Ci sono più di 3 tipi di RFx (“Richiesta di”) nel mondo degli appalti e delle costruzioni, ma oggi con focus su RFI (Richiesta di informazioni), RFQ (Richiesta di qualifiche) e RFP (Richiesta di proposte). Ognuno è progettato per approfondire le capacità dei potenziali fornitori., Tuttavia, la differenza principale tra i tre è il risultato atteso al culmine del processo.
Una richiesta di informazioni (RFI) è il meno formale dei tre e il più piccolo impegno per il richiedente. Le RFI vengono utilizzate quando i richiedenti pensano di sapere cosa vogliono ma hanno bisogno di maggiori informazioni dai fornitori. Le RFI sono progettate per raccogliere informazioni da un fornitore senza alcun impegno a impegnarsi in un particolare progetto ed è probabile che vengano forniti dettagli minimi o nessun progetto. Invece il documento si concentrerebbe sulle capacità, le competenze e l’esperienza del fornitore., In genere sarà seguito da un RFQ o RFP. Le RFI richiedono la minima quantità di lavoro e specifiche da un richiedente, ma poiché non vi è alcun impegno implicito che il lavoro sia imminente, i fornitori potrebbero essere preoccupati di investire tempo per fornire una risposta e dati.
Una richiesta di preventivo (RFQ) viene comunemente utilizzata quando un richiedente sa cosa vuole ma ha bisogno di informazioni su come i fornitori soddisferebbero i requisiti e / o quanto costerà. Le RFQ non impegnano ancora i fornitori su specifiche relative al completamento di un particolare progetto., Questi sono meno comuni nel lavoro di progetto e RFQ sono più probabili quando i termini primari dell’accordo sono finanziari o altri elementi di performance non sono significativi.
Una richiesta di proposta (RFP) è la più formale e intensiva delle tre sia per il richiedente che per il fornitore. Le RFP hanno regole di approvvigionamento rigorose per il contenuto, la timeline e le risposte dei fornitori e vengono utilizzate quando la richiesta presenta un progetto o un problema specifico., Il richiedente specifica un ambito di lavoro che deve essere eseguito (RFP) e sollecita in risposta una proposta del fornitore che descrive come eseguire il progetto, incluse le informazioni sui prezzi.
Gli RFP posizionano il richiedente come potenziale cliente per passare a un contratto nel passaggio successivo. Tuttavia, poiché l’RFP richiede dettagli sufficienti per specificare un progetto (incluso un certo livello di requisiti e definizione dell’ambito), ci vuole più lavoro per scrivere., La creazione di una RFP per un progetto in cui l’ambito è incerto può comportare proposte imprevedibili da parte dei fornitori che hanno poca o nessuna somiglianza con il progetto effettivo che è necessario eseguire.