Home / Previous | Next

principiile scrierii clare

1. Scrieți în vocea activă. Vocea activă elimină confuzia forțându-vă să numițiactorul într-o propoziție. Această construcție face clar cititorului care este de a efectua datoria.
vocea pasivă face ca propozițiile să fie mai lungi și mai rotunde. Cine este responsabil este mult mai puțin evident. Passiveverbs au o formă de verb să fie Plus participiul trecut al unui verb principal.,

sunt este sunt a fost au fi a fost

plus

un verb principal, de obicei, se termină în „en” sau „ed”.

Exemple de verbe pasive:

  • a fost primit,
  • este considerat,
  • a fost selectat.

vocea pasivă inversează ordinea naturală, activă a propozițiilor în limba engleză. În următorul exemplu pasiv acoloreceptorul acțiunii vine în fața actorului.,

pasiv: regulamentul a fost scris de către redactor .
activ: redactorul a scris regulamentul .
construcțiile pasive sunt confuze atunci când sunt utilizate în reglementări. Propozițiile Active trebuie să aibă actori, dar pasiveoanele sunt complete fără ele.

materialul va fi livrat. de cine?
data de începere urmează să fie stabilită. de cine?
cifrele trebuie aprobate. de cine?,

punerea actorului înaintea verbului te obligă să fii clar despre responsabilitate.

  • mesagerul va livra materialul.
  • contractantul va decide data de începere.
  • administratorul trebuie să aprobe cifrele.

vocea pasivă este potrivită atunci când actorul este necunoscut, neimportant sau evident.Acest lucru nu se aplică de obicei în textul de reglementare.

  • obiectele mici sunt adesea furate.
  • cererile au fost trimise prin poștă.

2. Utilizați verbe de acțiune.,

pentru a Evita cuvinte de genul asta:

NU SPUNE SPUNE
să ia în considerare ia în considerare
se aplică se aplică
face plata plata
da de recunoaștere a recunoască
este în cauză cu preocupările

Acestea sunt numite „nominale” — substantive cu verbe interior. Ele sunt greu de citit și de a face propoziții mai lungi. Verbele de acțiune sunt mai scurte și mai directe.
3., Utilizați ” trebuie „în loc de”trebuie”.,

se impune o obligație de a acționa, dar pot fi confundate cu predicție de acțiune în viitor
va prezice acțiunile viitoare
trebuie impune obligația, indică o necesitate de a acționa
nu indică o interzicere
să deduce obligația, dar nu absolută necesitate
poate indică libertatea de a acționa

Pentru a impune o obligație legală, utilizați „trebuie să.,”
pentru a prezice acțiunile viitoare, utilizați ” voință.”
nu spune: guvernatorul o va aproba.
spune: guvernatorul trebuie să o aprobe.
sau: Guvernatorul o va aproba.
4. Fii direct. Discutați direct cu cititorii dvs. Utilizați starea de spirit imperativă. Regulamentele se pretează la acest stil, în specialproceduri, instrucțiuni de instrucțiuni și liste de sarcini.
directitatea evită vocea pasivă:
spune: semnează toate copiile.
spune: atașați o copie a W-2 la întoarcerea ta.
acest stil duce la proceduri care sunt mai scurte, mai clare și mai ușor de înțeles.
5. Folosește timpul prezent., O reglementare a efectului continuu vorbește din momentul în care îl aplicați, nu din momentul în care îl redactați sau când devine efectiv. Din acest motiv, ar trebui să elaborați reglementări în timpul prezent. Prin redactarea în timpul prezent, evitați formele verbale complicate și incomode.
nu spune: amenda pentru conducere fără permis va fi $10.00.
spune: amenda pentru conducere fără permis este de 10,00 USD.
6. Scrie pozitiv. Dacă puteți exprima cu exactitate o idee fie pozitiv, fie negativ, exprimați-o pozitiv.,
Nu spuneți: Guvernatorul nu poate numi alte persoane decât cele calificate de Agenția de gestionare a personalului.
spune: guvernatorul trebuie să numească o persoană calificată de Agenția de gestionare a personalului.
O declarație negativă poate fi clară. Folosește-l dacă avertizezi cititorul.
nu umbla
Nu fuma
, dar evita mai multe negative într-o singură propoziție.
nu spune: un proiect demonstrativ nu va fi aprobat decât dacă sunt îndeplinite toate cerințele aplicației.
spuneți: un proiect demonstrativ va fi aprobat numai dacă solicitantul îndeplinește toate cerințele.,
este mai bine să exprimi chiar și un negativ în formă pozitivă.

NU SPUNE SPUNE
nu necinstit
nu-mi amintesc uitat
nu acorde nici o atenție la ignorate
nu rămâne la întâlnire a plecat de la ședință
nu sunt conforme cu
sau
nu a reușit să respecte		 încălcat

7. Evitați utilizarea excepțiilor., Dacă este posibil, indicați o regulă sau o categorie direct, în loc să descrieți acea regulă sau categorie, precizând excepțiile acesteia.
nu spune: toate persoanele, cu excepția celor 18 ani sau mai mult trebuie…
spune: fiecare persoană sub 18 ani trebuie…
Cu toate acestea, puteți utiliza o excepție dacă evită o listă lungă și greoaie sau o descriere elaborată. Când utilizați o excepție, precizați mai întâi Regula sau categoria, apoi declarați excepția acesteia.
nu spune: Alabama, Alaska,… și Wyoming (o listă de 47 de state) trebuie rație…
spune: fiecare stat, cu excepția Texas, New Mexico, și Arizona trebuie rație…, (Rețineți că categoria „fiecare stat” este stabilită mai întâi și apoi sunt menționate excepțiile.)
8. Evitați infinitivele divizate. Infinitivul divizat ofensează mulți cititori, așa că evitați-l dacă puteți.
Nu spuneți: asigurați-vă că răspundeți prompt la invitație.
spuneți: asigurați-vă că răspundeți prompt la invitație. sau spuneți: asigurați-vă că răspundeți prompt la invitație.
9. Utilizați substantivul singular mai degrabă decât substantivul plural. În măsura în care sensul dvs. permite, utilizați un substantiv singular în loc de un substantiv plural., Veți evita problema dacă regula se aplică separat fiecărui membru al unei clase sau în comun clasei în ansamblu.
NU SPUNE: paza va emite ecusoane de securitate pentru angajații care lucrează în Clădire D și Construirea E.
SPUNE: paza va emite un ecuson pentru fiecare angajat care lucrează în Clădire D și fiecare angajat care lucrează în Clădire E.
dacă nu vrei să spui
paza va emite un ecuson pentru fiecare angajat care lucrează în ambele Clădire D și Construirea E. (Există și alte posibile semnificații.)
10. Fii consecvent. Nu folosiți cuvinte diferite pentru a desemna aceleași lucruri., Variația de dragul variației nu are loc în scrierea Regulamentului. Folosind un sinonim, mai degrabă decât repetarea termenului precis pe care intenționați doar confundă cititorul.
nu spuneți: fiecare proprietar de autovehicule trebuie să-și înregistreze mașina la Divizia de Automobile a Departamentului de Poliție Metropolitană.
spune: fiecare proprietar de automobile trebuie să-și înregistreze automobilul la Divizia de Automobile a Departamentului de Poliție Metropolitană.
Nu folosiți același cuvânt pentru a desemna lucruri diferite.
Nu spuneți: rezervorul avea un rezervor de 200 de galoane pentru combustibil.
spuneți: rezervorul avea un recipient de combustibil de 200 de galoane.,
11. Utilizați structura paralelă. Aranjați propoziții astfel încât ideile paralele să pară paralele. Acest lucru este important atunci când utilizați o listă.
Nonparallel construcție:
atribuțiile de Secretar Executiv al Comitetului Administrativ sunt:

  • Să ia verbale ale tuturor ședințelor; (expresie)
  • Secretarul Executiv răspunsuri toată corespondența; și (clauza)
  • Scrierea de rapoarte lunare. (topic)

construcție paralelă:

  • pentru a lua minute ale tuturor întâlnirilor;
  • pentru a răspunde la toată corespondența; și
  • pentru a scrie rapoartele lunare.

12., Preferă cuvinte simple. Scrisul guvernamental ar trebui să fie demn, dar nu trebuie să fie pompos. Scrisul poate fi demn atunci când limba este simplă, directă și puternică. Pentru a vă face scrisul mai clar și mai ușor de citit-și astfel mai eficient-preferați cuvântul simplu.,

NU SPUNE SPUNE
construct, fabrica face
iniția, începe begin
termina end
utiliza utilizare
parte substanțială mare parte
să beneficieze de o oportunitate permite

13. Omite cuvinte inutile. Nu utilizați prepoziții compuse și alte expresii wordy atunci când același sens poate fi transmis cu unul sau două cuvinte.,22a27ff7″>

NU SPUNE SPUNE pentru că de fapt de (pentru) vă atrag atenția la faptul că vă reamintesc pentru perioada de pentru în multe cazuri, de multe ori în multe cazuri uneori în natura ca faptul că el nu a reușit eșecul său întrebarea dacă dacă

14., Evitați concedierile. Nu folosiți perechi de cuvinte, în cazul în care cuvintele au același efect sau în cazul în care sensul de unul inclus celălalt.orice și toate

autorizează și direct

încetează și încetează

fiecare

complet și complet

ordine și directă

înseamnă și include

necesar și de dorit

15. Folosiți cuvinte concrete. Scrierea guvernamentală se referă adesea la subiecte abstracte. Dar cuvintele abstracte pot fi vagi și deschise la diferiteinterpretări., Puneți instrucțiuni în cuvinte simple, concrete.

NU SPUNE DACĂ VREI să SPUI
vehicule automobile
arme de foc puști
avioane elicoptere

16. Nu folosi cuvinte care antagonizează. Cuvintele pot atrage sau respinge cititorii. Este posibil să alegem cuvinte în scrisul nostru care nu facimpresia greșită sau antagonizarea cititorilor noștri. Folosiți cuvinte la care oamenii reacționează favorabil, mai degrabă decât cuvinte pe care le resping.,IKE

ability achieve benefit guarantee please reasonable reliable service useful you

RATHER THAN THESE WORDS
alibi allege blame complaint
impossible liable oversight unfortunate
waste wrong

17., Evitați sandvișurile substantive. Scrierea administrativă folosește prea multe clustere de substantive-grupuri de substantive „sandwich” împreună.Evitați aceste construcții confuze folosind mai multe prepoziții.
Nu spuneți: dezvoltarea procedurilor de protecție a securității lucrătorilor în mină subterană.
spune: dezvoltarea procedurilor subterane pentru protecția siguranței lucrătorilor minieri.
sau mai probabil: dezvoltarea procedurilor de protecție a siguranței lucrătorilor în minele subterane.
Ce semnificație este destinată devine mai clară atunci când acest sandwich cu patru cuvinte este rupt.
18. Nu folosiți terminologia specifică genului.,el gen-specifice titlul de locuri de muncă:

NU SPUNE SPUNE
Soldat membru al Echipajului
raportor pentru Aviz: Drafter
Soldații soldații
Pompier Pompier
Maistru Supraveghetor
Ore Ore lucrate
Oameni de Personal, de muncă

Evitați gen-specifice pronume atunci când antecedentul ar putea fi de sex masculin sau feminin.,
Nu spuneți: administratorul sau persoana desemnată de acesta trebuie să completeze formularul de evaluare.
spuneți: administratorul sau persoana desemnată de administrator trebuie să completeze formularul de evaluare.
aveți grijă când rescrieți pentru a evita problema. Următoarele exemple nu au neapărat același înțeles —

  • fiecare Director Regional își va anunța recomandările în cadrul conferinței.
  • directorii regionali își vor anunța recomandarea în cadrul conferinței.

19. Scrieți propoziții scurte. Propozițiile lizibile sunt simple, active, afirmative și declarative.,
Cu cât o propoziție se abate mai mult de la această structură, cu atât propoziția este mai greu de înțeles.
propozițiile lungi, rulate, reprezintă o slăbiciune de bază îndocumente juridice.
documentele legale conțin adesea condiții care duc la propoziții complexe cu multe clauze.
Cu cât propoziția este mai complexă, cu atât este mai mare posibilitatea de dificultate în determinarea sensului dorit al propoziției.

soluții

  • stat un singur lucru și un singur lucru în fiecare propoziție.
  • împărțiți propozițiile lungi în două sau trei propoziții scurte.
  • eliminați toate cuvintele inutile., Străduiți-vă pentru o propoziție simplă cu un subiect și un verb. Eliminați modificatorii inutili.
  • dacă trebuie îndeplinite doar una sau două condiții simple înainte de aplicarea unei reguli, indicați mai întâi Condițiile și apoi indicați regula.
  • dacă trebuie îndeplinite două sau mai multe condiții complexe înainte de aplicarea unei reguli, indicați mai întâi Regula și apoi indicați condițiile.
  • dacă trebuie îndeplinite mai multe condiții sau dispoziții subordonate înainte de aplicarea unei reguli, utilizați o listă.

20. Faceți liste clare și logice în structură. Listarea oferă spațiu alb care separă diferitele condiții., Listarea vă poate ajutaevitați problemele de ambiguitate cauzate de cuvintele „și” și „sau”. Când listați, utilizați următoarele reguli:

  • utilizați structura paralelă. (A se vedea exemplul de la punctul 11 de mai sus.)
  • listați fiecare element astfel încât să facă un gând complet atunci când este citit cu textul introductiv.
  • dacă limba introductivă pentru listă este o propoziție completă —
    • încheiați introducerea cu două puncte; și
    • faceți din fiecare element din listă o propoziție separată.,
  • Dacă introductive de limbă pentru lista este o propoziție incompletă —
    • End introducerea cu o liniuță;
    • Scop, fiecare element din listă cu excepția ultimului element cu o virgulă;
    • După virgulă în următorii-la-ultimul element din listă, scrie „si” sau „sau”, după caz; și
    • End ultimul element din listă cu o perioadă.

21. Utilizați paragrafe scurte. Un scriitor poate îmbunătăți claritatea unui regulament folosind paragrafe scurte și compacte. Fiecareparagraf ar trebui să se ocupe de un singur subiect unificat., Discuții lungi, complexe sau tehnice ar trebui să fie prezentate într-o serie de relatedparagraphs.
22. Utilizați o listă de verificare și examinați proiectul dvs. pentru fiecare dintre aceste principii separat.

Anterior/Următor