Ibland går saker inte enligt planen. Verktyg bryter, ledningar blir korsade, de bästa planerna faller ifrån varandra.
och vid dessa tillfällen hjälper det att veta exakt vad som hände—så det händer inte igen.
stunder som dessa är när vi vid Buffer vänder oss till en enkel men anmärkningsvärt effektiv process: 5 Whys.,
det är precis som det låter: en diskussion om den oväntade händelsen eller utmaningen som följer ett tankespår till sin logiska slutsats genom att fråga ” Varför?”fem gånger för att komma till roten till vad som hände.
men det är också mycket djupare än det också. Låt oss ta en titt på ursprunget och historien om denna unika process, och jag ska berätta lite om hur det fungerar för oss på vårt fjärrteam på Buffer—och hur det kan fungera för dig också.,
ursprunget till 5 Whys
5 Whys-tekniken utvecklades och finjusterades inom Toyota Motor Corporation som en kritisk del av sin problemlösningsträning.
Taiichi Ohno, arkitekten av Toyota produktionssystem på 1950-talet, beskriver metoden i sin bok Toyota produktionssystem: bortom storskalig produktion som ” grunden för Toyotas vetenskapliga tillvägagångssätt . . . genom att upprepa varför fem gånger blir problemets natur och dess lösning tydlig.,”
Ohno uppmuntrade sitt lag att gräva i varje problem som uppstod tills de hittade grundorsaken. ”Observera produktionsgolvet utan förutfattade meningar”, skulle han råda. ”Fråga’ varför ’ fem gånger om varje fråga.”
Här är ett exempel Toyota erbjuder en potentiell 5 Whys som kan användas på en av sina anläggningar.
idag används metoden långt bortom Toyota, och den är särskilt populär i världen av mager utveckling., Mycket av vad vi vet vid Buffer vid genomförandet av 5 Whys har kommit från Lean Startup Eric Ries, som gör ett fantastiskt jobb som beskriver 5 Varför är i dessa två inlägg.
Hur 5 Whys-processen fungerar
Vid vår start utför vi en ”5 Whys” efter att något oväntat har inträffat—och det betyder att vi utför dem mycket! Vi håller en” 5 Whys ” – mapp i vårt lags Dropbox-Papperskonto, och mappen har 20+ notes-filer och räkning (för att inte tala om 5 Whys-dokument som kanske inte kategoriseras i mappen)., ”Bränder” av olika storlekar är oundvikliga-och förmodligen den enda konstanten i livet för en start.
Vi har hållit dessa diskussioner i varje aspekt av buffert, från teknik till lycka till marknadsföring och mer, och samma process gäller oavsett om problemet är tekniskt eller mer mänskligt baserat. Så här förklarar Eric Ries:
”fem varför innebär att hålla möten Omedelbart efter lösningen av problem som företaget står inför., Dessa problem kan vara vad som helst: utveckling misstag, webbplats avbrott, marknadsföring program misslyckanden, eller ens interna missade scheman. När något oväntat händer, kan vi göra en grundorsaksanalys.”
det är viktigt att notera att syftet med 5 whys inte är att lägga skulden, utan snarare att avslöja orsaken till varför något oväntat inträffade. Dessutom hjälper det ett team att skapa små, inkrementella steg så att samma problem inte händer igen (till någon).
Tweet detta ?,
Vid Buffer, vanan att genomföra 5 Whys härstammar från teknikteamet. Så här beskriver vår tidigare CTO Sunil Sadasivan de förändringar som har resulterat i att göra dessa till en rutinmässig del av hur vi arbetar:
”vad jag verkligen gillar med detta är att det låter oss oroa oss för problem när de händer, och det hjälper oss att arbeta för att se till att de inte kommer att hända igen. Samtidigt låter det oss inte behöva oroa oss för problem som inte har hänt. Jag litar nu på att om något kommer upp som vi inte förutsåg, vi ska genomföra en 5 whys och lära av det., Vi låter 5 whys diktera vilken dokumentation vi behöver på plats eller justeringar för att göra i vår on-boarding process.”
vill du prova det själv?
de 5 viktigaste stegen till 5 Whys
Steg 1: Bjud in någon som drabbats av problemet
så snart problemet eller situationen identifieras (och alla omedelbara problem hanteras), bjud in någon alls på laget som påverkades eller märkte att problemet skulle vara involverat i ett 5 Whys-möte. Som ett fjärrteam håller vi vårt via Zoom.,
steg 2: Välj en 5 Whys master för mötet
5 Whys master kommer att leda diskussionen, fråga 5 whys, och tilldela ansvar för de lösningar som gruppen kommer upp med. Resten av de inblandade kommer att svara på dessa frågor och diskutera.
enligt vår erfarenhet kan vem som helst vara en 5 Whys master — det finns inga speciella kvalifikationer, och det behöver inte vara ledare för projektet eller upphovsmannen till problemet. Vi har också funnit att det är en bra idé för 5 Whys master att ta anteckningar för mötet, om han eller hon inte vill tilldela någon annan till detta.,
steg 3: Fråga ”Varför” fem gånger
gräva minst fem nivåer djupt in i problemet med fem nivåer av ” whys.”Det här verkar som den enklaste delen men kan faktiskt bli lite knepigt! Att få rätt fråga att börja med, den första varför, verkar vara nyckeln.
När vi utför våra 5 Whys, kan det kännas naturligt och nästan fördelaktigt att gå ner alla potentiella vägar och vara riktigt omfattande. Detta kan dock öka omfattningen av hur mycket lärande och korrigerande åtgärder som behöver vidtas., Detta är tänkt att vara en ”mager” process där plocka en väg tillåter oss att utföra bara mängden korrigerande åtgärder som behövs för att lösa ett problem.
Vi måste ofta berätta för oss själva att vi bara behöver välja en och gå med den. Om samma problem verkar uppstå igen, kan vi göra en annan välja den andra vägen.
tillsammans arbetar vi igenom var och en av de fem var och en som upptäcker åtgärdsbara åtgärder som har vidtagits eller kommer att vidtas.,
steg 4: tilldela ansvar för lösningar
i slutet av övningen går vi igenom varje varför fråga-och-svar-parning och kommer upp med fem relaterade ”korrigerande åtgärder” som vi alla är överens om. Befälhavaren tilldelar ansvaret för lösningarna till olika deltagare i diskussionen.
Steg 5: maila hela laget resultaten
Efter varje 5 Whys-process kommer någon som är involverad i mötet att skriva ner vad som diskuterades på det tydligaste, tydligaste språket som möjligt., Sedan lägger vi till den i en pappersmapp och—i ett av de viktigaste stegen i hela processen-maila hela laget med resultaten.
det här är vettigt att göra, och inte bara för ett företag som buffert som fokuserar på öppenhet. Det är super användbart för alla i ditt lag att stanna i slingan och förstå alla steg du tar som ett resultat av en 5 Whys.,
Eric Ries förklarar varför e-postmeddelandet är så viktigt:
fördelen med att dela denna information i stor utsträckning är att det ger alla insikt i vilka problem laget står inför, men också insikt i hur dessa problem hanteras. Och om analysen är lufttät, gör det ganska lätt för alla att förstå varför laget tar lite tid att investera i problemförebyggande istället för nya funktioner. Om det å andra sidan antänder en firestorm – det är också goda nyheter., Nu vet du att du har ett problem: antingen är analysen inte lufttät, och du måste göra det igen, eller ditt företag förstår inte varför det du gör är viktigt. Ta reda på vilka av dessa situationer du befinner dig i och fixa det.
sätt ihop allt och processen ser ut så här:
några verkliga 5 Whys exempel
för att ta 5 Whys från teoretisk till faktisk, här är en titt på några ögonblick i buffertens historia som har krävt ett 5 Whys möte.,
i början av 2014 hade vi ett kort systemavbrott. Här är en titt på de 5 Varför teamet genomförde:
och de korrigerande åtgärder som resulterade:
här är ett exempel från kundglädjevärlden. En av våra Lyckohjältar ville förstå hur han kunde ha hanterat en kunds problem bättre, så han utförde en modifierad 5 Whys som en reflektion och delade den med laget.,
Jag har lärt mig så mycket av att visa dessa exempel och vara en del av 5 Whys processer. Det har varit bra att utveckla en vana att reflektera när som helst något oväntat händer och ta inkrementella steg så att vi ändrar vad som händer nästa gång.,
5 Whys i det dagliga livet
Även om 5 Whys används mest för tillverkning/utveckling, har jag funnit att det också är ganska tillämpligt på det dagliga livet i alla situationer där man kan söka djupare förståelse – av ett problem, en utmaning eller till och med en motivation bakom en åtgärd.
den här snabba bilden från början av lycka ger ett bra exempel:
ända sedan jag lärde mig om 5 Whys frågar jag mig själv ”varför?”mycket oftare.,
över till dig
vilken typ av process använder du för att komma till roten till oväntade situationer eller utmaningar i ditt arbete eller liv? Har du någonsin provat 5 Whys?