seu chefe, Vice-Presidente dele, pediu-lhe para preparar uma apresentação importante para uma reunião crítica. O CEO e todos nós VPs estarão presentes e você se sente honrado, você conhece bem o assunto, embora você esteja um pouco surpreso de ser escolhido., Mas então sua mente começa a correr … você só tem alguns dias para montar a apresentação, sua carga de trabalho já é alta, você tem uma série de outras tarefas “urgentes” em sua lista de tarefas a fazer, e seus pais estão chegando para ficar por uma semana amanhã. Sente-se ansioso, luta para se concentrar, e começa a perguntar-se se ele está a testá-lo? “Mostra – me que consegues fazer entregas sob pressão, Jayne!”Síndrome impostora começa a aparecer …” posso fazer isto? Não tenho a certeza se consigo?”

todos nós estivemos lá, ou pelo menos em uma situação estressante semelhante.,os factores de stress do tempo são a fonte mais difundida de pressão e stress no local de trabalho, e ocorrem como resultado de ter muito a fazer, em muito pouco tempo. A luta com a priorização é real!

como você pode gerenciar este estresse, e entregar com sucesso o que mais importa?

o primeiro passo é decifrar as suas prioridades. A matriz urgente vs importante ajuda você a rever suas prioridades e determinar quais atividades são importantes e quais são, essencialmente, distrações ou podem esperar.,

“tantas vezes em nossos dias ocupados nós atendemos às coisas para tirá-las do nosso prato. Muitas vezes é subconsciente e provavelmente um instinto, tática de sobrevivência enquanto tentamos manter as coisas no trabalho. O desafio para essa abordagem é o que nós atendemos pode não ser o mais impactante – precisamos de uma estratégia fácil para nos ajudar a parar, pensar e priorizar.,”says Jenkins, Churchill Leadership Group’s CEO and Executive Coach

neste artigo de Churchill, vamos olhar para como você pode usar a matriz urgente vs importante para gerir o tempo e sua lista de tarefas de forma eficaz. Excelente gestão de tempo (e energia) significa ser eficaz e eficiente. Para alcançar seus objetivos você deve gastar tempo em coisas que são importantes e não apenas urgentes., Para minimizar o estresse de prazos muito apertados, é importante entender esta distinção:

  • as atividades importantes têm um resultado que leva à realização de seus objetivos (profissionais ou pessoais).actividades urgentes que exigem atenção imediata e estão frequentemente associadas à consecução dos objectivos de outra pessoa.infelizmente, as atividades urgentes são muitas vezes as atividades em que concentramos nosso tempo; elas exigem atenção porque as consequências de não lidar com elas são imediatas.,esta matriz urgente vs importante foi atribuída ao ex-presidente dos EUA, Eisenhower, bem como referenciada por Stephen Covey. “O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”, resume perfeitamente o conceito. Este princípio de Eisenhower é como Eisenhower organizou suas tarefas e Covey trouxe a idéia para o mainstream em seus 7 Hábitos de Pessoas Altamente Eficazes.

    como usar a Ferramenta de matriz urgente vs importante

    a matriz é uma forma poderosa mas simples de pensar sobre prioridades., Simple é importante para que ele seja repetível e não adicionar mais complexidade à sua já esmagadora lista de Tarefas! Ela ajuda você a superar a tendência natural de se concentrar em atividades urgentes, para que você possa ter tempo suficiente para se concentrar no que é importante para você. Esta é a forma como você se move de “combate a incêndios” para uma posição onde você pode crescer seu negócio/carreira. Aqui está como funciona: a matriz pode ser desenhada (Figura 1) com as dimensões de importante e urgente.,

    siga os passos abaixo para usar a matriz para priorizar suas atividades:

    1. tenha seus objetivos inteligentes definidos, com o seu calendário (ou seja, eles são seus objetivos inteligentes para o ano do trimestre, etc.). Escreva-os à sua frente. Estes irão ajudá-lo a priorizar suas atividades.
    2. em seguida, lista separadamente todas as atividades e projetos que você sente que você tem que fazer. Inclua tudo o que ocupa o seu tempo no trabalho, por muito pouco importante que seja. Se você usar listas de itens por-fazer você já deve ter esta informação.,
    3. em uma escala de 1-5 (5 é altamente importante) atribuir importância a cada atividade. Lembre-se, esta é uma medida de como a atividade é importante para ajudá-lo a cumprir seus objetivos inteligentes. Os vossos objectivos devem ser a vossa luz guia.
    4. avalie a urgência de cada atividade (1-5, com base no período de tempo de seus objetivos, ou seja, o ano ou trimestre, etc). Em seguida, plote cada atividade na matriz de acordo com os valores que você lhe deu.
    5. agora estude a matriz usando as estratégias descritas abaixo para agendar suas prioridades (talvez em seu calendário) e organizar seu tempo.,

    Figura 1