soms gaan dingen niet volgens plan. Gereedschap breekt, draden worden gekruist, de beste plannen vallen uit elkaar.
en in die gevallen helpt het om precies te weten wat er gebeurd is—zodat het niet meer gebeurt.
momenten als deze zijn wanneer we bij Buffer omslaan naar een eenvoudig maar opmerkelijk effectief proces: de 5 Whys.,
Het is net zoals het klinkt: een bespreking van de onverwachte gebeurtenis of uitdaging die een gedachtegang volgt tot zijn logische conclusie door te vragen ” waarom?”vijf keer om tot de wortel te komen van wat er gebeurd is.
maar het is ook veel dieper dan dat. Laten we eens kijken naar de oorsprong en de geschiedenis van dit unieke proces, en Ik zal u een beetje vertellen over hoe het werkt voor ons op afstand team bij Buffer—en hoe het zou kunnen werken voor u, ook.,
de oorsprong van de 5 Whys
De 5 Whys techniek werd ontwikkeld en verfijnd binnen de Toyota Motor Corporation als een essentieel onderdeel van haar probleemoplossende opleiding.Taiichi Ohno, de architect van het Toyota productiesysteem in de jaren 1950, beschrijft de methode in zijn boek Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production als “de basis van Toyota’ s wetenschappelijke aanpak . . . door vijf keer te herhalen waarom, wordt de aard van het probleem en de oplossing ervan duidelijk.,”
Ohno moedigde zijn team aan om elk probleem dat zich voordeed te onderzoeken totdat ze de oorzaak vonden. “Observeer de productievloer zonder vooroordelen,” zou hij adviseren. “Vraag vijf keer ‘waarom’ over elke zaak.”
Hier is een voorbeeld dat Toyota biedt van een potentiële 5 Waarom ‘ s die kunnen worden gebruikt in een van hun fabrieken.
tegenwoordig wordt de methode veel verder gebruikt dan Toyota en is ze vooral populair in de wereld van lean development., Veel van wat we weten bij Buffer in de uitvoering van de 5 Waarom is afkomstig van de Lean Startup Eric Ries, die doet een geweldige baan het beschrijven van de 5 Waarom is in deze twee berichten.
hoe het 5 Whys proces werkt
bij het opstarten voeren we een “5 Whys” uit nadat er iets onverwachts is gebeurd-en dat betekent dat we ze veel uitvoeren! We houden een map ‘5 Waarom’ bij in het Dropbox Paper-account van ons team en de map bevat meer dan 20 notitiebestanden en telt mee (om nog maar te zwijgen van de 5 Waarom documenten die mogelijk niet in de map zijn gecategoriseerd)., ‘Branden’ van verschillende grootte zijn onvermijdelijk—en waarschijnlijk de enige constante in het leven van een startup.
we hebben deze discussies gehouden in elk facet van Buffer, van engineering tot geluk tot marketing en meer, en hetzelfde proces geldt ongeacht of het probleem technisch of meer menselijk is. Hier is hoe Eric Ries uitlegt:
” vijf waarom het houden van vergaderingen onmiddellijk na het oplossen van problemen waarmee het bedrijf wordt geconfronteerd., Deze problemen kunnen van alles zijn: ontwikkelingsfouten, site uitval, marketing programma mislukkingen, of zelfs interne gemiste schema ‘ s. Als er iets onverwachts gebeurt, kunnen we de oorzaak analyseren.”
Het is belangrijk op te merken dat het doel van de 5 Waarom niet is om schuld te geven, maar eerder om de oorzaak te achterhalen van waarom er iets onverwachts gebeurde. Bovendien helpt het een team kleine, incrementele stappen te maken, zodat hetzelfde probleem niet meer gebeurt (voor iedereen).
Tweet dit ?,
bij Buffer kwam de gewoonte van het uitvoeren van 5 Whys voort uit het ingenieursteam. Hier is hoe onze voormalige CTO Sunil Sadasivan de veranderingen beschrijft die het gevolg zijn van het maken van deze een routine onderdeel van hoe we werken:
” wat ik echt leuk vind aan dit is dat het laat ons zorgen maken over problemen wanneer ze gebeuren, en het helpt ons te werken om ervoor te zorgen dat ze niet opnieuw gebeuren. Tegelijkertijd hoeven we ons geen zorgen te maken over zaken die niet zijn gebeurd. Ik vertrouw erop dat als er iets komt dat we niet voorzien hebben, we een 5 whys zullen uitvoeren en ervan leren., We laten de 5 Waarom dicteren welke documentatie we nodig hebben in plaats of aanpassingen te maken in onze on-boarding proces.”
wilt u het zelf proberen?
de 5 belangrijkste stappen naar de 5 Waarom
Stap 1: nodig iedereen uit die betrokken is bij het probleem
zodra het probleem of de situatie is vastgesteld (en alle directe zorgen zijn opgelost), nodig iedereen uit in het team die betrokken was of het probleem heeft opgemerkt om betrokken te worden bij een bijeenkomst van 5 Waarom ‘ s. Als een remote team, houden we ons via Zoom.,
Stap 2: Selecteer een 5 Whys-master voor de vergadering
de 5 Whys-master zal de discussie leiden, de 5 whys vragen en de verantwoordelijkheid toewijzen voor de oplossingen waarmee de groep komt. De rest van de betrokkenen zal die vragen beantwoorden en bespreken.
in onze ervaring kan iedereen een 5 Whys master zijn — er zijn geen speciale kwalificaties, en het hoeft niet de leider van het project of de initiator van het probleem te zijn. We hebben ook ontdekt dat het een goed idee is voor de 5 Whys meester om aantekeningen te maken voor de vergadering, tenzij hij of zij iemand anders aan deze wil toewijzen.,
Stap 3: Vraag vijf keer” waarom “
Graaf ten minste vijf niveaus diep in het probleem met vijf niveaus van ” waarom.”Dit lijkt het eenvoudigste deel,maar kan in feite een beetje lastig! De juiste vraag om mee te beginnen, het eerste waarom, lijkt de sleutel te zijn.
wanneer we onze 5 Waarom ‘ s uitvoeren, kan het natuurlijk en bijna nuttig aanvoelen om alle mogelijke paden te bewandelen en echt uitgebreid te zijn. Dit kan echter de reikwijdte vergroten van de hoeveelheid leer-en corrigerende maatregelen die moeten worden genomen., Dit is bedoeld als een’ lean ‘ proces waarbij het kiezen van één pad ons in staat stelt om precies de hoeveelheid corrigerende acties uit te voeren die nodig zijn om een probleem op te lossen.
We moeten vaak tegen onszelf zeggen dat we er gewoon een moeten kiezen en ermee doorgaan. Als hetzelfde probleem opnieuw lijkt voor te komen, dan kunnen we een andere keuze maken voor de andere route.
samen werken we door elk van deze vijf waarom ‘ s en ontdekken we bruikbare stappen die zijn of zullen worden genomen.,
Stap 4: wijs verantwoordelijkheid voor oplossingen toe
aan het einde van de oefening nemen we elke vraag-en-antwoordcombinatie door en komen we met vijf gerelateerde “corrigerende acties” waarover we het allemaal eens zijn. De master wijst de verantwoordelijkheid voor de oplossingen toe aan verschillende deelnemers aan de discussie.
Stap 5: e-mail het hele team de resultaten
na elk proces van 5 Whys zal iemand die betrokken is bij de vergadering opschrijven wat besproken werd in de duidelijkste, duidelijkste taal., Vervolgens voegen we het toe aan een papieren map en—in een van de belangrijkste stappen van het hele proces—e-mailen het hele team met de resultaten.
Dit is zinvol om te doen, en niet alleen voor een bedrijf als Buffer dat zich richt op transparantie. Het is super handig voor iedereen in je team om op de hoogte te blijven en te begrijpen welke stappen je neemt als gevolg van een 5 Whys.,
Eric Ries legt uit waarom de e-mail zo belangrijk is:
het voordeel van het op grote schaal delen van deze informatie is dat het iedereen inzicht geeft in het soort problemen waarmee het team wordt geconfronteerd, maar ook inzicht in hoe die problemen worden aangepakt. En als de analyse luchtdicht is, maakt het het voor iedereen vrij gemakkelijk om te begrijpen waarom het team wat tijd neemt om te investeren in probleempreventie in plaats van nieuwe functies. Als, aan de andere kant, het ontbrandt een vuurstorm – dat is ook goed nieuws., Nu weet je dat je een probleem hebt: of de analyse is niet luchtdicht en je moet het opnieuw doen, of je bedrijf begrijpt niet waarom wat je doet belangrijk is. Zoek uit in welke van deze situaties je je bevindt, en los het op.
zet het allemaal samen en het proces ziet er als volgt uit:
enkele real-life 5 Whys voorbeelden
om de 5 Whys van theoretisch naar echt te nemen, is hier een blik op enkele momenten in de geschiedenis van Buffer die een 5 hebben opgeroepen waarom een ontmoeting?,
begin 2014 hadden we een korte systeembrede uitval. Hier is een blik op de 5 Waarom het team uitgevoerd:
en de corrigerende acties die resulteerden:
Hier is een voorbeeld uit de wereld van klantgeluk. Een van onze Gelukshelden wilde begrijpen hoe hij het probleem van een klant beter had kunnen aanpakken, dus voerde hij een aangepaste 5 Whys uit als reflectie en deelde het met het team.,
Ik heb zoveel geleerd van het bekijken van deze voorbeelden en deel uitmaken van 5 Whys processen. Het is geweldig om een gewoonte te ontwikkelen om te reflecteren wanneer er iets onverwachts gebeurt en stapsgewijze stappen te nemen, zodat we veranderen wat er de volgende keer gebeurt.,
de 5 Waarom ’s in het dagelijks leven
hoewel de 5 Waarom’ s het meest worden gebruikt voor productie/ontwikkeling, heb ik ontdekt dat het ook heel toepasbaar is op het dagelijks leven in elke situatie waar men zou kunnen zoeken naar een dieper begrip—van een probleem, een uitdaging of zelfs een motivatie achter een actie.
Deze snelle grafiek van Start of Happiness geeft een goed voorbeeld:
sinds ik de 5 Waarom ‘ s leerde, vraag ik me af “waarom?”veel vaker.,
aan u
welk soort proces gebruikt u om tot de wortel van onverwachte situaties of uitdagingen in uw werk of leven te komen? Heb je ooit de 5 Whys geprobeerd?