noen Ganger ting ikke går etter planen. Verktøy pause, ledninger få krysset, den beste lagt planer falle fra hverandre.
Og ved de anledninger, det hjelper å vite nøyaktig hva som skjedde—så det ikke skjer igjen.
Øyeblikk som dette er når vi på Buffer slå til en enkel, men svært effektiv prosess: 5 Hvorfor.,
Det er akkurat som det høres ut som: En diskusjon av uforutsett hendelse eller utfordring som følger ett tog av tanken til sin logiske konklusjon ved å spørre «Hvorfor?»fem ganger for å komme til roten av hva som skjedde.
Men det er også en mye dypere enn det, også. La oss ta en titt på opprinnelsen og historien til denne unike prosessen, og jeg skal fortelle deg litt om hvordan det fungerer for oss på våre eksterne team på Buffer—og hvordan det kan fungere for deg, også.,
opprinnelsen av 5 Whys
5 Hvorfor teknikken ble utviklet og finjustert i Toyota Motor Corporation som en avgjørende komponent av sin problemløsning trening.
Taiichi Ohno, arkitekten av Toyota Production System i 1950-årene, beskriver metoden i sin bok Toyota Production System: Utenfor Stor-Skala Produksjon som «grunnlag av toyotas vitenskapelig tilnærming . . . ved å gjenta hvorfor fem ganger, arten av problemet, så vel som sin løsning blir klart.,»
Ohno oppmuntret hans team til å grave i hvert problem som oppsto før de funnet årsaken. «Ta hensyn til produksjon etasje uten forutinntatthet,» han ville råde. «Spør» hvorfor » fem ganger om hver sak.»
Her er et eksempel Toyota tilbyr en potensiell 5 Whys som kan brukes i en av sine planter.
i Dag, er den metoden som er brukt langt utover Toyota, og det er spesielt populære i verden av lean utvikling., Mye av det vi vet i Buffer i å implementere 5 Hvorfor har kommet fra Lean Startup er Eric Ries, som gjør en fantastisk jobb som beskriver 5 Hvorfor er i disse to innleggene.
Hvordan 5 Hvorfor prosessen fungerer
På vår oppstart, vi utføre en «5 Whys» etter noe uventet som har skjedd—og det betyr at vi utføre dem mye! Vi holder en «5 Whys» – mappen i vårt team er Dropbox Papir-konto, og mappen har 20+ notes-filer og teller (for ikke å nevne de 5 Hvorfor dokumenter som ikke kan kategoriseres i mappen)., ‘Bål’ av ulike størrelser er uunngåelig—og sannsynligvis den eneste konstanten i livet til en oppstart.
Vi har holdt disse diskusjonene i alle deler av Buffer, fra prosjektering til lykke til markedsføring og mer, og den samme prosessen gjelder uansett om problemet er teknisk eller mer menneskelig-basert. Her er hvordan Eric Ries forklarer:
«Fem Hvorfor innebærer å holde møter umiddelbart etter vedtak av problemene som selskapet står overfor., Disse problemene kan være alt: utvikling feil, nettstedet nedetid, markedsføring program feil, eller til og med intern glipp av tidsplaner. Helst noe uventet skjer, vi kan gjøre noe root cause analyse.»
Det er viktig å merke seg at hensikten med 5 hvorfor er ikke å plassere skyld, men snarere å avdekke årsaken til hvorfor noe uventet inntraff. I tillegg bidrar et team skape små, gradvise trinn, slik at den samme problemet ikke skje igjen (til alle).
Tweet dette ?,
På-Bufferen, den vane å gjennomføre 5 Hvorfor stammer fra engineering team. Her er hvordan våre tidligere administrerende direktør Sunil Sadasivan beskriver endringer som har resultert i å gjøre dette til en fast del av hvordan vi driver:
«Det jeg virkelig liker med denne er at den lar oss bekymre deg for problemer når de oppstår, og det hjelper oss til å arbeide for å sikre at de ikke vil skje igjen. På samme tid, det kan vi ikke trenger å bekymre deg om problemer som ikke har skjedd. Jeg nå stoler på hvis noe kommer opp for at vi ikke ser for oss, vil vi gjennomføre en 5 hvorfor og lære av det., Vi la 5 hvorfor diktere hva slags dokumentasjon vi trenger er på plass eller justeringer for å gjøre i vår on-boarding prosessen.»
Ønsker å prøve det selv?
5 viktigste trinnene til 5 Whys
Trinn 1: Invitere alle som er berørt av saken
Så snart som problem eller situasjon er identifisert (og alle umiddelbare bekymringer er delt med), inviterer alle til alle på laget som var berørt eller lagt merke til problemet for å være involvert i en 5 Hvorfor møtet. Som et eksternt team, vi holder oss via Zoom.,
Trinn 2: Velg en 5 Whys master for møtet
5 Whys master vil føre diskusjonen, be 5 hvorfor, og tildele ansvar for løsninger gruppen kommer opp med. Resten av de involverte vil svare på de spørsmål og diskutere.
I vår erfaring, kan hvem som helst bli en 5 Whys master — er det ingen spesielle kvalifikasjoner, og det trenger ikke å være leder av prosjektet eller opphavsmannen til problemet. Vi har også funnet ut at det er en god idé for 5 Hvorfor mester til å ta notater for møtet, med mindre han eller hun ønsker å tilordne en annen til dette.,
Trinn 3: Spør «hvorfor» fem ganger
Grave minst fem nivåer dypt inn i problemet med fem nivåer av «hvorfor.»Dette virker som den enkleste delen, men kan faktisk få litt vanskelig! Å få de riktige spørsmål til å begynne med, det første hvorfor, synes å være nøkkelen.
Når vi utfører våre 5 Hvorfor, det kan føles naturlig og nesten gunstig å gå ned alle mulige stier og være veldig omfattende. Dette kan imidlertid utvide omfanget av hvor mye læring og korrigerende tiltak må skje., Dette er ment å være en «lean» – prosessen som å plukke en sti gjør det mulig for oss å utføre bare mengden av korrigerende tiltak som kreves for å løse et problem.
Vi ofte nødt til å fortelle oss selv vi trenger bare å plukke en og gå med det. Hvis det samme problemet ser ut til å skje igjen, da kan vi gjøre en annen ved å velge den andre ruten.
Sammen arbeider vi gjennom hver av de fem hvorfor og oppdage nyttige tiltakene som har blitt eller vil bli tatt.,
Trinn 4: Tildele ansvar for solutions
På slutten av øvelsen går vi gjennom hver hvorfor spørsmål-og-svar sammenkobling og komme opp med fem i slekt «korrigerende tiltak» som vi alle er enige om. Master tildeler ansvar for løsninger til ulike deltakerne i diskusjonen.
Trinn 5: E-hele laget resultatene
Etter hvert 5 Whys prosessen, noen som er involvert i møtet vil skrive ned det som ble diskutert i de klareste, plainest språk som mulig., Deretter legger vi den til en Papir-mappen, og—i en av de viktigste trinnene i hele prosessen—e-hele laget med resultatene.
Dette er fornuftig å gjøre, og ikke bare for et selskap som Buffer som fokuserer på åpenhet. Det er super nyttig for alle i teamet å holde seg oppdatert og korrekt noen skritt du tar som følge av et 5 Hvorfor.,
Eric Ries forklarer hvorfor e-posten er så viktig:
fordelen med å dele denne informasjonen allment er at det gir alle innblikk i hvilke problemer teamet står overfor, men også innsikt i hvordan disse problemene blir taklet. Og hvis analysen er lufttett, det gjør det ganske lett for alle å forstå hvorfor teamet er å ta litt tid til å investere i problemet forebygging i stedet for nye funksjoner. Hvis, på den annen side, det tennes en storm – dette er gode nyheter også., Nå vet du at du har et problem: enten analyse er ikke lufttett, og du må gjøre det om igjen, eller din bedrift ikke forstår hvorfor hva du gjør er viktig. Finne ut hvilke av disse situasjonene du er i, og fikse det.
Setter det hele sammen og prosessen ser ut som dette:
Noen virkelige 5 Hvorfor eksempler
for Å ta 5 Whys fra teoretisk til faktiske, her er en titt på noen øyeblikk i Buffer historie som har kalt for en 5 Hvorfor møtet.,
I begynnelsen av 2014, vi hadde en kort totalt strømbrudd. Her er en titt på 5 Hvorfor teamet gjennomført:
Og korrigerende tiltak som resulterte:
Her er et eksempel fra kunden lykke verden. En av våre Lykke Helter ønsket å forstå hvordan han kan ha håndtert en kunde er problemet bedre, så han utførte en modifisert 5 Whys som en refleksjon og delt den med laget.,
jeg har lært så mye fra å se på disse eksemplene, og er en del av 5 Hvorfor prosesser. Det har vært flott å utvikle en vane å reflektere når noe uventet skjer, og tar trinnvis fremgangsmåte slik at vi kan endre hva som skjer i neste omgang.,
5 Hvorfor i det daglige liv
Selv om de 5 Hvorfor er mest brukt for produksjon/utvikling bruk, har jeg funnet ut at det er også ganske gjelder for daglig liv i enhver situasjon hvor man kan søke dypere forståelse av et problem, en utfordring eller enda en motivasjon bak en handling.
Denne rask grafisk fra Starten av Lykke gir et flott eksempel:
siden den Gang lære om 5 Hvorfor finner jeg meg selv å spørre «hvorfor?»mye oftere.,
Over til deg
Hva slags prosess bruker du for å komme til roten av uventede situasjoner eller utfordringer i jobben eller livet? Har du noen gang prøvd 5 Hvorfor?