- un sistem de puncte de vânzare (POS) permite întreprinderilor să finalizeze achizițiile, să înregistreze datele de vânzări și să vizualizeze rapoartele de performanță a afacerii.
- unele sisteme POS au caracteristici suplimentare, cum ar fi angajat, client și de gestionare a inventarului.
- întreprinderile ar trebui să achiziționeze un sistem care să se integreze cu ușurință cu celelalte platforme de afaceri, cum ar fi aplicațiile de contabilitate și marketing. pentru a finaliza o tranzacție de vânzare, compania dvs. va avea probabil nevoie de un sistem POS., Există mai multe tipuri de sisteme POS, fiecare cu propriile caracteristici și funcționalități; de exemplu, puteți obține o platformă simplă pentru a efectua tranzacții de vânzare sau una care include diverse capacități operaționale, cum ar fi gestionarea inventarului. cel mai bun sistem POS pentru afacerea dvs. depinde de dimensiunea companiei, de industrie, de buget și de caracteristicile de care aveți nevoie. Există atât de multe sisteme de a alege de la. În acest articol, vom rupe în jos ceea ce face un sistem POS și ce caracteristici trebuie să fie în căutarea pentru astfel încât să alegeți un sistem care este perfect pentru afacerea dvs. și bugetul.,
Nota Editorului: Căutați sistemul POS potrivit pentru afacerea dvs.? Completați chestionarul de mai jos pentru ca partenerii noștri furnizori să vă contacteze în legătură cu nevoile dvs.
ce este un sistem POS?
un sistem POS cuprinde două elemente: software POS și hardware POS. POS software este o platformă de tehnologie digitală care completează tranzacțiile de cumpărare. Software-ul poate fi bazat pe cloud sau pe server local; cu toate acestea, software-ul bazat pe cloud este mai popular în rândul proprietarilor de afaceri mici, datorită utilizabilității, accesibilității, securității și confortului., Software-ul bazat pe Cloud vă permite să accesați datele dvs. de vânzări de pe orice dispozitiv, atâta timp cât aveți o conexiune la internet – aceasta include chiar și dispozitive offsite. Deși software-ul local Bazat pe server oferă mai multă stabilitate, este mai scump și de obicei orientat către întreprinderi.
hardware-ul POS se referă la componentele fizice – o tabletă, un suport pentru tablete, un sertar de bani, o imprimantă pentru chitanțe și un cititor de carduri sau un terminal pentru carduri de credit – necesare pentru a efectua tranzacția de vânzare., În funcție de industrie și buget, puteți integra hardware POS suplimentar, inclusiv scanere de coduri de bare, ecrane de afișare a clienților, dispozitive de identificare a apelantului, chioșcuri, Distribuitoare de monede, imprimante de bucătărie, sisteme de afișare a bucătăriei, plăci de meniu digitale, cântare și tablete.
sistemele POS Mobile devin cea mai comună alegere pentru întreprinderile mici și mijlocii, în special pentru cele care au nevoie de flexibilitate suplimentară în procesele lor de vânzare.
cum funcționează un sistem POS?
funcția de bază a unui sistem POS este de a finaliza tranzacțiile de vânzare., Cu toate acestea, Jared Weitz, CEO și fondator al United Capital Source Inc., datele menționate din aceste tranzacții pot fi utilizate pentru multe alte funcții de afaceri.
„când un client dorește să finalizeze o tranzacție, veți utiliza un sistem POS pentru a rula plata (card sau numerar)”, a spus Weitz business.com. ” POS-ul va genera tranzacția și va conține toate datele colectate de la ea. Aceste date pot fi apoi stocate în sistem pentru urmărirea inventarului, raportarea financiară și găzduirea informațiilor despre clienți pentru contact și referință viitoare., în mod ideal, sistemul POS va avea capacități suplimentare, mai degrabă decât pur și simplu înregistrarea vânzărilor. Unele sisteme POS se integrează cu alte programe pentru automatizarea operațiunilor de afaceri și eficientizarea schimbului de informații. De exemplu, unele soluții POS se integrează perfect cu platformele de contabilitate și marketing. „sistemele POS de calitate permit proprietarului afacerii să gestioneze toate aspectele operațiunilor cu mai multe caracteristici și funcționalități, inclusiv instrumente de raportare pentru a ajuta la analiza datelor și a lua decizii de afaceri în cunoștință de cauză”, a declarat Annie Legge, șef de marketing la 3S POS., „Prin automatizarea diferitelor sarcini de afaceri cu, va fi capabil de a pune timp suplimentar în alte domenii ale afacerii.”
care sunt caracteristicile cheie ale unui sistem POS?
sistemele POS au caracteristici care vă vor ajuta să vă gestionați mai bine procesul de vânzare și să îmbunătățiți serviciul pentru clienți.
„un sistem POS este centrul central pentru majoritatea nevoilor afacerii dvs. – vânzări, inventar, gestionarea clienților, chiar și beneficiile angajaților și urmărirea orelor”, a spus Weitz. „O mare componentă a unui POS este faptul că totul poate trăi într-un singur loc., când căutați cel mai bun sistem POS pentru afacerea dvs., luați în considerare un sistem care are următoarele caracteristici:
- Capacități de cumpărare: angajații dvs. pot utiliza sistemul POS pentru a scana sau tasta elementele pe care un client le achiziționează, adaugă taxe și calculează valoarea totală a vânzării. Sistemul va accepta apoi plata și va genera o chitanță.înregistrarea datelor de vânzări: sistemul POS înregistrează și stochează datele de vânzări ale clienților fie în cloud, fie la fața locului, pe un server local, în funcție de sistemul pe care îl alegeți.,urmărirea și gestionarea stocurilor: puteți crea un catalog de produse sau un meniu în sistemul pe care îl utilizați atunci când apelați la comenzile clienților. Cele mai bune sisteme POS urmăresc, de asemenea, inventarul și actualizează automat cantitățile pe măsură ce articolele sunt vândute. Unele au alerte cu stoc redus și funcții de comandă de cumpărare.integrare terță parte: dacă utilizați alte programe de afaceri pentru a vă rula afacerea, cum ar fi software de contabilitate, salarizare și marketing prin e-mail, doriți un sistem POS care se integrează perfect cu aplicații terțe., Acest lucru permite diferitelor aplicații să partajeze automat informații, eliminând necesitatea de a descărca și încărca manual rapoarte, liste de clienți și alte date.
- raportare: sistemul POS poate genera o varietate de rapoarte care vă ajută să măsurați performanța afacerii și să analizați datele pentru vânzările, produsele, clienții și angajații dvs.
- programe de loialitate și managementul clienților: majoritatea sistemelor POS au instrumente de bază de gestionare a clienților care vă permit să înregistrați informații despre clienți și să creați profiluri de clienți pe care le puteți utiliza în scopuri de marketing., Programele de loialitate sunt adesea disponibile ca o caracteristică suplimentară (care costă suplimentar) sau ca o integrare.managementul angajaților: sistemul POS ar trebui să vă permită să restricționați accesul și capacitățile angajaților și să înregistrați vânzările angajaților. Unele includ funcții de urmărire și planificare a timpului, dar aceste funcții sunt adesea suplimente sau integrări. deși nu orice caracteristică se poate aplica afacerii sau industriei dvs., veți avea, cel puțin, nevoie de capacități de cumpărare și de înregistrare a vânzărilor., Brian Cairns, CEO al ProStrategix Consulting, a declarat că majoritatea întreprinderilor beneficiază de urmărirea și integrarea stocurilor.
” beneficiază afacerea atunci când sistemele POS au control al inventarului și interfață cu software-ul dvs. de contabilitate, astfel încât să puteți înregistra automat veniturile totale, reducerile, returnările, costul bunurilor, impozitele pe vânzări etc.”, a spus Cairns. Legge a spus că orice sistem POS bun vă va oferi acces la date valoroase și instrumente de raportare, astfel încât să puteți obține informații despre tendințe și performanța generală a afacerii în raport cu obiectivele dvs., „modulele includ controlul stocurilor, vânzări, gestionarea relațiilor cu clienții, rezervări, conturi și gestionarea personalului”, a spus Legge. „Cu acest tip de sistem fiabil, veți observa zonele care funcționează bine și le veți îmbunătăți pe cele care au nevoie de mai multă atenție. Urmând acest proces, afacerea dvs. va deveni mai eficientă. deși capacitățile de gestionare a angajaților și clienților nu sunt întotdeauna caracteristici necesare, Legge a spus că acestea pot fi extrem de utile pentru construirea loialității mărcii, conectarea cu clienții și gestionarea angajaților.,
” sistemul vă permite să vă conectați cu clienții dvs. la un nivel cu totul nou”, a spus ea. „Cu programe de recompensare, carduri de fidelitate de marcă și promoții prin aplicații integrate, există mai mult spațiu pentru ca o relație să crească cu clienții dvs. Din punct de vedere HR și al implicării angajaților, sistemul potrivit vă va oferi informații despre performanță și prezență.”
costurile unui sistem POS
sistemele POS sunt o investiție. Înțelegerea modului în care acestea vor avea impact asupra bugetării este o chestiune de reducere a costurilor.
Hardware
ca orice sistem, hardware-ul POS va varia în costuri., Cele mai multe vor depinde de ceea ce vrei și ai nevoie. Unele piese hardware care trebuie luate în considerare sunt un iPad (sau alte dispozitive cu ecran tactil), un scaner de coduri de bare, un sertar de bani și o imprimantă pentru chitanțe.
întreprinderile mici pot obține de multe ori departe cu doar un iPad și încasări digitale. Cu toate acestea, dacă magazinul dvs. are un volum mare de clienți, veți avea nevoie de funcții precum încasările fizice și gestionarea numerarului. Scanerele de coduri de bare ajută la inventare mai mari și mai fluide.,în general, vă puteți aștepta să cheltuiți de la $300 ($329 pentru un iPad curent) la mii de dolari dacă POS-ul dvs. este un computer independent, cu toate clopotele și fluierele. Aceste prețuri sunt pe stație.
Software-ul
costurile Software variază, de asemenea, considerabil. Cele mai simple aplicații software generează o chitanță pentru fiecare vânzare (de obicei digital). Chiar și software-ul de bază include, de obicei, unele vânzări de urmărire și analiză, deși poate fi destul de ușor. Software-ul avansat este capabil de urmărire inventar și menținându-l completat, și oferă analize detaliate de vânzări., Poate unifica sistemele POS în locații și are suport omnichannel. Gama dvs. de prețuri va varia de la 99 USD pe lună până la 10,000 USD pe lună pentru cele mai avansate sisteme.serviciile includ procesarea plăților, facturarea contractelor și suportul IT. Puteți găsi o mulțime de alte servicii de nișă, dar acestea sunt cele mai frecvente. Amploarea serviciilor prestate va avea un impact asupra costurilor acestora, dar procesarea plăților este aproape întotdeauna cea mai mare cheltuială. Este la fel de variat ca orice, dar este de obicei taxat pe tranzacție. De exemplu, Shopify percepe 2, 5 la sută pentru procesarea plăților.,
Sfaturi pentru alegerea celui mai bun sistem POS pentru afacerea dvs.
știind ce poate face un POS și cât va costa vă poate ajuta să luați o decizie bună. Aceste sfaturi vă vor ajuta să puneți aceste idei în context pentru a alege cel mai bun sistem posibil.
trafic
este prima considerație, deoarece dictează ceea ce aveți nevoie de la POS-ul dvs. De obicei, sistemele mai puțin costisitoare rulează puțin mai lent, ceea ce le face mai potrivite pentru comercianții cu amănuntul care se confruntă cu o cantitate mică de trafic. Inversul este, de asemenea, adevărat.
numărul de puncte de vânzare
de câte puncte de vânzare aveți nevoie?, Sunt mobile sau staționare? Răspunsurile la aceste întrebări vor determina multe dintre alegerile dvs. Furnizorii de telefonie mobilă au nevoie de hardware substanțial diferit de la un singur magazin cu un singur registru de numerar. Dacă aveți nevoie de mai multe stații de vânzare, uitați-vă la prețurile incluse.
Caracteristici
Există nenumărate caracteristici să ia în considerare, dar patru, în special, să acorde o atenție pentru a se procesare de plăți, suport, inventar, și de analiză. Importanța caracteristicilor va varia în funcție de afacerea dvs., De exemplu, dacă aveți cunoștințe tehnice sau acces la servicii IT, asistența poate fi mai puțin o problemă decât o operațiune de o singură persoană. Procesarea plăților poate include metode pe care clienții dvs. preferă să le utilizeze atunci când vă patronează afacerea. Plătesc în numerar uneori? Tot timpul? Unii clienți plătesc cu un cec? Luați în considerare preferințele clienților dvs. În cele din urmă, cu inventarul, unele magazine au nevoie de o integrare puternică de gestionare a inventarului. Unele întreprinderi nu au deloc inventar.,nevoile dvs. vor varia în funcție de sistemul POS, dar luând timp pentru a evalua ce caracteristici sunt cele mai importante pentru dvs. – și clienții dvs. – veți putea găsi un sistem POS care este potrivit pentru magazinul dvs. și care este ușor de instalat și utilizat.
sistem POS Întrebări frecvente
Î: Puteți utiliza un sistem POS pe telefon?
A: Răspunsul scurt: da. Există două moduri diferite de a utiliza un sistem POS pe telefon. Prima opțiune este să înregistrați datele dvs. de vânzări pe o aplicație software POS bazată pe cloud., „sistemele POS moderne permit proprietarului afacerii să acceseze date și rapoarte valoroase prin orice dispozitiv cu conexiune la internet, inclusiv un telefon mobil”, a spus Legge. „Deoarece datele de la POS sunt salvate pe serverul cloud, accesarea datelor poate fi efectuată fie printr-un portal dintr-un browser de internet, fie printr-o aplicație dedicată. a doua opțiune, care este poate mai convenabilă decât prima, este să efectuați tranzacții de vânzare direct de pe dispozitivul dvs. mobil., Legge a spus că furnizorii de POS bazate pe cloud mobil, în special cei din sectorul comerțului cu amănuntul, permit proprietarilor de afaceri mici să aibă o aplicație POS de bază pe dispozitivul lor mobil și să efectueze plăți printr-un terminal mic de carduri portabile.
„Acest lucru este excelent pentru comercianții cu amănuntul și întreprinderile care au mai multe locații, care călătoresc pentru distribuție sau vând produse la expoziții, cabine și piețe din mers”, a adăugat Weitz.
Î: Care este diferența dintre un sistem POS și o casă de marcat?
A: Răspunsul scurt: o casă de marcat face parte dintr-un sistem POS., Utilizarea unui registru de numerar în sine este o modalitate oarecum învechită de gestionare a vânzărilor, totuși, deoarece funcționalitatea unui registru de numerar este limitată la calcularea vânzărilor.
” o casă de marcat surprinde pur și simplu tranzacția: prețurile de achiziție mai puțin reduceri etc.”, a spus Cairns. „O casă de marcat singură ar necesita un sistem mai manual în care vânzările sunt numărate la sfârșitul zilei și reduceri, returnări, promoții etc., ar fi adăugat pentru a echilibra numerarul la sfârșitul zilei. acest mod de înregistrare a vânzărilor necesită menținerea unui sistem separat pentru gestionarea inventarului și evidența contabilă., De asemenea, crește probabilitatea de erori, în timp ce cu un sistem POS, din nou, în funcție de cel pe care îl cumpărați, aceste funcții pot fi automatizate. bugetul și dimensiunea afacerii dvs. vor fi cei mai mari doi factori decisivi. „dacă aveți o afacere mică cu câteva tranzacții și un inventar minim, un sistem POS ar putea fi prea scump”, a spus Cairns. „Dacă aveți numeroase tranzacții într-un număr de articole vandabile, atunci timpul economisit de POS ar plăti probabil pentru asta.”
Q: Care este diferența dintre un sistem POS și software POS?,
A: Răspunsul scurt: software-ul POS este o parte a unui sistem POS. Software-ul POS este platforma utilizată pentru a finaliza tranzacțiile de vânzări, plus ajută la gestionarea altor integrări de afaceri. Un sistem POS este combinația de hardware POS (de exemplu, o tabletă, sertar de bani, imprimantă de primire și cititor de carduri de credit) și software-ul. atunci când alegeți un sistem POS pentru afacerea dvs., luați în considerare atât nevoile dvs. actuale, cât și cele viitoare.,
„dacă construiți o afacere mică, investiți într-un POS mai avansat, care nu numai că vă va satisface nevoile astăzi, dar vă va crea succes pe drum”, a spus Weitz. „Necesitatea de a face ajustări și achiziții mai mari mai târziu vă va încetini doar atunci când afacerea dvs. este pregătită pentru creștere.”
Q: Care sunt diferitele tipuri de sisteme POS?
A: Răspunsul scurt: mobil / tabletă, terminal, chioșc online (bazat pe cloud) și autoservire-sau uneori o combinație a diferitelor opțiuni., Deoarece un sistem POS este alcătuit din software și hardware, tipul de sistem POS pe care îl creați poate varia. Puteți avea un sistem bazat pe cloud (online) sau un sistem local Bazat pe server (la fața locului). când alegeți hardware-ul pentru sistemul dvs., puteți alege un sistem POS mobil/tabletă sau un sistem terminal staționar. Tabletele / mobilul sunt cel mai popular și dorit tip de POS, deoarece oferă o mare flexibilitate. Un terminal este un sistem all-in-one care are atât software, cât și hardware, deși „terminal” descrie și combo-urile computerului/ecranului tactil., Terminalele tind să fie mari și voluminoase; cu toate acestea, au fost introduse recent versiuni mai mici, mai elegante, care sunt mai de dorit decât omologii lor moșteniți.chioșcurile cu autoservire sunt în esență dispozitive all-in-one. Întreprinderile mici pot utiliza un sistem POS tabletă care are o setare mod chioșc pentru clienții de a utiliza. Acest lucru este frecvent disponibil cu sisteme POS restaurant, dar există câteva sisteme de vânzare cu amănuntul cu această capacitate, de asemenea.
Î: Aveți nevoie de un sistem POS complet sau de componente specifice?
A: Răspunsul scurt: depinde de afacerea dvs., Întreprinderile foarte mici, cu doar câteva vânzări, pot avea nevoie doar de o tabletă, cititor de carduri și imprimantă de chitanțe. Majoritatea întreprinderilor au nevoie de un cititor de carduri (sau un terminal de carduri de credit), o imprimantă de chitanțe și o modalitate de a-și stoca numerarul (un sertar de bani). De asemenea, probabil că veți avea nevoie de un dispozitiv pe care să înregistrați informațiile (de exemplu, o tabletă sau un terminal).
Î: De ce sunt importante sistemele POS?
A: POS-ul gestionează fizic fluxul de numerar al afacerii dvs. Dacă nu poți lua bani, nu ai o afacere. POS-ul este integral. Trebuie să fie fiabilă și precisă., De asemenea, poate oferi beneficii moderne dincolo de stocarea numerarului (cum ar fi datele și analizele).
întreprinderile cu amănuntul pot avea nevoie de componente suplimentare, cum ar fi scanere de coduri de bare, ecrane de afișare pentru clienți și distribuitoare de monede. Restaurantele sau barurile pot avea nevoie de chioșcuri, imprimante de bucătărie, cântare etc.