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Principi di scrittura chiara
1. Scrivi nella voce attiva. La voce attiva elimina la confusione costringendoti a nominarel’attore in una frase. Questa costruzione rende chiaro al lettore chi deve svolgere il dovere.
La voce passiva rende le frasi più lunghe e rotatorie. Chi è responsabile è molto meno ovvio. Passivei verbi hanno una forma del verbo essere più il participio passato di un verbo principale.,
| am | si | sono | era | fosse | essere | stato |
più
un verbo che di solito terminano in “en” o “ed”.
Esempi di verbi passivi:
- è stato ricevuto,
- è stato preso in considerazione,
- è stato selezionato.
La voce passiva inverte l’ordine naturale e attivo delle frasi inglesi. Nel seguente esempio passivo ilricevitore dell’azione viene prima dell’attore.,
Passivo: Il regolamento è stato scritto dal disegnatore .
Attivo: Il disegnatore ha scritto il regolamento .
Le costruzioni passive sono confuse quando utilizzate nei regolamenti. Le frasi attive devono avere attori, ma passiveoni sono completi senza di loro.
| Il materiale verrà consegnato. | Da chi? |
| La data di inizio è da decidere. | Da chi? |
| Le cifre devono essere approvate. | Da chi?, |
Mettere l’attore davanti al verbo ti costringe ad essere chiaro sulla responsabilità.
- Il messaggero consegnerà il materiale.
- Il contraente deciderà la data di inizio.
- L’amministratore deve approvare le cifre.
La voce passiva è appropriata quando l’attore è sconosciuto, non importante o ovvio.Questo di solito non si applica nel testo normativo.
- I piccoli oggetti vengono spesso rubati.
- Le applicazioni sono state spedite.
2. Usa i verbi di azione.,
Evitare parole come questo:
| NON DIRE | DIRE |
|---|---|
| conto | considerare |
| è applicabile a | applica |
| pagamento | retribuzione |
| dare riconoscimento a | riconoscimento |
| è interessato | preoccupazioni |
Essi sono chiamati “nominali” — sostantivi con i verbi all’interno. Sono difficili da leggere e rendere le frasi più lunghe. I verbi d’azione sono più brevi e più diretti.
3., Utilizzare “deve” invece di”deve”.,
| si | impone un obbligo di legge, ma può essere confusa con la stima di azione per il futuro |
| si | predice il futuro in azione |
| deve | impone l’obbligo, indica una necessità di agire |
| non deve | indica un divieto |
| dovrebbe | deduce obbligo, ma non assoluta necessità |
| maggio | indica il potere discrezionale |
Per imporre un obbligo di legge, l’uso del “necessario.,”
Per prevedere l’azione futura, utilizzare ” volontà.”
NON DIRE: Il Governatore lo approverà.
DÌ: Il Governatore deve approvarlo.
OPPURE: Il Governatore lo approverà.
4. Sii diretto. Parla direttamente con i tuoi lettori. Usa l’umore imperativo. I regolamenti si prestano a questo stile, in particolareprocedure, istruzioni pratiche ed elenchi di doveri.
L’immediatezza evita la voce passiva:
DÌ: Firma tutte le copie.
DÌ: Allega una copia del tuo W-2 al tuo ritorno.
Questo stile si traduce in procedure che sono più brevi, più nitide e più facili da capire.
5. Usa il tempo presente., Un regolamento di effetto continuo parla a partire dal momento in cui lo si applica, non dal momento in cui lo si redige o quando diventa efficace. Per questo motivo, dovresti elaborare regolamenti al tempo presente. Redigendo nel tempo presente, eviti forme verbali complicate e imbarazzanti.
NON DIRE: La multa per la guida senza patente è di $10.00.
DIRE: La multa per la guida senza patente è di $10.00.
6. Scrivi positivamente. Se puoi esprimere con precisione un’idea in modo positivo o negativo, esprimila positivamente.,
NON DIRE: Il Governatore non può nominare persone diverse da quelle qualificate dall’Agenzia di gestione del personale.
DIRE: Il Governatore deve nominare una persona qualificata dall’Agenzia di gestione del personale.
Una dichiarazione negativa può essere chiara. Usalo se stai avvertendo il lettore.
NON CAMMINARE
NON FUMARE
Ma evitare diversi negativi in una frase.
NON DIRE: un progetto dimostrativo non sarà approvato a meno che non siano soddisfatti tutti i requisiti dell’applicazione.
DIRE: Un progetto dimostrativo sarà approvato solo se il richiedente soddisfa tutti i requisiti.,
È meglio esprimere anche un negativo in forma positiva.
| NON DIRE | DIRE |
|---|---|
| non e onesto | disonesto |
| non ricordo | hai dimenticato |
| non pagare alcuna attenzione a | ignorato |
| non rimanere all’incontro | lasciato la riunione |
| non conformi o non è riuscito a rispettare |
violato |
7. Evitare l’uso di eccezioni., Se possibile, indicare direttamente una regola o una categoria piuttosto che descriverla indicando le sue eccezioni.
NON DIRE: Tutte le persone tranne quelle 18 anni o più devono…
DIRE: Ogni persona sotto i 18 anni di età deve…
Tuttavia, è possibile utilizzare un’eccezione se evita un elenco lungo e ingombrante o una descrizione elaborata. Quando si utilizza un’eccezione, indicare prima la regola o la categoria, quindi indicare la sua eccezione.
NON DIRE: Alabama, Alaska,… e Wyoming (un elenco di 47 stati) deve razionare…
DIRE: Ogni stato tranne Texas, New Mexico, e Arizona deve razionare…, (Si noti che la categoria “ogni Stato” viene stabilita per prima e quindi vengono indicate le eccezioni.)
8. Evitare infiniti divisi. La divisione infinitive offende molti lettori, quindi evitalo se puoi.
NON DIRE: Assicurati di rispondere prontamente all’invito.
DÌ: Assicurati di rispondere prontamente all’invito. oppure DÌ: assicurati di rispondere prontamente all’invito.
9. Usa il sostantivo singolare piuttosto che il sostantivo plurale. Nella misura in cui il tuo significato lo consente, usa un nome singolare invece di un nome plurale., Eviterai il problema se la regola si applica separatamente a ciascun membro di una classe o congiuntamente alla classe nel suo insieme.
NON DIRE: La guardia problema badge di sicurezza per i dipendenti che lavorano nell’Edificio D e la Costruzione di E.
DIRE: La guardia problema della sicurezza di un badge per ogni dipendente che lavora in Edificio D e ogni dipendente che lavora nella Costruzione di E.
a meno che non vuoi dire
La guardia problema della sicurezza di un badge per ogni dipendente che lavora sia in Edificio D Edificio e E. (Ci sono altri possibili significati.)
10. Sii coerente. Non usare parole diverse per indicare le stesse cose., La variazione per motivi di variazione non ha posto nella scrittura del regolamento. Usare un sinonimo piuttosto che ripetere il termine preciso che intendi confonde il lettore.
NON DIRE: Ogni proprietario di un veicolo a motore deve registrare la propria auto con la Divisione automobilistica del Dipartimento di polizia metropolitana.
DIRE: Ogni proprietario di automobile deve registrare la sua automobile con la Divisione Automobile del Dipartimento di Polizia metropolitana.
Non usare la stessa parola per indicare cose diverse.
NON DIRE: Il serbatoio aveva un serbatoio da 200 galloni per il carburante.
DIRE: Il serbatoio aveva un contenitore di carburante da 200 galloni.,
11. Utilizzare struttura parallela. Disporre le frasi in modo che le idee parallele sembrino parallele. Questo è importante quando si utilizza un elenco.
Costruzione non parallela:
I compiti del Segretario esecutivo del Comitato amministrativo sono:
- Prendere verbali di tutte le riunioni; (frase)
- Il Segretario esecutivo risponde a tutta la corrispondenza; e (clausola)
- Scrivere rapporti mensili. (argomento)
Costruzione parallela:
- Per prendere minuti di tutte le riunioni;
- Per rispondere a tutta la corrispondenza; e
- Per scrivere i rapporti mensili.
12., Preferisci parole semplici. La scrittura del governo dovrebbe essere dignitosa, ma non deve essere pomposa. La scrittura può essere dignitosa quando il linguaggio è semplice, diretto e forte. Per rendere la tua scrittura più chiara e più facile da leggere-e quindi più efficace-preferisci la parola semplice.,
| NON DIRE | DIRE |
|---|---|
| costruire, fabbricare | make |
| avviare, iniziare | begin |
| terminate | fine |
| utilizzare | uso |
| parte sostanziale | gran parte |
| offerta l’opportunità | consenti |
13. Ometti parole inutili. Non usare preposizioni composte e altre espressioni verbose quando lo stesso significato può essere trasmesso con una o due parole.,22a27ff7″>
14., Evitare licenziamenti. Non usare coppie di parole, se le parole hanno lo stesso effetto o dove il significato di uno incluso l’altro.
Esempi: Coppie di parole per evitare
e
autorizza e diretto
cessare e desistere
ogni
completo
ordine e diretto
mezzi e include
necessario e desiderabile
15. Usa parole concrete. La scrittura governativa spesso riguarda argomenti astratti. Ma le parole astratte possono essere vaghe e aperte a diversiinterpretazioni., Metti le istruzioni in parole semplici e concrete.
| NON DIRE | SE intendi |
|---|---|
| veicoli | automobili |
| armi | fucili |
| aereo | elicotteri |
16. Non usare parole che si antagonizzano. Le parole possono attirare o respingere i lettori. È possibile scegliere parole nella nostra scrittura che non fannol’impressione sbagliata o inimicarsi i nostri lettori. Usa parole a cui le persone reagiscono favorevolmente piuttosto che parole che si risentono.,IKE
| RATHER THAN THESE WORDS | |||
|---|---|---|---|
| alibi | allege | blame | complaint |
| impossible | liable | oversight | unfortunate |
| waste | wrong |
17., Evitare panini sostantivi. La scrittura amministrativa usa troppi gruppi di nomi-gruppi di nomi” inseriti ” insieme.Evita queste costruzioni confuse usando più preposizioni.
NON DIRE: sviluppo delle procedure di protezione della sicurezza dei lavoratori delle miniere sotterranee.
DIRE: Sviluppo di procedure sotterranee per la protezione della sicurezza dei lavoratori delle miniere.
O PIÙ PROBABILMENTE: Sviluppo di procedure per la protezione della sicurezza dei lavoratori nelle miniere sotterranee.
Quale significato è destinato diventa più chiaro quando questo panino di quattro parole è rotto.
18. Non usare una terminologia specifica per genere.,egli genere-specifiche titolo di lavoro:
| NON DIRE | DIRE |
|---|---|
| Crewman | membro dell’Equipaggio |
| Disegnatore | disegnatore tecnico |
| Arruolato uomini | personale di truppa |
| vigile del fuoco | Vigile del fuoco |
| Caposquadra | Supervisore |
| Manhours | Ore lavorate |
| Manodopera | Personale, forza lavoro |
Evitare il pronome specifici per genere quando l’antecedente può essere maschio o femmina.,
NON DIRE: L’amministratore o il suo designato deve compilare il modulo di valutazione.
DIRE: L’amministratore o il designato dell’amministratore deve compilare il modulo di valutazione.
Fare attenzione quando si riscrive per evitare il problema. I seguenti esempi non hanno necessariamente lo stesso significato
- Ogni Direttore Regionale annuncerà le sue raccomandazioni alla conferenza.
- I Direttori Regionali annunceranno la loro raccomandazione alla conferenza.
19. Scrivi frasi brevi. Le frasi leggibili sono semplici, attive, affermative e dichiarative.,
Più una frase si discosta da questa struttura, più difficile è la frase da capire.
Lungo, run-on frasi sono una debolezza di base indocumenti legali.
Documenti legali spesso contengono condizioni che si traducono in frasi complesse con molte clausole.
Più complessa è la frase, maggiore è la possibilità di difficoltà nel determinare il significato previsto della frase.
Le soluzioni
- Affermano una cosa e solo una cosa in ogni frase.
- Dividi frasi lunghe in due o tre frasi brevi.
- Rimuovi tutte le parole non necessarie., Cerca una frase semplice con un soggetto e un verbo. Elimina i modificatori non necessari.
- Se prima di applicare una regola devono essere soddisfatte solo una o due condizioni semplici, indicare prima le condizioni e poi la regola.
- Se prima di applicare una regola devono essere soddisfatte due o più condizioni complesse, indicare prima la regola e quindi le condizioni.
- Se prima di applicare una regola devono essere soddisfatte diverse condizioni o disposizioni subordinate, utilizzare un elenco.
20. Rendi gli elenchi chiari e logici nella struttura. L’elenco fornisce uno spazio bianco che separa le varie condizioni., L’elenco può aiutarti aevitare i problemi di ambiguità causati dalle parole “e” e “o”. Quando si elenca, utilizzare le seguenti regole:
- Usa struttura parallela. (Vedi esempio al punto 11 sopra.)
- Elenca ogni elemento in modo che faccia un pensiero completo quando letto con il testo introduttivo.
- Se il linguaggio introduttivo per la lista è una frase completa End
- Terminare l’introduzione con i due punti; e
- Rendere ogni elemento della lista una frase separata.,
- Se introduttivo di lingua per l’elenco è una frase incompleta —
- Fine l’introduzione con un trattino;
- la Fine di ogni voce dell’elenco, tranne l’ultima voce con un punto e virgola (;
- Dopo il punto e virgola l’ultimo elemento della lista, scrivi “e” o “o”, come opportuno; e
- Fine dell’ultimo elemento della lista con un punto.
21. Utilizzare brevi paragrafi. Uno scrittore può migliorare la chiarezza di un regolamento utilizzando paragrafi brevi e compatti. Eachparagraph dovrebbe trattare un singolo argomento unificato., Discussioni lunghe, complesse o tecniche dovrebbero essere presentate in una serie di paragrafi correlati.
22. Utilizzare una lista di controllo e rivedere la bozza per ciascuno di questi principi separatamente.
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