• Ott Jõgi

  • 12 Mai 2015

Sinkende Effizienz, mangelnder Fokus, kein Laufwerk. Klingt nach Frühlingsfieber, oder? Dies sind jedoch alle negativen Auswirkungen, wenn Sie keinen Fortschrittsbericht verwenden.

Das sind die Dinge, die Unternehmen von Zeit zu Zeit passieren. Es kommt eine Phase, in der die Produktivität tief unter ein kritisches Niveau fällt. Wie es der Fall ist, wenn unser Körper die richtige Mischung an Nährstoffen benötigt, um besser zu werden, sollten wir unseren Organisationen die richtige Behandlung geben, wenn wir möchten, dass sie erfolgreich sind.,

Es ist über 5 Jahre her, seit Weekdone damit begonnen hat, Teams wie Ihrem eine Fortschrittsberichts-Software zur Verfügung zu stellen. Da Weekdone für kleine Teams kostenlos ist und eine zweiwöchige kostenlose Testversion für alle anbietet, versuchen wir wirklich, unseren Kunden die Fortschrittsberichterstattung zu erleichtern (Sie können es hier immer ausprobieren.)

Weekdone ist nicht so arrogant wie zu rufen Sie unsere service-ein „Unternehmen Arzt,“ aber es gibt eine einfache Heilung gibt, für diejenigen von Ihnen, die suchen, um zu speichern Sie Ihre Produktivität.

Fortschrittsbericht-Vorlage., (Beispielvorlage)

Fortschrittsberichte sind eines der besten Management-Tools, mit denen Sie die Produktivität Ihres Unternehmens steigern können. Eine gute Möglichkeit, dies zu automatisieren, ist die Verwendung eines speziellen Softwaretools wie Weekdone. Die Informationen in diesen Berichten helfen den Mitarbeitern, ihre Fortschritte zu verfolgen und dabei sowohl die Unternehmens-als auch die Teamziele zu beachten.

Allerdings sind nicht viele mit den Vorteilen der Fortschrittsberichterstattung vertraut.

Also werden wir das beheben.

Von Teams verwendete Fortschrittsberichte fördern Engagement und Transparenz., Laut der American Society for Training and Development erhöht ein bestimmter Ort, an dem Sie Ihre Fortschritte überprüfen können, die Wahrscheinlichkeit, ein Ziel zu erreichen, um 95%.

Für Führungskräfte bieten Fortschrittsberichte konkrete Informationen über die Beiträge Ihrer Mitarbeiter. Es fördert den Austausch von Ideen und Meinungen. Ehrlich gesagt ist es eine sehr einfache Form der Zwei-Wege-Kommunikation. Mit einigen Richtlinien und grundlegendem Verständnis des Formats kann jeder selbst einen hervorragenden Bericht einreichen.,

Fortschrittsbericht-Die Grundlagen

Die Grundlage jedes guten Fortschrittsberichts ist eine „PPP-Methodik“, auf der die Weekdone-Software basiert. Das steht für Fortschritt, Pläne und Probleme. Es mag übermäßig simpel erscheinen, aber darunter ist ein tiefer Rahmen verborgen.

Wie Cleve Gibbon treffend ausdrückte, ist PPP „reich an Sachen, wenig Flaum“. Seine Meinung wird von Leuten wie Emi Gal (CEO von Brainient) und Colin Nederkoorn (CEO von Customer.io), die beide PPP nutzen, um ihre jeweiligen Unternehmen zu organisieren und zu rationalisieren., Sogar Unternehmen wie Skype, Ebay und Facebook nutzten die Vorteile von PPP.

Also, was bedeutet PPP genau?

Zunächst einmal gibt es Fortschritte. Fortschritt listet die Leistungen des Mitarbeiters, fertige Elemente und geschlossene Aufgaben auf. Diese Kategorie gibt eine gute Einschätzung, wie viel Arbeit geleistet wurde.

Pläne sind unmittelbare oder langfristige Ziele. Alle unter Pläne aufgeführten Elemente sind potenzielle Fortschrittselemente., Lassen Sie jedoch Raum für Änderungen und akzeptieren Sie, dass Ihre Pläne nicht in Stein gemeißelt sind.

Drittens gibt es Probleme. Probleme stellen Herausforderungen und Fallstricke dar. Einige Leute lassen Fehler zum letzten Mal korrigieren, aber es wird dringend empfohlen, dies während des gesamten Projekts zu tun.

Wenn Sie diese drei Dinge im Auge behalten, haben Sie bereits, was es braucht, um einen einfachen Bericht zu schreiben. Wenn Sie sich nach der Anmeldung zum ersten Mal bei Weekdone anmelden, befinden sich diese drei Kategorien im Standardformular für die wöchentliche Statusaktualisierung., Wenn Sie die Details und Nuancen von Fortschrittsberichten wirklich kommunizieren möchten, müssen Sie außerdem drei Fragen beachten: Wer, wie und Was.

Wer

Der Hauptteil der Fortschrittsberichte ist Ihr Team. Michele Puccio, Verkaufsleiter von Arrow, sagt, dass sie ihm geholfen haben, „mit dem Team in Verbindung zu bleiben“. Deshalb sollte Ihr unmittelbarer Fokus auf Ihre Kollegen und Teamdynamik liegen.

Berichte müssen präzise und fokussiert sein, damit Sie verstehen, was Ihre Kollegen wollen., Um sich bei dieser Aufgabe zu helfen, stellen Sie einige Fragen:

  • Wie sind die Leser mit dem Projekt verbunden?
  • Kennen sie die Details und Ziele des Projekts?
  • Sind die Leser mit der Fachsprache vertraut?

Wie

Als nächstes betrachten Sie den Ton des Schreibens. Manager und Führungskräfte verstehen möglicherweise nicht die Feinheiten des Gesprächsstils der Mitarbeiter. Verwenden Sie längere, verständliche Sätze, versuchen Sie aber auch, keine Essays zu schreiben. Idealerweise sollte es 5-7 Schlüsselwörter pro Satz geben.,

Weitere Richtlinien und Inspirationen finden Sie in einem Beispielbericht. Denken Sie daran, dass die moderne Welt metrikgesteuert ist, daher sind Zahlen wichtiger als Beschreibungen.

Anstatt „Wir müssen die Ausgabe erhöhen“ zu schreiben, versuchen Sie „Wir müssen die Ausgabe um X%erhöhen“. Konkrete Ziele sind inspirierender und gleichzeitig erreichbarer.,

Was

Der einzige Fehler, den Menschen beim Schreiben eines Fortschrittsberichts machen, besteht darin, das Schreiben von Fehlern insgesamt zu vermeiden. Ziel der Fortschrittsberichte ist es, wichtige Schwierigkeiten und Bedenken objektiv zu identifizieren und ihnen dabei zu helfen. Selbst wenn das Problem bereits behoben wurde, muss es schriftlich formuliert werden, um zu vermeiden, dass in Zukunft dieselben Fehler gemacht werden.

Zweitens, bedenken Sie die Relevanz Ihres Schreibens. Erklären Sie, wie sich jedes einzelne Element verbindet und mit dem Fortschritt vergleicht.,

Halten Sie es einfach

Auch wenn der Fortschritt gering erscheint und die Änderungen minimal sind, aktualisieren Sie Ihre Berichte weiter. Es ermöglicht Transparenz auf allen Ebenen und hilft bei der Bewertung von Herausforderungen, damit Sie Ihre nächsten Aktionen entsprechend planen können.

Zurück zu unserem Interview mit Michele Puccio teilt er dieses Beispiel, wie Fortschrittsberichte Ihre Leistung beeinflussen:

“ Anfang der Woche entscheiden Sie sich, 5 neue Kunden anzurufen. Sie schreiben es auf und haben es unter der Nase. Bis Ende der Woche werden Sie 5 neue Kunden anrufen., Sie haben die Verpflichtung eingegangen, haben sie dem Rest des Teams mitgeteilt und müssen dies jetzt ehren.“

Fortschrittsberichtsvorlagen werden erstellt, um Zeit für alle zu sparen, sodass es unlogisch ist, den größten Teil Ihres Arbeitstages damit zu verbringen, sie zu schreiben. Dies kann leicht durch Reporting-Tools unterstützt werden. Viele Teams verwenden dazu Google Text & Tabellen oder E-Mails.

Trotzdem ist es besser, Tools zu verwenden, die speziell für Fortschrittsberichte entwickelt wurden und es Ihnen ermöglichen, den Schreibvorgang zu automatisieren. Verfügbarkeit und Zugänglichkeit sind der Schlüssel für einen hervorragenden Fortschrittsbericht., Schauen Sie sich Weekdone an, um Ihren Berichtsprozess zum Kinderspiel zu machen.

Der Schlüssel, um Fortschritte zu berichten ist die Regelmäßigkeit. Fortschrittsberichte müssen mindestens monatlich erstellt werden, obwohl wöchentlich empfohlen wird. Mit einem in Weekdone integrierten Benachrichtigungssystem stellen Sie sicher, dass sich jeder daran erinnert, seine Berichte rechtzeitig zu senden.

Verwenden Sie Weekdone für automatisierte wöchentliche Fortschrittsberichte.

Fortschrittsberichte implementieren

1., Stellen Sie sicher, dass Sie den Mitarbeitern die Vorteile erklären

Dies scheint etwas offensichtlich zu sein, aber ohne später die Vorteile für die Mitarbeiter zu erläutern, ist das Buy-in für die Mitarbeiter nicht möglich. Sie müssen jedem das „Warum“ erklären. Einige einfache Vorteile zu verkaufen sind: Mitarbeiter mit einer Stimme innerhalb der Organisation, und erhöhte Produktivität und konzentrieren sich auf neue Pläne. Um mehr über den Verkauf der Vorteile an Ihr Team zu erfahren, empfehlen wir, auf diese Infografik zurückzugreifen.

2., Stellen Sie sicher, dass die Kommunikation in beide Richtungen geht

Schaffen Sie eine Kultur, die Diskussionen von beiden Seiten ermöglicht und es den Teammitgliedern ermöglicht, ihren Vorgesetzten Feedback zu geben und umgekehrt. Eine Kultur zu schaffen, die Feedback als Standardmodell fördert, verbessert die allgemeine Unternehmenskommunikation und macht Fortschrittsberichte für Mitarbeiter und Manager aussagekräftiger.

3., Verbringen Sie weniger Zeit in Besprechungen, indem Sie Fortschrittsberichte als Ersatz verwenden

Verwenden Sie Fortschrittsberichte (und andere Ideen zur Zielsetzung von Software wie OKRs), um den Zeitaufwand für Besprechungen zu verringern, indem Sie häufige Aktualisierungen über das Web und Mobile fördern-basierte Dienste (für eine Einführung in OKRs bietet diese Website einen umfassenden Überblick). Wenn Ihre Statusmeetings an einem Ort bleiben, sparen Sie jeden Monat unzählige Stunden, indem Sie schreiben, anstatt zu sprechen.

4., Melden Sie sich mit einem Online-Tool an, das Ihnen vorgefertigte Lösungen bietet

Es mag ein wenig werbewirksam klingen, aber Online-Tools können den Implementierungsprozess so viel einfacher machen. Fortschrittsberichte können per E-Mail, Word-Dokument oder Tabellenkalkulation erfolgen, aber die Herausforderungen sind viel größer und Sie riskieren, nicht alle Ihre Informationen an einem leicht zugänglichen Ort zu haben. Das Durchkämmen von Google Docs und E-Mails ist schließlich eine kolossale Zeitverschwendung., Einer der Vorteile von Online-Tools besteht darin, dass sie Ihr Team automatisch daran erinnern, sein Formular auszufüllen, die empfangenen Informationen zusammenzustellen und Ihnen dann ansprechend und unterhaltsam zu präsentieren.

Fortschrittsberichte mit einem Werkzeug implementieren

1. Machen Sie den Fortschrittsbericht Ihre Bedürfnisse erfüllen

Mit einer vorgefertigten Vorlage bedeutet nicht, dass Sie an seine Spezifikationen anpassen müssen. Tatsächlich sind diese Tools flexibel genug, um Ihre Standards und Anforderungen zu erfüllen. Darüber hinaus bieten sie Ihnen noch bessere Ideen, die sonst möglicherweise verpasst wurden.

2., Notieren Sie Ziele und wichtige Ergebnisse

Bevor Sie Ihr gesamtes Team einladen, stellen Sie sicher, dass Sie Ziele festgelegt haben. Die Ziele, die in einem bestimmten Zeitraum erreicht werden müssen, und die wichtigsten Ergebnisse, die dem Team helfen, diese zu erreichen. Probieren Sie diese Verwaltungstechnik aus, die von LinkedIn, Twitter und Google verwendet wird.

3. Laden Sie Ihr Team ein

Nachdem Sie alle wichtigen Informationen eingerichtet haben, ist es Zeit, Ihr Team einzuladen. Senden Sie ihnen eine automatische E-Mail, um sich anzumelden.

4. Kontaktieren Sie den Produktsupport, um eine schnelle Demo für alle zu geben

Es könnte eine Herausforderung sein, jedem im Team dieses neue Tool zu erklären., Besonders wenn Sie damit nicht allzu vertraut sind. Keine Sorge, genau deshalb sind die Leute für den Produktsupport hier. Denken Sie daran, es gibt keine dumme Frage. Es gibt nur dumme Antworten. Scheuen Sie sich nicht, sich an den Support für zusätzliche Materialien, Demo oder was auch immer Sie denken, zu wenden.