det finns två sätt att skicka e-post till en faxmaskin: via en online faxtjänst eller en faxserver på företagsnivå.

det finns andra sätt att faxa från en dator som använder en ansluten faxmaskin eller faxprogramvara (en direkt ersättning för en faxmaskin) men; dessa tillvägagångssätt har inte fördelen att kunna hanteras via e-post och kräver också en fast telefonlinje.

sammanfattning

  • Det finns ingen ”Out of the box” sätt ett e-postprogram kan skicka ett fax., En online faxtjänst, faxserver eller ansluten faxmaskin krävs för att e-post ska kunna faxa och faxa till e-post.
  • Du kan skicka och ta emot ett fax med e-post med hjälp av en online faxtjänst, inklusive e-posttjänster som Gmail, Hotmail och Outlook.
  • Du kan skicka och ta emot ett fax med en ansluten faxmaskin eller multifunktionsskrivare som ett relä. De flesta har bara möjlighet att ta emot ett fax och vidarebefordra det till e-post, medan sändningen sker via skrivardrivrutinen.,
  • Enterprise& faxservrar på företagsnivå kan lägga till ”e-post till fax” och ”fax till e-post” till en organisation.,
  • alternativ inkluderar faxprogramvara och hitta en lokal anläggning för att skicka och ta emot fax

på denna sida

  • hur fax till e-post (och e-post till fax) fungerar
  • hur man skickar och tar emot ett fax till e-post (eller e-post till fax) med en online faxtjänst
  • använd en ansluten faxmaskin för att skicka och ta emot ett fax med e-post
  • alternativ
  • källor och mer resurser

hur fax till e-post (och e-post till fax) fungerar

det finns två sätt att ansluta fax och e-post., Den första är med en faxserver (en online-faxtjänst är en typ av faxserver), den andra är med en ansluten faxmaskin med e-postfunktion.

en faxtjänst online är en typ av faxserver. Den största skillnaden mellan de två är att faxservrar hanteras direkt (vanligtvis finns i företag och företagsmiljöer) medan online fax är tillgänglig som en tjänst.

en ansluten faxmaskin är en faxmaskin som styrs av en dator eller smartphone., Många anslutna faxmaskiner kan skicka ett fax från skrivardrivrutinen, och vissa kan vidarebefordra faxet till ett e-postmeddelande när ett fax tas emot.

hur man skickar och tar emot ett fax till e-post (eller e-post till fax) med en online faxtjänst eller faxserver

e-post till fax (och fax till e-post) är en standardfunktion med de flesta online faxtjänster.

skicka ett e-postmeddelande till fax

stegen varierar beroende på tjänsteleverantör. Ett typiskt tillvägagångssätt för att skicka ett e – postmeddelande till fax med en online-faxtjänst är:

Steg 1-Förbered ett nytt e-postmeddelande. Öppna ett nytt mail som du normalt skulle.,

steg 2 – sätt faxnumret ”till” i en e-postadress. Skicka e-postmeddelandet till ett fax skicka till en e-postadress som är faxnummer @ theFaxProviderDomain.com.till exempel, om faxnumret att skicka till är +1 (212) 555-5555, och online – faxtjänsten är Nextiva, e-postmeddelandet att skicka till är

steg 3-Ange ämnesrad och kropp i e-postmeddelandet. E-postmeddelandets ämnesrad och organ kommer att konverteras till relevanta delar av faxens försättsblad. Ämnesraden kommer att vara e-postmeddelandets ämnesrad, e-postmeddelandets kropp kommer att vara omslagssidan., Information om avsändaren infogar automatiskt i försättsbladet från tjänstens konfiguration.

steg 4-bifoga dokumenten till fax. Mer än ett dokument kan bifogas, och filformat som Word och PDF är universellt kompatibla.

Steg 5 – skicka e-postmeddelandet. E-postmeddelandet skickas till faxtjänsten. Faxtjänsten konverterar sedan e-postinformationen till ett fax och ringer upp faxnumret.

steg 6 – vänta på bekräftelse (eller meddelandefel). Faxtjänsten skickar ett e-postmeddelande på bekräftelsesidan som visar att faxet har skickats eller inte.,

ta emot ett fax till e-post

steg varierar med varje leverantör. Här är en typisk metod för att ta emot ett fax till en e – postadress:

Steg 1-faxtjänsten väntar på att faxlinjen ska ringa. Faxtjänsten är alltid på oavsett om din dator, smartphone eller e-postklient är aktiv.

steg 2 – faxtjänsten svarar på den ringande faxlinjen. Den sändande faxen sänder faxinformationen till faxtjänsten.

steg 3-faxtjänsten lagrar faxet. En webbläsare, ETT program eller en app kan komma åt fax.,

steg 4-faxtjänsten skickar en kopia av faxet till den angivna e-postadressen(vissa faxtjänster tillåter mer än en mottagares e-postadress). E-postmeddelandet kommer med en kopia av faxet i PDF-format.

Kompatibilitet

systemet kan fungera alla typer av enheter, inklusive datorer (Windows, Mac och Linux) och Smartphones / surfplattor (iPhone, Android, Blackberry och Windows Phone). Det kan fungera var som helst som e-post kan nås och ett PDF-dokument kan visas.

alla typer av e-postadresser är kompatibla., En online e-post till fax tjänst kan fungera med:

  • Webbmail e-postadresser som Gmail, Hotmail, Yahoo! Mail och Outlook 365 webmail.
  • Verizon, på&T, Time Warner, Comcast, CenturyLink och någon Internetleverantör e-post.
  • Alla e-postklienter som Outlook, Thunderbird och Mac Mail.

begränsningar

begränsningarna för fax till e-post med en online faxtjänst eller faxserver kommer mestadels från lagringsstorleken som e-postleverantören tillåter., De flesta e-postleverantörer tillåter mer än tillräckligt med utrymme; dock fax dokument tar upp mycket mer dator lagringsutrymme än en motsvarande dokument skrivs direkt i ett e-postmeddelande.

med en faxserver kan det finnas begränsningar som administratörerna anger för vilken typ av e-post som kan skicka och ta emot ett fax. Dessa begränsningar är dock specifika för organisationen och inte serverprogramvaran.

använd en ansluten faxmaskin för att skicka och ta emot ett fax med e-post

de flesta anslutna faxmaskiner har möjlighet att ”skriva ut” för att faxa via skrivardrivrutinen., Vissa anslutna faxmaskiner (eller multifunktionsskrivare med faxfunktion) kan vidarebefordra ett fax till e-post.

en ansluten faxmaskin kräver fortfarande en fast telefonlinje, precis som en vanlig faxmaskin.

”utskrift” till faxdrivrutinen

anslutna faxmaskiner kan skicka ett fax genom att ”skriva ut” faxet.

detaljerna varierar beroende på faxmaskin. Det är typiskt att ha möjlighet att ladda skrivardrivrutinen (gå till Skriv ut filen, välj Fler alternativ). I skrivardrivrutinen kan du skicka dokumentet till ett faxnummer.,

andra faxmaskiner har programvara som kör funktionerna för att skicka faxet. Inom programvaran finns det ett alternativ att bygga ett enkelt fax och skicka det som ett fax.

Vidarebefordra fax till e-post

vissa anslutna faxmaskiner kan vidarebefordra (eller vidarebefordra) ett mottaget fax till en e-postadress. När ett fax tas emot skickas ett e-postmeddelande till en angiven e-postadress med en PDF-kopia av faxet bifogat.,

alternativ – faxa med en dator eller använd en lokal butik

det enklaste alternativet till en online-faxtjänst med E-postfax eller en ansluten faxmaskin är faxprogramvara eller hitta en lokal plats för att skicka ett fax.

de flesta versioner av Windows inkluderar ”Window fax and scan”, ett program som fungerar som en direkt ersättning för en faxmaskin. Ett faxmodem på datorn och en fast telefonlinje krävs. Detta program fungerar väldigt mycket som en e-postklient, men är för att skicka och ta emot fax.,

källor och mer resurser

  • Fax Authority – Email Fax (ordlista) – vår ordlista post definiera vad ett e-fax är och hur det fungerar.
  • Fax Authority – Guide till online Fax – vår guide till online faxsystem. E-post till fax och fax till e-post är bara en liten del av online fax.
  • Fax Authority – online faxtjänster – vår jämförelse av online faxtjänster. Sidan innehåller en jämförelse sida vid sida.
  • Wikipedia – Internet Fax – Wikipedia: s post på Internet fax, en övergripande term för att skicka och ta emot fax via Internet.,
  • Wikihow – så här skickar du e – post till Fax: 6 steg-en grundläggande förklaring av hur du skickar ett mail till en faxmaskin.
  • Mozilla Thunderbird Support Forum – kan jag skicka ett mail till ett faxnummer? – Ett forum diskussion i Mozillas supportforum om användningen av ett e-post till faxsystem.
  • Brother-hur konfigurerar jag fax framåt till e-post? – Brother ’ s support forum svar på hur du ställer in fax vidarebefordran på en MFC -8220.,
  • Google patent – Patent # us 6424426 B1 Fax-till-e-post och e-post – till-faxkommunikationssystem och metod-ett patent som visar hur ett fax-till-e-post och e-post-till-faxsystem fungerar från år 2000. Tilldelas Matthew K. Henry av Mongonet.
  • Google patent – Patent # us us 6614551 B1 E – post kapabel faxmaskin och metoder för att använda samma-ett patent som visar arbetet i en e-post kapabel faxmaskin. Tilldelas Gregory A. Peek av Intel Corporation.