• Ott Jõgi

  • 12 Mai 2015

Fallende effektivitet, mangel på fokus, ikke-stasjonen. Høres ut som våren feber, tror du ikke? Men dette er alt det negative virkninger når du ikke bruker en framdriftsrapport.

Dette er ting som skjer til selskaper fra tid til annen. Det kommer en fase når produktiviteten faller dypt ned under et kritisk nivå. Som er tilfellet med kroppen vår trenger den riktige blandingen av næringsstoffer for å bli bedre, og vi skal gi våre organisasjoner riktig behandling om vi vil bruke dem til å lykkes.,

Det har vært over 5 år siden Weekdone begynt å tilby lagene som din med fremgang reporting-programvare. Med Weekdone være gratis for små grupper og tilbyr en to ukers gratis prøveperiode for alle, vi virkelig prøve å få til fremgang rapportering lett for våre klienter (du er alltid velkommen til å prøve det her.)

Weekdone ikke er så arrogant å kalle vår tjeneste et ‘selskap lege,’ men det er en enkel kur ute for de av dere som ønsker å spare din produktivitet.

framdriftsrapport mal., (eksempel mal)

fremdriftsrapporter er en av de beste management verktøy du kan bruke til å kickstart på selskapets produktivitet. En flott måte å automatisere det er å bruke en spesiell programvare verktøyet som Weekdone. Informasjonen i disse rapportene hjelpe de ansatte til å spore fremdriften mens observere både selskapet og laget mål.

Imidlertid ikke mange er kjent med fordelene av fremdriftsrapportering.

Slik kommer vi til å fikse det.

fremdriftsrapporter brukes av lagene oppmuntrer til engasjement og åpenhet., I henhold til American Society for Training and Development, å ha et bestemt sted for å sjekke fremgangen din øker sannsynligheten for å møte et mål med 95%.

For ledere, fremdriftsrapporter tilbyr konkrete opplysninger om de ansattes bidrag. Det oppfordrer til utveksling av ideer og meninger. Sannferdig, det er en veldig enkel form for to-veis kommunikasjon. Med noen retningslinjer og grunnleggende forståelse av det format som alle kan sende en utmerket rapport om sine egne.,

framdriftsrapport – Grunnleggende

grunnlaget for all god fremgang rapporten er en «PPP-metodikk», noe Weekdone programvaren er bygget på. Dette står for Fremdrift, Planer og Problemer. Det kan virke altfor forenklede, men det er en dyp ramme skjult under.

Som Cleve Gibbon treffende uttrykte det, PPP er «rik på ting, lav i lo». Hans mening er felles med det liker av Emi Gal (CEO av Brainient) og Colin Nederkoorn (CEO av Kunden.io), som begge bruker PPP for å organisere og effektivisere sine respektive virksomheter., Selv selskaper som Skype, Ebay, og Facebook plukket opp på fordelene av KKP.

Så, hva gjør PPP betyr nøyaktig?

Først av alt, det er Fremgang. Fremgangen viser ansattes prestasjoner, ferdige elementer, og lukket oppgaver. Denne kategorien gir en god vurdering av hvor mye arbeid har blitt gjort.

Planer er umiddelbar eller langsiktige mål og Mål. Alle elementene på listen under Planer som er potensielle elementer av Fremgang., Imidlertid gir rom for endringer og godta at dine Planer er ikke satt i stein.

Tredje, det er Problemer. Problemer med å legge ut utfordringer og fallgruver. Noen mennesker forlate korrigere feil for sist, men det er sterkt anbefalt å gjøre dette gjennom hele prosjektet.

Når du huske på disse tre tingene, er du allerede har hva det tar til å skrive en enkel rapport. Når du først logge inn på Weekdone etter signering opp, disse tre kategoriene er de i standard ukentlige status oppdatering form., Videre, hvis du virkelig ønsker å lykkes i å kommunisere detaljer og nyanser av fremdriftsrapporter, du må ta notat av tre spørsmål: Hvem, Hvordan og Hva.

Som

viktig del av fremdriftsrapporter er laget ditt. Michele Puccio, salgsdirektør av Pil, sier at de hjalp ham med å «holde kontakten med teamet». Dette er grunnen til at din umiddelbare fokus bør være på dine kolleger og team dynamics.

Rapporter må være kortfattet og fokusert, slik at du skal forstå hva dine kolleger vil., For å hjelpe deg med denne oppgaven, stille noen spørsmål:

  • Hvordan er leserne som er koblet til prosjektet?
  • vet de detaljer og mål for prosjektet?
  • Er leserne komfortabel med teknisk språk?

Slik

Neste, bør du vurdere tone av å skrive. Ledere og ansatte kan ikke forstå detaljene av ansattes konverserende stil. Bruk lenger, forståelige setninger, men også prøve å avstå fra å skrive essays. Ideelt sett bør det være 5-7 søkeord per setning.,

Du kan se på et eksempel rapporten for ytterligere retningslinjer og inspirasjon. Husk at den moderne verden er beregninger-drevet, slik at tallene er mer viktig enn beskrivelser.

i Stedet for å skrive «vi trenger å øke produksjonen» prøve «vi trenger å øke produksjonen av X%». Konkrete mål er mer inspirerende og, på samme tid, mer oppnåelig.,

Hva

Den ene feilen folk har en tendens til å gjøre når du skriver en framdriftsrapport er å unngå å skrive om helt feil. Formålet med fremdriftsrapporter er til objektivt å identifisere viktige problemer og bekymringer, og hjelpe dem på veien. Selv om problemet allerede er tatt opp i, er det behov for å sette inn å skrive for å hjelpe unngå å gjøre samme type feil i fremtiden.

for det Andre, husk relevansen av å skrive. Forklare hvordan hver enkelt sak som forbinder og i forhold til Fremgang.,

Holde Det Enkelt

Selv når fremgangen kan synes liten, og endringene er minimale, holde oppdaterer rapportene dine. Det gjør det mulig åpenhet på alle nivåer, og kan hjelpe til med å vurdere utfordringer, slik at du kan planlegge din neste handlinger deretter.

Gå tilbake til vårt intervju med Michele Puccio, han deler dette eksempel på hvordan framdriftsrapport påvirke resultatene dine:

«I begynnelsen av uken, du bestemmer deg for å ringe 5 nye kunder. Du skriv det ned og har det under nesen. Ved slutten av uken, vil du ringer 5 nye kunder., Du har gjort en forpliktelse, kommunisert det til resten av laget, og trenger nå å hedre denne.»

framdriftsrapport malene er laget for å spare tid for alle, så det er ulogisk å tilbringe mesteparten av arbeidsdagen på å skrive dem. Dette kan lett bli hjulpet av rapportering verktøy. Mange team bruker Google dokumenter eller e-post for å gjøre dette.

det blir sagt, det er bedre å bruke verktøy som var spesielt utviklet med fremdriftsrapporter i sinn og tillater deg å automatisere prosessen med å skrive dem. Tilgjengelighet og tilgjengelighet er viktige for en god fremgang rapporten., Pass på å sjekke ut Weekdone å gjøre din rapportering prosessen som en lek.

nøkkelen til fremgang rapporter er regularitet. Fremdriftsrapporter må gjøres minst på en månedlig basis, selv om ukentlig er oppmuntret. Med et varsel system integrert i Weekdone, du sørge for at alle husker å sende sine rapporter i tid.

Bruk Weekdone for automatisert ukentlig fremdriftsrapporter.

Implementering Pågår Rapporter

1., Sørg for å forklare ytelser til ansatte

Dette virker litt opplagt, men går videre uten å forklare de ansatte fordeler risiko ansatt kjøpe inn senere. Du trenger å forklare «hvorfor» til alle. Noen enkle fordeler med å selge inkluderer: ansatte å ha en stemme i organisasjonen, og hevet produktivitet og fokusere på nye planer. For å finne ut mer om å selge fordelene til laget ditt, anbefaler vi at du trekker fra denne infographic.

2., Sørg for at kommunikasjon går begge veier

Skape en kultur som tillater diskusjoner for å bli holdt fra begge sider og la teamet til å gi tilbakemeldinger til sine overordnede, så vel som den andre veien rundt. Å lage en kultur som oppfordrer til tilbakemeldinger som standard modell forbedrer den generelle selskapet kommunikasjon og gjør fremdriftsrapporter mer meningsfylt for ansatte og ledere som er likt.

3., Bruke mindre tid på møter ved hjelp av fremdriftsrapporter som en erstatning

Bruk fremdriftsrapporter (og andre målsetting programvare ideer som OKRs) for å redusere mengden av bortkastet tid på møter ved å oppmuntre til hyppig oppdatering via web-og mobile-baserte tjenester (for en introduksjon til OKRs, dette nettstedet gir en omfattende oversikt). Hvis statusen møter bo på ett sted, vil du spare utallige timer hver måned ved å skrive i stedet for å snakke.

4., Registrer deg hos et online verktøy som gir deg ferdige løsninger

Det kan høres litt reklame, men online verktøy som kan gjøre gjennomføringen prosessen så mye enklere. Fremdriftsrapportering kan gjøres via e-post, word-dokument eller regneark, men utfordringene er langt større, og du risikerer ikke å ha all informasjon i ett, lett tilgjengelig sted. Grer gjennom Google dokumenter og e-post er en kolossal sløsing med tid, tross alt., En av fordelene online verktøy har, er at de automatisk minne teamet ditt mulighet til å fylle sin form, kompilere mottatt informasjon, og deretter presentere det til deg på en måte som er både tiltalende og moro.

Implementering av fremdriftsrapporter med et verktøy

1. Gjør framdriftsrapport møte dine behov

ved å Bruke en ferdig mal betyr ikke at du må justere til sine spesifikasjoner. Faktisk, disse verktøyene er fleksibel nok til å møte dine krav og behov. Hva er mer, de gir deg enda bedre ideer som kan ha blitt oversett på annen måte.

2., Skriv ned Målene og Viktige Resultater

Før du inviterer hele laget, sørg for at du har satt opp Mål. De mål som må nås i en viss periode og viktige resultater som hjelper teamet med å oppnå disse. Prøv denne ledelsen teknikk som brukes av LinkedIn, Twitter og Google.

3. Inviter dine team

Etter at du har satt opp all viktig informasjon, er det på tide å invitere ditt lag. Send dem en automatisk e-post for å registrere deg.

4. Kontakte kundestøtte for å gi en rask demo for alle

å Forklare dette nye verktøyet til alle på laget kan være en utfordring., Spesielt når du ikke er altfor kjent med det. Ingen bekymringer, som er nøyaktig hvorfor produktet støtte folk er her for. Husk, det er ikke noe slikt som et dumt spørsmål. Det er bare dumme svar. Ikke vær redd for å ta kontakt med støtte for flere materialer, demo eller hva du har på hjertet.