• Ott Jõgi

  • 12 Mai 2015

scăderea eficienței, lipsa de focalizare, nici o unitate. Sună ca febra primăverii, nu crezi? Dar acestea sunt toate efectele negative atunci când nu utilizați un raport de progres.

acestea sunt lucrurile care se întâmplă companiilor din când în când. Vine o etapă în care productivitatea scade adânc sub un nivel critic. Ca și în cazul corpului nostru care are nevoie de amestecul potrivit de nutrienți pentru a se îmbunătăți, ar trebui să oferim organizațiilor noastre un tratament adecvat dacă dorim ca acestea să reușească.,au trecut peste 5 ani de când Weekdone a început să furnizeze Echipe ca a ta cu software-ul de raportare a progresului. Weekdone fiind gratuit pentru echipele mici și oferind o încercare gratuită de două săptămâni pentru toată lumea, încercăm cu adevărat să ușurăm raportarea progreselor pentru clienții noștri (sunteți întotdeauna bineveniți să încercați aici.Weekdone nu este atât de arogant încât să numim serviciul nostru un „medic de companie”, dar există un leac simplu pentru aceia dintre voi care doresc să vă salveze productivitatea.

șablon raport de progres., (exemplu de șablon)

rapoartele de progres sunt unul dintre cele mai bune instrumente de management pe care le puteți utiliza pentru a da startul productivității companiei dvs. O modalitate excelentă de a-l automatiza este să folosiți un instrument software special precum Weekdone. Informațiile din aceste rapoarte ajută angajații să-și urmărească progresul, respectând atât obiectivele companiei, cât și cele ale echipei.cu toate acestea, nu mulți sunt familiarizați cu beneficiile raportării progresului.

deci, vom rezolva asta.rapoartele de progres utilizate de echipe încurajează implicarea și transparența., Potrivit Societății Americane pentru formare și dezvoltare, având un loc specific pentru a verifica progresul dvs. crește probabilitatea de a atinge un obiectiv cu 95%.pentru manageri, rapoartele de progres oferă informații concrete despre contribuțiile angajaților dumneavoastră. Încurajează schimbul de idei și opinii. Sincer, este o formă foarte simplă de comunicare bidirecțională. Cu unele linii directoare și înțelegerea de bază a formatului, toată lumea poate depune un raport excelent pe cont propriu.,

Progress Report-elementele de bază

fundamentul fiecărui raport bun progres este o „metodologie PPP”, ceva software-ul Weekdone este construit pe. Aceasta înseamnă progres, planuri și probleme. Poate părea prea simplist, dar există un cadru profund ascuns dedesubt.după cum a spus Cleve Gibbon, PPP este „bogat în lucruri, scăzut în puf”. Opinia sa este împărtășită și de către place de Emi Gal (CEO Brainient) și Colin Nederkoorn (CEO al Clientului.io), ambii utilizarea PPP pentru a organiza si eficientiza lor întreprinderi., Chiar și companii precum Skype, Ebay și Facebook au luat beneficiile PPP.

Deci, ce înseamnă PPP exact?

în Primul rând, nu există Progres. Progresul listează realizările angajaților, elementele finite și sarcinile închise. Această categorie oferă o bună evaluare a cât de mult a fost făcut de lucru.

planurile sunt obiective și obiective imediate sau pe termen lung. Toate elementele enumerate în planuri sunt elemente potențiale de progres., Cu toate acestea, lăsați loc pentru schimbări și acceptați că planurile dvs. nu sunt puse în piatră.în al treilea rând ,există probleme. Problemele prezintă provocări și capcane. Unii oameni lasă corectarea greșelilor pentru ultima dată, dar este foarte recomandat să faceți acest lucru pe tot parcursul proiectului.când țineți cont de aceste trei lucruri, aveți deja ceea ce este nevoie pentru a scrie un raport simplu. Când vă conectați pentru prima dată la Weekdone după înscriere,aceste trei categorii sunt cele din formularul implicit de actualizare săptămânală a stării., În plus, dacă doriți cu adevărat să reușiți să comunicați detaliile și nuanțele rapoartelor de progres, trebuie să luați notă de trei întrebări: Cine, cum și ce.

cine

partea cheie a rapoartelor de progres este echipa ta. Michele Puccio, directorul de vânzări al Arrow, spune că l-au ajutat „să rămână conectat cu echipa”. Acesta este motivul pentru care ar trebui să vă concentrați imediat asupra colegilor și dinamicii echipei.rapoartele trebuie să fie concise și concentrate, deci ar trebui să înțelegeți ce doresc colegii dvs., Pentru a vă ajuta cu această sarcină, puneți câteva întrebări:

  • cum sunt conectați cititorii la proiect?
  • cunosc detaliile și obiectivele proiectului?
  • cititorii se simt confortabil cu limbajul tehnic?

cum

apoi, ia în considerare tonul scrisului. Managerii și directorii pot să nu înțeleagă complexitatea stilului conversațional al angajaților. Utilizați propoziții mai lungi, inteligibile, dar încercați, de asemenea, să vă abțineți de la scrierea eseurilor. În mod ideal, ar trebui să existe 5-7 cuvinte cheie pe propoziție.,

poti sa Te uiti la un model de raport pentru mai multe orientări și inspirație. Amintiți-vă că lumea modernă este bazată pe valori, deci cifrele sunt mai importante decât descrierile.

în loc să scrieți „trebuie să creștem producția” încercați „trebuie să creștem producția cu X%”. Obiectivele Concrete sunt mai inspirate și, în același timp, mai realizabile.,

Ce

singura greșeală Pe care oamenii au tendința de a face atunci când scrieți un raport de progres este evitarea scris despre greșeli cu totul. Scopul rapoartelor de progres este de a identifica în mod obiectiv dificultățile și preocupările cheie și de a le ajuta pe parcurs. Chiar dacă problema a fost deja abordată, trebuie să fie pusă în scris pentru a evita să faceți același tip de greșeală în viitor.în al doilea rând, ține cont de relevanța scrisului tău. Explicați modul în care fiecare element individual se conectează și se compară cu progresul.,

păstrați-l simplu

chiar și atunci când progresul pare mic și modificările sunt minime, păstrați actualizarea rapoartelor. Aceasta permite transparența la toate nivelurile și vă poate ajuta să evaluați provocările, astfel încât să vă puteți planifica următoarele acțiuni în consecință.revenind la interviul nostru cu Michele Puccio, el împărtășește acest exemplu despre modul în care raportul de progres influențează performanța dvs.:

„la începutul săptămânii, decideți să apelați 5 clienți noi. O scrii și o ai sub nas. Până la sfârșitul săptămânii, veți apela 5 clienți noi., Ați luat angajamentul, ați comunicat-o restului echipei și acum trebuie să onorați acest lucru.”

șabloanele raportului de progres sunt făcute pentru a economisi timp pentru toată lumea, deci este ilogic să vă petreceți cea mai mare parte a zilei de lucru pentru a le scrie. Acest lucru poate fi ușor ajutat de instrumente de raportare. Multe echipe folosesc Google docs sau e-mailuri pentru a face acest lucru.acestea fiind spuse, este mai bine să folosiți instrumente care au fost dezvoltate special cu rapoarte de progres în minte și vă permit să automatizați procesul de scriere a acestora. Disponibilitatea și accesibilitatea sunt esențiale pentru un raport excelent de progres., Asigurați-vă că pentru a verifica Weekdone pentru a face procesul de raportare o briza.

cheia rapoarte de progres este regularitatea. Rapoartele de progres trebuie să fie făcut cel puțin pe o bază lunară, deși săptămânal este încurajată. Cu un sistem de notificare integrat în Weekdone, vă asigurați că toată lumea își amintește să trimită rapoartele lor în timp.

utilizați Weekdone pentru rapoarte automate de progres săptămânal.

implementarea rapoartelor de progres

1., Asigurați-vă că explicați beneficiile angajaților

Acest lucru pare puțin evident, dar merge mai departe fără a explica beneficiile angajaților riscă cumpărarea angajaților mai târziu. Trebuie să explici „de ce” tuturor. Unele beneficii ușor de a vinde includ: angajații care au o voce în cadrul organizației, și a crescut productivitatea și să se concentreze pe noi planuri. Pentru a afla mai multe despre vânzarea beneficiilor echipei dvs., vă recomandăm să desenați din acest infografic.

2., Asigurați-vă că comunicarea merge în ambele sensuri

creați o cultură care să permită discuțiile din ambele părți și să permită membrilor echipei să ofere feedback superiorilor lor, precum și invers. Crearea unei culturi care încurajează feedback-ul ca model implicit îmbunătățește comunicarea generală a companiei și face rapoartele de progres mai semnificative atât pentru angajați, cât și pentru manageri.

3., Petrece mai puțin timp în întâlniri utilizând rapoarte de progres ca un substitut

Utilizare rapoarte de progres (și alte stabilirea obiectivelor idei de software ca OKRs) pentru a reduce cantitatea de timp pierdut la întâlniri prin încurajarea actualizarea frecventă prin web și mobile bazate pe servicii (pentru o introducere la OKRs, acest site oferă o imagine de ansamblu). Dacă ședințele dvs. de stare rămân într-un singur loc, veți economisi nenumărate ore în fiecare lună scriind în loc să vorbiți.

4., Înscrieți-vă cu un instrument online care vă oferă soluții gata făcute

poate suna puțin promoțional, dar instrumentele online pot face procesul de implementare mult mai ușor. Raportarea progresului se poate face prin e-mail, document word sau foaie de calcul, dar provocările sunt mult mai mari și riscați să nu aveți toate informațiile într-un singur loc ușor accesibil. Combinarea prin Google docs și e-mailuri este o pierdere colosală de timp, până la urmă., Unul dintre avantajele pe care le au instrumentele online este acela că reamintesc automat echipei dvs. să-și completeze formularul, să compileze informațiile primite și apoi să vi le prezinte într-un mod atrăgător și distractiv.

implementarea rapoartelor de progres cu un instrument

1. Faceți ca raportul de progres să corespundă nevoilor dvs.

folosind un șablon gata nu înseamnă că trebuie să vă adaptați la specificațiile sale. De fapt, aceste instrumente sunt suficient de flexibile pentru a vă satisface standardele și nevoile. Ce este mai mult, ele vă oferă idei chiar mai bine, care ar fi putut fi ratat altfel.

2., Notați obiectivele și rezultatele cheie

înainte de a invita întreaga echipă, asigurați-vă că ați stabilit obiectivele. Obiectivele care trebuie atinse într-o anumită perioadă și rezultatele cheie care ajută echipa să le atingă. Încercați această tehnică de gestionare utilizată de LinkedIn, Twitter și Google.

3. Invitați-vă echipa

după ce ați configurat toate informațiile esențiale, este timpul să vă invitați echipa. Trimiteți-le un e-mail automat pentru a vă înscrie.

4. Contactarea asistenței pentru produse pentru a oferi o demonstrație rapidă pentru toată lumea

explicarea acestui nou instrument tuturor celor din echipă ar putea fi o provocare., Mai ales atunci când nu sunt prea familiarizați cu ea. Nu vă faceți griji, acesta este exact motivul pentru care oamenii de asistență pentru produse sunt aici. Amintiți-vă, nu există nici un astfel de lucru ca o întrebare prost. Există doar răspunsuri proaste. Nu vă fie teamă să contactați asistența pentru materiale suplimentare, demo sau orice altceva vă este în minte.