Hem | Föregående | Nästa
principer för tydligt skrivande
1. Skriv i den aktiva rösten. Den aktiva rösten eliminerar förvirring genom att tvinga dig att namngeskådespelaren i en mening. Denna konstruktion gör det klart för läsaren som ska utföra plikten.
Den passiva rösten gör meningar längre och rondellen. Vem är ansvarig är mycket mindre uppenbart. Passiveverbs har en form av verbet att vara plus det förflutna deltagandet av ett huvudverb.,
| am | är | är | var | var | vara | varit |
plus
ett huvudverb som vanligtvis slutar i ”en” eller ”ed”.
exempel på passiva verb:
- mottogs,
- övervägs,
- har valts.
den passiva rösten ändrar den naturliga, aktiva ordningen med engelska meningar. I följande passiva exempel däruppfattaren av åtgärden kommer före skådespelaren.,
passiv: förordningen skrevs av drafter .
aktiv: drafter skrev förordningen .
passiva konstruktioner är förvirrande när de används i föreskrifter. Aktiva meningar måste ha skådespelare, men passiveones är fullständiga utan dem.
| materialet kommer att levereras. | av vem? |
| startdatumet ska avgöras. | av vem? |
| siffrorna måste godkännas. | av vem?, |
att sätta skådespelaren innan verbet tvingar dig att vara tydlig om ansvar.
- budbäraren kommer att leverera materialet.
- entreprenören bestämmer startdatumet.
- administratören måste godkänna siffrorna.
den passiva rösten är lämplig när skådespelaren är okänd, obetydlig eller uppenbar.Detta gäller vanligtvis inte i regleringstext.
- små föremål är ofta stulna.
- programmen har skickats.
2. Använd handlingsverb.,
Undvik ord så här:
| säg inte | säg |
|---|---|
| ge hänsyn till | överväga |
| är tillämplig på | gäller för |
| gör betalning | betala |
| ge erkännande till | erkänna |
| handlar om | oro |
de kallas ”nominaler” — substantiv med verb inuti. De är svåra att läsa och göra meningar längre. Action verb är kortare och mer direkt.
3., Använd ”måste” i stället för ”skall”.,
| skall | ålägger en skyldighet att agera, men kan förväxlas med förutsägelse av framtida åtgärder |
| kommer | förutspår framtida åtgärder |
| måste | ålägger skyldighet, indikerar en nödvändighet att agera |
| får inte | anger ett förbud |
| bör | infers skyldighet, men inte absolut nödvändighet |
| kan | anger diskretion att agera |
för att ålägga en rättslig skyldighet, använd ”måste.,”
för att förutsäga framtida åtgärder, använd ” will.”
säg inte: guvernören ska godkänna det.
säg: guvernören måste godkänna det.
eller: guvernören kommer att godkänna det.
4. Var direkt. Prata direkt med dina läsare. Använd det imperativa humöret. Regler lämpar sig för denna stil, särskiltförfaranden, instruktioner och listor över uppgifter.
Directness undviker passiv röst:
säga: underteckna alla kopior.
säg: bifoga en kopia av din W-2 till din retur.
denna stil resulterar i förfaranden som är kortare, skarpare och lättare att förstå.
5. Använd presens., En reglering av fortsatt effekt talar från och med den tid du tillämpar den, inte från och med den tid du utarbetar den eller när den blir effektiv. Av denna anledning bör du utarbeta föreskrifter i nuvarande tid. Genom att utarbeta i nuvarande tid undviker du komplicerade och besvärliga verbformer.
säg inte: böterna för körning utan licens ska vara $ 10.00.
säg: böterna för körning utan licens är $ 10.00.
6. Skriv positivt. Om du kan exakt uttrycka en idé antingen positivt eller negativt, uttrycka det positivt.,
säg inte: guvernören får inte utse andra personer än de som är kvalificerade av Personalförvaltningsbyrån.
säg: guvernören måste utse en person som är kvalificerad av Personalförvaltningsbyrån.
ett negativt uttalande kan vara tydligt. Använd den om du varnar läsaren.
gå inte
rök inte
men undvik flera negativ i en mening.
säg inte: ett demonstrationsprojekt kommer inte att godkännas om inte alla ansökningskrav är uppfyllda.
säg: ett demonstrationsprojekt kommer endast att godkännas om den sökande uppfyller alla krav.,
det är bättre att uttrycka även en negativ i positiv form.
| säg inte | säg | ||
|---|---|---|---|
| inte ärlig | oärlig | ||
| kom inte ihåg | glömde | ||
| betalade inte någon uppmärksamhet till | ignorerade | td> | |
| kvar på mötet | lämnade mötet | ||
| inte överensstämde med eller misslyckades med att uppfylla |
kränkt |
7. Undvik användning av undantag., Ange om möjligt en regel eller kategori direkt i stället för att beskriva denna regel eller kategori genom att ange dess undantag.
säg inte: alla personer utom de 18 år eller äldre måste…
säg: varje person under 18 år måste…
Du kan dock använda ett undantag om det undviker en lång och besvärlig lista eller utarbetad beskrivning. När du använder ett undantag anger du regeln eller kategorin först och anger dess undantag.
SÄG INTE: Alabama, Alaska… och Wyoming (en lista över 47 stater) måste ransonera…
säga: Varje stat utom Texas, New Mexico, och Arizona måste ransonera…, (Observera att kategorin ”varje stat” fastställs först och sedan anges undantagen.)
8. Undvik Split infinitives. Split infinitive kränker många läsare, så undvik det om du kan.
säg inte: var noga med att snabbt svara på inbjudan.
säg: var noga med att svara snabbt på inbjudan. eller säg: var noga med att svara på inbjudan omedelbart.
9. Använd singular substantiv snarare än plural substantiv. I den utsträckning din mening tillåter, använd ett singulärt substantiv istället för ett plural substantiv., Du kommer att undvika problemet med huruvida regeln gäller separat för varje medlem i en klass eller gemensamt för klassen som helhet.
säg inte: vakten kommer att utfärda säkerhetsmärken till de anställda som arbetar i byggnad D och byggnad E.
säg: vakten kommer att utfärda ett säkerhetsmärke till varje anställd som arbetar i byggnad D och varje anställd som arbetar i byggnad E.
om du inte menar
vakten kommer att utfärda ett säkerhetsmärke till varje anställd som arbetar i både byggnad D och byggnad E. (Det finns andra möjliga betydelser.)
10. Var konsekvent. Använd inte olika ord för att beteckna samma saker., Variation för variationens skull har ingen plats i regelskrivning. Använda en synonym snarare än att upprepa den exakta termen du tänker bara förvirrar läsaren.
säg inte: varje motorfordonsägare måste registrera sin bil med Automobile Division av Metropolitan Police Department.
säg: varje bilägare måste registrera sin bil med Automobile Division av Metropolitan Police Department.
Använd inte samma ord för att beteckna olika saker.
säg inte: tanken hade en 200-gallon tank för bränsle.
säg: tanken hade en 200-gallon bränslebehållare.,
11. Använd parallell struktur. Ordna meningar så att parallella idéer ser parallella ut. Detta är viktigt när du använder en lista.
Nonparallel konstruktion:
de uppgifter som verkställande sekreterare i administrativa kommittén är:
- att ta Protokoll från alla möten; (fras)
- verkställande sekreterare svarar all korrespondens; och (klausul)
- skrivning av månatliga rapporter. (ämne)
parallell konstruktion:
- för att ta minuter av alla möten;
- för att svara på all korrespondens; och
- för att skriva månadsrapporterna.
12., Föredrar enkla ord. Regeringens skrivande bör vara värdigt, men behöver inte vara pompös. Skrivning kan vara värdig när språket är enkelt, direkt och starkt. För att göra ditt skrivande tydligare och lättare att läsa-och därmed effektivare-föredra det enkla ordet.,
| säg inte | säg |
|---|---|
| konstruera, tillverka | gör |
| initiera, påbörja | börja |
| avsluta | avsluta | avsluta |
| utnyttja | använda |
| betydande del | stor del |
| gav en möjlighet | tillåt |
13. Utelämna onödiga ord. Använd inte sammansatta prepositioner och andra ordliga uttryck när samma mening kan förmedlas med ett eller två ord.,22a27ff7″>
14., Undvik uppsägningar. Använd inte ordpar, om orden har samma effekt eller där innebörden av en ingår den andra.
exempel: ordpar för att undvika
alla
auktorisera och direkt
upphöra och desist
varje
fullständig och fullständig
ordning och direkt
medel och inkluderar
nödvändig och önskvärd
15. Använd konkreta ord. Regeringsskrivning handlar ofta om abstrakta ämnen. Men abstrakta ord kan vara vaga och öppna för olikatolkningar., Sätt instruktioner i enkla, konkreta ord.
| säg inte | om du menar |
|---|---|
| fordon | bilar |
| skjutvapen | Gevär |
| helikoptrar |
16. Använd inte ord som motsätter sig. Ord kan locka eller avvisa läsare. Det är möjligt att välja ord i vårt skrivande som inte görDet felaktiga intrycket eller antagonisera våra läsare. Använd ord som människor reagerar positivt snarare än ord som de ogillar.,IKE
| RATHER THAN THESE WORDS | |||
|---|---|---|---|
| alibi | allege | blame | complaint |
| impossible | liable | oversight | unfortunate |
| waste | wrong |
17., Undvik substantiv smörgåsar. Administrativt skrivande använder alltför många substantiv kluster – grupper av substantiv ”inklämt” tillsammans.Undvik dessa förvirrande konstruktioner genom att använda fler prepositioner.
SÄG INTE: underjordsgruva arbetstagarnas säkerhet skydd förfaranden utveckling.
säga: utveckling av underjordiska förfaranden för skydd av säkerheten för gruvarbetare.
eller mer sannolikt: utveckling av förfaranden för skydd av arbetstagarnas säkerhet i underjordiska gruvor.
vilken betydelse är avsedd blir tydligare när denna fyra ord smörgås bryts upp.
18. Använd inte könsspecifik terminologi.,han könsspecifik jobbtitel:
| säg inte | säg |
|---|---|
| Crewman | besättningsmedlem |
| föredragande | Drafter |
| värvade män | rekryterad personal |
| brandman | brandman |
| förman | handledare |
| Manhours | arbetade timmar |
| Manpower | personal, arbetskraft |
undvik det könsspecifika pronomen när antecedenten kan vara manlig eller kvinnlig.,
säg inte: administratören eller hans utsedda måste fylla i utvärderingsformuläret.
säg: administratören eller administratörens utsedda måste fylla i utvärderingsformuläret.
Var försiktig när du skriver om för att undvika problemet. Följande exempel har inte nödvändigtvis samma betydelse –
- varje regional direktör kommer att tillkännage sina rekommendationer vid konferensen.
- de regionala direktörerna kommer att tillkännage sin rekommendation vid konferensen.
19. Skriv korta meningar. Läsbara meningar är enkla, aktiva, bekräftande och deklarativa.,
ju mer en mening avviker från denna struktur, desto svårare är meningen att förstå.
långa, löpande meningar är en grundläggande svaghet ijuridiska dokument.
juridiska dokument innehåller ofta villkor som resulterar i komplexa meningar med många klausuler.
ju mer komplexa meningen desto större är möjligheten till svårigheter att bestämma meningen med meningen.
lösningar
- ange en sak och bara en sak i varje mening.
- dela långa meningar i två eller tre korta meningar.
- ta bort alla onödiga ord., Sträva efter en enkel mening med ett ämne och verb. Eliminera onödiga modifierare.
- Om endast ett eller två enkla villkor måste uppfyllas innan en regel tillämpas, ange villkoren först och ange sedan regeln.
- om två eller flera komplicerade villkor måste uppfyllas innan en regel tillämpas, ange regeln först och ange sedan villkoren.
- om flera villkor eller underordnade bestämmelser måste uppfyllas innan en regel tillämpas, använd en lista.
20. Gör listor tydliga och logiska i struktur. Notering ger vitt utrymme som skiljer de olika förhållandena., Notering kan hjälpa digundvik problemen med tvetydighet som orsakas av orden ”och” och ”eller”. När du listar använder du följande regler:
- använd parallell struktur. (Se exempel i punkt 11 ovan.)
- lista varje objekt så att det gör en fullständig tanke när du läser med introduktionstexten.
- om det inledande språket för listan är en komplett mening —
- avsluta introduktionen med ett kolon; och
- gör varje objekt i listan en separat mening.,
- om det inledande språket för listan är en ofullständig mening —
- avsluta introduktionen med ett streck;
- avsluta varje objekt i listan utom det sista objektet med ett semikolon;
- efter semikolon i nästa till sista objekt i listan, Skriv ” och ”eller” eller ” som lämpligt; och
- avsluta det sista objektet i listan med en period.
21. Använd korta stycken. En författare kan förbättra tydligheten i en förordning genom att använda korta, kompakta stycken. Varjeparagraf bör hantera ett enda, enhetligt ämne., Långa, komplexa eller tekniska diskussioner bör presenteras i en rad relateradeparagrafer.
22. Använd en checklista och granska ditt utkast för var och en av dessa principer separat.
Föregående / Nästa