twój szef, wiceprezes IT, poprosił Cię o przygotowanie ważnej prezentacji na ważne spotkanie. Prezes i wszyscy VPs z USA będą obecni i czujesz się zaszczycony, dobrze znasz temat, chociaż jesteś trochę zaskoczony, że zostałeś wybrany., Ale wtedy twój umysł zaczyna się ścigać… masz tylko kilka dni na złożenie prezentacji, twoje obciążenie pracą jest już wysokie, masz wiele innych „pilnych” zadań na liście zadań, a twoi rodzice przyjeżdżają jutro na tydzień. Czujesz niepokój, zmagasz się z koncentracją, zaczynasz się zastanawiać, czy on cię testuje? „Pokaż mi, że potrafisz dostarczać pod presją, Jayne!”Syndrom oszusta zaczyna się wkradać …” mogę to zrobić? Nie jestem pewien?”

wszyscy tam byliśmy, a przynajmniej w podobnej stresującej sytuacji.,

stresory czasowe są najbardziej wszechobecnym źródłem presji i stresu w miejscu pracy, a zdarzają się w wyniku posiadania zbyt wiele do zrobienia, w zbyt krótkim czasie. Walka z ustalaniem priorytetów jest prawdziwa!

Jak radzić sobie z tym stresem i skutecznie dostarczać to, co najważniejsze?

pierwszym krokiem jest rozszyfrowanie priorytetów. Matryca pilne vs ważne pomaga przejrzeć priorytety i określić, które działania są ważne, a które są zasadniczo rozpraszające lub mogą czekać.,

„tak często w naszych pracowitych dniach zajmujemy się rzeczami, aby pozbyć się ich z naszego talerza. Często jest to podświadomość i prawdopodobnie instynkt, taktyka przetrwania, jak staramy się utrzymać na górze rzeczy w pracy. Wyzwaniem dla tego podejścia jest to, że to, co robimy, może nie mieć większego wpływu – potrzebujemy łatwej strategii, która pomoże nam zatrzymać się, pomyśleć i ustalić priorytety.,”mówi Jenkins, Dyrektor Generalny Churchill Leadership Group i trener wykonawczy

w tym artykule Churchill przyjrzymy się, w jaki sposób można wykorzystać matrycę pilnych kontra ważnych do efektywnego zarządzania czasem i listą zadań. Doskonałe zarządzanie czasem (i energią) oznacza bycie skutecznym i wydajnym. Aby osiągnąć swoje cele, musisz poświęcić czas na rzeczy, które są ważne, a nie tylko pilne., Aby zminimalizować stres związany ze zbyt wieloma napiętymi terminami, ważne jest, aby zrozumieć tę różnicę:

  • ważne działania mają efekt, który prowadzi do osiągnięcia twoich celów (zawodowych lub osobistych).
  • pilne działania, które wymagają natychmiastowej uwagi i często są związane z osiąganiem cudzych celów.

Niestety, pilne czynności to często czynności, na których koncentrujemy nasz czas; wymagają uwagi, ponieważ konsekwencje nie radzenia sobie z nimi są natychmiastowe.,

ta pilna i ważna matryca została przypisana byłemu prezydentowi USA Eisenhowerowi, a także Stephenowi Covey ' owi. „To, co ważne, rzadko jest pilne, a to, co pilne, rzadko jest ważne” – podsumowuje ideę doskonale. Ta zasada Eisenhowera polega na tym, jak Eisenhower zorganizował swoje zadania, a Covey wprowadził ideę do głównego nurtu w swoich 7 nawykach wysoce skutecznych ludzi.

Jak korzystać z narzędzia Matryca Urgent vs Important

matryca jest potężnym, ale prostym sposobem myślenia o priorytetach., Proste jest ważne, aby było powtarzalne i nie dodawać większej złożoności do już przytłaczającej listy zadań! Pomaga przezwyciężyć naturalną tendencję do skupiania się na pilnych czynnościach, dzięki czemu możesz mieć wystarczająco dużo czasu, aby skupić się na tym, co jest dla Ciebie ważne. W ten sposób przechodzisz od „gaszenia pożarów”do pozycji, w której możesz rozwijać swój biznes/karierę. Oto jak to działa: matrycę można narysować (rysunek 1) o wymiarach ważnych i pilnych.,

postępuj zgodnie z poniższymi krokami, aby użyć macierzy do ustalenia priorytetów swoich działań:

  1. zdefiniuj swoje inteligentne cele wraz z ich ramami czasowymi (tj.). Zapisz je przy sobie. Pomogą Ci one ustalić priorytety Twoich działań.
  2. następnie osobno wymień wszystkie działania i projekty, które uważasz, że musisz zrobić. Dołącz wszystko, co zajmuje twój czas w pracy, jakkolwiek nieistotne. Jeśli korzystasz z list zadań, powinieneś mieć już te informacje.,
  3. w skali 1-5 (5 jest bardzo ważne) przypisuj znaczenie każdej aktywności. Pamiętaj, że jest to miara tego, jak ważna jest aktywność w pomaganiu w osiąganiu inteligentnych celów. Twoje cele powinny być twoim przewodnim światłem.
  4. Oceń pilność każdego działania (1-5, w oparciu o ramy czasowe Twoich celów, tj. rok lub kwartał itp.). Następnie narysuj każdą aktywność na macierzy zgodnie z podanymi wartościami.
  5. teraz przestudiuj macierz za pomocą strategii opisanych poniżej, aby zaplanować swoje priorytety (może w kalendarzu) i zorganizować swój czas.,

Rysunek 1