A volte le cose non vanno secondo i piani. Gli strumenti si rompono, i fili si incrociano, i piani migliori cadono a pezzi.
E in quelle occasioni, aiuta a sapere esattamente cosa è successo—in modo che non accada di nuovo.
Momenti come questi sono quando noi di Buffer ci rivolgiamo a un processo semplice ma straordinariamente efficace: I 5 perché.,
È proprio come sembra: una discussione dell’evento inaspettato o della sfida che segue un filo di pensiero fino alla sua logica conclusione chiedendo ” Perché?”cinque volte per arrivare alla radice di quello che è successo.
Ma è anche molto più profondo di quello. Diamo un’occhiata all’origine e alla storia di questo processo unico, e ti dirò un po ‘ di come funziona per noi nel nostro team remoto di Buffer—e come potrebbe funzionare anche per te.,
L’origine del 5 Whys
La tecnica 5 Whys è stata sviluppata e messa a punto all’interno della Toyota Motor Corporation come componente fondamentale della sua formazione di problem solving.
Taiichi Ohno, l’architetto del Toyota Production System nel 1950, descrive il metodo nel suo libro Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production come ” la base dell’approccio scientifico di Toyota . . . ripetendo perché cinque volte, la natura del problema e la sua soluzione diventa chiara.,”
Ohno ha incoraggiato la sua squadra a scavare in ogni problema che è sorto fino a quando non hanno trovato la causa principale. “Osserva il piano di produzione senza preconcetti”, consiglierebbe. “Chiedi’ perché’ cinque volte su ogni questione.”
Ecco un esempio Toyota offre un potenziale 5 Whys che potrebbe essere utilizzato in uno dei loro impianti.
Oggi, il metodo viene utilizzato ben oltre Toyota, ed è particolarmente popolare nel mondo dello sviluppo lean., Un sacco di ciò che sappiamo a Buffer nell’implementazione dei 5 Perché è venuto da Eric Ries della Lean Startup, che fa un lavoro straordinario descrivendo i 5 Perché in questi due post.
Come funziona il processo 5 Whys
Al nostro avvio, eseguiamo un “5 Whys” dopo che si è verificato qualcosa di inaspettato—e questo significa che li eseguiamo molto! Manteniamo una cartella “5 Whys” nell’account Dropbox Paper del nostro team e la cartella contiene oltre 20 file e conteggi di note (per non parlare dei 5 documenti Whys che potrebbero non essere classificati nella cartella)., ‘Incendi’ di varie dimensioni sono inevitabili—e probabilmente l’unica costante nella vita di una startup.
Abbiamo tenuto queste discussioni in ogni aspetto del Buffer, dall’ingegneria alla felicità al marketing e altro ancora, e lo stesso processo vale indipendentemente dal fatto che il problema sia tecnico o più basato sull’uomo. Ecco come Eric Ries spiega:
“Cinque perché comporta lo svolgimento di riunioni immediatamente dopo la risoluzione dei problemi che l’azienda sta affrontando., Questi problemi possono essere qualsiasi cosa: errori di sviluppo, interruzioni del sito, fallimenti del programma di marketing o persino pianificazioni perse interne. Ogni volta che succede qualcosa di inaspettato, potremmo fare un’analisi della causa principale.”
È importante notare che lo scopo dei 5 perché non è quello di dare la colpa, ma piuttosto di scoprire la causa principale del perché si è verificato qualcosa di inaspettato. Inoltre, aiuta un team a creare piccoli passaggi incrementali in modo che lo stesso problema non si ripeta (a nessuno).
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A Buffer, l’abitudine di condurre 5 Perché è nata dal team di ingegneri. Ecco come il nostro ex CTO Sunil Sadasivan descrive i cambiamenti che sono risultati dal rendere questi una parte di routine di come operiamo:
“Quello che mi piace molto di questo è che ci permette di preoccuparci dei problemi quando accadono, e ci aiuta a lavorare per garantire che non si ripetano. Allo stesso tempo, ci consente di non doverci preoccupare di problemi che non sono accaduti. Ora confido che se viene fuori qualcosa che non abbiamo previsto, condurremo un 5 perché e impareremo da esso., Lasciamo che i 5 whys dettino la documentazione di cui abbiamo bisogno o le modifiche da apportare nel nostro processo di imbarco.”
Vuoi provarlo tu stesso?
I 5 passi fondamentali per il 5 Whys
Passo 1: Invitare chiunque sia interessato dal problema
non appena il problema o la situazione è identificato (e tutti i problemi immediati sono trattate con), invito chiunque a tutto il team che è stato colpito o notato il problema di essere coinvolti in un 5 Whys incontro. Come squadra remota, teniamo la nostra via Zoom.,
Passaggio 2: Selezionare un master a 5 Whys per l’incontro
Il master a 5 Whys guiderà la discussione, chiederà ai 5 whys e assegnerà la responsabilità per le soluzioni che il gruppo presenterà. Il resto delle persone coinvolte risponderà a queste domande e discuterà.
Nella nostra esperienza, chiunque può essere un maestro di 5 Whys — non ci sono qualifiche speciali, e non deve essere il leader del progetto o il creatore del problema. Abbiamo anche scoperto che è una buona idea per il maestro 5 Whys prendere appunti per la riunione, a meno che lui o lei vorrebbe assegnare qualcun altro a questo.,
Passo 3: Chiedi “perché” cinque volte
Scava almeno cinque livelli in profondità nel problema con cinque livelli di “perché.”Questa sembra la parte più semplice, ma in realtà può diventare un po’ complicata! Ottenere la domanda giusta per iniziare, il primo perché, sembra essere la chiave.
Quando conduciamo i nostri 5 perché, può sembrare naturale e quasi vantaggioso percorrere tutti i potenziali percorsi ed essere davvero completi. Tuttavia, questo può ampliare la portata di quanto apprendimento e azioni correttive devono verificarsi., Questo è pensato per essere un processo “snello” in cui scegliere un percorso ci consente di eseguire solo la quantità di azioni correttive necessarie per risolvere un problema.
Spesso dobbiamo dire a noi stessi che abbiamo solo bisogno di sceglierne uno e andare con esso. Se lo stesso problema sembra verificarsi di nuovo, allora possiamo fare un altro scegliendo l’altro percorso.
Insieme, lavoriamo attraverso ciascuno di questi cinque perché e scoprire misure attuabili che sono state o saranno prese.,
Passo 4: Assegnare la responsabilità per le soluzioni
Alla fine dell’esercizio, passiamo attraverso ogni abbinamento di domande e risposte e troviamo cinque “azioni correttive” correlate su cui siamo tutti d’accordo. Il master assegna la responsabilità delle soluzioni ai vari partecipanti alla discussione.
Passo 5: Invia a tutta la squadra i risultati
Dopo ogni processo di 5 Whys, qualcuno coinvolto nella riunione scriverà ciò che è stato discusso nel linguaggio più chiaro e più chiaro possibile., Quindi lo aggiungiamo a una cartella cartacea e—in uno dei passaggi più importanti dell’intero processo-inviamo via email a tutto il team i risultati.
Questo ha senso fare, e non solo per una società come Buffer che si concentra sulla trasparenza. E ‘ super utile per tutti sulla tua squadra per rimanere nel ciclo e capire tutti i passi che stai prendendo come risultato di un 5 Perché.,
Eric Ries spiega perché l’e-mail è così importante:
Il vantaggio di condividere queste informazioni ampiamente è che dà a tutti una visione del tipo di problemi che il team sta affrontando, ma anche una visione di come questi problemi vengono affrontati. E se l’analisi è ermetica, rende abbastanza facile per tutti capire perché il team sta prendendo un po ‘ di tempo per investire nella prevenzione dei problemi invece di nuove funzionalità. Se, d’altra parte, si accende una tempesta di fuoco – che è una buona notizia troppo., Ora sai di avere un problema: o l’analisi non è ermetica, e devi farlo di nuovo, o la tua azienda non capisce perché quello che stai facendo è importante. Scopri in quale di queste situazioni ti trovi e sistemalo.
Metti tutto insieme e il processo è simile a questo:
Alcuni esempi di 5 Whys reali
Per portare i 5 Whys dal teorico all’effettivo, ecco uno sguardo ad alcuni momenti nel Buffer storia che hanno chiamato per un 5 Whys incontro.,
All’inizio del 2014, abbiamo avuto una breve interruzione a livello di sistema. Ecco i 5 Perché il team ha condotto:
E le azioni correttive che ha portato:
Ecco un esempio dal cliente felicità del mondo. Uno dei nostri eroi della felicità voleva capire come avrebbe potuto gestire meglio il problema di un cliente, così ha eseguito un 5 Perché modificato come riflessione e lo ha condiviso con il team.,
Ho imparato così tanto dalla visualizzazione di questi esempi e dall’essere parte di 5 processi Whys. È stato bello sviluppare l’abitudine di riflettere ogni volta che succede qualcosa di inaspettato e prendere passi incrementali in modo da cambiare ciò che accade la prossima volta.,
Il 5 perché nella vita quotidiana
Anche se il 5 Perché è più ampiamente utilizzato per l’uso di produzione / sviluppo, ho scoperto che è anche abbastanza applicabile alla vita quotidiana in qualsiasi situazione in cui si potrebbe cercare una comprensione più profonda—di un problema, una sfida o anche una motivazione dietro un’azione.
Questo rapido grafico dall’inizio della felicità fornisce un ottimo esempio:
Da quando ho appreso i 5 perché, mi ritrovo a chiedere “perché?”molto più spesso.,
Oltre a te
Che tipo di processo usi per arrivare alla radice di situazioni o sfide inaspettate nel tuo lavoro o nella tua vita? Avete mai provato il 5 Perché?