Votre patron, Vice-Président de l’informatique, vous a demandé de préparer une présentation importante pour une réunion critique. Le PDG et tous les VPS américains seront présents et vous vous sentez honoré, vous connaissez bien le sujet, bien que vous soyez un peu surpris d’être choisi., Mais alors votre esprit commence à courir… vous n’avez que quelques jours pour préparer la présentation, votre charge de travail est déjà élevée, vous avez un certain nombre d’autres tâches « urgentes” sur votre liste de tâches, et vos parents arrivent pour rester une semaine demain. Vous vous sentez anxieux, vous avez du mal à vous concentrer, vous commencez à vous demander s’il vous teste? « Montrez-moi que vous pouvez livrer sous pression, Jayne! »Le syndrome de l’imposteur commence à s’infiltrer… » Puis-je le faire? Pas sûr que je puisse? »
Nous avons tous été là, ou du moins dans une situation stressante similaire.,
Les facteurs de stress liés au temps sont la source la plus répandue de pression et de stress sur le lieu de travail, et ils résultent d’avoir trop de choses à faire, en trop peu de temps. La lutte avec la hiérarchisation est réelle!
Comment pouvez-vous gérer ce stress et livrer avec succès ce qui compte le plus?
La première étape consiste à déchiffrer vos priorités. La matrice Urgent vs Important vous aide à revoir vos priorités et à déterminer quelles activités sont importantes et lesquelles sont, essentiellement, des distractions ou peuvent attendre.,
« Si souvent dans nos journées nous assister à des choses pour les obtenir hors de notre assiette. Il est souvent subconscient et probablement un instinct, tactique de survie que nous essayons de garder au-dessus des choses au travail. Le défi de cette approche est que les choses auxquelles nous assistons ne sont peut – être pas les plus percutantes-nous avons besoin d’une stratégie facile pour nous aider à arrêter, à réfléchir et à prioriser., »déclare Jenkins, PDG et coach exécutif de Churchill Leadership Group
Dans cet article de Churchill, nous verrons comment vous pouvez utiliser la matrice Urgent vs Important pour gérer efficacement le temps et votre liste de « tâches”. Une excellente gestion du temps (et de l’énergie) signifie être efficace et efficient. Pour atteindre vos objectifs, vous devez passer du temps sur des choses importantes et pas seulement urgentes., Pour minimiser le stress de trop nombreux délais serrés, il est important de comprendre cette distinction:
- Les activités importantes ont un résultat qui mène à la réalisation de vos objectifs (professionnels ou personnels).
- Activités urgentes qui exigent une attention immédiate et sont souvent associées à la réalisation des objectifs de quelqu’un d’autre.
Malheureusement, les activités urgentes sont souvent les activités sur lesquelles nous concentrons notre temps; elles exigent une attention car les conséquences de ne pas les traiter sont immédiates.,
Cette matrice Urgente vs Importante a été attribuée à l’ancien président américain Eisenhower ainsi que référencée par Stephen Covey. ” Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important », résume parfaitement le concept. Ce principe Eisenhower est la façon dont Eisenhower a organisé ses tâches et Covey a introduit l » idée dans le courant dominant dans ses 7 Habitudes de personnes très efficaces.
Comment utiliser l’outil Matrice Urgent vs Important
La matrice est un moyen puissant mais simple de penser aux priorités., Simple est important pour qu’il soit reproductible et ne pas ajouter plus de complexité à votre liste de tâches déjà écrasante! Il vous aide à surmonter la tendance naturelle à vous concentrer sur les activités urgentes, de sorte que vous pouvez dégager suffisamment de temps pour vous concentrer sur ce qui est important pour vous. C’est ainsi que vous passez de la « lutte contre l’incendie” à une position où vous pouvez développer votre entreprise/carrière. Voici comment cela fonctionne: La matrice peut être dessinée (figure 1) avec les dimensions de Important et Urgent.,
Suivez les étapes ci-dessous pour utiliser la matrice pour hiérarchiser vos activités:
- Définissez vos objectifs SMART, avec leur calendrier (c’est-à-dire sont-ils vos objectifs SMART pour l’année du trimestre, etc.). Avez écrit vers le bas en face de vous. Ceux-ci vous aideront à prioriser vos activités.
- Ensuite, énumérez séparément toutes les activités et projets que vous pensez devoir faire. Inclure tout ce qui prend votre temps au travail, mais sans importance. Si vous utilisez des listes de « tâches », vous devriez déjà avoir ces informations.,
- Sur une échelle de 1-5 (5 est très important) attribuer de l’importance à chaque activité. N’oubliez pas qu’il s’agit d’une mesure de l’importance de l’activité pour vous aider à atteindre vos objectifs SMART. Vos objectifs devraient être votre lumière directrice.
- Évaluez l’urgence de chaque activité (1-5, en fonction de la période de vos objectifs, c’est-à-dire l’année ou le trimestre, etc.). Ensuite, tracez chaque activité sur la matrice en fonction des valeurs que vous lui avez données.
- Étudiez maintenant la matrice en utilisant les stratégies décrites ci-dessous pour planifier vos priorités (peut-être dans votre calendrier) et organiser votre temps.,
la Figure 1
