czasami rzeczy nie idą zgodnie z planem. Narzędzia pękają, druty się krzyżują, najlepiej ułożone plany rozpadają się.
i przy tych okazjach pomaga dokładnie wiedzieć, co się stało—aby to się nie powtórzyło.
momenty takie jak te są wtedy, gdy w buforze zwracamy się do prostego, ale niezwykle skutecznego procesu: the 5 Whys.,
jest tak, jak się wydaje: dyskusja o nieoczekiwanym wydarzeniu lub wyzwaniu, które podąża za jednym pociągiem myśli do logicznego wniosku, pytając „dlaczego?”pięć razy, aby dotrzeć do źródła tego, co się stało.
ale też o wiele głębiej. Rzućmy okiem na pochodzenie i historię tego wyjątkowego procesu, a ja opowiem Ci trochę o tym, jak działa ON dla nas w naszym zdalnym zespole w Buffer—i jak może działać również dla Ciebie.,
pochodzenie 5 Whys
Technika 5 Whys została opracowana i dopracowana w ramach Toyota Motor Corporation jako krytyczny element szkolenia rozwiązywania problemów.
Taiichi Ohno, architekt Toyota Production System w 1950 roku, opisuje metodę w swojej książce Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production jako „podstawa naukowego podejścia Toyoty . . . powtarzając pięć razy dlaczego, natura problemu, jak również jego rozwiązanie staje się jasne.,”
Ohno zachęcał swój zespół do zagłębiania się w każdy problem, który pojawił się, dopóki nie znaleźli przyczyny. „Obserwuj halę produkcyjną bez uprzedzeń” – radziłby. „Zapytaj” dlaczego ” pięć razy w każdej sprawie.”
oto przykład oferty firmy Toyota z potencjalnym 5-krotnym potencjałem, który może być użyty w jednym z ich zakładów.
obecnie metoda ta jest stosowana daleko poza Toyotą i jest szczególnie popularna w świecie lean development., Wiele z tego, co wiemy w Buffer we wdrażaniu 5 Whys, pochodzi od Eric Ries z Lean Startup, który wykonuje niesamowitą pracę opisując 5 Why w tych dwóch postach.
jak działa proces 5 Whys
na naszym Starcie wykonujemy „5 Whys” po wystąpieniu czegoś nieoczekiwanego—a to oznacza, że wykonujemy je bardzo często! Przechowujemy folder „5 Whys” na koncie Dropbox Paper naszego zespołu, a folder ma ponad 20 plików notatek i liczy (nie wspominając o dokumentach 5 Whys, które mogą nie zostać sklasyfikowane w folderze)., „Pożary” różnej wielkości są nieuniknione—i prawdopodobnie jedyną stałą w życiu startupu.
prowadziliśmy te dyskusje w każdym aspekcie, od inżynierii po marketing i nie tylko. ten sam proces obowiązuje bez względu na to, czy problem jest techniczny, czy bardziej ludzki. Oto, jak wyjaśnia Eric Ries:
„pięć powodów, dla których należy organizować spotkania bezpośrednio po rozwiązaniu problemów, z którymi boryka się firma., Problemy te mogą być: błędy programistyczne, przerwy w działaniu witryny, awarie programu marketingowego, a nawet wewnętrzne pominięte harmonogramy. Za każdym razem, gdy wydarzy się coś nieoczekiwanego, możemy przeprowadzić analizę przyczyn.”
ważne jest, aby pamiętać, że celem 5 whys nie jest obwinianie, ale raczej odkrycie głównej przyczyny, dlaczego wydarzyło się coś nieoczekiwanego. Dodatkowo pomaga zespołowi tworzyć małe, przyrostowe kroki, aby ten sam problem nie powtórzył się (nikomu).
Tweet this ?,
w Buffer, zwyczaj prowadzenia 5 Why pochodzi od zespołu inżynierów. Oto jak nasz były CTO Sunil Sadasivan opisuje zmiany, które wynikły z uczynienia ich rutynową częścią naszego działania:
„to, co naprawdę podoba mi się w tym, że pozwala nam się martwić o problemy, gdy się pojawią, i pomaga nam pracować nad tym, aby nie powtórzyły się ponownie. Jednocześnie pozwala nam nie martwić się o problemy, które się nie wydarzyły. Ufam teraz, że jeśli wyjdzie coś, czego nie przewidzieliśmy, przeprowadzimy 5 why I wyciągniemy z tego wnioski., Pozwalamy 5 Dlaczego dyktować, jakiej dokumentacji potrzebujemy na miejscu lub Korekty, aby dokonać w naszym procesie on-boarding.”
chcesz spróbować samemu?
5 głównych kroków do 5 Dlaczego
Krok 1: Zaproś wszystkich dotkniętych problemem
jak tylko problem lub sytuacja zostanie zidentyfikowana (i wszystkie natychmiastowe problemy zostaną rozwiązane), zaproś wszystkich w zespole, który został dotknięty lub zauważył problem, aby być zaangażowanym w Spotkanie 5 Whys. Jako zdalny zespół, utrzymujemy nasze przez Zoom.,
Krok 2: Wybierz mistrza 5 Whys na spotkanie
mistrza 5 Whys poprowadzi dyskusję, zapyta mistrza 5 whys i przydzieli odpowiedzialność za rozwiązania, które wymyśli Grupa. Reszta zainteresowanych odpowie na te pytania i przedyskutuje je.
z naszego doświadczenia wynika, że każdy może być 5 — letnim mistrzem-nie ma specjalnych kwalifikacji i nie musi być liderem projektu ani pomysłodawcą wydania. Odkryliśmy również, że dobrym pomysłem jest, aby mistrz 5 Whys robił notatki na spotkanie, chyba że chciałby przydzielić do tego kogoś innego.,
Krok 3: Zapytaj „dlaczego” pięć razy
Kopnij co najmniej pięć poziomów głęboko w problem z pięcioma poziomami „dlaczego.”To wydaje się najprostszą częścią, ale w rzeczywistości może być trochę trudne! Pierwsze pytanie na początek, pierwsze dlaczego, wydaje się być kluczem.
Kiedy przeprowadzamy nasze 5 Why, możemy czuć się naturalnie i prawie korzystnie iść wszystkimi potencjalnymi ścieżkami i być naprawdę wszechstronnym. Może to jednak poszerzyć zakres potrzeb w zakresie uczenia się i działań naprawczych., Ma to być proces „szczupły”, w którym wybranie jednej ścieżki pozwala nam wykonać tylko tyle działań naprawczych potrzebnych do rozwiązania problemu.
często musimy sobie wmawiać, że po prostu musimy wybrać jedną i iść z nią. Jeśli ten sam problem wydaje się wystąpić ponownie, wtedy możemy zrobić inny wybierając inną trasę.
wspólnie pracujemy nad każdym z tych pięciu why i odkrywamy możliwe do podjęcia działania kroki, które zostały lub zostaną podjęte.,
Krok 4: przypisanie odpowiedzialności za rozwiązania
pod koniec ćwiczenia przechodzimy przez każde parowanie pytań i odpowiedzi dlaczego i wymyślamy pięć powiązanych „działań naprawczych”, w których wszyscy się zgadzamy. Mistrz przypisuje odpowiedzialność za rozwiązania różnym uczestnikom dyskusji.
Krok 5: Prześlij całemu zespołowi wyniki
Po każdym procesie 5 Whys, ktoś zaangażowany w Spotkanie zapisze to, co było omawiane w najczystszym, najjaśniejszym języku, jak to możliwe., Następnie dodajemy go do papierowego folderu i—w jednym z najważniejszych etapów całego procesu-wysyłamy e-mail do całego zespołu z wynikami.
To ma sens, i to nie tylko dla firmy takiej jak Buffer, która koncentruje się na przejrzystości. To bardzo przydatne dla wszystkich w zespole, aby pozostać w pętli i zrozumieć wszelkie kroki, które podejmujesz w wyniku 5 Whys.,
Eric Ries wyjaśnia, dlaczego e-mail jest tak ważny:
zaletą dzielenia się tymi informacjami jest to, że daje wszystkim wgląd w rodzaje problemów, z którymi boryka się zespół, ale także w sposób, w jaki problemy te są rozwiązywane. A jeśli analiza jest hermetyczna, ułatwia wszystkim zrozumienie, dlaczego zespół poświęca trochę czasu na inwestowanie w zapobieganie problemom zamiast nowych funkcji. Jeśli z drugiej strony rozpali burzę ognia – to też dobra wiadomość., Teraz wiesz, że masz problem: albo analiza nie jest szczelna i musisz to powtórzyć, albo Twoja firma nie rozumie, dlaczego to, co robisz, jest ważne. Dowiedz się, w której z tych sytuacji jesteś, i napraw to.
Złóż to wszystko razem, a proces wygląda tak:
niektóre prawdziwe przykłady 5 Whys
aby wziąć 5 Whys z teoretycznego do rzeczywistego, oto spojrzenie na kilka chwil w buforze / align = „center” bgcolor = „# e0ffe0 ” / cesarz Chin / / align = center / ,
na początku 2014 r.mieliśmy krótką awarię systemu. Oto spojrzenie na 5 Dlaczego zespół prowadził:
i działań naprawczych, które doprowadziły:
oto przykład ze świata szczęścia klienta. Jeden z naszych bohaterów chciał zrozumieć, w jaki sposób lepiej poradził sobie z problemem klienta, więc wykonał zmodyfikowane 5 Whys jako odbicie i podzielił się nim z zespołem.,
wiele się nauczyłem przeglądając te przykłady i będąc częścią 5 procesów Whys. Wspaniale było rozwinąć nawyk refleksji za każdym razem, gdy dzieje się coś nieoczekiwanego i podejmowania stopniowych kroków, aby zmienić to, co dzieje się następnym razem.,
the 5 Whys in daily life
chociaż 5 Whys jest najczęściej używany do produkcji / rozwoju, odkryłem, że jest również całkiem zastosowanie do codziennego życia w każdej sytuacji, w której można szukać głębszego zrozumienia—problemu, wyzwania, a nawet motywacji do działania.
Ta szybka grafika z początku Szczęścia stanowi świetny przykład:
odkąd dowiedziałem się o 5 Dlaczego, zastanawiam się „dlaczego?”dużo częściej.,
do ciebie
jakiego rodzaju procesu używasz, aby dotrzeć do źródła nieoczekiwanych sytuacji lub wyzwań w twojej pracy lub życiu? Czy kiedykolwiek próbowałeś 5 Whys?