Electronic Data Interchange (EDI) è lo scambio elettronico di informazioni commerciali utilizzando un formato standardizzato; un processo che consente a una società di inviare informazioni a un’altra società elettronicamente piuttosto che con carta. Le entità commerciali che conducono affari elettronicamente sono chiamate partner commerciali.

Molti documenti aziendali possono essere scambiati utilizzando EDI, ma i due più comuni sono gli ordini di acquisto e le fatture., Come minimo, EDI sostituisce la preparazione e la gestione della posta associata alla comunicazione aziendale tradizionale. Tuttavia, il vero potere di EDI è che standardizza le informazioni comunicate nei documenti aziendali, il che rende possibile uno scambio “senza carta”.

La fattura tradizionale illustra cosa può significare. La maggior parte delle aziende crea fatture utilizzando un sistema informatico, stampa una copia cartacea della fattura e la invia al cliente. Al ricevimento, il cliente contrassegna frequentemente la fattura e la inserisce nel proprio sistema informatico., L’intero processo non è altro che il trasferimento di informazioni dal computer del venditore al computer del cliente. EDI consente di ridurre al minimo o addirittura eliminare i passaggi manuali coinvolti in questo trasferimento.

I miglioramenti di processo che EDI offre sono significativi e possono essere drammatici., Per esempio, si consideri la differenza tra la carta tradizionale ordine di acquisto e con il suo equivalente elettronico:

Un Documento Tradizionale Scambio di un Ordine di Acquisto Un Documento EDI Scambio di un Ordine di Acquisto
Questo processo richiede in genere tra i tre e i cinque giorni. Questo processo avviene normalmente durante la notte e può richiedere meno di un’ora.,
  • L’acquirente prende una decisione di acquisto, crea l’ordine di acquisto e lo stampa.
  • L’acquirente invia l’ordine di acquisto al fornitore.
  • Il fornitore riceve l’ordine di acquisto e lo inserisce nel sistema di inserimento dell’ordine.
  • L’acquirente chiama il fornitore per determinare se l’ordine di acquisto è stato ricevuto o il fornitore invia all’acquirente una conferma dell’ordine.
  • L’acquirente prende una decisione di acquisto, crea l’ordine di acquisto ma non lo stampa.,
  • EDI software crea una versione elettronica dell’ordine di acquisto e lo trasmette automaticamente al fornitore.
  • Il sistema di immissione ordini del fornitore riceve l’ordine di acquisto e aggiorna il sistema immediatamente al ricevimento.
  • Il sistema di immissione degli ordini del fornitore crea una conferma e la trasmette per confermare la ricezione.,

Ordini di acquisto e fatture tramite ORISS

Il sistema ORISS (Online Rapid Invoicing and Supply Solution) di Transentric per fornitori non conformi all’EDI consente a tali Fornitori di ricevere Ordini di acquisto e inviare fatture tramite un browser Web.