• Ott Jõgi

  • 12 maj 2015

fallande effektivitet, brist på fokus, ingen enhet. Låter som vårfeber, eller hur? Men det här är alla negativa effekter när du inte använder en lägesrapport.

det här är de saker som händer med företag från tid till annan. Det kommer ett stadium när produktiviteten faller djupt ner under en kritisk nivå. Som är fallet med våra kroppar som behöver rätt blandning av näringsämnen för att bli bättre, bör vi ge våra organisationer rätt behandling om vi vill att de ska lyckas.,

det har varit över 5 år sedan Weekdone började ge lag som din med progress reporting software. Med Weekdone är gratis för små lag och erbjuder en två veckors gratis testperiod för alla, vi försöker verkligen göra framsteg rapportering lätt för våra kunder (du är alltid välkommen att prova det här.)

Weekdone är inte så arrogant att kalla vår tjänst en ”företagsläkare”, men det finns ett enkelt botemedel där ute för dig som vill spara din produktivitet.

mall för lägesrapport., (exempelmall)

Lägesrapporter är ett av de bästa hanteringsverktygen du kan använda för att kickstart ditt företags produktivitet. Ett bra sätt att automatisera det är att använda en speciell programvara verktyg som Weekdone. Informationen i dessa rapporter hjälper anställda att spåra sina framsteg samtidigt som de observerar både företags-och lagmål.

men inte många är bekanta med fördelarna med lägesrapportering.

Så vi kommer att fixa det.

lägesrapporter som används av lag uppmuntrar engagemang och öppenhet., Enligt det amerikanska samhället för utbildning och utveckling ökar sannolikheten för att uppnå ett mål med 95% att ha en viss plats att kontrollera dina framsteg.

för chefer erbjuder lägesrapporter konkret information om dina anställdas bidrag. Det uppmuntrar till utbyte av idéer och åsikter. Sanningsenligt är det en mycket enkel form av tvåvägskommunikation. Med vissa riktlinjer och grundläggande förståelse av formatet kan alla lämna in en utmärkt rapport på egen hand.,

lägesrapport – grunderna

grunden för varje bra lägesrapport är en ”PPP metodik”, något Weekdone programvara är byggd på. Detta står för framsteg, planer och problem. Det kan tyckas alltför förenklat,men det finns en djup ram gömd under.

Som Cleve Gibbon träffande uttryckte det: PPP är ”rik på saker, låg i fluff”. Hans åsikt delas av lik av Emi Gal (VD för Brainient) och Colin Nederkoorn (VD för Customer.io), som båda använder offentlig-privata partnerskap för att organisera och effektivisera sina respektive företag., Även företag som Skype, Ebay och Facebook plockade upp fördelarna med PPP.

så, vad betyder PPP exakt?

först och främst finns det framsteg. Framsteg listar anställdas prestationer, färdiga objekt och slutna uppgifter. Denna kategori ger en bra bedömning av hur mycket arbete som har gjorts.

planer är omedelbara eller långsiktiga mål och mål. Alla punkter som förtecknas i planerna är potentiella framsteg., Lämna dock utrymme för ändringar och acceptera att dina planer inte är inställda i sten.

tredje, Det finns problem. Problem lägger ut utmaningar och fallgropar. Vissa människor lämnar korrigera misstag till sist, men det rekommenderas starkt att göra detta under hela projektet.

När du tänker på dessa tre saker har du redan vad som krävs för att skriva en enkel rapport. När du först loggar in Weekdone efter att ha registrerat dig, dessa tre kategorier är de i standard veckovis statusuppdateringsformulär., Dessutom, om du verkligen vill lyckas kommunicera detaljer och nyanser av lägesrapporter, måste du ta del av tre frågor: Vem, hur och vad.

vem

den viktigaste delen av lägesrapporterna är ditt team. Michele Puccio, försäljningschef för Arrow, säger att de hjälpte honom att ”hålla kontakten med laget”. Det är därför din omedelbara fokus bör vara på dina kollegor och team dynamics.

rapporter måste vara kortfattade och fokuserade, så du bör förstå vad dina kollegor vill ha., För att hjälpa dig med den här uppgiften, fråga några frågor:

  • hur är läsarna anslutna till projektet?
  • känner de till projektets detaljer och mål?
  • är läsarna bekväma med tekniskt språk?

hur

därefter överväga skrivtonen. Chefer och chefer kanske inte förstår invecklingen av anställdas konversationsstil. Använd längre, begripliga meningar men försök också att avstå från att skriva uppsatser. Helst bör det finnas 5-7 sökord per mening.,

Du kan titta på en Provrapport för ytterligare riktlinjer och inspiration. Kom ihåg att den moderna världen är mätdriven, så siffror är viktigare än beskrivningar.

istället för att skriva ”Vi måste öka produktionen” försök ”vi måste öka produktionen med X%”. Konkreta mål är mer inspirerande och samtidigt mer uppnåeliga.,

vad

det enda misstag som människor tenderar att göra när man skriver en lägesrapport undviker att skriva om misstag helt och hållet. Syftet med framstegsrapporterna är att objektivt identifiera centrala svårigheter och problem och hjälpa dem på vägen. Även om problemet redan togs upp måste det skrivas in för att undvika att göra samma slags misstag i framtiden.

För det andra, kom ihåg relevansen av ditt skrivande. Förklara hur varje enskilt objekt ansluter och jämför med framsteg.,

håll det enkelt

även när framsteg verkar små och förändringar är minimala, Fortsätt uppdatera dina rapporter. Det möjliggör öppenhet på alla nivåer och kan hjälpa till att bedöma utmaningar så att du kan planera dina nästa åtgärder i enlighet därmed.

gå tillbaka till vår intervju med Michele Puccio, delar han detta exempel på hur lägesrapport påverkar din prestation:

”i början av veckan bestämmer du dig för att ringa 5 nya kunder. Du skriver ner det och har det under näsan. I slutet av veckan ringer du 5 nya kunder., Du har gjort åtagandet, kommunicerat det till resten av laget, och nu måste hedra detta.”

framsteg rapportmallar görs för att spara tid för alla, så det är ologiskt att spendera det mesta av din arbetsdag på att skriva dem. Detta kan lätt hjälpas av rapporteringsverktyg. Många team använder Google dokument eller e-post för att göra detta.

med det sagt är det bättre att använda verktyg som utvecklats specifikt med lägesrapporter i åtanke och låter dig automatisera processen att skriva dem. Tillgänglighet och tillgänglighet är avgörande för en utmärkt lägesrapport., Var noga med att kolla in Weekdone att göra din rapporteringsprocess en bris.

nyckeln till lägesrapporter är regelbundenhet. Lägesrapporter måste göras minst en gång i månaden, men varje vecka uppmuntras. Med ett anmälningssystem integrerat i Weekdone, du se till att alla kommer ihåg att skicka sina rapporter i tid.

använd Weekdone för automatiska veckovisa lägesrapporter.

implementera Lägesrapporter

1., Se till att förklara fördelar för anställda

den här verkar lite uppenbar, men gå vidare utan att förklara medarbetarförmåner risker anställd buy-in senare. Du måste förklara ”whys” för alla. Några enkla fördelar att sälja inkluderar: anställda som har en röst inom organisationen, och ökad produktivitet och fokus på nya planer. För att ta reda på mer om att sälja fördelarna till ditt lag rekommenderar vi att du ritar från denna infographic.

2., Se till att kommunikationen går åt båda hållen

skapa en kultur som gör att diskussioner kan hållas från båda sidor och tillåta gruppmedlemmar att ge feedback till sina överordnade såväl som tvärtom. Att göra en kultur som uppmuntrar feedback eftersom standardmodellen förbättrar övergripande företagskommunikation och gör framstegsrapporter mer meningsfulla för både anställda och chefer.

3., Spendera mindre tid i möten genom att använda lägesrapporter som ersättning

använd lägesrapporter (och andra målinställningsprogramvaruidéer som OKRs) för att minska den tid som slösas bort vid möten genom att uppmuntra frekvent uppdatering via webb-och mobilbaserade tjänster (för en introduktion till OKRs ger den här webbplatsen en omfattande översikt). Om dina statusmöten stannar på ett ställe sparar du otaliga timmar varje månad genom att skriva istället för att tala.

4., Registrera dig med ett onlineverktyg som erbjuder färdiga lösningar

det kan låta lite reklam, men onlineverktyg kan göra implementeringsprocessen så mycket enklare. Lägesrapportering kan göras via e-post, word-dokument eller kalkylblad, men utmaningarna är mycket större och du riskerar att inte ha all din information på en, lättillgänglig plats. Kombinera genom Google docs och e-post är ett kolossalt slöseri med tid, trots allt., En av fördelarna online-verktyg har är att de automatiskt påminna ditt team att fylla i sin form, sammanställa den mottagna informationen, och sedan presentera den för dig på ett sätt som är både tilltalande och roligt.

implementera lägesrapporter med ett verktyg

1. Gör lägesrapporten uppfyller dina behov

med hjälp av en färdig mall betyder inte att du måste anpassa sig till dess specifikationer. Egentligen är dessa verktyg tillräckligt flexibla för att uppfylla dina standarder och behov. Dessutom ger de dig ännu bättre idéer som kan ha missats annars.

2., Skriv ner mål och viktiga resultat

innan du bjuder in hela teamet, se till att du har ställt in mål. De mål som måste nås under en viss period och viktiga resultat som hjälper laget att uppnå dessa. Prova denna hanteringsteknik som används av LinkedIn, Twitter och Google.

3. Bjud in ditt team

När du har ställt in all viktig information är det dags att bjuda in ditt team. Skicka dem ett automatiskt e-postmeddelande för att registrera dig.

4. Att kontakta produktsupport för att ge en snabb demo för alla

att förklara det här nya verktyget för alla i laget kan vara en utmaning., Särskilt när du inte är alltför bekant med det. Inga bekymmer, det är precis därför produktstöd människor är här för. Kom ihåg att det inte finns någon dum fråga. Det finns bara dumma svar. Var inte rädd för att kontakta stödet för ytterligare material, demo eller vad som helst på ditt sinne.