• Ott Jõgi

  • 12 May 2015

spadająca wydajność, brak skupienia, brak napędu. Brzmi jak wiosenna gorączka, nie sądzisz? Ale to są wszystkie negatywne skutki, gdy nie używasz raportu postępu.

takie rzeczy zdarzają się firmom od czasu do czasu. Pojawia się etap, w którym wydajność spada poniżej krytycznego poziomu. Podobnie jak w przypadku naszych ciał, które potrzebują odpowiedniej mieszanki składników odżywczych, aby uzyskać lepsze, powinniśmy dać naszym organizacjom odpowiednie leczenie, jeśli chcemy, aby odnieść sukces.,

minęło ponad 5 lat od kiedy Weekdone zaczął dostarczać zespołom takim jak twój oprogramowanie do raportowania postępów. Ponieważ Weekdone jest bezpłatny dla małych zespołów i oferuje dwutygodniowy bezpłatny okres próbny dla wszystkich, naprawdę staramy się, aby raportowanie postępów było łatwe dla naszych Klientów (zawsze możesz go wypróbować tutaj.)

Weekdone nie jest tak arogancki, aby nazwać nasz serwis „lekarzem firmowym”, ale istnieje proste lekarstwo dla tych z Was, którzy chcą zaoszczędzić swoją produktywność.

szablon raportu postępu., (przykładowy szablon)

raporty z postępów są jednym z najlepszych narzędzi do zarządzania, których możesz użyć, aby zwiększyć produktywność Twojej firmy. Świetnym sposobem na automatyzację jest użycie specjalnego narzędzia programowego, takiego jak Weekdone. Informacje zawarte w tych raportach pomagają pracownikom śledzić ich postępy, jednocześnie obserwując cele firmy i zespołu.

jednak niewiele osób zna korzyści płynące z raportowania postępów.

więc to naprawimy.

raporty z postępów wykorzystywane przez zespoły zachęcają do zaangażowania i przejrzystości., Według American Society for Training and Development, posiadanie określonego miejsca do sprawdzenia postępów zwiększa prawdopodobieństwo osiągnięcia celu o 95%.

dla menedżerów raporty postępów zawierają konkretne informacje o wkładzie pracowników. Zachęca do wymiany poglądów i poglądów. Prawdę mówiąc, jest to bardzo prosta forma dwukierunkowej komunikacji. Z pewnymi wytycznymi i podstawowym zrozumieniem formatu, każdy może złożyć doskonały raport na własną rękę.,

Progress Report-the Basics

podstawą każdego dobrego raportu progress jest „metodologia PPP”, coś oprogramowanie Weekdone jest zbudowany na. Oznacza to postęp, plany i problemy. Może się to wydawać zbyt uproszczone, ale pod spodem kryje się głęboka struktura.

jak trafnie ujął to Cleve Gibbon, PPP jest „bogate w rzeczy, niskie w puch”. Jego opinia jest podzielana przez takich jak Emi Gal (CEO Brainient) i Colin Nederkoorn (CEO Customer.io), którzy wykorzystują PPP do organizowania i usprawniania swoich przedsiębiorstw., Nawet firmy takie jak Skype, Ebay i Facebook zwróciły uwagę na korzyści płynące z PPP.

co dokładnie oznacza PPP?

Po pierwsze, jest postęp. Postęp zawiera listę osiągnięć pracownika, gotowych przedmiotów i zamkniętych zadań. Ta kategoria daje dobrą ocenę tego, ile pracy zostało wykonane.

plany są celami i celami natychmiastowymi lub długofalowymi. Wszystkie pozycje wymienione w planach są potencjalnymi pozycjami postępu., Pozostaw jednak miejsce na zmiany i zaakceptuj, że Twoje plany nie są osadzone w kamieniu.

Po Trzecie, są problemy. Problemy stawiają wyzwania i pułapki. Niektórzy ludzie zostawiają poprawianie błędów na koniec, ale zaleca się to robić w całym projekcie.

mając na uwadze te trzy rzeczy, masz już to, czego potrzeba, aby napisać prosty raport. Gdy po raz pierwszy logujesz się do Weekdone po zarejestrowaniu się, te trzy kategorie są tymi w domyślnym formularzu tygodniowej aktualizacji statusu., Ponadto, jeśli naprawdę chcesz odnieść sukces w przekazywaniu szczegółów i niuansów sprawozdań z postępów, musisz zwrócić uwagę na trzy pytania: Kto, jak i co.

kto

kluczową częścią raportów z postępów jest Twój zespół. Michele Puccio, Dyrektor Sprzedaży Arrow, mówi, że pomogli mu „pozostać w kontakcie z zespołem”. Dlatego należy skupić się na dynamice zespołu i współpracowników.

raporty muszą być zwięzłe i skupione, więc powinieneś zrozumieć, czego chcą twoi koledzy., Aby pomóc sobie w tym zadaniu, zadaj kilka pytań:

  • jak czytelnicy są połączeni z projektem?
  • czy znają szczegóły i cele projektu?
  • czy czytelnicy znają język techniczny?

Jak

następnie zastanów się nad tonem pisania. Menedżerowie i menedżerowie mogą nie rozumieć zawiłości stylu konwersacyjnego pracowników. Używaj dłuższych, zrozumiałych zdań, ale także staraj się powstrzymać od pisania esejów. Idealnie powinno być 5-7 słów kluczowych na zdanie.,

możesz przejrzeć przykładowy raport, aby uzyskać dalsze wskazówki i inspiracje. Pamiętaj, że współczesny świat opiera się na metrykach, więc liczby są ważniejsze niż opisy.

zamiast pisać „musimy zwiększyć wyjście” spróbuj „musimy zwiększyć wyjście O X%”. Konkretne cele są bardziej inspirujące, a jednocześnie bardziej osiągalne.,

co

jedynym błędem, który ludzie popełniają podczas pisania raportu postępu, jest unikanie pisania o błędach. Celem sprawozdań z postępów jest obiektywne zidentyfikowanie kluczowych trudności i obaw oraz pomoc im na drodze. Nawet jeśli problem został już rozwiązany, należy go umieścić na piśmie, aby uniknąć popełnienia tego samego rodzaju błędu w przyszłości.

Po Drugie, miej na uwadze znaczenie Twojego pisania. Wyjaśnij, w jaki sposób każdy element łączy się i porównuje z postępem.,

zachowaj prostotę

nawet jeśli postępy wydają się małe, a zmiany są minimalne, aktualizuj swoje raporty. Zapewnia przejrzystość na wszystkich poziomach i może pomóc w ocenie wyzwań, dzięki czemu można odpowiednio zaplanować kolejne działania.

Wracając do naszego wywiadu z Michele Puccio, dzieli się tym przykładem, jak raport postępu wpływa na Twoje wyniki:

„na początku tygodnia decydujesz się zadzwonić do 5 nowych klientów. Zapisujesz to i masz pod nosem. Do końca tygodnia zadzwonisz do 5 nowych klientów., Podjąłeś zobowiązanie, przekazałeś je reszcie zespołu, a teraz musisz to uszanować.”

szablony raportów postępu są tworzone, aby zaoszczędzić czas dla wszystkich, więc nie jest logiczne, aby poświęcić większość dnia pracy na ich pisanie. Może to być łatwo wspomagane przez narzędzia raportowania. Wiele zespołów korzysta w tym celu z Dokumentów Google lub wiadomości e-mail.

To powiedziawszy, lepiej jest użyć narzędzi, które zostały opracowane specjalnie z myślą o raportach postępu i pozwalają zautomatyzować proces ich pisania. Dostępność i dostępność są kluczowe dla doskonałego sprawozdania z postępów., Pamiętaj, aby sprawdzić Weekdone, aby proces raportowania był prosty.

kluczem do Raportów z postępów jest regularność. Sprawozdania z postępów muszą być sporządzane co najmniej raz w miesiącu, chociaż zaleca się sporządzanie cotygodniowych sprawozdań. Dzięki systemowi powiadomień zintegrowanemu w Weekdone masz pewność, że wszyscy pamiętają o wysyłaniu raportów na czas.

użyj Weekdone do automatycznego cotygodniowego raportowania postępów.

wdrażanie sprawozdań z postępów

1., Upewnij się, aby wyjaśnić korzyści dla pracowników

To wydaje się nieco oczywiste, ale idąc do przodu bez wyjaśnienia korzyści dla pracowników ryzyko pracownika buy – in później. Musisz wyjaśnić wszystkim „dlaczego”. Niektóre łatwe korzyści do sprzedania obejmują: pracownicy mają głos w organizacji, i podniósł Produktywność i skupić się na nowych planach. Aby dowiedzieć się więcej na temat sprzedaży korzyści zespołowi, zalecamy skorzystanie z tej infografiki.

2., Upewnij się, że komunikacja przebiega w obie strony

Stwórz kulturę, która pozwala na dyskusje z obu stron i pozwala członkom zespołu na przekazywanie informacji zwrotnych przełożonym, a także na odwrót. Tworzenie kultury zachęcającej do przekazywania informacji zwrotnych, ponieważ model domyślny poprawia ogólną komunikację w firmie i sprawia, że raporty z postępów są bardziej znaczące zarówno dla pracowników, jak i menedżerów.

3., Spędzaj mniej czasu na spotkaniach, używając raportów z postępów jako substytutu

użyj raportów z postępów (i innych pomysłów na oprogramowanie do wyznaczania celów, takich jak OKRs), aby zmniejszyć ilość czasu marnowanego na spotkaniach, zachęcając do częstej aktualizacji za pośrednictwem usług internetowych i mobilnych (wprowadzenie do OKRs, ta strona zawiera obszerny przegląd). Jeśli twoje spotkania statusowe pozostaną w jednym miejscu, zaoszczędzisz niezliczone godziny każdego miesiąca, pisząc zamiast mówić.

4., Zarejestruj się za pomocą narzędzia online, które oferuje gotowe rozwiązania

może to zabrzmieć trochę promocyjnie, ale narzędzia online mogą znacznie ułatwić proces wdrażania. Raportowanie postępów może odbywać się za pośrednictwem poczty e-mail, dokumentu word lub arkusza kalkulacyjnego, ale wyzwania są znacznie większe i ryzykujesz, że nie wszystkie informacje w jednym, łatwo dostępnym miejscu. Przeglądanie Dokumentów Google i e-maili to w końcu kolosalna strata czasu., Jedną z zalet narzędzi online jest to, że automatycznie przypominają zespołowi o wypełnieniu formularza, skompilowaniu otrzymanych informacji, a następnie zaprezentowaniu ich w sposób atrakcyjny i zabawny.

wdrażanie raportów z postępów za pomocą narzędzia

1. Spraw, aby raport postępów spełniał Twoje potrzeby

za pomocą gotowego szablonu nie musisz dostosowywać się do jego specyfikacji. W rzeczywistości narzędzia te są wystarczająco elastyczne, aby spełnić Twoje standardy i potrzeby. Co więcej, dostarczają Ci jeszcze lepszych pomysłów, które w przeciwnym razie mogłyby zostać pominięte.

2., Zapisz cele i kluczowe wyniki

zanim zaprosisz cały zespół, upewnij się, że ustawiłeś cele. Cele, które należy osiągnąć w określonym czasie i kluczowe wyniki, które pomagają zespołowi w ich osiągnięciu. Wypróbuj tę technikę zarządzania używaną przez LinkedIn, Twitter i Google.

3. Zaproś swój zespół

Po skonfigurowaniu wszystkich kluczowych informacji nadszedł czas, aby zaprosić swój zespół. Wyślij im automatyczny e-mail, aby się zarejestrować.

4. Skontaktowanie się z Pomocą techniczną produktu, aby dać szybką wersję demonstracyjną dla wszystkich

wyjaśnienie tego nowego narzędzia wszystkim członkom zespołu może być wyzwaniem., Zwłaszcza, gdy nie jesteś zbyt zaznajomiony z nim. Nie martw się, właśnie dlatego są tu ludzie wsparcia produktu. Pamiętaj, że nie ma czegoś takiego jak głupie pytanie. Są tylko głupie odpowiedzi. Nie bój się skontaktować z Pomocą techniczną w celu uzyskania dodatkowych materiałów, demo lub czegokolwiek, co ci chodzi po głowie.