Hjem | Forrige | Neste
Prinsipper Klart Skriftlig
1. Skriv i aktiv stemme. Den aktive stemme eliminerer forvirring ved å tvinge deg til å namethe skuespiller i en setning. Denne konstruksjonen gjør det klart for leseren som er å utføre den plikt.
Den passive voice gjør setninger lenger og rundkjøring. Hvem er ansvarlig for, er mye mindre opplagt. Passiveverbs har en form av verbet å være pluss perfektum partisipp av hovedverbet.,
| am | er | er | er | var | skal | er |
pluss
et hovedverb vanligvis slutter i «no» eller «ed».
Eksempler på passive verb:
- ble mottatt,
- blir vurdert,
- har blitt valgt.
Den passive voice reverserer den naturlige, aktive bestilling av engelske setninger. I det følgende passiv eksempel thereceiver av handling kommer før skuespiller.,
Passiv: forskriften ble skrevet av tegneren .
Aktiv: Den tegneren skreiv forskriften .
Passive konstruksjoner er forvirrende når den brukes i forskriftene. Aktive setninger må ha aktører, men passiveones er komplett uten dem.
– >
| materialet vil bli levert. | – Av hvem? |
| start dato er ikke avgjort. | – Av hvem? |
| tallene må være godkjent. | – Av hvem?, |
å Sette skuespiller før verbet tvinger deg til å være tydelig på ansvar.
- messenger vil levere materiale.
- leverandøren vil bestemme start-dato.
- administrator må godkjenne tall.
passiv stemme er hensiktsmessig når skuespiller er ukjent, uviktig, eller opplagt.Dette betyr ikke vanligvis gjelder i regulatoriske tekst.
- Små elementer er ofte stjålet.
- program har blitt sendt.
2. Bruk action verb.,
Unngå ord som dette:
– >
| IKKE SI | SI |
|---|---|
| gi vederlag til | anser |
| er aktuelt å | gjelder for |
| gjøre betaling | betale |
| gi anerkjennelse til | gjenkjenne |
| er opptatt med | bekymringer |
De kalles «nominals» — substantiv med verb inne. De er vanskelig å lese og lage setninger lenger. Handlingen verb er kortere og mer direkte.
3., Bruk «må» i stedet for «skal».,
– >
| skal | pålegger en plikt til å handle, men kan forveksles med prediksjon av fremtidig handling |
| kommer | spår fremtiden handling |
| må | pålegger plikt, angir en nødvendighet for å handle |
| må ikke | angir at et forbud |
| må | utleder kongeriket nederlandene forpliktelse, men ikke absolutt nødvendighet |
| kan | angir skjønn |
for Å innføre en rettslig forpliktelse, bruk «må.,»
for Å forutsi fremtidige tiltak, bruk «vil.»
IKKE SI: Sysselmannen skal godkjenne det.
SI: Sysselmannen må godkjenne det.
ELLER: Sysselmannen vil godkjenne det.
4. Bli direkte. Snakk direkte til leserne. Bruk imperativ humør. Forskrifter egner seg til denne stilen, especiallyprocedures, hvordan-instruksjoner, og lister av oppgaver.
Direkthet unngår passiv stemme:
SI: Logg alle kopier.
SI: legg ved en kopi av W-2 til din retur.
Denne stilen resultater i prosedyrer som er kortere, klarere og lettere å forstå.
5. Bruke presens., En regulering av løpende effekt taler som på den tiden du bruker det, ikke som på den tiden du utkast til den, eller når den trer i kraft. Av denne grunn, bør du utkast til forskrift i presens. Ved innrullering i presens, kan du unngå komplisert og vanskelig verbformer.
IKKE SI: bot for å kjøre uten en lisens skal være $10.00.
SI: boten for å kjøre uten en lisens er $10.00.
6. Skrive positivt. Hvis du kan nøyaktig uttrykke en idé, enten positivt eller negativt, uttrykke det positivt.,
IKKE SI: Sysselmannen kan ikke oppnevne andre personer enn de som er kvalifisert av Personell Management Agency.
SI: Sysselmannen må oppnevne en person som er kvalifisert av Personell Management Agency.
En negativ uttalelse, kan være klar. Bruk den hvis du er cautioning leseren.
IKKE SPASERTUR
RØYKER IKKE
Men unngå flere negative søkeord i én setning.
IKKE SI: EN demonstrasjon prosjektet vil ikke bli godkjent med mindre alle kravene er oppfylt.
SI: EN demonstrasjon prosjektet vil være godkjennes bare dersom søkeren oppfyller alle krav.,
Det er bedre å uttrykke selv et negativt i positiv form.
– >
| IKKE SI | SI |
|---|---|
| ikke ærlig | uærlig |
| ikke huske | glemte |
| ikke betale noen oppmerksomhet til | ignorert |
| ikke forbli på møtet | forlot møtet |
| ikke var i samsvar med eller unnlatt å følge med |
brutt |
7. Unngå bruk av unntak., Hvis mulig, angi en regel eller kategori direkte snarere enn å beskrive at regelen eller kategori ved å angi sin unntak.
IKKE SI: Alle personer, bortsett fra de som er 18 år eller eldre må…
SI: Hver person under 18 år må…
du kan Imidlertid bruke et unntak hvis det unngår en lang og kronglete liste eller en utførlig beskrivelse. Når du bruker et unntak, state-regelen eller kategori først da staten sine unntak.
IKKE SI: Alabama, Alaska… og Wyoming (en liste av 47 stater) må rasjon…
SI: Hver stat, bortsett fra Texas, New Mexico og Arizona må rasjon…, (Merk at kategorien «hver Stat» er etablert først, og deretter de unntak som er nevnt.)
– 8. Unngå split infinitives. Split infinitiv fornærmer mange lesere, så unngå det hvis du kan.
IKKE SI: sørg for å raskt svare på invitasjonen.
SI: pass på å svare raskt på invitasjonen. eller SI: sørg for å svare på invitasjonen umiddelbart.
9. Bruk entall substantiv snarere enn flertall substantiv. I den grad din mening gjør, bruke en entall substantiv i stedet for et flertall substantiv., Vil du unngå problemet med hvorvidt regelen gjelder separat for hvert medlem av en klasse eller i fellesskap for klassen som helhet.
IKKE SI: vakt vil problemet sikkerhet merkene til de ansatte som jobber i Bygg D Bygg og E.
SI: vakt vil utstede en security merke til hver arbeidstaker som arbeider i Bygg D og hver arbeidstaker som arbeider i Bygg E.
med mindre du mener
guard vil utstede en security merke til hver arbeidstaker som arbeider i både Bygg D og Bygge E. (Det er andre mulige betydninger.)
10. Vær konsekvent. Ikke bruk ulike ord for å betegne de samme tingene., Variasjon på grunn av variasjon har ingen plass i forskrift å skrive. Ved hjelp av en synonym heller enn å gjenta nøyaktig det uttrykket du har tenkt bare forvirrer leseren.
IKKE SI: Hver motorvogn eieren må registrere hans eller hennes bil-med Bil-Divisjon for Metropolitan Police Department.
SI: Hver bil eier må registrere hans eller hennes bil med Bil Divisjon av Metropolitan Police Department.
ikke bruker det samme ordet for å betegne forskjellige ting.
IKKE SI: tanken hadde en 200-gallon tank for drivstoff.
SI: tanken hadde en 200-liter drivstoff container.,
11. Bruk parallell struktur. Ordne setninger, slik at parallelle ideer ser parallelt. Dette er viktig når du bruker en liste.
Nonparallel konstruksjon:
plikter Utøvende Sekretær for den Administrative Komiteen er:
- for Å ta noen minutter fra alle de møter; (frase)
- Sekretær svar all korrespondanse; og (punkt)
- Skriving av månedlige rapporter. (tema)
Parallell utførelse:
- for Å ta noen minutter fra alle de møter;
- for Å svare på alle korrespondanse; og
- for Å skrive den månedlige rapporter.
12., Foretrekker enkle ord. Regjeringen skriver skal være verdig, men trenger ikke å være pompøs. Å skrive kan være verdig når språket er enkelt, direkte og sterk. For å gjøre ditt å skrive klarere og lettere å lese — og dermed mer effektiv — foretrekker den enkle ord.,
– >
| IKKE SI | SI |
|---|---|
| konstruere, produsere | utfør |
| initiere, starte | begynner |
| avslutte | end |
| utnytte | bruker |
| betydelig andel | stor del |
| gis en mulighet | tillat |
13. Fjern unødvendig ord. Ikke bruk sammensatte preposisjoner og andre snirklende uttrykk når den samme betydningen som kan transporteres med ett eller to ord.,22a27ff7″>
14., Unngå oppsigelser. Ikke bruk ordet par, hvis ordene har samme effekt eller hvor betydningen av en med andre.
Eksempler: Ordet par for å unngå
alle
autorisere og direkte
opphøre og avstå
hver og
full og komplett
ordre-og direct –
– >
betyr og omfatter
det er nødvendig og ønskelig
15. Bruk konkrete ord. Regjeringen skriver ofte bekymringer abstrakte motiver. Men abstrakte ord kan være vage og åpne for å differentinterpretations., Sette instruksjoner i enkle, konkrete ord.
– >
| IKKE SI | HVIS DU MENER |
|---|---|
| kjøretøy | biler |
| skytevåpen | rifler |
| fly | helikoptre |
16. Ikke bruk ord som motvirke. Ord kan tiltrekke eller frastøte lesere. Det er mulig å velge ord i vår diktning som ikke makethe feil inntrykk eller motvirke våre lesere. Bruke ord som folk reagerer positivt heller enn ord at de misliker.,IKE
| RATHER THAN THESE WORDS | |||
|---|---|---|---|
| alibi | allege | blame | complaint |
| impossible | liable | oversight | unfortunate |
| waste | wrong |
17., Unngå substantiv smørbrød. Administrative skriftlig bruker for mange substantiv klynger — grupper av substantiv «klemt» sammen.Unngå disse forvirrende konstruksjoner av mer bruk av preposisjoner.
IKKE SI: Underground mine ansattes sikkerhet beskyttelse prosedyrer utvikling.
SI: Utvikling av t-prosedyrer for å beskytte sikkerheten til mine medarbeidere.
– ELLER MER SANNSYNLIG: Utvikling av prosedyrer for beskyttelse av sikkerhet for arbeidere i underjordiske gruver.
Som betyr er beregnet blir tydeligere når dette fire-word sandwich er brutt opp.
18. Ikke bruk kjønn-terminologi.,han kjønnsbestemte stillingsbetegnelser:
– >
| IKKE SI | SI |
|---|---|
| Crewman | Mannskap |
| Tegner | Tegneren |
| Menige | Vervet personell |
| Brannmannen | Brannmann |
| Formann | Overordnede |
| Manhours | arbeidstimer |
| Arbeidskraft | Personell, arbeidsstyrke |
Unngå kjønnsbestemte pronomen når det antecedent kan være mann eller kvinne.,
IKKE SI: administrator eller hans stedfortreder må fylle ut evalueringsskjema.
SI: administrator eller systemansvarlig er oppnevnt må fylle ut evalueringsskjema.
Være forsiktig når du omskrive å unngå problemet. Følgende eksempler ikke nødvendigvis har samme mening —
- Hver regiondirektør vil kunngjøre hans eller hennes anbefalinger på konferansen.
- Det Regionale Styret vil annonsere sin anbefaling på konferansen.
19. Skriv korte setninger. Lesbar setninger er enkelt, aktivt, bekreftende, og retardasjon.,
mer en setning som avviker fra denne strukturen, jo vanskeligere dommen er å forstå.
Lang, kjøre-på setninger er en grunnleggende svakhet inlegal dokumenter.
Juridiske dokumenter inneholder ofte forhold som resulterer i kompliserte setninger med mange setninger.
mer kompleks setning er, jo større er muligheten for vanskeligheten med å bestemme beregnet betydningen av setningen.
Solutions
- Staten en ting og kun en ting i hver setning.
- Dele lange setninger inn i to eller tre korte setninger.
- Fjern alle unødvendige ord., Arbeide for en enkel setning med subjekt og verb. Eliminere unødvendige modifikatorer.
- Hvis bare én eller to enkle vilkår som må være oppfylt før en regel som gjelder, state forholdene først, og deretter state-regelen.
- Hvis to eller flere komplekse forhold som må være oppfylt før en regel som gjelder, state regelen først, og deretter oppgi forhold.
- Hvis flere forhold eller underordnet bestemmelser som må være oppfylt før en regel som gjelder, kan du bruke en liste.
20. Lag lister klar og logisk struktur. Oppføringen inneholder mellomrom for å skille ulike forhold., Oppføringen kan hjelpe youavoid problemene tvetydighet forårsaket av ord som «and» og «or». Når du listen, kan du bruke følgende regler:
- Bruk parallell struktur. (Se eksempel i punkt 11 ovenfor.)
- Liste for hvert produkt, slik at det gjør en komplett tenkte når du leste med innledende tekst.
- Hvis den innledende språk for listen er en fullstendig setning —
- Avslutt innføring med et kolon, og
- Kontroller hvert element i listen for en egen setning.,
- Hvis den innledende språk for listen er en ufullstendig setning —
- Avslutt innføring med en dash;
- Avslutt hvert element i listen, bortsett fra det siste elementet med et semikolon (;
- Etter semikolon i den nest siste elementet i listen, skriv «og» eller «eller» som er aktuelt; og
- Slutten på siste element i listen med en periode.
21. Bruk korte avsnitt. En forfatter kan forbedre klarhet i en forskrift ved hjelp av korte, kompakte avsnitt. Eachparagraph bør forholde seg til en enkel, enhetlig emnet., Lange, komplekse, tekniske diskusjoner bør være presentert i en serie av relatedparagraphs.
22. Bruk en sjekkliste og gjennomgå utkast for hvert av disse prinsippene separat.
Forrige | Neste