- ett point-of-sale (POS) – system gör det möjligt för företag att slutföra inköp, spela in försäljningsdata och visa affärsresultatrapporter.
- vissa POS-system har ytterligare funktioner som anställd, kund och lagerhantering.
- företag bör köpa ett system som enkelt integreras med sina andra affärsplattformar, som redovisning och marknadsföring program.
för att slutföra en försäljningstransaktion kommer ditt företag sannolikt att behöva ett POS-system., Det finns flera typer av POS-system, var och en med sina egna funktioner och funktioner; till exempel kan du få en enkel plattform för att genomföra försäljningstransaktioner eller en som innehåller olika operativa funktioner, som lagerhantering.
det bästa POS-systemet för ditt företag beror på företagets storlek, bransch, budget och de funktioner du behöver. Det finns så många system att välja mellan. I den här artikeln bryter vi ner vad ett POS-system gör och vilka funktioner du behöver vara på jakt efter så att du väljer ett system som är perfekt för ditt företag och din budget.,
Redaktörens anmärkning: Letar du efter rätt POS-system för ditt företag? Fyll i nedanstående frågeformulär för att få våra leverantörspartners att kontakta dig om dina behov.
Vad är ett POS-system?
EN POS-system består av två delar: POS programvara och POS maskinvara. POS programvara är en digital teknik plattform som fullbordar inköpstransaktioner. Programvara kan vara molnbaserade eller lokala serverbaserade; dock, molnbaserad programvara är mer populär bland småföretagare på grund av dess användbarhet, överkomliga priser, säkerhet och bekvämlighet., Molnbaserad programvara kan du komma åt dina försäljningsdata från alla enheter så länge du har en Internet-anslutning – Detta inkluderar även enheter offsite. Även om lokal serverbaserad programvara erbjuder mer stabilitet, är det dyrare och vanligtvis inriktad mot företag.
POS – maskinvara hänvisar till de fysiska komponenterna – en tablett, tablettstativ, kassalåda, kvittoskrivare och en kortläsare eller kreditkortsterminal-som behövs för att genomföra försäljningstransaktionen., Beroende på din bransch och budget kan du integrera ytterligare POS-hårdvara, inklusive streckkodsskannrar, kunddisplayer, uppringnings-ID-enheter, kiosker, myntdispenser, köksskrivare, köksdisplaysystem, digitala menybrädor, skalor och tablettfodral.
mobila POS-system blir det vanligaste valet för små och medelstora företag, särskilt de som behöver ytterligare flexibilitet i sina försäljningsprocesser.
hur fungerar ett POS-system?
den grundläggande funktionen för ett POS-system är att slutföra försäljningstransaktioner., Men Jared Weitz, VD och grundare av United Kapital Källa Inc., nämnda data från dessa transaktioner kan användas för många andra affärsfunktioner.
” När en kund vill slutföra en transaktion, kommer du att använda ett POS-system för att köra sin betalning (kort eller kontanter),” berättade Weitz business.com. ” POS kommer att generera transaktionen och innehålla Alla data som samlats in från den. Dessa data kan sedan lagras i systemet för inventering spårning, finansiell rapportering, och värd kundinformation för framtida kontakt och referens.,”
helst kommer ditt POS-system att ha ytterligare funktioner snarare än att bara spela in försäljning. Vissa POS-system integreras med andra program för att automatisera verksamheten och effektivisera informationsdelning. Till exempel integreras vissa POS-lösningar sömlöst med redovisnings-och marknadsföringsplattformar.
”kvalitet POS-system gör det möjligt för företagsägaren att hantera alla aspekter av verksamheten med flera funktioner och funktionalitet, inklusive rapporteringsverktyg för att analysera data och fatta välgrundade affärsbeslut”, säger Annie Legge, marknadschef på 3s POS., ”Genom att automatisera olika affärsuppgifter med, kommer du att kunna lägga ytterligare tid i andra delar av verksamheten.”
vilka är de viktigaste funktionerna i ett POS-system?
POS-system har funktioner som hjälper dig att hantera din försäljningsprocess bättre och förbättra kundservice.
”ett POS-system är det centrala navet för majoriteten av dina affärsbehov-försäljning, lager, kundhantering, även medarbetarförmåner och timmarspårning”, sa Weitz. ”En stor del av en POS är det faktum att allt kan leva inom ett ställe.,”
När du letar efter det bästa POS-systemet för ditt företag, överväga ett system som har följande funktioner:
- inköpskapacitet: dina anställda kan använda POS-systemet för att skanna eller nyckel i de objekt som en kund köper, lägga till skatter och beräkna den totala mängden av försäljningen. Systemet kommer då att acceptera betalning och generera ett kvitto.
- Försäljningsdatainspelning: POS-systemet registrerar och lagrar kundförsäljningsdata antingen i molnet eller på plats till en lokal server, beroende på vilket system du väljer.,
- inventering spårning och hantering: Du kan skapa en produktkatalog eller meny i systemet som du använder när du ringer upp kundorder. De bästa POS-systemen spårar också inventering och uppdaterar automatiskt kvantiteter som föremål säljs. Vissa har låg lager varningar och inköpsorder funktioner.
- tredjepartsintegration: om du använder andra affärsprogram för att driva ditt företag, till exempel bokföringsprogram, lönelista och e-postmarknadsföring, vill du ha ETT POS-system som sömlöst integreras med tredjepartsprogram., Detta gör det möjligt för de olika programmen att dela information automatiskt, vilket eliminerar behovet av att manuellt ladda ner och ladda upp rapporter, kundlistor och andra data.
- rapportering: POS-systemet kan generera en mängd olika rapporter som hjälper dig att mäta företagets prestanda och analysera data för din försäljning, produkter, kunder och anställda.
- lojalitetsprogram och kundhantering: de flesta POS-system har grundläggande kundhanteringsverktyg som låter dig spela in kundinformation och skapa kundprofiler som du kan använda för marknadsföringsändamål., Lojalitetsprogram är ofta tillgängliga som en tilläggsfunktion (som kostar extra) eller som en integration.
- Employee management: POS-systemet bör tillåta dig att begränsa anställdas tillgång och kapacitet, och spela in anställd försäljning. Vissa inkluderar tidspårning och schemaläggning funktioner, men dessa funktioner är ofta tillägg eller integrationer.
även om inte alla funktioner kan gälla för ditt företag eller din bransch, behöver du åtminstone inköpskapacitet och försäljningsinspelning., Brian Cairns, VD ProStrategix Consulting, sade att de flesta företag dra nytta av inventering spårning och integration.
”det gynnar verksamheten när POS-system har lagerstyrning och gränssnitt med din bokföringsprogramvara så att du automatiskt kan registrera totala intäkter, rabatter, avkastning, kostnader för varor, försäljningsskatter etc., ”sa Cairns.
Legge sa att alla bra POS-system ger dig tillgång till värdefulla data-och rapporteringsverktyg så att du kan få insikter i trender och övergripande affärsresultat i förhållande till dina mål.,
”moduler inkluderar lagerstyrning, försäljning, hantering av kundrelationer, bokningar, konton och personalhantering”, säger Legge. ”Med denna typ av tillförlitligt system på plats, du kommer att upptäcka områden som fungerar bra och förbättra dem som behöver mer uppmärksamhet. Genom att följa denna process blir ditt företag effektivare.”
även om personal-och kundhanteringsfunktioner inte alltid är nödvändiga funktioner, sa Legge att dessa kan vara till stor hjälp för att bygga varumärkeslojalitet, ansluta till dina kunder och hantera anställda.,
” systemet låter dig ansluta med dina kunder på en helt ny nivå, ” sa hon. ”Med belöningsprogram, märkesvaror lojalitetskort och kampanjer via integrerade appar finns det mer utrymme för en relation att växa med dina kunder. Från en HR och anställd engagemang synvinkel, rätt system kommer att ge dig insikter i prestanda och närvaro.”
kostnader för ett POS-system
POS-system är en investering. Att förstå hur de kommer att påverka budgeteringen handlar om att bryta ner sina kostnader.
hårdvara
precis som alla system kommer POS-maskinvaran att variera i kostnader., De flesta beror på vad du vill och behöver. Vissa hårdvara bitar att tänka på är en iPad (eller andra pekskärmsenheter), en streckkodsläsare, en kassalåda och en kvittoskrivare.
små företag kan ofta komma undan med bara en iPad och digitala kvitton. Om din butik upplever en hög volym av kunder, men behöver du funktioner som fysiska kvitton och kontanthantering. Streckkodsskannrar hjälper till med större och flytande lager.,
totalt sett kan du förvänta dig att spendera från $ 300 ($329 för en nuvarande iPad) till tusentals dollar om din POS är en fristående dator med alla klockor och visselpipor. Dessa priser är per station.
programvara
programvarukostnaderna varierar också avsevärt. De enklaste program genererar ett kvitto för varje försäljning (vanligtvis digitalt). Även grundläggande programvara innehåller vanligtvis vissa försäljning spårning och analys, även om det kan vara ganska lätt. Avancerad programvara kan spåra din inventering och hålla den fyllas, och det ger detaljerad försäljning analytics., Det kan förena POS-system över platser och har omnichannel stöd. Ditt prisklass kommer att variera från $ 99 per månad upp till $ 10,000 per månad för de mest avancerade systemen.
tjänster
tjänster inkluderar betalningshantering, kontraktsfakturering och IT-support. Du kan hitta massor av andra nischtjänster, men de är de vanligaste. Omfattningen av utförda tjänster kommer att påverka deras kostnader, men betalningshantering är nästan alltid den största kostnaden. Det är lika varierat som någonting, men det debiteras vanligtvis per transaktion. Som ett exempel, Shopify avgifter 2.5 procent för betalning bearbetning.,
Tips för att välja det bästa POS-systemet för ditt företag
att veta vad en POS kan göra och hur mycket det kommer att kosta kan hjälpa dig att fatta ett bra beslut. Dessa tips hjälper dig att sätta dessa idéer i sammanhang för att välja det bästa möjliga systemet.
trafik
det är det första övervägandet, eftersom det dikterar vad du behöver från din POS. Vanligtvis kör billigare system lite långsammare, och det gör dem mer lämpade för återförsäljare som upplever en låg mängd trafik. Det omvända är också sant.
antal försäljningsställen
hur många försäljningsställen behöver du?, Är de mobila eller stationära? Svaren på dessa frågor kommer att avgöra många av dina val. Mobilleverantörer behöver väsentligt annorlunda hårdvara från en enda butik med ett kassaregister. Om du behöver flera försäljningsstationer, titta på medföljande prissättning.
funktioner
det finns otaliga funktioner att överväga, men fyra, i synnerhet, att uppmärksamma är betalningshantering, support, inventering och analys. Betydelsen av funktionerna varierar beroende på ditt företag., Om du till exempel har teknisk know-how eller tillgång till IT-tjänster kan support vara mindre av ett problem än en enpersonsoperation. Betalningshantering kan innehålla metoder som dina kunder föredrar att använda när de patroniserar ditt företag. Betalar de kontant ibland? Hela tiden? Betalar vissa kunder med en check? Ta hänsyn till dina kunders preferenser. Sist, med inventering, vissa butiker behöver kraftfull lagerhantering integration. Vissa företag har ingen inventering alls.,
dina behov kommer att variera med POS-systemet, men genom att ta dig tid att utvärdera vilka funktioner som är viktigast för dig – och dina kunder – kommer du att kunna hitta ett POS-system som är väl lämpat för din butik och det är lätt att installera och använda.
POS system vanliga frågor
Q: kan du använda ett POS-system på din telefon?
a: det korta svaret: ja. Det finns två olika sätt att använda ett POS-system på telefonen. Det första alternativet är att spela in dina försäljningsdata på ett molnbaserat POS-program.,
”moderna POS-system gör det möjligt för företagsägaren att få tillgång till värdefulla data och rapporter via vilken enhet som helst med en Internetanslutning, inklusive en mobiltelefon”, säger Legge. ”Eftersom data från POS säkerhetskopieras till molnservern kan åtkomst till data utföras antingen via en portal i en webbläsare eller en dedikerad app.”
det andra alternativet, som kanske är bekvämare än det första, är att utföra försäljningstransaktioner direkt från din mobila enhet., Legge sa att mobila molnbaserade POS-leverantörer, särskilt de inom detaljhandeln, tillåter småföretagare att ha en grundläggande POS-app på sin mobila enhet och ta betalningar via en liten handhållen kortterminal.
” detta är bra för återförsäljare och företag som har mer än en plats, som reser för distribution, eller säljer produkter på mässor, bås och marknader på språng,” tillade Weitz.
F: Vad är skillnaden mellan ett POS-system och ett kassaregister?
a: det korta svaret: ett kassaregister är en del av ett POS-system., Att använda ett kassaregister i sig är dock ett något föråldrat sätt att hantera försäljningen, eftersom ett kassaregistrets funktionalitet är begränsad till att beräkna försäljningen.
”ett kassaregister fångar helt enkelt transaktionen: inköpspriser minus eventuella rabatter etc., ”sa Cairns. ”Ett kassaregister ensam skulle kräva ett mer manuellt system där försäljningen är tallied i slutet av dagen, och rabatter, returer, kampanjer, etc., skulle läggas till för att balansera kontanter i slutet av dagen.”
det här sättet att spela in försäljning kräver att du upprätthåller ett separat system för lagerhantering och bokföring., Det ökar också sannolikheten för fel, medan med ett POS-system, igen, beroende på vilken du köper, kan dessa funktioner automatiseras.
din budget och företagsstorlek kommer att vara de två största avgörande faktorerna.
”Om du har ett litet företag med några transaktioner och minimal inventering kan ett POS-system vara för dyrt”, sa Cairns. ”Om du har många transaktioner över ett antal säljbara objekt, skulle den tid som sparats av POS sannolikt betala för det.”
Q: Vad är skillnaden mellan ett POS-system och POS-programvara?,
a: det korta svaret: POS-programvaran är en del av ett POS-system. POS programvara är den plattform som används för att slutföra försäljningstransaktioner, plus det hjälper till att hantera andra affärsintegrationer. Ett POS-system är kombinationen av POS-maskinvara (t.ex. en tablett, kassalåda, kvittoskrivare och kreditkortsläsare) och programvaran.
När du väljer ett POS-system för ditt företag, överväga både dina nuvarande och framtida affärsbehov.,
”om du bygger ett litet företag, investera i en mer avancerad POS som inte bara uppfyller dina behov idag men ställer dig för framgång på vägen”, säger Weitz. ”Att behöva göra justeringar och större inköp senare kommer bara att sakta ner dig när ditt företag är redo för tillväxt.”
Q: Vilka är de olika typerna av POS-system?
a: det korta svaret: mobil/surfplatta, terminal, online (molnbaserad) och självbetjäningskiosk-eller ibland en kombination av de olika alternativen., Eftersom ett POS-system består av programvara och hårdvara kan typen av POS-system du skapar variera. Du kan ha ETT antingen ett molnbaserat (online) system eller ett lokalt serverbaserat (onsite) system.
När du väljer maskinvara för ditt system kan du välja ett mobil – /surfplattans POS-system eller ett stationärt terminalsystem. Tabletter / mobil är den mest populära och önskade typen av POS, eftersom de erbjuder stor flexibilitet. En terminal är ett allt-i-ett-system som har både programvara och hårdvara, även om ”terminal” också beskriver dator/pekskärm kombinationer., Terminaler tenderar att vara stora och skrymmande; dock har mindre, sleeker versioner nyligen införts, vilket är mer önskvärt än sina äldre motsvarigheter.
själv tjäna kiosker är i huvudsak allt-i-ett-enheter. Små företag kan använda ett tablet POS-system som har en kioskläge inställning för kunder att använda. Detta är allmänt tillgänglig med restaurang POS-system, men det finns några detaljhandelssystem med denna förmåga också.
Q: behöver du ett komplett POS-system eller specifika komponenter?
a: det korta svaret: det beror på ditt företag., Mycket små företag med bara några försäljningar kan bara behöva en tablett, kortläsare och kvittoskrivare. De flesta företag behöver en kortläsare (eller kreditkort terminal), ett kvitto skrivare och ett sätt att lagra sina pengar (en kassalåda). Du kommer också sannolikt att behöva en enhet för att registrera informationen på (t.ex. en tablett eller terminal).
f: Varför är POS-system viktiga?
A: POS hanterar kassaflödet i ditt företag fysiskt. Om du inte kan ta pengar, har du inget företag. Producentorganisationerna är integrerade. Det måste vara tillförlitligt och korrekt., Det kan också ge moderna fördelar utöver att lagra pengar (som data och analytics).
detaljhandeln kan behöva ytterligare komponenter som streckkodsläsare, kunddisplayer och myntdispenser. Restauranger eller barer kan behöva kiosker, köksskrivare, skalor etc.