©
courtneyk

det är viktigt att kommunicera känslig information taktfullt.

svarar intelligent, även för ointelligent behandling. – Lao-Tzu, kinesisk filosof

en av dina ljusaste gruppmedlemmar, Jon, har just slutat ge en presentation. Han verkar nöjd med sin prestation, men det är uppenbart att han inte var ordentligt förberedd., Hans presentation var dåligt undersökt och dåligt organiserad, och du är besviken över hans brist på ansträngning.

innan alla har lämnat konferensrummet ber Jon om din feedback. Du berättar för honom att hans presentation var slarvig och oorganiserad, och att du hade förväntat dig bättre från honom.

förvånansvärt är Jon synligt upprörd, och du ångrar omedelbart dina kommentarer. Du ville vara ärlig, men du ville inte såra hans känslor, särskilt framför andra människor. En månad senare händer Jon i sin avgång.,

Vi måste alla kommunicera smärtsam eller känslig information någon gång i vår karriär. Och medan det är viktigt att berätta sanningen, måste vi tänka på hur vi gör det. Takt gör att vi kan vara ärliga, samtidigt som vi respekterar en persons känslor.

När vi kommunicerar taktfullt kan vi bevara relationer, bygga trovärdighet och visa eftertänksamhet. I den här artikeln undersöker vi vad takt är och tittar på hur du kan utveckla denna viktiga kvalitet.

Vad är takt?

takt är förmågan att berätta sanningen på ett sätt som anser andras känslor och reaktioner., Det låter dig ge svår feedback, kommunicera känslig information och säga det rätta för att bevara ett förhållande.

takt omfattar många saker, inklusive emotionell intelligens , respekt, diskretion, självmedvetenhet , eftertänksamhet, medkänsla, subtilitet, ärlighet, diplomati och artighet.

Varför är takt viktigt?

förmågan att kommunicera med känslighet erbjuder många fördelar.

För det första är takt viktigt när du måste leverera dåliga nyheter eller ge kritisk feedback, oavsett om du befinner dig i en personlig eller professionell situation.,

därefter stärker kommunikationen taktfullt ditt rykte och bygger din trovärdighet . Det låter dig bevara befintliga relationer och bygga nya. Ett taktfullt tillvägagångssätt visar karaktär, mognad , professionalism och integritet .

takt visar också bra sätt . Om du kan kommunicera med nåd och övervägande, kommer du att sticka ut från mängden och du kommer att få märkt av rätt skäl. Detta kan leda till karriärmöjligheter.

slutligen kan takt hjälpa dig att undvika konflikter, hitta en gemensam grund och låta andra rädda ansiktet., Det kan därför vara en viktig tillgång i förhandlingarna och i konfliktlösning.

Tips 1:
takt påverkas starkt av kultur.

vad som kan ses som öppen, rättvis återkoppling i vissa kulturer kan ses som djupt oförskämd i andra; medan ett meddelande från en chef från en taktfull kultur kan ses som svag – eller missad helt – av en lagmedlem från en mer rättframt.

se till att du är kulturellt alert när du ger feedback till personer från en annan bakgrund. Och justera exemplen nedan för att passa din egen kultur.,
Tips 2:
det är bra att vara taktfull, men du måste också få ditt meddelande över och se till att dina egna rättigheter respekteras. Se till att du hanterar problem självständigt , inte undermissivt, när du är taktfull.

exempel

Vi har beskrivit några exempel på takt nedan:

  • din chef ber dig att ta på dig en del av hennes arbetsbelastning, så att hon kan lämna tidigt på fredag. Ditt schema är dock fullt och du är inte säker på att du får allt gjort i tid.
    ett taktfullt svar kan vara, ”Tack för att du litar på mig med några av dina ansvarsområden., Jag är ledsen att jag inte kan hjälpa dig den här gången på grund av min arbetsbelastning. Finns det något jag kan hjälpa dig med nästa vecka, när jag har mer tid?”
  • en av dina gruppmedlemmar är regelbundet sen till jobbet och det påverkar hennes prestation. Efter en missad deadline är du frestad att ringa henne på personalmötet. Även om detta kan få dig att må bättre på kort sikt, är det okänsligt – ett mer taktfullt tillvägagångssätt skulle vara att tala med henne privat om hennes tardiness.
    Du kan även börja med en riktigt mild strategi., Till exempel, ” Jag har märkt att du har haft problem med att komma till jobbet i tid. Vad kan jag göra för att hjälpa till?”

som du kan se återspeglar takt känslomässig känslighet och ökar sannolikheten för ett positivt resultat.

utveckla takt

använd strategierna nedan för att kommunicera med takt:

skapa rätt miljö och tänk innan du talar

hur många gånger har du talat för snabbt och sedan ångrat det?

först öva aktivt lyssnande när andra talar., Använd sedan empati och känslomässig intelligens för att ansluta till människor och se saker ur deras perspektiv. Sist, arbeta för att bygga förtroende, så att folk vet att dina avsikter är ärliga och medkännande.

Bestäm lämplig tid

din kollega har just fått reda på att hon kommer att läggas av i slutet av året, medan din chef just har sagt att du blir befordrad. Är nu den bästa tiden att prata om dina goda nyheter? Definitivt inte!

takt betyder att du säger rätt sak vid rätt tidpunkt. Tänk på din situation innan du talar och var diskret., Se till att du håller dig medveten om vem du är med – och var du är – innan du talar.

Välj dina ord noggrant

ditt val av ord kan påverka hur andra uppfattar ditt meddelande.

Undvik att starta meningar med ordet ”du.”Till exempel säger,” du måste göra bättre nästa gång ” kommer att få den andra personen att känna sig defensiv. Istället, överväga att använda mjukare, mer indirekt språk, som, ” nästa gång, jag tror att din presentation skulle vara starkare om du tillbringade mer tid på forskning.,”

det är särskilt viktigt att använda” i ” – uttalanden under konflikter, eller när du ger konstruktiv kritik. När du gör det tar du ägande av dina känslor istället för att lägga skulden. Säg till exempel, ”Jag ser det annorlunda” eller ”jag var tvungen att gå över det avsnittet flera gånger innan jag förstod ditt meddelande.”

Du kan också använda en” kudde ” eller ett anslutande uttalande när du inte håller med någon. Till exempel kan du dämpa meddelandet, ”du har fel – vårt team gjorde bra förra kvartalet,” med, ”Jag uppskattar din åsikt, men vårt team gjorde bra sista kvartalet.,”

var också kortfattad när du är i en spänd konversation. Det är frestande att fortsätta prata när du känner dig obekväm, vilket ökar chansen att du säger för mycket eller säger något som du kommer ångra. Var ärlig och bestämd , och säg bara vad du behöver säga.

titta på ditt kroppsspråk

din chef berättade just att dina försäljningssiffror är ”bra.”Men när hon talar undviker hon din blick och viker armarna över bröstet. Även om hennes ord är neutrala, gör hennes kroppsspråk du ifrågasätta hennes budskap.,

När du är taktfull matchar ditt kroppsspråk ditt meddelande och du visas öppen när du kommunicerar, även om du ger dåliga nyheter. Till exempel, gör ögonkontakt, korsa inte dina armar eller ben, peka inte och träna bra hållning. Öppet kroppsspråk och en artig vokalton kommunicerar din sanningsenlighet och villighet att arbeta tillsammans.

reagerar aldrig känslomässigt

det är svårt att kommunicera taktfullt när du känner dig arg eller upprörd. Ge dig själv tid att lugna ner innan du svarar.

lär dig att kontrollera dina känslor på jobbet., För att lugna ner sig från en stressig situation, ta en paus från den och gå en promenad, eller använd djupa andningstekniker för att återfå din lugn.

det är också viktigt att förstå människor, ord, problem eller situationer som kan få dig att kommunicera utan takt. Tänk tillbaka till sista gången du förlorade ditt humör eller sa något du senare ångrade. Varför reagerade du så här? Vad fick dig att tappa kontrollen?

När du förstår dina utlösare kan du bättre kontrollera dina känslor eller gå bort i framtiden.,

vanliga exempel

nedan är några vanliga situationer där takt kan göra skillnaden mellan en positiv och negativ upplevelse.

att låta gruppmedlemmar gå

det är aldrig lätt att låta människor gå . Dessa situationer är ofta känslomässiga och spända, varför takt är viktigt.

börja med att tydligt förklara vad som händer. Det här är ett svårt och obehagligt budskap att kommunicera, men du är skyldig din teammedlem att vara ärlig. Om du tillåter känslor att diktera hur du levererar ditt meddelande riskerar du” sockerbeläggning ” fakta och inte får din punkt över.,

förklara sedan varför du har fattat ditt beslut och erbjuder känslomässigt stöd. Det är viktigt att vara ärlig i den här situationen, men du kan också vara snäll och stödjande.

ge Feedback

det kan vara svårt att ge feedback , särskilt när det är negativt. Nyckeln till att ge effektiv feedback är att ge det ofta och att göra det taktfullt.

ett bra tillvägagångssätt kan vara att ”sandwich” konstruktiv feedback mellan positiva kommentarer. När du börjar med något positivt, detta hjälper personen att slappna av, och det påminner dem om att de gör ett bra jobb., Och när du slutar med en positiv, går folk inte bort och känner sig upprörd.

Undvik att sandwiching den konstruktiva återkopplingen mellan för många positiva, men eller människor kan ta bort fel meddelande. Undvik också att använda detta tillvägagångssätt för ofta, eftersom människor kan komma att misstro positiv feedback från dig.

avböja en inbjudan

om du avböjer en inbjudan med ett direkt ”nej” kan vissa personer se detta som krass eller okänsligt.

börja med en positiv kommentar: ”Tack för att du tänkte på mig. Jag är säker på att det kommer att bli en underbar händelse.,”Nästa, taktfullt avböja:” jag är ledsen att jag inte kan delta.”Sist, sluta med en positiv anteckning:” Förhoppningsvis kommer mitt schema att vara mindre hektiskt nästa gång och vi kan träffas då.”

vår artikel” ’ja’ till personen, ’nej’ till uppgiften ” har fler strategier som du kan använda för att avvisa en begäran taktfullt, men ändå upprätthålla ett positivt förhållande.

avleda skvaller

din kollega är känd som kontorsskvaller, och han sprider rykten om en annan kollega när du är i rummet.

Du kan taktfullt avleda och neutralisera skvaller på flera sätt.,

säg till exempel något positivt: ”Jill kan kämpa med sina försäljningssiffror, men hon är en hård arbetare.”Eller be dem att sluta:” jag vill inte prata om det här, särskilt eftersom vi inte vet fakta. Låt oss diskutera den kommande fusionen istället.”Du kan också säga,” Jag vill inte prata om människor bakom ryggen ”eller” låt oss prata om detta när Jill är här, så att hon kan ta itu med dessa problem.”

vår artikel” rykten på arbetsplatsen ” har fler tips för att taktfullt hantera och förhindra skvaller på jobbet.

att hitta den här artikeln användbar?,

Du kan lära dig ytterligare 150 kommunikationsförmåga, så här, genom att gå med i Mind Tools Club.

gå med i Mind Tools Club idag!

få gratis nyhetsbrev

lära karriär färdigheter varje vecka, och få en bonus arbetsbok 8 sätt att bygga bra relationer på jobbet, gratis!,

Läs vår Sekretesspolicy

hantering av meningsskiljaktigheter

takt är särskilt användbart vid konfliktlösning , eftersom det kan lindra spänningar, ta bort skulden och låta båda sidor spara ansiktet.

Tänk dig till exempel att du och din kollega har argumenterat för vem som ska hantera nästa lagprojekt. Din kollega har drivit de två sista projekten, och hon vill leda den här eftersom den passar med sin expertis.

innan du insisterar på att du tar över det här projektet, tänk på hennes position., Hon drev tidigare projekt med finess och professionalism. Också, detta projekt är en perfekt passform för henne – Du kan kämpa med det eftersom du inte har hennes erfarenhet.

ett taktfullt svar på denna konflikt skulle vara ”du har rätt. Du borde köra det här projektet eftersom det matchar dina färdigheter. Jag behöver lite övning i en gruppledarroll också, så vad tycker du om att jag skuggar dig och leder nästa projekt?”

presentationer

din chef har bett dig att ge en presentation till en grupp branschfolk., Alla är förlovade av det utom en deltagare, som verkar förlorad. Hon är ny på sin roll, och du antar att hon inte känner sig säker på att ställa frågor eftersom hon inte vill förlora ansiktet.

för att vara mer taktfull under presentationer , använd inte jargong eller långa ord som kan förvirra din publik. Förklara komplexa idéer tydligt, så att människor inte behöver be om förtydligande. När så är lämpligt, vara själv deprecating att få andra att känna sig hemmastadda; och lämna gott om tid för frågor, så att alla lämnar känsla informerad.,

viktiga punkter

takt är förmågan att leverera ett svårt meddelande på ett sätt som tar hänsyn till andras känslor och bevarar relationer. Det omfattar många saker, såsom emotionell intelligens, diskretion, medkänsla, ärlighet och artighet.

för att utveckla takt, använd följande strategier:

  1. skapa rätt miljö och tänk innan du talar.
  2. Bestäm lämplig tid.
  3. Välj dina ord noggrant.
  4. titta på ditt kroppsspråk.
  5. reagerar aldrig känslomässigt.