• Ein POS-System (Point-of-Sale) ermöglicht es Unternehmen, Einkäufe abzuschließen, Verkaufsdaten aufzuzeichnen und Geschäftsberichte anzuzeigen.
  • Einige POS-Systeme verfügen über zusätzliche Funktionen wie Mitarbeiter -, Kunden-und Lagerverwaltung.
  • Unternehmen sollten ein System erwerben, das sich problemlos in ihre anderen Geschäftsplattformen wie Buchhaltungs-und Marketinganwendungen integrieren lässt.

Um eine Verkaufstransaktion abzuschließen, benötigt Ihr Unternehmen wahrscheinlich ein Kassensystem., Es gibt verschiedene Arten von Kassensystemen mit jeweils eigenen Funktionen und Funktionen; Sie können beispielsweise eine einfache Plattform für die Durchführung von Verkaufstransaktionen oder eine Plattform mit verschiedenen Betriebsfähigkeiten wie der Bestandsverwaltung erhalten.

Das beste Kassensystem für Ihr Unternehmen hängt von Ihrer Unternehmensgröße, Branche, Ihrem Budget und den von Ihnen benötigten Funktionen ab. Es stehen so viele Systeme zur Auswahl. In diesem Artikel brechen wir auf, was ein Kassensystem tut und welche Funktionen Sie auf der Suche sein müssen, so dass Sie ein System wählen, die für Ihr Unternehmen und Ihr Budget perfekt ist.,

Anmerkung der Redaktion: Sie suchen das richtige Kassensystem für Ihr Unternehmen? Füllen Sie den untenstehenden Fragebogen aus, damit unsere Lieferantenpartner Sie über Ihre Bedürfnisse kontaktieren können.

Was ist ein Kassensystem?

Ein Kassensystem besteht aus zwei Elementen: POS-Software und POS-Hardware. POS-Software ist eine digitale Technologieplattform, die Einkaufstransaktionen abschließt. Software kann cloudbasiert oder lokal serverbasiert sein; Cloud-basierte Software ist jedoch bei Kleinunternehmern aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit, Erschwinglichkeit, Sicherheit und ihres Komforts beliebter., Mit Cloud-basierter Software können Sie von jedem Gerät aus auf Ihre Verkaufsdaten zugreifen, solange Sie über eine Internetverbindung verfügen-dies schließt sogar Geräte außerhalb des Standorts ein. Obwohl lokale serverbasierte Software mehr Stabilität bietet, ist sie teurer und in der Regel auf Unternehmen ausgerichtet.

POS-Hardware bezieht sich auf die physischen Komponenten-ein Tablet, ein Tablet-Ständer, eine Kassenschublade, einen Belegdrucker und einen Kartenleser oder ein Kreditkartenterminal–, die für die Durchführung der Verkaufstransaktion erforderlich sind., Abhängig von Ihrer Branche und Ihrem Budget können Sie zusätzliche POS-Hardware integrieren, darunter Barcode-Scanner, Kundenanzeigebildschirme, Anrufer-ID-Geräte, Kioske, Münzspender, Küchendrucker, Küchenanzeigesysteme, digitale Menükarten, Waagen und Tablet-Hüllen.

Mobile Kassensysteme werden immer häufiger zur Wahl für kleine und mittlere Unternehmen, insbesondere solche, die zusätzliche Flexibilität in ihren Verkaufsprozessen benötigen.

Wie funktioniert ein Kassensystem?

Die Grundfunktion eines POS-Systems besteht darin, Verkaufstransaktionen abzuschließen., Jared Weitz, CEO und Gründer von United Capital Source Inc., die Daten aus diesen Transaktionen können für viele andere Geschäftsfunktionen verwendet werden.

„Wenn ein Kunde eine Transaktion abschließen möchte, verwenden Sie ein Kassensystem, um seine Zahlung (Karte oder Bargeld) auszuführen“, sagte Weitz business.com. “ Der POS generiert die Transaktion und enthält alle daraus gesammelten Daten. Diese Daten können dann innerhalb des Systems zur Bestandsverfolgung, Finanzberichterstattung und zum Hosten von Kundeninformationen für zukünftige Kontakte und Referenzen gespeichert werden.,“

Im Idealfall verfügt Ihr Kassensystem über zusätzliche Funktionen, anstatt nur Verkäufe aufzuzeichnen. Einige POS-Systeme lassen sich in andere Programme integrieren, um den Geschäftsbetrieb zu automatisieren und den Informationsaustausch zu optimieren. Einige POS-Lösungen lassen sich beispielsweise nahtlos in Buchhaltungs-und Marketingplattformen integrieren.

„Hochwertige POS-Systeme ermöglichen es dem Geschäftsinhaber, alle Aspekte des Betriebs mit mehreren Funktionen und Funktionen zu verwalten, einschließlich Berichtstools, mit denen Daten analysiert und fundierte Geschäftsentscheidungen getroffen werden können“, sagte Annie Legge, Marketingleiterin bei 3S POS., „Durch die Automatisierung verschiedener Geschäftsaufgaben mit können Sie zusätzliche Zeit in andere Geschäftsbereiche investieren.“

Was sind die Hauptmerkmale eines POS-Systems?

POS-Systeme verfügen über Funktionen, mit denen Sie Ihren Verkaufsprozess besser verwalten und den Kundenservice verbessern können.

„Ein Kassensystem ist der zentrale Knotenpunkt für die meisten Ihrer Geschäftsanforderungen-Verkauf, Inventar, Kundenmanagement, sogar Mitarbeitervorteile und Stundenverfolgung“, sagte Weitz. „Ein großartiger Bestandteil eines POS ist die Tatsache, dass alles an einem Ort leben kann.,“

Wenn Sie nach dem besten Kassensystem für Ihr Unternehmen suchen, sollten Sie ein System mit folgenden Funktionen in Betracht ziehen:

  • Einkaufsmöglichkeiten: Ihre Mitarbeiter können das Kassensystem verwenden, um die Artikel zu scannen oder einzugeben, die ein Kunde kauft, Steuern hinzuzufügen und den Gesamtbetrag des Verkaufs zu berechnen. Das System akzeptiert dann die Zahlung und generiert eine Quittung.
  • Umsatzdatenerfassung: Das Kassensystem erfasst und speichert Kundenverkaufsdaten entweder in der Cloud oder vor Ort auf einem lokalen Server, je nach System, das Sie wählen.,
  • Bestandsverfolgung und-verwaltung: Sie können einen Produktkatalog oder ein Menü im System erstellen, das Sie verwenden, wenn Sie Kundenaufträge anrufen. Die besten Kassensysteme verfolgen auch den Bestand und aktualisieren die Mengen automatisch, wenn Artikel verkauft werden. Einige haben Low-Stock-Warnungen und Bestellfunktionen.
  • Integration von Drittanbietern: Wenn Sie andere Geschäftsprogramme zur Ausführung Ihres Unternehmens verwenden, z. B. Buchhaltungssoftware, Gehaltsabrechnung und E-Mail-Marketing, möchten Sie ein Kassensystem, das sich nahtlos in Anwendungen von Drittanbietern integriert., Auf diese Weise können die verschiedenen Anwendungen Informationen automatisch freigeben, sodass Berichte, Kundenlisten und andere Daten nicht mehr manuell heruntergeladen und hochgeladen werden müssen.
  • Reporting: Das Kassensystem kann eine Vielzahl von Berichten generieren, mit denen Sie die Geschäftsleistung messen und Daten für Ihre Verkäufe, Produkte, Kunden und Mitarbeiter analysieren können.
  • Treueprogramme und Kundenmanagement: Die meisten POS-Systeme verfügen über grundlegende Kundenverwaltungstools, mit denen Sie Kundeninformationen aufzeichnen und Kundenprofile erstellen können, die Sie für Marketingzwecke verwenden können., Treueprogramme sind oft als Add-On-Funktion (die extra kostet) oder als Integration verfügbar.
  • Employee Management: Mit dem Kassensystem sollten Sie den Zugriff und die Fähigkeiten der Mitarbeiter einschränken und den Umsatz der Mitarbeiter aufzeichnen können. Einige umfassen Zeiterfassungs-und Planungsfunktionen, aber diese Funktionen sind oft Add-Ons oder Integrationen.

Obwohl nicht jede Funktion für Ihr Unternehmen oder Ihre Branche gilt, benötigen Sie zumindest Einkaufsmöglichkeiten und Verkaufsaufzeichnungen., Brian Cairns, CEO von ProStrategix Consulting, sagte, dass die meisten Unternehmen von der Bestandsverfolgung und-integration profitieren.

“ Es kommt dem Unternehmen zugute, wenn POS-Systeme über eine Bestandskontrolle und eine Schnittstelle zu Ihrer Buchhaltungssoftware verfügen, sodass Sie automatisch Gesamteinnahmen, Rabatte, Rücksendungen, Warenkosten, Umsatzsteuern usw. aufzeichnen können., „, sagte Cairns.

Legge sagte, dass jedes gute Kassensystem Ihnen Zugriff auf wertvolle Daten und Reporting-Tools gibt, damit Sie Einblicke in Trends und die allgemeine Geschäftsleistung in Bezug auf Ihre Ziele erhalten.,

„Die Module umfassen Bestandskontrolle, Vertrieb, Kundenbeziehungsmanagement, Reservierungen, Konten und Personalverwaltung“, sagte Legge. „Mit dieser Art von zuverlässigem System erkennen Sie Bereiche, die eine gute Leistung erbringen, und verbessern diejenigen, die mehr Aufmerksamkeit benötigen. Wenn Sie diesem Prozess folgen, wird Ihr Unternehmen effizienter.“

Obwohl Mitarbeiter-und Kundenmanagementfunktionen nicht immer notwendige Funktionen sind, können diese laut Legge äußerst hilfreich sein, um Markentreue aufzubauen, sich mit Ihren Kunden zu verbinden und Mitarbeiter zu verwalten.,

„Mit dem System können Sie sich auf einer ganz neuen Ebene mit Ihren Kunden verbinden“, sagte sie. „Mit Belohnungsprogrammen, Marken-Kundenkarten und Werbeaktionen über integrierte Apps gibt es mehr Raum für eine Beziehung zu Ihren Kunden. Aus Sicht des HR-und Mitarbeiterengagements gibt Ihnen das richtige System Einblicke in Leistung und Anwesenheit.“

Kosten eines POS-Systems

POS-Systeme sind eine Investition. Zu verstehen, wie sie sich auf die Budgetierung auswirken, ist eine Frage der Aufschlüsselung ihrer Kosten.

Hardware

Wie jedes system, POS hardware wird variieren in kosten., Die meisten hängen davon ab, was Sie wollen und brauchen. Einige zu berücksichtigende Hardwareteile sind ein iPad (oder andere Touchscreen-Geräte), ein Barcode-Scanner, eine Kassenschublade und ein Belegdrucker.

Kleine Unternehmen können oft nur mit einem iPad und digitalen Quittungen davonkommen. Wenn in Ihrem Geschäft jedoch ein hohes Kundenvolumen auftritt, benötigen Sie Funktionen wie physische Quittungen und Cash Management. Barcode-Scanner helfen bei größeren und flüssigen Lagerbeständen.,

Insgesamt könnten Sie erwarten, von $300 ($329 für ein aktuelles iPad) bis zu Tausenden von Dollar auszugeben, wenn Ihr POS ein freistehender Computer mit allen Schnickschnack ist. Diese Preise sind pro station.

Software

Auch die Softwarekosten variieren erheblich. Die einfachsten Software-Anwendungen generieren eine Quittung für jeden Verkauf (in der Regel digital). Selbst grundlegende Software enthält normalerweise eine gewisse Umsatzverfolgung und-analyse, obwohl sie ziemlich leicht sein kann. Fortschrittliche Software ist in der Lage, Ihr Inventar zu verfolgen und aufzufüllen, und bietet detaillierte Verkaufsanalysen., Es kann POS-Systeme standortübergreifend vereinheitlichen und bietet Omnichannel-Unterstützung. Ihre Preisspanne reicht von $99 pro Monat bis zu $10.000 pro Monat für die fortschrittlichsten Systeme.

Dienstleistungen

Zu den Dienstleistungen zählen Zahlungsabwicklung, Vertragsabrechnung und IT-Support. Sie können viele andere Nischendienste finden, aber das sind die häufigsten. Das Ausmaß der erbrachten Dienstleistungen wirkt sich auf ihre Kosten aus, aber die Zahlungsabwicklung ist fast immer der größte Aufwand. Es ist so vielfältig wie alles, aber es wird normalerweise pro Transaktion berechnet. Zum Beispiel berechnet Shopify 2,5 Prozent für die Zahlungsabwicklung.,

Tipps zur Auswahl des besten Kassensystems für Ihr Unternehmen

Wenn Sie wissen, was ein POS kann und wie viel es kostet, können Sie eine gute Entscheidung treffen. Diese Tipps helfen Ihnen, diese Ideen in einen Kontext zu stellen, um das bestmögliche System auszuwählen.

Verkehr

Es ist die erste Überlegung, weil es diktiert, was Sie von Ihrem POS benötigen. In der Regel laufen weniger teure Systeme etwas langsamer, und das macht sie besser geeignet für Einzelhändler, die eine geringe Menge an Verkehr erleben. Das Gegenteil ist auch wahr.

Anzahl der Verkaufsstellen

Wie viele Verkaufsstellen benötigen Sie?, Sind Sie Mobil oder stationär? Die Antworten auf diese Fragen werden viele Ihrer Entscheidungen bestimmen. Mobilfunkanbieter benötigen wesentlich andere Hardware als ein einzelnes Geschäft mit einer Registrierkasse. Wenn Sie mehrere Verkaufsstationen benötigen, schauen Sie sich gebündelte Preise an.

Features

Es gibt unzählige Funktionen zu berücksichtigen, aber vier, insbesondere zu beachten sind Zahlungsabwicklung, Support, Inventar und Analysen. Die Bedeutung der Funktionen hängt von Ihrem Unternehmen ab., Wenn Sie beispielsweise über technisches Know-how oder Zugang zu IT-Diensten verfügen, ist der Support möglicherweise weniger problematisch als ein Ein-Personen-Betrieb. Die Zahlungsabwicklung kann Methoden umfassen, die Ihre Kunden bevorzugen, wenn sie Ihr Unternehmen bevormunden. Zahlen sie manchmal bar? Die ganze Zeit? Zahlen einige Kunden mit einem Scheck? Berücksichtigen Sie die Präferenzen Ihrer Kunden. Zuletzt benötigen einige Geschäfte mit Inventar eine leistungsstarke Bestandsverwaltungsintegration. Einige Unternehmen haben überhaupt kein Inventar.,

Ihre Anforderungen variieren je nach Kassensystem, aber wenn Sie sich die Zeit nehmen, um zu bewerten, welche Funktionen für Sie – und Ihre Kunden – am wichtigsten sind, können Sie ein Kassensystem finden, das gut für Ihr Geschäft geeignet ist und einfach zu installieren und zu verwenden ist.

POS system häufig gestellte fragen

Q: Können sie ein POS system auf ihrem telefon?

A: Die kurze Antwort: ja. Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, ein Kassensystem auf Ihrem Telefon zu verwenden. Die erste Möglichkeit besteht darin, Ihre Verkaufsdaten in einer Cloud-basierten POS-Softwareanwendung aufzuzeichnen.,

„Moderne Kassensysteme ermöglichen es dem Geschäftsinhaber, über jedes Gerät mit Internetverbindung, einschließlich eines Mobiltelefons, auf wertvolle Daten und Berichte zuzugreifen“, sagte Legge. „Da die Daten vom POS auf dem Cloud-Server gesichert werden, kann der Zugriff auf die Daten entweder über ein Portal in einem Internetbrowser oder über eine dedizierte App erfolgen.“

Die zweite Option, die vielleicht bequemer ist als die erste, besteht darin, Verkaufstransaktionen direkt von Ihrem Mobilgerät aus durchzuführen., Legge sagte, dass mobile Cloud-basierte POS-Anbieter, insbesondere solche im Einzelhandel, es Kleinunternehmern ermöglichen, eine grundlegende POS-App auf ihrem mobilen Gerät zu haben und Zahlungen über ein kleines Handheld-Kartenterminal zu tätigen.

„Dies ist ideal für Einzelhändler und Unternehmen mit mehr als einem Standort, die zum Vertrieb reisen oder Produkte auf Messen, Ständen und Märkten unterwegs verkaufen“, fügte Weitz hinzu.

F: Was ist der Unterschied zwischen einem Kassensystem und einer Kasse?

A: Die kurze Antwort: Eine Kasse ist Teil eines Kassensystems., Die Verwendung einer Registrierkasse an sich ist jedoch eine etwas veraltete Methode zur Verwaltung des Umsatzes, da die Funktionalität einer Registrierkasse auf die Berechnung des Umsatzes beschränkt ist.

“ Eine Kasse erfasst einfach die Transaktion: Kaufpreise abzüglich etwaiger Rabatte usw., „, sagte Cairns. „Eine Registrierkasse allein würde ein manuelleres System erfordern, bei dem am Ende des Tages Verkäufe sowie Rabatte, Rücksendungen, Werbeaktionen usw. gezählt werden., würde hinzugefügt werden, um das Bargeld am Ende des Tages auszugleichen.“

Bei dieser Art der Umsatzerfassung müssen Sie ein separates System für die Bestandsverwaltung und Buchhaltung unterhalten., Es erhöht auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, während bei einem Kassensystem diese Funktionen je nachdem, welches Sie kaufen, automatisiert werden können.

Ihr Budget und Ihre Unternehmensgröße sind die beiden größten Entscheidungsfaktoren.

„Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit wenigen Transaktionen und minimalem Inventar haben, ist ein Kassensystem möglicherweise zu teuer“, sagte Cairns. „Wenn Sie zahlreiche Transaktionen über eine Reihe von verkäuflichen Artikeln hinweg haben, würde sich die vom POS eingesparte Zeit wahrscheinlich auszahlen.“

Q: Was ist der Unterschied zwischen einem POS-system und POS-software?,

A: Die kurze Antwort: POS-Software ist Teil eines POS-Systems. POS-Software ist die Plattform, die zum Abschließen von Verkaufstransaktionen verwendet wird, und hilft bei der Verwaltung anderer Geschäftsintegrationen. Ein POS-System ist die Kombination von POS-Hardware (z. B. einem Tablet, einer Kassenschublade, einem Belegdrucker und einem Kreditkartenleser) und der Software.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Kassensystems für Ihr Unternehmen sowohl Ihre aktuellen als auch zukünftigen Geschäftsanforderungen.,

„Wenn Sie ein kleines Unternehmen aufbauen, investieren Sie in einen fortschrittlicheren POS, der nicht nur Ihren heutigen Anforderungen entspricht, sondern Sie auch auf dem Weg zum Erfolg vorbereitet“, sagte Weitz. „Wenn Sie später Anpassungen und größere Einkäufe vornehmen müssen, werden Sie nur langsamer, wenn Ihr Unternehmen bereit für Wachstum ist.“

Q: Was sind die verschiedenen Arten von POS-Systemen?

A: Die kurze Antwort: mobile / Tablet, Terminal, online (Cloud-basierte) und Self-Service-Kiosk – oder manchmal eine Kombination der verschiedenen Optionen., Da ein Kassensystem aus Software und Hardware besteht, kann die Art des von Ihnen erstellten Kassensystems variieren. Sie können entweder ein Cloud-basiertes (Online -) System oder ein lokales serverbasiertes (Vor Ort -) System haben.

Bei der Auswahl der Hardware für Ihr System können Sie ein mobiles/Tablet-Kassensystem oder ein stationäres Terminalsystem auswählen. Tablets / Mobile sind die beliebteste und gewünschte Art von POS, da sie eine große Flexibilität bieten. Ein Terminal ist ein All-in-One-System, das sowohl Software als auch Hardware hat, obwohl „Terminal“ auch die Computer/Touchscreen-Combos beschreibt., Terminals neigen dazu, groß und sperrig zu sein; Vor kurzem wurden jedoch kleinere, schlankere Versionen eingeführt, die wünschenswerter sind als ihre älteren Pendants.

Selbstbedienungskioske sind im Wesentlichen All-in-One-Geräte. Kleine Unternehmen können ein Tablet-Kassensystem verwenden, das über eine Kioskmodus-Einstellung für Kunden verfügt. Dies ist allgemein mit Restaurant-Kassensystemen verfügbar, aber es gibt auch einige Einzelhandelssysteme mit dieser Fähigkeit.

Q: Benötigen sie eine komplette POS system oder spezifische komponenten?

A: Die kurze Antwort: Es hängt von Ihrem Geschäft., Sehr kleine Unternehmen mit nur wenigen Verkäufen benötigen möglicherweise nur ein Tablet, einen Kartenleser und einen Belegdrucker. Die meisten Unternehmen benötigen einen Kartenleser (oder ein Kreditkartenterminal), einen Belegdrucker und eine Möglichkeit, ihr Bargeld aufzubewahren (eine Kassenschublade). Sie benötigen wahrscheinlich auch ein Gerät, auf dem Sie die Informationen registrieren können (z. B. ein Tablet oder ein Terminal).

Q: Warum sind POS-Systeme wichtig?

A: Der POS verwaltet physisch den Cashflow Ihres Unternehmens. Wenn Sie kein Geld nehmen können, haben Sie kein Geschäft. Der POS ist integral. Es muss zuverlässig und genau sein., Es kann auch moderne Vorteile bieten, die über die Speicherung von Bargeld hinausgehen (wie Daten und Analysen).

Einzelhandelsunternehmen benötigen möglicherweise zusätzliche Komponenten wie Barcodescanner, Kundenanzeigebildschirme und Münzspender. Restaurants oder Bars benötigen möglicherweise Kioske, Küchendrucker, Waagen usw.