására, hogy a kártya birtokosai a következő irányelvek, mint meghatározott ezt a politikát. Megállapításaikról jelentést készítenek és terjesztenek minden vezető tisztviselőnek az ellenőrzés befejezésekor.,

beszerzési Irányelvek:

  • a hitelkártya program célja a Vassar College üzleti, ezért Vassar kibocsátott hitelkártyák nem lehet használni a személyes költségek. Ha a kártyabirtokos véletlenül személyes költségekre használja a kártyáját, értesítse a menedzserét, és vegye fel a kapcsolatot a beszerzési osztálymal arról, hogyan térítse meg a kollégiumot a költségért. A visszatérítés dokumentációját a munkanap folyamán csatolni kell az ügylethez.,
  • Vassar mentesül a forgalmi adó alól NY, NJ, TX, és FL-ben, és mint ilyen, a kártyabirtokosnak tájékoztatnia kell az eladót, és kérnie kell, hogy a forgalmi adót szüntessék meg az ezekben az Államokban történt vásárlásoktól. Vassar New York-i adómentes személyi igazolványa a hitelkártya arcán, közvetlenül a kártyabirtokos neve alatt jelenik meg, és dokumentációjukért az eladónak kell megadni. Vassar képes maximalizálni a főiskola vásárlóerejét azáltal, hogy kihasználja az it adómentes státuszát, és nem fizet forgalmi adót az ezekben az Államokban történő vásárlásokra., Ezen kívül vannak olyan esetek, amikor a szállodák, légitársaságok, más helyszínek tiszteletben tartják a főiskola adómentes státusát más államokban is, amikor a munkavállaló megkérdezi.
  • A részletesebb információkért kérjük, olvassa el és győződjön meg róla, hogy megérti az utazási és szórakozási irányelvekben foglalt irányelveket, (írja be a szabályzatot), mielőtt utazási és szórakoztató vásárlást végezne a kártyáján.
  • Elveszett hitelkártyák és csalárd tevékenység kell jelenteni, hogy JPMorgan Chase 800-316-6056. Miután jelentett, kérjük, tanácsot beszerzési.,

bizonyos vásárlások általában tilosak, beleértve, de nem kizárólagosan:

  • Fegyverek
  • ajándékkártyák-az ajándékkártyák adóköteles jövedelemnek minősülnek a címzett számára, és bizonyos körülmények között kiegészítő kompenzációnak tekintendők, ha rendszeres vagy diák alkalmazottaknak adják. Abban a szokatlan körülményben, hogy az ajándékkártyák vásárlását egy magas rangú tisztviselő hagyja jóvá, a kártyatulajdonosoknak kapcsolatba kell lépniük a számviteli szolgálatokkal, hogy megvitassák a vásárlást és a szükséges adóinformációk és igazoló dokumentumok összegyűjtéséhez szükséges megfelelő folyamatot.,

  • Ömlesztett Alkohol Vásárlások – Tömeges vásárlások az alkohol (pl. alkohol vásárlások összeget meghaladó megengedett egy üzleti lehetőség, mint megjegyezte, az egyetem Utazás, Szórakozás Politika) tilos előzetes írásbeli engedélye nélkül egy magasabb Rangú Tiszt a Főiskola által szponzorált események, ebben az esetben nem kell fizetni a Vassar kibocsátott hitelkártya. Amikor az Egyetemen egy rendezvény házigazdája, ahol alkoholt szolgálnak fel, egy megbízható harmadik fél, ételszállító, kezében egy érvényes engedélyt kell bérelt alkohol szolgáltatás., Bármely főiskolai alkalmazott terjesztése vagy szolgáltatása jelentős jogi és pénzügyi kockázatnak teszi ki a kollégiumot és a munkavállalót, és szigorúan tilos. A jogsértőket fegyelmi eljárás alá vonják. Kérjük, olvassa el az utazási és szórakoztató politika kapcsolatos iránymutatások alkohol vásárlások.
  • jótékonysági hozzájárulások-Vassar nonprofit státusza a főiskola küldetésének teljesítésére jellemző. A rendeletek megtiltják a Vassarnak, hogy hozzájáruljon más nonprofit szervezetekhez, amelyek kívül esnek Vassar küldetésén., Az ilyen szervezeteknek nyújtott hozzájárulások veszélyeztethetik a főiskola nonprofit státusát.
  • veszélyes vegyi anyagok és radioaktív anyagok-ezeknek az anyagoknak a megvásárlásához a Kártyabirtokos vezető Tisztviselőjén kívül a környezetvédelmi és biztonsági igazgató előzetes jóváhagyása szükséges. Az ilyen vásárlásokat szigorú szövetségi szabályok övezik.
  • politikai hozzájárulások-a politikai jelöltekhez és a politikai pártokhoz való hozzájárulás szigorúan tilos 501(c)3 szervezet számára. A járulékfizetés veszélyeztetné Vassar nonprofit státuszát., A tányér vagy asztal kifizetése politikai vacsorán vagy más hasonló elkötelezettségnél hozzájárulásnak tekinthető, ha a vacsora költsége alacsonyabb, mint a fizetett összeg, ezért tilos.,
  • a Vényköteles Gyógyszerek
  • Ajándékokat, vagy a virágokat az egyes munkavállalók ünnepségek vagy részvétemet
  • Ajándékokat, vagy a nyeremény, hogy a diákok, kivéve, ha a programadó a célra
  • Utazási Biztosítási
  • EZ a Hardver, mind a Szoftver – Vásárlás, informatikai hardver, szoftver, valamint az egyéb szolgáltatásokhoz előzetes jóváhagyása az informatikai igazgató amellett, hogy a kártya birtokosa főtiszt, kompatibilitás biztosítása érdekében a meglévő rendszerek, valamint a megállapodás a jövőben csere követelményeknek.,
  • készpénzelőleg
  • Traffice és / vagy parkolási jogsértések bírságok, és vontatás
  • személyes járművek javítása, ha főiskolai utazásra használják
  • benzines vásárlások, Ha a futásteljesítményt megtérítik
  • ünnepi események, ahol nincs üzleti cél, beleértve a munkavállaló vagy diák születésnapokat, baba vagy esküvői zuhanyzók vagy ajándékok. Az éves irodai ünnep vagy az év végi funkció esetében a névleges összeget (személyenként összesen 15 dollár használható útmutatóként) a megyei költségvetés fedezheti, de a megfelelő vezető tisztviselőnek előzetesen jóvá kell hagynia.,
  • személyes szórakozási költségek (filmek, spa látogatások, golf kirándulások, opcionális konferenciatevékenységek, amelyek nem szerepelnek az általános konferencia díjában)

e tilalmak bármely kivételéhez a megfelelő vezető tisztviselő előzetes jóváhagyása szükséges, és bizonyos esetekben külső hatóságok, például finanszírozó szervezetek, jogi tanácsadók vagy független könyvvizsgálók.

Kapcsolatfelvétel ([email protected]) ha bármilyen kérdése van egy adott vásárlás engedélyezhetőségével vagy ezzel a házirenddel kapcsolatban.,

A hitelkártya csalárd használata

a “csalárd használat” kifejezés a kártya szándékosan tervezett célra történő felhasználására utal, megtévesztési szándékkal, ezáltal jogellenes előnyt szerez magának vagy másoknak. A Kártyabirtokostól visszatérítést kapó kollégiumon kívül a következő műveletek bármelyike vagy egésze előfordulhat a kártya csalárd használata esetén:

  • a kártya jogosultságainak azonnali felfüggesztése.
  • a kártyabirtokos vásárlójogának megszüntetése.
  • hivatalos fegyelmi eljárás, amely a munkaviszony megszűnését eredményezheti.,
  • A Kollégium által megfelelőnek ítélt bármely cselekmény, beleértve a büntetőeljárást is.