Electronic Data Interchange (EDI) este schimbul electronic de informații de afaceri folosind un format standardizat; un proces care permite unei companii să trimită informații unei alte companii în mod electronic, mai degrabă decât pe hârtie. Entitățile comerciale care desfășoară activități electronice sunt numite parteneri comerciali.multe documente de afaceri pot fi schimbate folosind EDI, dar cele mai frecvente două sunt comenzile de cumpărare și facturile., Cel puțin, EDI înlocuiește pregătirea și manipularea corespondenței asociate comunicării tradiționale de afaceri. Cu toate acestea, puterea reală a EDI este că standardizează informațiile comunicate în documentele de afaceri, ceea ce face posibil un schimb „fără hârtie”.

factura tradițională ilustrează ce poate însemna acest lucru. Majoritatea companiilor creează facturi folosind un sistem informatic, tipăresc o copie pe hârtie a facturii și o trimit prin poștă clientului. La primire, Clientul marchează frecvent factura și o introduce în propriul sistem informatic., Întregul proces nu este altceva decât transferul de informații de la computerul vânzătorului la computerul clientului. EDI face posibilă minimizarea sau chiar eliminarea pașilor manuali implicați în acest transfer.îmbunătățirile pe care le oferă EDI sunt semnificative și pot fi dramatice., De exemplu, ia în considerare diferența între hârtie tradiționale de ordine de cumpărare și omologul său electronic:

Un Document Tradițional Schimb de un Ordin de Cumpărare Un Document EDI Schimb de un Ordin de Cumpărare
Acest proces durează în mod normal între trei și cinci zile.acest proces are loc în mod normal peste noapte și poate dura mai puțin de o oră.,
  • cumpărătorul ia o decizie de cumpărare, creează comanda de achiziție și o imprimă.
  • cumpărătorul trimite comanda de cumpărare furnizorului.
  • Furnizorul primește comanda de achiziție și o introduce în sistemul de introducere a comenzii.
  • cumpărătorul apelează furnizorul pentru a determina dacă a fost primită comanda de achiziție sau poșta furnizorului cumpărătorul o confirmare a comenzii.
  • cumpărătorul ia o decizie de cumpărare, creează comanda de achiziție, dar nu o imprimă.,
  • EDI software creează o versiune electronică a comenzii de achiziție și o transmite automat furnizorului.
  • sistemul de introducere a Comenzii furnizorului primește comanda de achiziție și actualizează sistemul imediat după primire.
  • sistemul de introducere a Comenzii furnizorului creează o confirmare de primire și o transmite înapoi pentru a confirma primirea.,

Ordin de Cumpărare și Facturi prin ORISS

Transentric Online Rapidă de Facturare și de Furnizare de Soluții (ORISS) sistem pentru non EDI-compatibil Furnizorii le permite celor Furnizorii pentru a primi Ordinele de Cumpărare și trimite Facturi prin intermediul unui browser Web.