• Ott Jõgi

  • 12 mei 2015

dalende efficiëntie, gebrek aan focus, geen Station. Klinkt als lentekoorts, vind je niet? Maar dit zijn allemaal negatieve effecten als je geen voortgangsverslag gebruikt.

Dit zijn de dingen die bedrijven van tijd tot tijd overkomen. Er komt een stadium waarin de productiviteit diep onder een kritiek niveau daalt. Zoals het geval is met ons lichaam dat de juiste mix van voedingsstoffen nodig heeft om beter te worden, moeten we onze organisaties de juiste behandeling geven als we willen dat ze slagen.,

Het is meer dan 5 jaar geleden dat Weekdone begon met het verstrekken van voortgangsrapportagesoftware aan teams zoals de uwe. Met Weekdone wordt gratis voor kleine teams en het aanbieden van een twee weken gratis proefperiode voor iedereen, we echt proberen om voortgangsrapportage gemakkelijk voor onze klanten te maken (je bent altijd welkom om het hier te proberen.)

Weekdone is niet zo arrogant om onze service een ‘bedrijfsarts’ te noemen, maar er is een eenvoudige remedie voor diegenen onder u die uw productiviteit willen besparen.

Progress report template., (voorbeeld sjabloon)

voortgangsrapporten zijn een van de beste management tools die u kunt gebruiken om de productiviteit van uw bedrijf te kickstarten. Een geweldige manier om het te automatiseren is om een speciale software tool zoals Weekdone gebruiken. De informatie in deze rapporten helpen werknemers bij het bijhouden van hun vooruitgang, terwijl het observeren van zowel bedrijf als team doelen.

echter, niet veel mensen zijn bekend met de voordelen van voortgangsrapportage.

dus, we gaan dat repareren.

voortgangsrapporten die door teams worden gebruikt, stimuleren betrokkenheid en transparantie., Volgens de American Society for Training and Development, het hebben van een specifieke plaats om te controleren in uw vooruitgang verhoogt de kans op het bereiken van een doel met 95%.

voor managers bieden voortgangsverslagen concrete informatie over de bijdragen van uw werknemers. Het moedigt de uitwisseling van ideeën en meningen aan. Eerlijk gezegd is het een zeer eenvoudige vorm van tweerichtingscommunicatie. Met een aantal richtlijnen en basiskennis van het formaat, kan iedereen een uitstekend rapport op hun eigen.,

Progress Report-The Basics

de basis van elk goed voortgangsrapport is een” PPP methodologie”, iets waarop de Weekdone software is gebouwd. Dit staat voor vooruitgang, plannen en problemen. Het lijkt misschien al te simplistisch,maar er is een diep kader verborgen.

zoals Cleve Gibbon het treffend uitdrukte, is PPP “rijk aan spul, laag in pluis”. Zijn mening wordt gedeeld door onder andere Emi Gal (CEO van Brainient) en Colin Nederkoorn (CEO van Customer.io), die beide PPP gebruiken om hun respectieve ondernemingen te organiseren en te stroomlijnen., Zelfs bedrijven als Skype, Ebay en Facebook opgepikt op de voordelen van PPP.

dus, wat betekent PPP precies?

Allereerst is er vooruitgang. Vooruitgang lijsten prestaties werknemer, afgewerkte items, en gesloten taken. Deze categorie geeft een goede beoordeling van hoeveel werk Er is gedaan.

plannen zijn onmiddellijke of langetermijndoelstellingen. Alle onder de plannen vermelde punten zijn potentiële punten van vooruitgang., Laat echter ruimte voor veranderingen en accepteer dat je plannen niet in steen zijn gezet.

ten derde zijn er problemen. Problemen lay-out uitdagingen en valkuilen. Sommige mensen laten het corrigeren van fouten voor het laatst, maar het wordt sterk aanbevolen om dit gedurende het hele project te doen.

als je deze drie dingen in gedachten houdt, heb je al wat nodig is om een eenvoudig rapport te schrijven. Wanneer u voor het eerst inlogt op Weekdone na het aanmelden, deze drie categorieën zijn die in de standaard wekelijkse status update formulier., Als u de details en nuances van de voortgangsrapporten echt wilt doorgeven, moet u bovendien rekening houden met drie vragen: Wie, hoe en wat.

Who

het belangrijkste onderdeel van de voortgangsrapporten is uw team. Michele Puccio, Sales Director van Arrow, zegt dat ze hem geholpen hebben om “verbonden te blijven met het team”. Daarom moet je je direct richten op je collega ‘ s en teamdynamiek.

rapporten moeten beknopt en gericht zijn, dus u moet begrijpen wat uw collega ‘ s willen., Om jezelf te helpen met deze taak, stel een paar vragen:

  • Hoe zijn de lezers verbonden met het project?
  • kennen zij de details en doelstellingen van het project?
  • zijn de lezers vertrouwd met technische taal?

hoe

overweeg vervolgens de toon van het schrijven. Managers en leidinggevenden kunnen de fijne kneepjes van de conversationele stijl van werknemers niet begrijpen. Gebruik langere, begrijpelijke zinnen, maar probeer ook af te zien van het schrijven van essays. Idealiter zouden er 5-7 zoekwoorden per zin moeten zijn.,

u kunt een voorbeeldrapport bekijken voor verdere richtlijnen en inspiratie. Vergeet niet dat de moderne wereld is metrics-driven, dus cijfers zijn belangrijker dan beschrijvingen.

in plaats van “we need to increase the output” te schrijven, probeer “we need to increase the output by X%”. Concrete doelstellingen zijn inspiratiever en tegelijkertijd haalbaarder.,

wat

de enige fout die mensen maken bij het schrijven van een voortgangsrapport is het vermijden van het schrijven over fouten. Het doel van de voortgangsverslagen is om de belangrijkste problemen en problemen objectief in kaart te brengen en hen daarbij te helpen. Zelfs als het probleem al was aangepakt, moet het schriftelijk worden gezet om te helpen voorkomen dat dezelfde soort fouten in de toekomst.

ten tweede, houd rekening met de relevantie van uw schrijven. Leg uit hoe elk afzonderlijk item verbindt en vergelijkt met vooruitgang.,

houd het eenvoudig

zelfs als de voortgang klein lijkt en de wijzigingen minimaal zijn, blijf uw rapporten bijwerken. Het maakt transparantie op alle niveaus mogelijk en kan helpen bij het beoordelen van uitdagingen, zodat u uw volgende acties dienovereenkomstig kunt plannen.

teruggaand naar ons interview met Michele Puccio, deelt hij dit voorbeeld van hoe voortgangsrapport uw prestaties beà nvloedt:

“In het begin van de week besluit u 5 nieuwe klanten te bellen. Je schrijft het op en hebt het onder je neus. Tegen het einde van de week bel je 5 nieuwe klanten., Je hebt de verbintenis gemaakt, gecommuniceerd aan de rest van het team, en nu moet je dit eren.”

Voortgangsrapportsjablonen zijn gemaakt om tijd te besparen voor iedereen, dus het is onlogisch om het grootste deel van uw werkdag aan het schrijven ervan te besteden. Dit kan gemakkelijk worden geholpen door rapportagetools. Veel teams gebruiken Google Documenten of e-mails om dit te doen.

Dit gezegd zijnde, is het beter om tools te gebruiken die specifiek zijn ontwikkeld met voortgangsrapporten in het achterhoofd en u in staat stellen om het proces van het schrijven ervan te automatiseren. Beschikbaarheid en toegankelijkheid zijn essentieel voor een uitstekend voortgangsverslag., Zorg ervoor dat u check out Weekdone om uw rapportage proces een briesje te maken.

de sleutel tot voortgangsrapporten is regelmaat. Voortgangsverslagen moeten ten minste maandelijks worden opgesteld, hoewel wekelijks wordt aangemoedigd. Met een meldingssysteem geà ntegreerd in Weekdone, zorgt u ervoor dat iedereen onthoudt om hun rapporten op tijd te verzenden.

gebruik Weekdone voor geautomatiseerde wekelijkse voortgangsrapporten.

implementing Progress Reports

1., Zorg ervoor dat u de voordelen uitlegt aan werknemers

Dit lijkt een beetje voor de hand liggend, maar als u doorgaat zonder de personeelsbeloningen uit te leggen, loopt het risico dat werknemers later worden ingekocht. Je moet het ‘waarom’ aan iedereen uitleggen. Enkele eenvoudige voordelen om te verkopen zijn: medewerkers met een stem binnen de organisatie, en verhoogde productiviteit en focus op nieuwe plannen. Om meer te weten te komen over de verkoop van de voordelen aan uw team, raden wij u aan te tekenen uit deze infographic.

2., Zorg ervoor dat communicatie van beide kanten gaat

Creëer een cultuur die het mogelijk maakt om discussies van beide kanten te houden en teamleden in staat stelt om feedback te geven aan hun superieuren en andersom. Het maken van een cultuur die feedback aanmoedigt als het standaardmodel verbetert de Algemene bedrijfscommunicatie en maakt voortgangsrapporten betekenisvol voor zowel werknemers als managers.

3., Besteed minder tijd aan vergaderingen door voortgangsverslagen te gebruiken als vervanging

gebruik voortgangsverslagen (en andere software-ideeën voor het instellen van doelen zoals OKRs) om de hoeveelheid tijd die tijdens vergaderingen wordt verspild te verminderen door frequente updates via het web en mobiele diensten aan te moedigen (voor een inleiding tot OKRs biedt deze site een uitgebreid overzicht). Als uw statusvergaderingen op één plek blijven, bespaart u elke maand talloze uren door te schrijven in plaats van te spreken.

4., Meld u aan met een online tool die u kant-en-klare oplossingen biedt

het klinkt misschien een beetje promotioneel, maar online tools kunnen het implementatieproces zoveel gemakkelijker maken. Voortgangsrapportage kan worden gedaan via e-mail, word-document of spreadsheet, maar de uitdagingen zijn veel groter en u riskeert niet al uw informatie op één, gemakkelijk toegankelijke plaats. Kammen door Google Documenten en e-mails is een kolossale verspilling van tijd, immers., Een van de voordelen van online tools is dat ze uw team er automatisch aan herinneren om hun formulier in te vullen, de ontvangen informatie te compileren en vervolgens aan u te presenteren op een manier die zowel aantrekkelijk als leuk is.

voortgangsrapporten implementeren met een tool

1. Laat het voortgangsrapport voldoen aan uw behoeften

met behulp van een kant-en-klare sjabloon betekent niet dat u zich aan de specificaties moet aanpassen. Eigenlijk zijn deze tools flexibel genoeg om aan uw normen en behoeften te voldoen. Wat meer is, ze bieden u met nog betere ideeën die anders zou zijn gemist.

2., Noteer doelstellingen en belangrijkste resultaten

voordat u uw hele team uitnodigt, zorg ervoor dat u doelstellingen hebt ingesteld. De doelen die in een bepaalde periode moeten worden bereikt en de belangrijkste resultaten die het team helpen deze te bereiken. Probeer deze beheerstechniek die wordt gebruikt door LinkedIn, Twitter en Google.

3. Nodig je team uit

nadat je alle cruciale informatie hebt ingesteld, is het tijd om je team uit te nodigen. Stuur ze een automatische e-mail om je aan te melden.

4. Contact opnemen met productondersteuning om een snelle demo te geven voor iedereen

het uitleggen van deze nieuwe tool aan iedereen in het team kan een uitdaging zijn., Vooral als je er niet al te bekend mee bent. Geen zorgen, dat is precies waarom mensen voor productondersteuning hier zijn. Vergeet niet, er bestaat niet zoiets als een domme vraag. Er zijn alleen domme antwoorden. Wees niet bang om contact op te nemen met de support voor extra materialen, demo of wat je maar wilt.