Kreditkartenrichtlinie und-verfahren

Der Zweck dieser Richtlinie besteht darin, den Mitarbeitern Informationen über das Kreditkartenprogramm zur Verfügung zu stellen und einen Leitfaden für die Verwendung ihrer von Vassar ausgestellten Kreditkarte auf eine Weise bereitzustellen, die für jeden Mitarbeiter konsistent und fair ist, während die Kosten verwaltet und die Einhaltung der Bundes-und Landesvorschriften sowie der College-Richtlinien sichergestellt werden.,

Um den Mitarbeitern eine effiziente und kostengünstige Methode zur Verfügung zu stellen, um Waren oder Dienstleistungen in kleinem Dollar zu kaufen, wie dies während des normalen Geschäftsablaufs oder bei Reisen zu genehmigten Geschäftszwecken erforderlich ist, hat das College ein Kreditkartenprogramm mit JP Morgan eingerichtet.

Als Karteninhaber hat der Mitarbeiter: 1) eine flexible und bequeme Möglichkeit, Waren, Dienstleistungen und Reisekosten zu bezahlen, 2) reduzierte Notwendigkeit, Bestellungen anzufordern und Anfragen zu prüfen, 3) reduzierte Notwendigkeit, persönliche Mittel zu verwenden und Rückerstattung anzufordern.,

So fordern Sie eine Unternehmens-oder Pcard an

Alle Mitarbeiter, die im Auftrag des Colleges Geschäfte tätigen oder Einkäufe tätigen, werden aufgefordert, eine von Vassar ausgestellte Kreditkarte anzufordern. Eine Unternehmenskarte (C-Card) sollte für einen Mitarbeiter angefordert werden, der im Auftrag des Colleges reist oder andere Geschäfte tätigt, und eine Einkaufskarte (P-Card) sollte angefordert werden, wenn der Mitarbeiter für Zahlungen für Waren und Dienstleistungen verantwortlich ist, die im Namen des Colleges gekauft wurden. Bitte beachten Sie, dass persönliche Ausgaben nicht mit vom College ausgestellten Kreditkarten bezahlt werden dürfen., Jeder Übertreter unterliegt Disziplinarmaßnahmen.

Um einen Kreditkartenantrag anzufordern, wenden Sie sich an die Beschaffungsabteilung unter [email protected]. Senden Sie das ausgefüllte Formular einschließlich der Zustimmung Ihres Vorgesetzten an [email protected]

Bitte beachten Sie:

  • Karten werden im Namen des Mitarbeiters ausgestellt und vom College bezahlt, die Aufbewahrung der Karte liegt jedoch in der Verantwortung des Karteninhabers.
  • Das Teilen der Karte ist verboten, auch zwischen Mitgliedern derselben Abteilung oder Abteilung des Kollegiums.,
  • Transaktions – und Monatslimits werden von Ihrem Vorgesetzten/Stuhl autorisiert.

Von Karteninhabern und ihren Vorgesetzten wird erwartet, dass sie sich an die in dieser Richtlinie festgelegten Richtlinien halten. Jeder Verstoß unterliegt Disziplinarmaßnahmen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf den Widerruf von Kreditkarten und/oder die Verpflichtung, das College für nicht autorisierte Gebühren zu erstatten.

Bitte beachten Sie die folgenden Richtlinien, Verantwortlichkeiten und Erwartungen.,

Verantwortlichkeiten des Karteninhabers: Checkliste des Karteninhabers und Checkliste des Kostenmanagers

  • Karteninhaber müssen eine vorherige Genehmigung für Ausgaben einholen, die im Namen des Colleges anfallen und mit einer Vassar-Kreditkarte bezahlt werden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Reise-und Unterkunftsunterkünfte, Konferenzregistrierung, Berufslizenz-und Mitgliedschaftsabonnements, jährliche Gebühren usw.
  • Karteninhaber müssen für jeden Kauf eine aufgeschlüsselte Quittung erhalten., Karteninhaber sollten dies beim Kauf von Mahlzeiten besonders beachten, da einige Restaurants nur die zusammenfassende Quittung mit der Summe und dem Trinkgeld zurückgeben. In diesem Fall muss eine detaillierte Quittung angefordert und aufbewahrt werden, in der die gekauften Mahlzeiten und Getränke aufgeführt sind.
  • Alle aufgeschlüsselten Quittungen müssen der Ausgabenberichtszeile oder der P-Card-Verifikationstransaktion in Workday beigefügt werden., Die Einnahmen sind notwendig, um die Ausgaben und die Unterstützungsfähigkeit des Kollegiums, des Gebers, der anderen Finanzierungsagentur und des IRS zu belegen, und werden bei Bedarf von den externen Rechnungsprüfern des Kollegiums oder einer anderen Regierungsbehörde zur Überprüfung zur Verfügung gestellt.
  • Für den Fall, dass eine Quittung verloren geht, müssen Karteninhaber eine fehlende Quittungsbestätigung ausfüllen und an ihre P-Card-Verifizierungs-oder Spesenabrechnung Transaktionszeile anhängen.
  • Alle Karteninhaber müssen ihre Pcard-Gebühren überprüfen oder Spesenabrechnungen für ihre C-Card-Gebühren erstellen, auch wenn es sich bei der Transaktion um eine Gutschrift (Rückerstattung) oder einen Betrug handelt., Diese Transaktionen werden innerhalb weniger Tage nach dem Kauf am Arbeitstag angezeigt. Alle entsprechenden Unterlagen (wie oben erwähnt) müssen der Transaktion beigefügt werden, und die korrekten Budgetinformationen (Finanzierungsquelle) müssen enthalten sein., Weitere Informationen zu allen Workday-Verfahren finden Sie auf der Workday-Info-Website unter: https://workdayinfo.vassar.edu
  • Nach den IRS-Richtlinien sind qualifizierte Reise-und Unterhaltungskosten für den Arbeitnehmer nicht steuerpflichtig, solange der Arbeitnehmer die erforderlichen Schritte zur Begründung der Kosten innerhalb eines angemessenen Zeitraums gemäß dem „Rechenschaftsplan“ des Arbeitgebers durchführt. Vassars Rechenschaftsplan hat 60 Tage ab dem Datum der Transaktion als angemessenen Zeitrahmen festgelegt.,

Während wir Mitarbeiter auffordern, Kreditkartentransaktionen innerhalb von 14 Tagen abzuwickeln, führt das Versäumnis, innerhalb von 60 Tagen nach dem Datum der Transaktion eine vollständig ausgefüllte Spesenabrechnung oder Kaufkartenüberprüfung einschließlich aller erforderlichen Unterlagen vorzulegen, dazu, dass die Ausgaben für den Mitarbeiter gemäß den IRS-Vorschriften als steuerpflichtig gelten. Unter diesen Umständen meldet das College dem IRS steuerpflichtige Beträge, und der Mitarbeiter ist für die Zahlung der anfallenden Steuern verantwortlich. Die strikte Einhaltung dieser Richtlinie wird befolgt.,

  • Alle Kreditkartenaktivitäten, Spesenabrechnungen und Überprüfungen für alle Karteninhaber werden jeden Monat von Card Integrity, einem unabhängigen Drittanbieter, geprüft, der Transaktionen auf Angemessenheit und Zulässigkeit überprüft, um sicherzustellen, dass Karteninhaber die in dieser Richtlinie festgelegten Richtlinien befolgen. Ein Bericht über ihre Ergebnisse wird erstellt und an jeden leitenden Beamten am Ende ihrer Prüfung verteilt.,

Beschaffungsrichtlinien:

  • Das Kreditkartenprogramm ist für Vassar College Business bestimmt, daher dürfen Vassar ausgestellte Kreditkarten nicht für persönliche Ausgaben verwendet werden. Wenn ein Karteninhaber versehentlich seine Vassar-Kreditkarte für persönliche Ausgaben verwendet, sollte er seinen Manager benachrichtigen und sich an die Einkaufsabteilung wenden, um dem College die Kosten zu erstatten. Die Dokumentation der Erstattung sollte der Transaktion am Arbeitstag beigefügt werden.,
  • Vassar ist in NY, NJ, TX und FL von der Umsatzsteuer befreit, und als solcher sollte der Karteninhaber den Verkäufer informieren und verlangen, dass die Umsatzsteuer von allen in diesen Staaten getätigten Einkäufen gestrichen wird. Vassars New York Tax Exempt ID erscheint auf dem Gesicht der Kreditkarte, direkt unter dem Namen des Karteninhabers und sollte dem Verkäufer für seine Dokumentation zur Verfügung gestellt werden. Vassar ist in der Lage, die Kaufkraft des Colleges zu maximieren, indem er den befreiten Status des Colleges nutzt und keine Umsatzsteuer auf Einkäufe in diesen Staaten zahlt., Darüber hinaus gibt es Fälle, in denen Hotels, Fluggesellschaften und andere Veranstaltungsorte den steuerbefreite Status des Colleges auch in anderen Staaten ehren, wenn der Mitarbeiter fragt.
  • Für detailliertere Informationen überprüfen Sie bitte und stellen Sie sicher, dass Sie die Richtlinien in der Reise-und Unterhaltungspolitik (Einfügerichtlinie) verstehen, bevor Sie Reise-und Unterhaltungskäufe auf Ihrer Karte tätigen.
  • Verlorene Kreditkarten und betrügerische Aktivitäten müssen JPMorgan Chase unter 800-316-6056 gemeldet werden. Einmal berichtet, beraten sie bitte Kauf.,

Bestimmte Einkäufe sind im Allgemeinen verboten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

  • Geschenkkarten – Geschenkkarten gelten als steuerpflichtiges Einkommen für den Empfänger und werden unter bestimmten Umständen als zusätzliche Entschädigung angesehen, wenn sie an reguläre oder studentische Angestellte gezahlt werden. In dem ungewöhnlichen Fall, dass der Kauf von Geschenkkarten von einem leitenden Angestellten genehmigt wird, müssen sich die Karteninhaber an die Buchhaltung wenden, um den Kauf und den geeigneten Prozess zu besprechen, der zur Erfassung der erforderlichen Steuerinformationen und Belege erforderlich ist.,
  • Bulk Alcohol Käufe-Bulk-Käufe von Alkohol (dh Alkoholkäufe über den zulässigen Betrag mit einer Geschäftsessen, wie in der Reise-und Entertainment-Politik des College erwähnt) sind ohne vorherige schriftliche Genehmigung eines leitenden Angestellten für College gesponserte Veranstaltungen verboten, in diesem Fall kann nicht mit einer Vassar ausgestellt Kreditkarte bezahlt werden. Wenn das College eine Veranstaltung veranstaltet, bei der Alkohol serviert wird, muss ein seriöser Caterer von Drittanbietern, der eine gültige Alkohollizenz besitzt, für jeden Alkoholservice eingestellt werden., Die Verteilung oder Dienstleistung durch einen College-Mitarbeiter setzt das College und den Mitarbeiter erheblichen rechtlichen und finanziellen Risiken aus und ist strengstens untersagt. Verstöße werden disziplinarrechtlich verfolgt. Bitte beachten Sie die Reise-und Unterhaltungsrichtlinien für Richtlinien im Zusammenhang mit Alkoholkäufen.
  • Gemeinnützige Beiträge-der gemeinnützige Status von Vassar ist spezifisch für die Erfüllung der Mission des Kollegiums. Die Vorschriften verbieten es Vassar, Beiträge zu anderen gemeinnützigen Einrichtungen zu leisten, die sich außerhalb von Vassars Mission befinden., Beiträge an solche Organisationen könnten den gemeinnützigen Status des Colleges gefährden.
  • Gefährliche Chemikalien und radioaktive Stoffe – Der Kauf dieser Materialien erfordert neben dem Senior Officer des Karteninhabers eine Vorabgenehmigung durch den Direktor für Umweltgesundheit und-sicherheit. Es gibt strenge Bundesvorschriften für solche Einkäufe.
  • Politische Beiträge-Beiträge zu politischen Kandidaten und politischen Parteien sind für 501(c)3-Organisationen strengstens verboten. Beiträge zu leisten, würde Vassars Gemeinnützigkeit gefährden., Das Bezahlen eines Tellers oder Tisches bei einem politischen Abendessen oder einem ähnlichen Engagement wird als Beitrag angesehen, wenn die Kosten für das Abendessen niedriger sind als der gezahlte Betrag, Daher ist es auch verboten.,
  • Verschreibungspflichtige Medikamente
  • Geschenke oder Blumen für einzelne Mitarbeiter zu Feierlichkeiten oder Beileid
  • Geschenke oder Preise an Studenten, es sei denn, es gibt einen programmatischen Zweck
  • Reiseversicherung
  • IT – Hardware und-software-Der Kauf von IT-Hardware, – Software und anderen Dienstleistungen erfordert neben der leitenden Angestellten des Karteninhabers eine vorherige Genehmigung durch den Chief Information Officer, um die Kompatibilität mit bestehenden Systemen sowie die Vereinbarung über zukünftige Ersatzanforderungen sicherzustellen.,
  • Barvorschüsse
  • Bußgelder für Verkehrs-und/oder Parkverstöße und Abschleppen
  • Reparaturen an persönlichen Fahrzeugen, wenn sie für College-Reisen verwendet werden
  • Benzinkäufe, wenn die Kilometerleistung erstattet wird
  • Feierliche Veranstaltungen, bei denen kein Geschäftszweck besteht, einschließlich Geburtstage von Mitarbeitern oder Studenten, Baby-oder Hochzeitsduschen oder Geschenke. Für den jährlichen Bürourlaub oder die Funktion zum Jahresende kann ein Nennbetrag (insgesamt 15 USD pro Person können als Leitfaden verwendet werden) durch ein Abteilungsbudget gedeckt sein, muss jedoch im Voraus vom zuständigen leitenden Angestellten genehmigt werden.,
  • Persönliche Unterhaltungskosten (Filme, Spa-Besuche, Golfausflüge, optionale Konferenzaktivitäten, die nicht in der allgemeinen Konferenzgebühr enthalten sind)

Jede Ausnahme von diesen Verboten erfordert die vorherige Genehmigung des entsprechenden leitenden Angestellten und in einigen Fällen von externen Behörden wie Finanzierungsinstitutionen, Rechtsberatern oder unabhängigen Wirtschaftsprüfern.

Kontakt Beschaffung ([email protected]) wenn Sie Fragen zur Zulässigkeit eines bestimmten Kaufs oder zu dieser Richtlinie haben.,

Betrügerische Verwendung der Kreditkarte

Der Begriff „betrügerische Verwendung“ bezieht sich auf die Verwendung der Karte mit einem absichtlich geplanten Zweck und der Absicht zu täuschen und dadurch einen unrechtmäßigen Vorteil für sich selbst oder andere zu erlangen. Zusätzlich zu dem College, das vom Karteninhaber eine Rückerstattung erhält, können bei betrügerischer Verwendung der Karte alle oder alle der folgenden Aktionen auftreten:

  • Sofortige Aussetzung der Kartenprivilegien.
  • Entfernung der Einkaufsbehörde des Karteninhabers.
  • Formelle Disziplinarmaßnahmen, die zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses führen können.,
  • Alle Handlungen, die vom College als angemessen erachtet werden, einschließlich strafrechtlicher Verfolgung.