Su Jefe, Vicepresidente de TI, le ha pedido que prepare una presentación importante para una reunión crítica. El CEO y todos los VPs de Estados Unidos estarán presentes y Te sentirás honrado, conocerás bien el tema, aunque te sorprendas un poco de ser elegido., Pero entonces tu mente comienza a correr only solo tienes unos pocos días para armar la presentación, tu carga de trabajo ya es alta, tienes una serie de otras tareas «urgentes» en tu lista de tareas pendientes, y tus padres están llegando para quedarse por una semana Mañana. Te sientes ansioso, luchas por concentrarte, empiezas a preguntarte si te está poniendo a prueba. «¡Muéstrame que puedes entregar bajo presión, Jayne!»El síndrome del impostor empieza a aparecer creep» ¿puedo hacer esto? ¿No estás seguro de que pueda?»
Todos hemos estado allí, o al menos en una situación estresante similar.,
los factores estresantes del tiempo son la fuente más generalizada de presión y estrés en el lugar de trabajo, y ocurren como resultado de tener demasiado que hacer, en muy poco tiempo. La lucha con la priorización es real!
¿cómo puede manejar este estrés y entregar con éxito lo que más importa?
el primer paso es descifrar tus prioridades. La matriz urgente vs importante le ayuda a revisar sus prioridades y determinar qué actividades son importantes y cuáles son, esencialmente, distracciones o pueden esperar.,
«Tan a menudo en nuestros días ocupados asistimos a las cosas que fuera de nuestro plato. A menudo es subconsciente y probablemente un instinto, táctica de supervivencia como tratamos de mantener en la cima de las cosas en el trabajo. El desafío a ese enfoque es que las cosas que atendemos pueden no ser las más impactantes: necesitamos una estrategia fácil que nos ayude a detenernos, pensar y priorizar.,»dice Jenkins, CEO y entrenador ejecutivo de Churchill Leadership Group
en este artículo de Churchill, veremos cómo puede usar la matriz urgente vs importante para administrar el tiempo y su lista de «tareas pendientes» de manera efectiva. Excelente gestión del tiempo (y la energía) significa ser eficaz y eficiente. Para lograr sus metas, debe dedicar tiempo a cosas que son importantes y no solo urgentes., Para minimizar el estrés de demasiados plazos ajustados, es importante entender esta distinción:
- Las actividades importantes tienen un resultado que conduce al logro de sus objetivos (profesionales o personales).
- ACTIVIDADES urgentes que requieren atención inmediata y que a menudo se asocian con el logro de los objetivos de otra persona.
desafortunadamente, las actividades urgentes son a menudo las actividades en las que concentramos nuestro tiempo; exigen atención porque las consecuencias de no tratarlas son inmediatas.,
esta matriz urgente vs importante ha sido atribuida al ex presidente estadounidense Eisenhower, así como referenciada por Stephen Covey. «Lo que es importante rara vez es urgente y lo que es urgente rara vez es importante», resume perfectamente el concepto. Este principio de Eisenhower es cómo Eisenhower organizó sus tareas y Covey trajo la idea a la corriente principal en sus 7 hábitos de personas altamente efectivas.
Cómo utilizar la herramienta matriz urgente vs importante
la matriz es una forma poderosa pero sencilla de pensar en las prioridades., Simple es importante para que sea repetible y no añadir más complejidad a su ya abrumadora lista de tareas pendientes! Te ayuda a superar la tendencia natural a enfocarte en actividades urgentes, para que puedas tener suficiente tiempo para enfocarte en lo que es importante para ti. Esta es la forma de pasar de «extinción de incendios» a una posición donde puede hacer crecer su negocio/carrera. Así es como funciona: la matriz se puede dibujar (figura 1) con las dimensiones de importante y urgente.,
siga los pasos a continuación para usar la matriz para priorizar sus actividades:
- tenga sus objetivos SMART definidos, con su marco de tiempo(es decir, son sus objetivos SMART para el año del trimestre, etc.). Escríbelos delante de ti. Esto le ayudará a priorizar sus actividades.
- Luego enumere por separado todas las actividades y proyectos que cree que tiene que hacer. Incluya todo lo que ocupa su tiempo en el trabajo, por poco importante que sea. Si usa listas de «tareas pendientes», ya debería tener esta información.,
- En una escala de 1-5 (5 es muy importante) asignar importancia a cada actividad. Recuerde, esta es una medida de lo importante que es la actividad para ayudarlo a alcanzar sus metas SMART. Sus metas deben ser su luz guía.
- evalúe la urgencia de cada actividad (1-5, basado en el marco de tiempo de sus objetivos, es decir, el año o trimestre, etc.). Luego, trace cada actividad en la matriz de acuerdo con los valores que le haya dado.
- Ahora estudie la matriz usando las estrategias descritas a continuación para programar sus prioridades (tal vez en su calendario) y organizar su tiempo.,
Figura 1.
