uw baas, Vice President van IT, heeft u gevraagd een belangrijke presentatie voor te bereiden voor een kritische vergadering. De CEO en alle Amerikaanse VP ‘ s zullen aanwezig zijn en je voelt je vereerd, je kent het onderwerp goed, hoewel je een beetje verrast bent om gekozen te worden., Maar dan begint je geest te racen… je hebt maar een paar dagen om de presentatie samen te stellen, je werkdruk is al hoog, je hebt een aantal andere “dringende” taken op je to-do lijst, en je ouders arriveren morgen om een week te blijven. Je voelt je angstig, je moeite om je te concentreren, je begint je af te vragen of hij je test? “Laat me zien dat je onder druk kunt leveren, Jayne!”Bedriegstersyndroom begint binnen te sluipen …” kan ik dit doen? Weet je niet zeker of ik dat kan?”
We zijn er allemaal geweest, of in ieder geval in een vergelijkbare stressvolle situatie.,
Tijdstressoren zijn de meest alomtegenwoordige bron van druk en stress op de werkplek, en ze gebeuren als gevolg van het hebben van te veel te doen, in te weinig tijd. De strijd met prioritering is echt!
Hoe kunt u deze stress beheren en met succes leveren wat het belangrijkst is?
de eerste stap is het ontcijferen van uw prioriteiten. De Urgent vs Important Matrix helpt u uw prioriteiten te herzien en te bepalen welke activiteiten belangrijk zijn en welke in wezen afleidingen zijn of kunnen wachten.,
” zo vaak in onze drukke dagen besteden we aandacht aan dingen om ze van ons bord te krijgen. Het is vaak onbewust en waarschijnlijk een instinct, overlevingstactiek als we proberen om op de top van de dingen aan het werk te houden. De uitdaging voor die aanpak is de dingen die we bijwonen misschien niet de meest impactvolle – we hebben een eenvoudige strategie nodig om ons te helpen om te stoppen, na te denken en prioriteiten te stellen.,”zegt Jenkins, Churchill Leadership Group’ s CEO en Executive Coach
in dit Churchill artikel zullen we kijken hoe je de Urgent vs belangrijke Matrix kunt gebruiken om tijd en je” to-do ” lijst effectief te beheren. Uitstekend tijd (en energie) management betekent effectief en efficiënt zijn. Om je doelen te bereiken moet je tijd besteden aan dingen die belangrijk zijn en niet alleen dringend., Om de stress van te veel strakke deadlines te minimaliseren, is het belangrijk om dit onderscheid te begrijpen:
- belangrijke activiteiten hebben een resultaat dat leidt tot het bereiken van uw doelen (professioneel of persoonlijk).
- dringende activiteiten die onmiddellijke aandacht vereisen en die vaak worden geassocieerd met het bereiken van de doelen van iemand anders.helaas zijn dringende activiteiten vaak de activiteiten waarop we onze tijd concentreren; ze vereisen aandacht omdat de gevolgen van het niet behandelen ervan onmiddellijk zijn.,
deze urgente vs belangrijke matrix is toegeschreven aan de voormalige President van de VS Eisenhower, evenals verwezen door Stephen Covey. “Wat belangrijk is, is zelden urgent en wat dringend is, is zelden belangrijk”, vat het concept perfect samen. Dit Eisenhower principe is hoe Eisenhower zijn taken organiseerde en Covey bracht het idee in de mainstream in zijn 7 gewoonten van zeer effectieve mensen.
Hoe gebruik je het gereedschap Urgent Versus Important Matrix
de matrix is een krachtige maar eenvoudige manier van denken over prioriteiten., Eenvoudig is belangrijk om het te herhalen en niet meer complexiteit toe te voegen aan uw toch al overweldigende to-do lijst! Het helpt u de natuurlijke neiging om zich te concentreren op dringende activiteiten te overwinnen, zodat u genoeg tijd kunt vrijmaken om zich te concentreren op wat belangrijk voor u is. Dit is de manier waarop u van “brandbestrijding” naar een positie waar u kunt groeien uw bedrijf/carrière. Zo werkt het: de matrix kan getekend worden (figuur 1) met de dimensies belangrijk en Urgent.,
Volg de onderstaande stappen om de matrix te gebruiken om prioriteit te geven aan uw activiteiten:
- laat uw slimme doelen definiëren, met hun tijdschema (dat wil zeggen zijn ze uw slimme doelen voor het jaar van het kwartaal enz.). Laat ze voor je neerschrijven. Deze zullen u helpen prioriteren uw activiteiten.
- geef dan afzonderlijk een lijst van alle activiteiten en projecten die u denkt te moeten doen. Inclusief alles wat je tijd op het werk kost, hoe onbelangrijk ook. Als u” to-do ” lijsten gebruikt, moet u deze informatie al hebben.,
- op een schaal van 1-5 (5 is zeer belangrijk) wijs belang toe aan elke activiteit. Vergeet niet dat dit een maat is voor hoe belangrijk de activiteit is om u te helpen uw slimme doelen te bereiken. Je doelen moeten je leidend licht zijn.
- Evalueer de urgentie van elke activiteit (1-5, gebaseerd op het tijdsbestek van uw doelen dat wil zeggen het jaar of kwartaal, enz.). Plot vervolgens elke activiteit op de matrix volgens de waarden die je hebt gegeven.
- bestudeer nu de matrix met behulp van de hieronder beschreven strategieën om uw prioriteiten te plannen (misschien in uw agenda) en uw tijd te organiseren.,
figuur 1
