din chef, vice President för det, har bett dig att förbereda en viktig presentation för ett kritiskt möte. VD och alla amerikanska VPs kommer att vara närvarande och du känner dig hedrad, du vet ämnet väl, även om du är lite förvånad över att bli vald., Men då börjar ditt sinne racing … du har bara några dagar att sätta presentationen tillsammans, din arbetsbelastning är redan hög, du har ett antal andra ”brådskande” uppgifter på din att göra-lista, och dina föräldrar anländer för att stanna i en vecka i morgon. Du känner dig orolig, du kämpar för att koncentrera dig, du börjar undra om han testar dig? ”Visa att du kan leverera under press, Jayne!”Bedragare syndrom börjar krypa in…” kan jag göra detta? Inte säker på att jag kan?”
Vi har alla varit där, eller åtminstone i en liknande stressig situation.,
Tidstressorer är den mest genomgripande källan till tryck och stress på arbetsplatsen, och de händer som ett resultat av att ha för mycket att göra, på för lite tid. Kampen med prioritering är verklig!
hur kan du hantera denna stress och framgångsrikt leverera vad som betyder mest?
det första steget är att dechiffrera dina prioriteringar. Den brådskande vs viktiga matrisen hjälper dig att granska dina prioriteringar och bestämma vilka aktiviteter som är viktiga och som i huvudsak är distraktioner eller kan vänta.,
”så ofta i våra hektiska dagar tar vi hand om saker för att få bort dem från vår tallrik. Det är ofta undermedvetna och förmodligen en instinkt, överlevnadstaktik som vi försöker hålla koll på saker på jobbet. Utmaningen med det tillvägagångssättet är det som vi deltar i kanske inte är det mest effektiva – vi behöver en enkel strategi för att hjälpa oss att sluta, tänka och prioritera.,”säger Jenkins, Churchill Leadership Groups VD och Executive Coach
i denna Churchill-artikel tittar vi på hur du kan använda den brådskande vs viktiga matrisen för att hantera tid och din ”att göra” – lista effektivt. Utmärkt tid (och energi) förvaltning innebär att vara effektiv och effektiv. För att uppnå dina mål måste du spendera tid på saker som är viktiga och inte bara brådskande., För att minimera stressen för många snäva tidsfrister är det viktigt att förstå denna skillnad:
- viktiga aktiviteter har ett resultat som leder till att dina mål uppnås (professionell eller personlig).
- brådskande aktiviteter som kräver omedelbar uppmärksamhet och är ofta förknippade med att uppnå någon annans mål.
tyvärr är brådskande aktiviteter ofta de aktiviteter vi koncentrerar vår tid på; de kräver uppmärksamhet eftersom konsekvenserna av att inte hantera dem är omedelbara.,
denna brådskande vs viktig matris har tillskrivits den tidigare amerikanska presidenten Eisenhower samt refereras av Stephen Covey. ”Det som är viktigt är sällan brådskande och det som är brådskande är sällan viktigt”, sammanfattar konceptet perfekt. Denna Eisenhower princip är hur Eisenhower organiserade sina uppgifter och Covey förde idén i mainstream i sina 7 vanor mycket effektiva människor.
hur man använder brådskande vs viktigt Matrix verktyg
matrisen är ett kraftfullt men ändå enkelt sätt att tänka på prioriteringar., Enkelt är viktigt för att det ska vara repeterbart och inte lägga till mer komplexitet till din redan överväldigande att göra-lista! Det hjälper dig att övervinna den naturliga tendensen att fokusera på brådskande aktiviteter, så att du kan rensa tillräckligt med tid för att fokusera på vad som är viktigt för dig. Så här flyttar du från ”brandbekämpning” till en position där du kan växa ditt företag/karriär. Så här fungerar det: matrisen kan ritas (figur 1) med dimensionerna av viktiga och brådskande.,
Följ stegen nedan för att använda matrisen för att prioritera dina aktiviteter:
- har dina smarta mål definierade, med sin tidsram (dvs är de dina smarta mål för kvartalets år etc.). Skriv ner dem framför dig. Dessa hjälper dig att prioritera dina aktiviteter.
- sedan separat lista alla aktiviteter och projekt som du känner att du måste göra. Inkludera allt som tar upp din tid på jobbet, men oviktigt. Om du använder ”att göra” listor bör du ha denna information redan.,
- på en skala av 1-5 (5 är mycket viktigt) tilldela betydelse för varje aktivitet. Kom ihåg att det här är ett mått på hur viktigt aktiviteten är för att hjälpa dig att uppfylla dina smarta mål. Dina mål bör vara din ledstjärna.
- utvärdera varje aktivitet brådskande (1-5, baserat på tidsramen för dina mål dvs år eller kvartal etc). Rita sedan varje aktivitet på matrisen enligt de värden som du har gett den.
- studera nu matrisen med hjälp av de strategier som beskrivs nedan för att schemalägga dina prioriteringar (kanske i din kalender) och organisera din tid.,
Figur 1
