vad är en handbok för employee?
en handbok för anställda är ett dokument som kommunicerar ditt företags uppdrag, policyer och förväntningar. Arbetsgivare ger detta till anställda för att klargöra sina rättigheter och ansvar medan de är anställda med företaget.
för att hjälpa dig att bygga den bästa personalhandboken skapade vi en mall för att ge dig en startpunkt för att skapa ditt eget dokument. Ladda ner hela anställd handbok Mall i .,doc och pdf-format genom att klicka på länkarna längst ner på denna sida.
ord inom parentes är platshållare-ersätt dem med företagets specifika riktlinjer. Också, gärna ändra denna mall språk för att matcha ditt företags kultur.,
här är vad som bör ingå i en anställd handbok; vår mall omfattar alla viktiga politik för en anställd manual:
- sysselsättning grunderna
- Arbetsplatspolicy
- uppförandekod
- ersättning och utveckling
- förmåner och förmåner
- arbetstider, PTO och semester
- anställd avgång och uppsägning
om du behöver arbeta endast på specifika delar klicka på var och en av följande avsnitt för att ladda ner dem separat.,
genom att binda dessa avsnitt tillsammans kan du bygga en komplett handbok för företagets anställda. Den fullständiga mallen innehåller dessa avsnitt plus en introduktion så att du kan välkomna nya anställda till ditt företag.
för att stödja dina ansträngningar ännu längre, här är vår guide om vad varje avsnitt innebär och tips för att fylla ut din egen anställd manual som matchar ditt företags krav:
Tänk på att våra anställda handbok exempel och relevanta råd är inte juridiska dokument och får inte ta hänsyn till alla relevanta lokala eller nationella lagar., Varken författaren eller fungerande kommer att ta något rättsligt ansvar som kan uppstå vid användningen av dessa mallar. Be din advokat att granska dina slutförda policydokument eller handbok.
Employment Basics
det här avsnittet är mest informativt och hjälper dig att skapa grundläggande sysselsättningsrelaterade definitioner. Det kommer att ge dina anställda en uppfattning om vad villkoren i deras kontrakt och jobb klassificering är. De kan använda det här avsnittet som en resurs för att falla tillbaka när de har grundläggande frågor.
det här är också ett bra ställe att fastställa regler för närvaro., Du kan också förklara din rekryteringsprocess för att förbereda framtida rekryteringschefer i ditt företag.
här är innehållet i vår Employment Basics Mall:
- anställningsavtal typer. Definiera heltidsanställda och deltidsanställda samt praktikanter, lärlingar och andra arbetstagare som du anställer.
- lika möjligheter sysselsättning. Detta är ett nödvändigt uttalande, inte bara för juridiska ändamål, utan också för att främja en kultur av meritokrati och respekt på din arbetsplats.
- rekrytering och urvalsprocess. Här, beskriva de vanliga stegen i din anställningsprocessen., Också, om du ofta genomföra pre-employment kontroller, definiera scenen anställa chefer kan beställa dessa kontroller och även hur man hanterar dem. På samma sätt, om du har en permanent remiss program eller om du utfärdar remiss belöningar ofta, detta är ett bra ställe att beskriva förfarandet och relaterade riktlinjer.
- närvaro. Statliga regler om närvaro: till exempel vad anställda ska göra när de inte kan få det att fungera eller i vilka fall du kan ursäkta orapporterad frånvaro.
Arbetsplatspolicy
det här avsnittet beskriver hur din arbetsplats är och ska vara., Det handlar om villkoren dina anställda arbetar i. Inkludera policyer som anti-trakasserier och hälsa och säkerhet i din personalhandbok för att bygga en laglig och trevlig arbetsplats där dina anställda kan trivas.
Vi skapade en mall som hjälper dig att bygga ut avsnittet arbetsplatspolicyer. Här följer policyerna med tips om hur du anpassar dem till din egen arbetsplats:
- sekretess och dataskydd. Vår mall innehåller grundläggande regler om skydd av information, men du måste ändra den för att redogöra för eventuella specifika lagar som gäller för ditt företag., Nämna dessa lagar och hur du ser till att du följer dem, liksom vad du förväntar dig att anställda ska göra.
- trakasserier och våld. Respekt för och från medarbetare är en viktig del av ett harmoniskt arbetsliv. I det här avsnittet kan du bestämt ange ditt engagemang för att eliminera trakasserier och våld på arbetsplatsen. Du kommer också att definiera vad som räknas som trakasserier, samt beskriva eventuella återverkningar.
- arbetsmiljö. Detta avsnitt kommer att presentera riktlinjer anställda måste följa för att säkerställa en hälsosam och säker arbetsplats., Du kan lägga till åtgärder ditt företag har vidtagit för att följa arbetsmiljölagstiftningen, samt skydda anställda i farliga jobb eller nödsituationer. Vår mall innehåller specifikt avsnitt om förebyggande åtgärder, akuthantering, rökning och en drogfri arbetsplats. Du kan också lägga till en mental hälsopolicy om ditt företag har relevanta bestämmelser.
uppförandekod
din uppförandekod ger en ram för anställdas beteende., Du beskriver hur du förväntar dig att anställda ska behandla andra, oavsett om de är kollegor, partners, kunder eller externa intressenter. Det handlar om etik och förtroende – och bygga ett säkert och professionellt utrymme för alla.
för att arbeta med din egen uppförandekod, använd vår kompletta mall som innehåller följande avsnitt:
- klädkod. Här kan du ange klädkoden för ditt företag-även om du inte har en. Anställda bör veta vad de kan eller inte kan bära. Beskriv kraven så mycket som möjligt; till exempel, Vad betyder ”formell klädsel” för ditt företag?,
- cybersäkerhet och digitala enheter. Adress Internetanvändning, företagets mobiltelefoner, företags e-post och sociala medier användning (både företag och personliga). Lägga ut riktlinjer utan att vara alltför restriktiv mot anställda; de flesta människor förväntar sig att ha en viss frihet i dessa frågor så länge de följer säkerhets-och dataskyddsriktlinjer.
- intressekonflikt. Här kan du beskriva vad som utgör intressekonflikt, vad anställda kan göra när de står inför en, och vilka konsekvenser är för att wittingly bryta relevanta lagar eller företagsregler.,
- anställdas relationer och broderskap. Medan många företag är flexibla när det gäller anställda blir vänner eller dejting, vissa regler är nödvändiga för att undvika skvaller eller oprofessionella scener.
- anställning av släktingar. Detta avsnitt är viktigt för att undvika anklagelser om nepotism och favorisering. Ge specifika riktlinjer om arbetsförhållanden som är tillåtna mellan släktingar i ditt företag.
- besökare på arbetsplatsen. Detta är en fråga om säkerhet samt skydda data och företagets egendom., Beskriv processen att få besökare på företagets lokaler för att se till att anställda alltid är uppmärksamma och ansvariga.
- uppmaning och distribution. I det här avsnittet kan du hänvisa till försök av utomstående eller anställda att begära eller distribuera flygblad, produkter eller tjänster och hur anställda kan hantera dessa fall.
ersättning och utveckling
denna del förklarar hur du betalar och belönar anställda för deras arbete och hjälper dem att utvecklas. Genom dessa policyer visar du att du värdesätter anställda och motiverar dem att fortsätta arbeta med dig.,
för att arbeta med detta, se vår kompensations-och Utvecklingsmall, inklusive dessa avsnitt:
- Kompensationsstatus och Lönelista. Denna del är främst viktigt för USA som har lagar om undantagna och icke-undantagna anställda. Du kan förklara den rättsliga ramen och klargöra övertidsregler. Du kan också nämna på vilka dagar anställda får sin lön eller lön.
- prestandahantering. Det här avsnittet hjälper anställda att förstå hur deras prestanda kommer att utvärderas och förbereder också chefer för ledande uppgifter., Du kan nämna målen för resultatrecensioner och hur du förväntar dig att chefer ska leda sitt lag.
- personalutbildning och utveckling. Detta är din chans att lyfta fram en stor del av din retentionsstrategi-se till att anställda förbättras personligen och professionellt. Du kan nämna utbildningsmöjligheter och utbildningsbudgetar, om några.
förmåner och förmåner
har du någonsin haft en anställd säga något i stil med: ”Gee, jag visste inte att vi hade ett gym Rabatt”? Det är troligt: ofta är anställda inte medvetna om den fulla omfattningen av förmåner och förmåner som ditt företag erbjuder., Detta avsnitt hjälper dig att hålla anställda välinformerade i denna fråga.
våra förmåner och förmåner mall innehåller följande avsnitt (men lägg till dina egna unika fördelar och förmåner):
- anställdas hälsa. Detta kan vara allt från privat sjukförsäkring till gym medlemskap till wellness program. Även infoga förklaringar av relevanta lagar som FMLA och COBRA.
- arbetstagares ersättning. Skissera processen anställda bör följa om skadade på jobbet och vilka fördelar du kommer att erbjuda. Ändra vår Mall baserat på gällande lagar i ditt område.
- arbeta hemifrån., Förmågan att arbeta hemifrån är en fördel med ökande popularitet. Ange hur anställda kan be om fjärrarbete och vilka regler de ska följa (till exempel cybersäkerhet hemma). Skissera också regler för permanent avlägsna arbetstagare.
- personalkostnader. Ange vilka arbetsrelaterade kostnader du ska täcka och vad processen med att kräva ersättning är.
- företagets bil. Om du erbjuder företagets bilar som en förmån, se till att informera anställda hur du förväntar dig att de ska bete sig när du använder bilen och vilka kostnader du ska kompensera (t.ex. gas och vägtullar.)
- parkering., På samma sätt som företagets bilförmån, om du erbjuder gratis parkering på kontoret, informera anställda hur man hanterar sitt tilldelade utrymme. Om du har ett begränsat antal parkeringsplatser att ge ut, skissera de kriterier du använder för att fördela dessa utrymmen.
- företag utfärdat utrustning. Om du ger utrustning till anställda (som telefoner, bärbara datorer etc.), informera dem hur de ska ta hand om det. Också, nämna vad som händer när den utrustningen är stulen eller skadad.,
Related: Employee benefits: a guide on common and best benefits
arbetstid, PTO och semester
detta är en av sektionerna anställda kommer att bry sig om mest. När du ansluter ditt företag, de vill lära sig hur de kan dela sin tid mellan arbete och fritid eller arbete.
utarbeta egna relevanta policyer genom att använda vår lätt att ändra mall som innehåller dessa avsnitt:
- arbetstid och betald ledighet (PTO). Nämn ditt företagmed arbetstider och eventuella undantag., Ange sedan antalet betalda dagar du ger anställda och förklara processen för att begära PTO.
- helgdagar. Lista alla helgdagar ditt företag observerar och förklara hur du ska kompensera dem om anställda behöver arbeta på dessa dagar.
- sjukskrivning. Beskriv vad lagen ålägger dig att erbjuda anställda och lägga till några extra sjukskrivning förmåner du har beslutat att erbjuda. Du kan inkludera både definitionerna av kortsiktig och långsiktig sjukdom.
- Sorgledighet., Ge några dagar av sorgledighet till anställda som förlorar en älskad — det här är en medkännande perk som kan hjälpa dig att skapa förtroendefulla relationer med anställda.
- jurytjänst och omröstning. Beskriv lagen om ledighet för dessa medborgerliga uppgifter och vilka dokument anställda kan behöva ta med.
- föräldraledighet. Detta kan omfatta faderskap och mammaledighet som föreskrivs i lag eller företagsponsor för anställda som har eller adopterar en bebis. Du kan också inkludera förmåner när det gäller föräldrabidrag, som ett par timmar för att delta i skolmöten.,
anställd avgång och uppsägning
om något inte fungerar, anställda måste ha en uppfattning om hur deras anställningsförhållande med ditt företag kommer att sluta. Särskilt om det är en disciplinär process inblandad.
Vi skapade en ”lämnar vårt företag” mall för att ta itu med relevanta problem. Här är en beskrivning av innehållet:
- progressiv disciplin. Gå över stegen i din progressiva disciplin process och hur du förväntar dig chefer att hantera det.
- avgång., I de fall då en anställd avgår måste de veta vad deras uppsägningstid borde vara samt avgångsprocessen. Detta är också ett bra tillfälle att ta itu med frågor som undervisning eller omlokalisering ersättning och att uttryckligen förbjuda tvångs avgång.
- uppsägning. Ange tillämpliga lagar och din egen interna process för att avsluta anställda. Nämna villkoren för att ge avgångsvederlag och hur du ska kompensera återstående semester och sjukskrivning.
- referenser. Lägg till en liten kommentar om att ge referenser till anställda som avgick eller avslutades., Till exempel, om en anställd avslutades för orsak, har du rätt att vägra att ge dem referenser.
slutsats
Du kan använda slutsatsen för att ge meddelande om framtida revideringar och be anställda att erkänna att de läst handboken. Här är vår mall för att göra det.
Stäng din personalhandbok på en positiv anteckning. Upprepa hur glad du är att en anställd nu arbetar med dig och välkomna dem i ditt team. Titta på employee handbook exempel för inspiration, men se till att du skriver i ditt eget företags ton och röst.,
ladda ner personalhandboken pdf och börja bygga din!