Home / Vorige / Volgende
beginselen van helder schrijven
1. Schrijf in de actieve stem. De actieve stem elimineert verwarring door u te dwingen om de acteur in een zin te vernoemen. Deze constructie maakt de lezer duidelijk wie de taak moet uitvoeren.de passieve stem maakt zinnen langer en een rotonde. Wie verantwoordelijk is, is veel minder duidelijk. Passiveverbs hebben een vorm van het werkwoord te zijn plus het voltooid deelwoord van een hoofdwerkwoord.,
| am | is | are | was | were | be |
plus
een hoofdwerkwoord dat gewoonlijk eindigt op “en” of “ED”.
voorbeelden van passieve werkwoorden:
- werd ontvangen,
- wordt overwogen,
- is geselecteerd.
de passieve stem keert de natuurlijke, actieve volgorde van Engelse zinnen om. In het volgende passieve voorbeeld komt de ontvanger van de actie voor de actor.,
passief: het reglement is geschreven door de opsteller .
actief: de tekenaar schreef de verordening .passieve constructies zijn verwarrend wanneer ze in regelgeving worden gebruikt. Actieve zinnen moeten acteurs hebben, maar passiveones zijn compleet zonder hen.
| het materiaal wordt geleverd. | door wie? |
| de begindatum moet worden vastgesteld. | door wie? |
| de cijfers moeten worden goedgekeurd. | door wie?, |
Als u de actor voor het werkwoord plaatst, moet u duidelijk zijn over verantwoordelijkheid.
- De messenger zal het materiaal leveren.
- de contractant bepaalt de begindatum.
- de beheerder moet de cijfers goedkeuren.
de passieve stem is geschikt wanneer de actor onbekend, onbelangrijk of voor de hand liggend is.Dit geldt gewoonlijk niet in de regelgevingstekst.
- kleine voorwerpen worden vaak gestolen.
- de toepassingen zijn gemaild.
2. Gebruik actie werkwoorden.,
Vermijd woorden als deze:
| NIET | ZEG |
|---|---|
| rekening houden met | overweeg |
| is van toepassing op | toepassing |
| betaling | betalen |
| erkenning te geven | herkennen |
| betreft | betreft |
Ze heten “nominals” — zelfstandige naamwoorden met werkwoorden in. Ze zijn moeilijk te lezen en maken zinnen langer. Actie werkwoorden zijn korter en directer.
3., Gebruik ” must “in plaats van”shall”.,
| wordt | legt een verplichting op te treden, maar kan verward worden met de voorspelling van de toekomstige maatregelen |
| voorspelt de toekomst | |
| moet | legt de verplichting, geeft een noodzaak op te treden |
| mag geen | geeft een verbod |
| moet | leidt verplichting, maar geen absolute noodzaak |
| kan | geeft goeddunken te handelen |
Tot het opleggen van een wettelijke verplichting, gebruik “moet.,”
om toekomstige actie te voorspellen, gebruik ” will.zeg niet: de gouverneur zal het goedkeuren.
zeg: de gouverneur moet het goedkeuren.
of: de gouverneur zal het goedkeuren.
4. Wees direct. Praat direct met je lezers. Gebruik de imperatieve stemming. Verordeningen lenen zich voor deze stijl, met name procedures, instructies en lijsten van taken.
directheid vermijdt de passieve stem:
SAY: onderteken alle kopieën.
zeg: voeg een kopie van uw W-2 toe aan uw retour.
Deze stijl resulteert in procedures die korter, scherper en gemakkelijker te begrijpen zijn.
5. Gebruik de tegenwoordige tijd., Een regeling van blijvende werking spreekt vanaf het moment dat u ze toepast, niet vanaf het moment dat u ze opstelt of wanneer ze van kracht wordt. Daarom moet u in de tegenwoordige tijd een reglement opstellen. Door het opstellen in de tegenwoordige tijd vermijd je ingewikkelde en lastige werkwoordsvormen.
zeg niet: de boete voor rijden zonder rijbewijs is $10,00.
zeg: de boete voor rijden zonder rijbewijs is $10,00.
6. Schrijf positief. Als je een idee zowel positief als negatief nauwkeurig kunt uitdrukken, druk het dan positief uit.,
zeg niet: de gouverneur mag geen andere personen benoemen dan die welke zijn gekwalificeerd door het Personeelsbeheerbureau.
zeg: de gouverneur moet een persoon benoemen die gekwalificeerd is door het Personeelsmanagementbureau.
Een negatieve verklaring kan duidelijk zijn. Gebruik het als je de lezer waarschuwt.
niet lopen
rook niet
maar vermijd meerdere negatieven in één zin.
zeg niet: een demonstratieproject zal niet worden goedgekeurd tenzij aan alle applicatievereisten is voldaan.
zeg: een demonstratieproject wordt alleen goedgekeurd als de aanvrager aan alle eisen voldoet.,
Het is beter om zelfs een negatief in positieve vorm uit te drukken.
| NIET | ZEG |
|---|---|
| beoordeling | oneerlijk |
| niet onthouden | vergeten |
| heb geen aandacht besteden aan | genegeerd |
| niet blijven op de vergadering | de vergadering verlaten |
| niet aan of kan niet voldoen aan |
geschonden |
7. Vermijd het gebruik van uitzonderingen., Indien mogelijk, een regel of categorie rechtstreeks vermelden in plaats van die regel of categorie te beschrijven door de uitzonderingen daarop aan te geven.
niet zeggen: alle personen behalve die 18 jaar of ouder moeten…
zeggen: elke persoon jonger dan 18 jaar moet…
U kunt echter een uitzondering gebruiken als het een lange en omslachtige lijst of uitgebreide beschrijving vermijdt. Wanneer u een uitzondering gebruikt, geeft u eerst de regel of categorie en vervolgens de uitzondering.niet zeggen: Alabama, Alaska,… en Wyoming (een lijst van 47 staten) moet rantsoen…
zeggen: elke staat behalve Texas, New Mexico en Arizona moet rantsoen hebben…, (Merk op dat de categorie “elke staat” Eerst wordt vastgesteld en vervolgens de uitzonderingen worden vermeld.)
8. Vermijd split infinitieven. De split infinitief beledigt veel lezers, dus vermijd het als je kunt.
zeg niet: zorg ervoor dat u onmiddellijk antwoord geeft op de uitnodiging.
SAY: zorg ervoor dat u de uitnodiging snel beantwoordt. of zeg: zorg ervoor dat u onmiddellijk op de uitnodiging reageert.
9. Gebruik het zelfstandig naamwoord in het enkelvoud in plaats van het zelfstandig naamwoord in het meervoud. Voor zover uw Betekenis het toelaat, gebruik dan een enkelvoud in plaats van een meervoud., U vermijdt het probleem of de regel afzonderlijk van toepassing is op elk lid van een klasse of gezamenlijk op de klasse als geheel.
zeg niet: de bewaker zal beveiligingspadges afgeven aan de werknemers die in gebouw D en Gebouw E. werken
zeg: de bewaker zal een beveiligingspadge afgeven aan elke werknemer die in gebouw D werkt en elke werknemer die in gebouw E. werkt tenzij u
bedoelt de bewaker zal een beveiligingspadge afgeven aan elke werknemer die in gebouw D en Gebouw E. werkt (er zijn andere mogelijke betekenissen.)
10. Wees consequent. Gebruik Geen verschillende woorden om dezelfde dingen aan te duiden., Variatie omwille van variatie heeft geen plaats in regelgeving schrijven. Het gebruik van een synoniem in plaats van het herhalen van de precieze term die u wilt gewoon verwart de lezer. niet zeggen: elke eigenaar van een motorvoertuig moet zijn of haar auto registreren bij de autodivisie van de Metropolitan Police Department.
zeggen: elke auto-eigenaar moet zijn of haar auto registreren bij de auto-Afdeling van de Metropolitan Police Department.
gebruik niet hetzelfde woord om verschillende dingen aan te duiden.niet zeggen: de tank had een tank van 200 Liter als brandstof.
zeg: de tank had een 200 liter brandstoftank.,
11. Gebruik parallelle structuur. Schik zinnen zodat parallelle ideeën parallel kijken. Dit is belangrijk wanneer u een lijst gebruikt.de taken van de uitvoerend secretaris van het Administratief Comité zijn:
- om notulen van alle vergaderingen op te nemen; (zin)
- de uitvoerend secretaris beantwoordt alle correspondentie; en (clausule)
- het schrijven van maandelijkse verslagen. (onderwerp)
parallelle constructie:
- om notulen van alle vergaderingen op te nemen;
- om alle correspondentie te beantwoorden; en
- om de maandelijkse verslagen op te stellen.
12., Liever eenvoudige woorden. Overheid schrijven moet waardig zijn, maar hoeft niet pompeus te zijn. Schrijven kan waardig zijn wanneer de taal Eenvoudig, direct en sterk is. Om uw schrijven duidelijker en gemakkelijker te lezen-en dus effectiever-de voorkeur te geven aan het eenvoudige woord.,
| NIET | ZEG |
|---|---|
| construeren, fabriceren | maken |
| het initiëren, beginnen | begin |
| beëindigen | einde |
| gebruik | gebruik |
| substantieel deel | groot deel |
| geboden gelegenheid | toestaan |
13. Laat onnodige woorden achterwege. Gebruik geen samengestelde voorzetsels en andere woorden als dezelfde betekenis kan worden overgebracht met een of twee woorden.,22a27ff7″>
14., Vermijd ontslagen. Gebruik geen woordparen, als de woorden hetzelfde effect hebben of waar de Betekenis van de ene de andere omvatte.
voorbeelden: woordparen om
elke en alle
autoriseren en direct
ophouden en stoppen
elke
volledige en volledige
volgorde en directe
betekent en omvat
noodzakelijk en wenselijk
15. Gebruik concrete woorden. Het schrijven van de overheid betreft vaak abstracte onderwerpen. Maar abstracte woorden kunnen vaag zijn en open staan voor verschillende interpretaties., Zet instructies in eenvoudige, concrete woorden.
| zeg niet | als u | voertuigen | Automobielen | vuurwapens | geweren | luchtvaartuigen | helikopters |
|---|
16. Gebruik Geen woorden die tegenwerken. Woorden kunnen lezers aantrekken of afstoten. Het is mogelijk om woorden in ons schrijven te kiezen die geen verkeerde indruk maken of onze lezers tegenwerken. Gebruik woorden waarop mensen positief reageren in plaats van woorden die ze kwalijk nemen.,IKE
| RATHER THAN THESE WORDS | |||
|---|---|---|---|
| alibi | allege | blame | complaint |
| impossible | liable | oversight | unfortunate |
| waste | wrong |
17., Vermijd zelfstandig naamwoord sandwiches. Administratief schrijven maakt gebruik van te veel zelfstandig naamwoord clusters-groepen van zelfstandige naamwoorden “ingeklemd” samen.Vermijd deze verwarrende constructies door meer voorzetsels te gebruiken.
zeg niet: ontwikkeling van procedures voor de bescherming van de veiligheid van werknemers in de ondergrondse mijnen.de ontwikkeling van ondergrondse methoden ter bescherming van de veiligheid van mijnwerkers.
of waarschijnlijker: ontwikkeling van procedures voor de bescherming van de veiligheid van werknemers in ondergrondse mijnen.
welke betekenis bedoeld is wordt duidelijker wanneer deze sandwich met vier woorden wordt opgesplitst.
18. Gebruik geen genderspecifieke terminologie.,hij gender-specifieke functie:
| NIET | ZEG |
|---|---|
| Opvarende | lid van de Bemanning |
| Ontwerper | Tekenaar |
| Manschappen | Aangeworven personeel |
| Brandweerman | Brandweerman |
| Voorman | Begeleider |
| Manhours | Uren |
| Mankracht | Personeel, werknemers |
om te Voorkomen dat de gender-specifieke voornaamwoord wanneer het antecedent kan mannelijk of vrouwelijk.,
zeg niet: de beheerder of zijn aangewezen persoon moet het evaluatieformulier invullen.
zeg: de beheerder of de ontwerper van de beheerder moet het evaluatieformulier invullen.
wees voorzichtig als je herschrijft om het probleem te voorkomen. De volgende voorbeelden hebben niet noodzakelijkerwijs dezelfde betekenis:
- elke Regionale Directeur zal zijn of haar aanbevelingen op de conferentie bekendmaken.de regionale directeuren zullen hun aanbeveling tijdens de conferentie bekendmaken.
19. Schrijf korte zinnen. Leesbare zinnen zijn eenvoudig, actief, bevestigend en declaratief.,hoe meer een zin afwijkt van deze structuur, hoe moeilijker de zin te begrijpen is.lange, doorlopende zinnen zijn een fundamentele zwakte in juridische documenten.juridische documenten bevatten vaak voorwaarden die resulteren in complexe zinnen met veel clausules.hoe complexer de zin, hoe groter de kans op moeilijkheden bij het bepalen van de beoogde betekenis van de zin.
oplossingen
- vermelden één ding en slechts één ding in elke zin.
- verdeel lange zinnen in twee of drie korte zinnen.
- Verwijder alle onnodige woorden., Streef naar een eenvoudige zin met een onderwerp en werkwoord. Elimineer onnodige modifiers.
- indien slechts aan één of twee eenvoudige voorwaarden moet worden voldaan voordat een regel van toepassing is, vermeld dan eerst de Voorwaarden en vervolgens de regel.
- indien aan twee of meer complexe voorwaarden moet worden voldaan voordat een regel van toepassing is, vermeld dan eerst de regel en vervolgens de Voorwaarden.
- indien aan meerdere voorwaarden of ondergeschikte bepalingen moet zijn voldaan voordat een regel van toepassing is, gebruik dan een lijst.
20. Maak lijsten duidelijk en logisch in structuur. Listing biedt witruimte die de verschillende omstandigheden scheidt., Vermelding kan u helpen voorkomen dat de problemen van dubbelzinnigheid veroorzaakt door de woorden “en” en “of”. Wanneer u een lijst maakt, gebruik dan de volgende regels:
- gebruik parallelle structuur. (Zie voorbeeld in punt 11 hierboven.)
- Maak een lijst van elk item zodat het een volledige gedachte wanneer gelezen met de inleidende tekst.
- als de inleidende taal voor de lijst een volledige zin is —
- Beëindig de inleiding met een dubbele punt; en
- maak van elk item in de lijst een aparte zin.,
- als de inleidende taal voor de lijst een onvolledige zin is —
- Beëindig de inleiding met een streepje;
- beëindig elk item in de lijst met uitzondering van het laatste item met een puntkomma;
- na de puntkomma in het voorlaatste item in de lijst, schrijf “and” or “or” al naargelang het geval; en
- Beëindig het laatste item in de lijst met een puntkomma.
21. Gebruik korte alinea ‘ s. Een schrijver kan de duidelijkheid van een verordening verbeteren door korte, compacte alinea ‘ s te gebruiken. Elke alinea moet betrekking hebben op een enkele, uniforme onderwerp., Lange, complexe of technische discussies moeten worden gepresenteerd in een reeks verwante paragrafen.
22. Gebruik een checklist en bekijk uw concept voor elk van deze principes afzonderlijk.
Vorige / Volgende