- Ott Jõgi
- 12 May 2015
Falling efficiency, lack of focus, no drive. Parece febre da primavera, não achas? Mas estes são todos os efeitos negativos quando você não está usando um relatório de progresso.estas são as coisas que acontecem às empresas de vez em quando. Chega uma fase em que a produtividade cai profundamente abaixo de um nível crítico. Como é o caso de nossos corpos precisando da mistura certa de nutrientes para melhorar, devemos dar às nossas organizações um tratamento adequado se quisermos que elas tenham sucesso.,
tem sido mais de 5 anos desde Weekdone começou a fornecer equipes como o seu com software de relatórios de progresso. Com Weekdone sendo livre para pequenas equipes e oferecendo um teste gratuito de duas semanas para todos, nós realmente tentamos fazer o progresso relatório fácil para os nossos clientes (você é sempre bem-vindo para experimentá-lo aqui.)
Weekdone não é tão arrogante a ponto de chamar o nosso serviço de “médico da empresa”, mas há uma cura simples lá fora para aqueles de vocês que procuram salvar a sua produtividade.modelo do Relatório de progresso., (modelo de exemplo)
relatórios de progresso são uma das melhores ferramentas de gestão que você pode usar para impulsionar a produtividade da sua empresa. Uma ótima maneira de automatizá-lo é usar uma ferramenta de software especial como Weekdone. As informações contidas nestes relatórios ajudam os funcionários a acompanhar o seu progresso, observando os objetivos da empresa e da equipe.no entanto, poucos estão familiarizados com os benefícios da comunicação de progressos.então, vamos resolver isso.os relatórios de progresso utilizados pelas equipas incentivam o envolvimento e a transparência., De acordo com a sociedade americana para treinamento e Desenvolvimento, ter um lugar específico para verificar em seu progresso aumenta a probabilidade de cumprir um objetivo em 95%.para os gestores, os relatórios de progresso oferecem informações concretas sobre as contribuições dos seus empregados. Incentiva a troca de ideias e opiniões. Na verdade, é uma forma muito simples de comunicação bidirecional. Com algumas diretrizes e compreensão básica do formato, todos podem registrar um excelente relatório por conta própria.,
Progress Report – The Basics
the foundation of every good progress report is a “PPP methodology”, something the Weekdone software is built on. Isto significa Progresso, Planos e problemas. Pode parecer demasiado simplista, mas há um quadro profundo escondido por baixo.
Como Cleve Gibbon apropriadamente disse, PPP é “rico em coisas, baixo em fluff”. Sua opinião é compartilhada por pessoas como Emi Gal (CEO da Brainient) e Colin Nederkoorn (CEO da EMI Gal). Customer.io), ambos usam PPP para organizar e racionalizar suas respectivas empresas., Até empresas como Skype, Ebay e Facebook pegaram nos benefícios do PPP.
então, o que significa PPP exatamente?
em Primeiro lugar, não há Progresso. Progresso lista realizações do empregado, itens acabados, e tarefas fechadas. Esta categoria dá uma boa avaliação do trabalho realizado.os planos são objectivos imediatos ou a longo prazo. Todos os itens listados nos planos são potenciais itens de progresso., No entanto, deixem espaço para mudanças e aceitem que os vossos planos não estão fixados em pedra.terceiro, há problemas. Os problemas colocam desafios e armadilhas. Algumas pessoas deixam de corrigir erros por último, mas é altamente recomendado fazê-lo durante todo o projeto.
Quando você tem em mente estas três coisas, você já tem o que é preciso para escrever um relatório simples. Quando você entrar pela primeira vez no Weekdone após se inscrever, estas três categorias são as que estão no formulário de atualização semanal padrão., Além disso, se se pretende realmente conseguir comunicar os pormenores e as nuances dos relatórios de Progresso, há que ter em conta três questões: Quem, como e o quê.
Who
a parte chave dos relatórios de progresso é a sua equipa. Michele Puccio, Diretor de vendas do Arrow, diz que eles o ajudaram a “ficar conectado com a equipe”. É por isso que seu foco imediato deve ser em seus colegas e dinâmica de equipe.os relatórios devem ser concisos e focados, por isso deve compreender o que os seus colegas querem., Para se ajudar com esta tarefa, faça algumas perguntas:
- Como estão os leitores ligados ao projecto?eles sabem os detalhes e objetivos do projeto?os leitores estão confortáveis com a linguagem técnica?
como
seguinte, considere o tom de escrita. Gerentes e executivos podem não entender as complexidades do estilo de conversação dos funcionários. Use frases mais longas e compreensíveis, mas também tente abster-se de escrever ensaios. Idealmente, deve haver 5-7 palavras-chave por frase.,
Você pode olhar para um relatório de exemplo para outras orientações e inspiração. Lembre-se que o mundo moderno é orientado pelas métricas, por isso as figuras são mais importantes do que as descrições.
em vez de escrever “precisamos aumentar a saída” tentar “precisamos aumentar a saída em X%”. Os objectivos concretos são mais inspiradores e, ao mesmo tempo, mais atingíveis.,
o Que
A um erro que as pessoas tendem a fazer quando escrever um relatório de progresso é evitar escrever sobre erros completamente. O objectivo dos relatórios de progresso é identificar objectivamente as principais dificuldades e preocupações e ajudá-las ao longo do caminho. Mesmo que o problema já tenha sido abordado, tem de ser colocado por escrito para ajudar a evitar cometer o mesmo tipo de erro no futuro.em segundo lugar, tenha em mente a relevância da sua escrita. Explique como cada item individual se conecta e se compara ao progresso.,
mantenha-o simples
mesmo quando o progresso parece pequeno e as alterações são mínimas, continue a actualizar os seus relatórios. Ele permite a transparência em todos os níveis e pode ajudar a avaliar os desafios para que você possa planejar suas próximas ações em conformidade.voltando à nossa entrevista com Michele Puccio, ele compartilha este exemplo de como o relatório de progresso influencia o seu desempenho:
“no início da semana, você decide chamar 5 novos clientes. Escreve-o e mete-o debaixo do nariz. Até o final da semana, você vai ligar para 5 novos clientes., Assumiste o compromisso, comunicaste-o ao resto da equipa, e agora precisas de honrar isto.”
Progress report templates are made to save time for everyone, so it is illogical to spend most of your workday on writing them. Isto pode ser facilmente auxiliado por ferramentas de relatórios. Muitas equipes usam o Google docs ou e-mails para fazer isso.
dito isto, é melhor usar ferramentas que foram especificamente desenvolvidas com relatórios de progresso em mente e permitir que você automatize o processo de escrevê-los. A disponibilidade e a acessibilidade são fundamentais para um excelente relatório de progresso., Certifique-se de verificar Weekdone para fazer o seu processo de relatórios uma brisa.
A chave para relatórios de progresso é a regularidade. Os relatórios de progresso devem ser feitos pelo menos mensalmente, embora semanalmente seja encorajado. Com um sistema de notificação integrado em Weekdone, você garante que todos se lembram de enviar seus relatórios a tempo.
Use Weekdone for automated weekly progress reports.
Implementação de Relatórios de Progresso
1., Certifique-se de explicar os benefícios para os empregados
Este parece um pouco óbvio, mas indo em frente sem explicar os benefícios dos empregados arrisca o buy-in mais tarde. Tens de explicar os “porquês” a toda a gente. Alguns benefícios fáceis de vender incluem: funcionários que têm uma voz dentro da organização, e aumentou a produtividade e foco em novos planos. Para saber mais sobre a venda dos benefícios para sua equipe, recomendamos desenhar a partir deste infográfico.2., Certifique-se de que a comunicação vai em ambos os sentidos
criar uma cultura que permite que as discussões sejam realizadas de ambos os lados e permitir que os membros da equipe para fornecer feedback aos seus superiores, bem como ao contrário. Fazer uma cultura que incentive o feedback à medida que o modelo padrão melhora a comunicação geral da empresa e torna os relatórios de progresso mais significativos tanto para os funcionários como para os gestores.
3., Passar menos tempo em reuniões usando relatórios de progresso como um substituto
o Uso de relatórios de progresso (e outro objetivo configuração de software de idéias, como OKRs) para diminuir a quantidade de tempo desperdiçado em reuniões, incentivando actualizações frequentes através da web e mobile-based services (para uma introdução ao OKRs, este site fornece uma visão geral abrangente). Se suas reuniões de status ficarem em um lugar, você economizará incontáveis horas todos os meses escrevendo em vez de falar.4., Inscreva-se com uma ferramenta online que lhe oferece soluções prontas
pode parecer um pouco promocional, mas as ferramentas online podem tornar o processo de implementação muito mais fácil. Relatórios de progresso podem ser feitos via e-mail, documento word ou planilha, mas os desafios são muito maiores e você corre o risco de não ter todas as suas informações em um lugar facilmente acessível. Vasculhar o Google docs e E-mails é uma enorme perda de tempo, afinal., Uma das vantagens que as ferramentas on-line têm é que elas automaticamente lembram a sua equipe para preencher seu formulário, compilar as informações recebidas e, em seguida, apresentá-lo a você de uma forma que é atraente e divertido.implementação de relatórios de progresso com uma ferramenta Faça o relatório de progresso atender às suas necessidades
usando um modelo pronto-feito não significa que você tem que ajustar-se às suas especificações. Na verdade, essas ferramentas são flexíveis o suficiente para atender seus padrões e necessidades. Além disso, eles fornecem-lhe ideias ainda melhores que poderiam ter sido erradas de outra forma.2., Anote os objetivos e os resultados Chave
Antes de convidar toda a sua equipe, certifique-se de estabelecer os objetivos. Os objetivos que precisam ser alcançados em um determinado período e os principais resultados que ajudam a equipe a alcançá-los. Experimente esta técnica de gestão utilizada pelo LinkedIn, Twitter e Google.
3. Convide sua equipe
Depois de configurar todas as informações cruciais, é hora de convidar sua equipe. Envia-lhes um e-mail automático para se inscreverem.4. Entrar em contato com o suporte do produto para dar uma demonstração rápida para todos
explicando esta nova ferramenta para todos na equipe pode ser um desafio., Especialmente quando não estás muito familiarizado com isso. Sem preocupações, é exatamente por isso que as pessoas de apoio a produtos estão aqui para. Lembre-se, não existe tal coisa como uma pergunta estúpida. Só há respostas idiotas. Não tenha medo de contatar o suporte para materiais adicionais, demo ou o que quer que esteja em sua mente.