Il tuo capo, Vice Presidente dell’IT, ti ha chiesto di preparare una presentazione importante per un incontro critico. Il CEO e tutti noi VPS saranno presenti e si sente onorato, si conosce bene l’argomento, anche se si è un po ‘ sorpreso di essere scelto., Ma poi la tua mente inizia a correre… hai solo pochi giorni per mettere insieme la presentazione, il tuo carico di lavoro è già alto, hai una serie di altri compiti “urgenti” sulla tua lista di cose da fare, ei tuoi genitori stanno arrivando per rimanere per una settimana domani. Ti senti ansioso, fai fatica a concentrarti, inizi a chiederti se ti sta mettendo alla prova? “Mostrami che puoi consegnare sotto pressione, Jayne!”La sindrome dell’impostore inizia a insinuarsi in” Posso farlo? Non sono sicuro di poterlo fare?”
Siamo stati tutti lì, o almeno in una situazione stressante simile.,
I fattori di stress del tempo sono la fonte più pervasiva di pressione e stress sul posto di lavoro e si verificano come risultato di avere troppo da fare, in troppo poco tempo. La lotta con la priorità è reale!
Come puoi gestire questo stress e fornire con successo ciò che conta di più?
Il primo passo è decifrare le tue priorità. La matrice Urgente vs importante ti aiuta a rivedere le tue priorità e determinare quali attività sono importanti e quali sono, essenzialmente, distrazioni o possono aspettare.,
“Così spesso nelle nostre giornate impegnative ci occupiamo delle cose per toglierle dal nostro piatto. Spesso è subconscio e probabilmente un istinto, una tattica di sopravvivenza mentre cerchiamo di tenere le cose al lavoro. La sfida a questo approccio è che le cose a cui partecipiamo potrebbero non essere le più impattanti: abbiamo bisogno di una strategia facile per aiutarci a fermarci, pensare e dare priorità.,”dice Jenkins, CEO di Churchill Leadership Group e Executive Coach
In questo articolo di Churchill, vedremo come è possibile utilizzare la matrice Urgente vs importante per gestire il tempo e la vostra lista “to-do” in modo efficace. Eccellente gestione del tempo (ed energia) significa essere efficace ed efficiente. Per raggiungere i tuoi obiettivi devi dedicare del tempo a cose importanti e non solo urgenti., Per ridurre al minimo lo stress di troppe scadenze strette, è importante capire questa distinzione:
- Le attività IMPORTANTI hanno un risultato che porta al raggiungimento dei tuoi obiettivi (professionali o personali).
- Attività urgenti che richiedono attenzione immediata e sono spesso associate al raggiungimento degli obiettivi di qualcun altro.
Sfortunatamente, le attività urgenti sono spesso le attività su cui concentriamo il nostro tempo; richiedono attenzione perché le conseguenze di non affrontarle sono immediate.,
Questa matrice Urgente vs Importante è stata attribuita all’ex presidente degli Stati Uniti Eisenhower e referenziata da Stephen Covey. ” Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”, riassume perfettamente il concetto. Questo principio di Eisenhower è il modo in cui Eisenhower ha organizzato i suoi compiti e Covey ha portato l’idea nel mainstream nelle sue 7 abitudini di persone altamente efficaci.
Come utilizzare lo strumento Urgent vs Important Matrix
La matrice è un modo potente ma semplice di pensare alle priorità., Semplice è importante per essere ripetibile e non aggiungere più complessità alla vostra già schiacciante to-do list! Ti aiuta a superare la naturale tendenza a concentrarsi su attività urgenti, in modo da poter cancellare abbastanza tempo per concentrarsi su ciò che è importante per voi. Questo è il modo in cui si passa da “antincendio” a una posizione in cui è possibile far crescere il vostro business/carriera. Ecco come funziona: La matrice può essere disegnata (figura 1) con le dimensioni di Importante e Urgente.,
Segui i passaggi seguenti per utilizzare la matrice per dare priorità alle tue attività:
- Definisci i tuoi obiettivi INTELLIGENTI, con il loro lasso di tempo (cioè sono i tuoi obiettivi INTELLIGENTI per l’anno del trimestre, ecc.). Fateli scrivere davanti a voi. Questi ti aiuteranno a dare priorità alle tue attività.
- Quindi elenca separatamente tutte le attività e i progetti che ritieni di dover fare. Includi tutto ciò che occupa il tuo tempo al lavoro, per quanto non importante. Se si utilizzano le liste “to-do” si dovrebbe avere già queste informazioni.,
- Su una scala di 1-5 (5 è molto importante) assegnare importanza a ciascuna attività. Ricorda, questa è una misura di quanto sia importante l’attività per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi INTELLIGENTI. I tuoi obiettivi dovrebbero essere la tua luce guida.
- Valuta l’urgenza di ogni attività (1-5, in base al lasso di tempo dei tuoi obiettivi, ovvero l’anno o il trimestre, ecc.). Quindi traccia ogni attività sulla matrice in base ai valori che le hai dato.
- Ora studia la matrice usando le strategie descritte di seguito per pianificare le tue priorità (magari nel tuo calendario) e organizzare il tuo tempo.,
Figura 1
