às vezes as coisas não vão de acordo com o plano. As ferramentas partem-se, os fios cruzam-se, os planos mais bem definidos desfazem-se.
E nessas ocasiões, ajuda saber exatamente o que aconteceu—para que não aconteça novamente.
momentos como estes são quando nós em Buffer virar para um processo simples, mas notavelmente eficaz: Os 5 Porquês.,
é exatamente como soa: uma discussão do evento ou desafio inesperado que segue um trem de pensamento para a sua conclusão lógica, perguntando ” Por quê?”cinco vezes para chegar à raiz do que aconteceu.mas também é muito mais profundo do que isso. Vamos dar uma olhada na origem e história deste processo único, e eu vou contar um pouco sobre como ele funciona para nós em nossa equipe remota no Buffer—e como ele poderia funcionar para você também.,
The origin of the 5 Whys
The 5 Whys technique was developed and fine-tuned within the Toyota Motor Corporation as a critical component of its problem-solving training.Taiichi Ohno, o arquiteto do sistema de produção Toyota na década de 1950, descreve o método em seu livro Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production as ” the basis of Toyota’s scientific approach . . . ao repetir cinco vezes, a natureza do problema, bem como a sua solução, torna-se clara.,”
Ohno encorajou sua equipe a investigar cada problema que surgiu até que eles encontraram a causa raiz. “Observe o chão de produção sem preconceitos”, ele aconselharia. “Pergunta” porquê ” cinco vezes sobre cada assunto.”
Aqui está um exemplo Toyota oferece um potencial 5 Whys que pode ser usado em uma de suas plantas.
Hoje, o método é usado muito além da Toyota, e é particularmente popular no mundo do desenvolvimento lean., Muito do que sabemos no Buffer na implementação dos 5 Porquês veio do Lean Startup de Eric Ries, que faz um trabalho incrível descrevendo os 5 Porquês nestes dois posts.
como o processo de 5 Whys funciona
na nossa inicialização, executamos um “5 Whys” depois de algo inesperado ter ocorrido-e isso significa que os executamos muito! Nós mantemos uma pasta” 5 Whys ” na conta de papel Dropbox da nossa equipe, e a pasta tem mais de 20 arquivos de notas e contagem (sem mencionar os 5 documentos Whys que podem não ser categorizados na pasta)., “Incêndios”de vários tamanhos são inevitáveis-e provavelmente a única constante na vida de uma startup.
realizamos estas discussões em todas as facetas do Buffer, da engenharia à felicidade ao marketing e muito mais, e o mesmo processo mantém-se verdadeiro, não importa se o problema é técnico ou mais baseado em humanos. Veja como Eric Ries explica:
“Cinco Porquês envolve a realização de reuniões imediatamente após a resolução dos problemas que a empresa enfrenta., Estes problemas podem ser qualquer coisa: erros de desenvolvimento, falhas no site, falhas no programa de marketing, ou até mesmo horários internos perdidos. Sempre que algo inesperado acontece, podemos fazer uma análise das causas.”
é importante notar que o propósito dos 5 Porquês não é colocar a culpa, mas sim descobrir a causa principal de porque algo inesperado ocorreu. Além disso, ajuda uma equipe a criar pequenos passos incrementais para que o mesmo problema não volte a acontecer (para ninguém).twittar isto ?,
no Buffer, o hábito de conduzir 5 Whys teve origem na equipe de engenharia. Aqui está como o nosso antigo CTO Sunil Sadasivan descreve as mudanças que resultaram em fazer destas uma parte rotineira de como operamos:
“O Que eu realmente gosto sobre isso é que ele nos deixa se preocupar com problemas quando eles acontecem, e nos ajuda a trabalhar para garantir que eles não vão acontecer novamente. Ao mesmo tempo, não temos de nos preocupar com questões que não aconteceram. Agora confio que se surgir algo que não previmos, vamos fazer 5 Porquês e aprender com ele., Deixamos que os 5 Porquês ditem que documentação precisamos no local ou ajustes para fazer em nosso processo de embarque.”
quer tentar por si mesmo?
Os 5 passos principais para a os 5 Porquês
Passo 1: Convidar qualquer pessoa afetada pelo problema
assim que o problema ou a situação identificada (e todas as preocupações imediatas são tratados), convidar ninguém na equipe que foi afetado ou percebi que o problema a ser envolvido em um 5 Porquês de reunião. Como equipa remota, mantemos a nossa Via Zoom.,
Passo 2: Selecione um 5 Whys master para a reunião
o 5 Whys master vai liderar a discussão, perguntar os 5 whys, e atribuir a responsabilidade pelas soluções que o grupo vem com. O resto dos envolvidos responderá a essas perguntas e discutirá.em nossa experiência, qualquer um pode ser um mestre de 5 Whys-não há qualificações especiais, e não tem que ser o líder do projeto ou o originador da questão. Nós também descobrimos que é uma boa idéia para os 5 Whys master para tomar notas para a reunião, a menos que ele ou ela gostaria de atribuir alguém para isso.,
Passo 3: perguntar” Por que “cinco vezes
Digite pelo menos cinco níveis profundamente na questão com cinco níveis de “whys”.”Esta parece ser a parte mais simples, mas pode de fato ficar um pouco complicado! Começar pela pergunta certa, o primeiro porquê, parece ser a chave.quando conduzimos os nossos 5 Porquês, pode sentir-se natural e quase benéfico percorrer todos os caminhos potenciais e ser realmente abrangente. No entanto, isto pode alargar o âmbito da quantidade de aprendizagem e de acções correctivas que têm de ocorrer., Este é um processo “lean” no qual escolher um caminho nos permite realizar apenas a quantidade de ações corretivas necessárias para resolver um problema.muitas vezes temos que dizer a nós mesmos que só precisamos escolher um e ir com ele. Se o mesmo problema parece ocorrer novamente, então podemos fazer outra escolha da outra rota.juntos, trabalhamos através de cada um desses cinco porquês e descobrimos os passos que foram ou serão dados.,
Passo 4: atribuir a responsabilidade pelas soluções
no final do exercício, passamos por cada par de perguntas e respostas e chegamos a cinco “ações corretivas” relacionadas com as quais todos concordamos. O mestre atribui responsabilidade pelas soluções a vários participantes na discussão.
Passo 5: Envie por e-mail para toda a equipa os resultados
após cada processo de 5 Whys, alguém envolvido na reunião irá escrever o que foi discutido na linguagem mais clara e simples possível., Em seguida, adicionamo—lo a uma pasta de Papel e—em um dos passos mais importantes de todo o processo-e-mail de toda a equipe com os resultados.
isto faz sentido, e não apenas para uma empresa como Buffer que se concentra na transparência. É super útil para todos em sua equipe para ficar no loop e entender quaisquer passos que você está tomando como resultado de um 5 Porquês.,
Eric Ries explica porque o email é tão importante:
a vantagem de partilhar esta informação amplamente é que dá a todos uma visão dos tipos de problemas que a equipa está a enfrentar, mas também uma visão de como esses problemas estão a ser resolvidos. E se a análise é hermética, torna muito fácil para todos entender por que a equipe está tomando algum tempo para investir na prevenção de problemas em vez de novas características. Se, por outro lado, inflamar uma tempestade de fogo, isso também são boas notícias., Agora você sabe que você tem um problema: ou a análise não é estanque, e você precisa fazer de novo, ou sua empresa não entende por que o que você está fazendo é importante. Descubram em que situações estão e resolvam.
Colocá-lo todos juntos e o processo se parece com isto:
Alguns da vida real 5 Porquês exemplos
Para tirar os 5 Porquês da teoria para a real, aqui está uma olhada em alguns momentos, a memória Intermédia de história que tem chamado para um 5 Porquês de reunião.,no início de 2014, tivemos uma breve interrupção do sistema. Aqui está um olhar para os 5 Porquês a equipe realizou:
E as ações corretivas que resultou:
Aqui um exemplo do cliente a felicidade do mundo. Um de nossos heróis da felicidade queria entender como ele poderia ter lidado melhor com o problema de um cliente, então ele realizou um 5 Whys modificado como um reflexo e compartilhou com a equipe.,
eu aprendi muito de ver estes exemplos, e sendo parte dos 5 Porquês processos. Tem sido ótimo desenvolver um hábito de refletir sempre que algo inesperado acontece e tomar medidas incrementais para que mudemos o que acontece da próxima vez.,
Os 5 Porquês da vida diária
Apesar de os 5 Porquês é o mais amplamente utilizado para a fabricação de desenvolvimento/uso, descobri que ele também é bastante aplicável para a vida diária em qualquer situação em que se pode buscar uma compreensão mais profunda de um problema, um desafio, ou mesmo uma motivação por trás de uma ação.
Este gráfico rápido do início da felicidade fornece um grande exemplo:
desde que aprendi sobre os 5 Whys, eu me encontro perguntando ” por quê?”muito mais vezes.,
sobre para você
Que tipo de processo você usa para chegar à raiz de situações inesperadas ou desafios em seu trabalho ou vida? Já experimentaste os 5 Porquês?