Che cos’è un employee handbook?
Un employee handbook è un documento che comunica la missione, le politiche e le aspettative della tua azienda. I datori di lavoro danno questo ai dipendenti per chiarire i loro diritti e responsabilità mentre sono impiegati con l’azienda.
Per aiutarti a costruire il miglior manuale dei dipendenti, abbiamo creato un modello per darti un vantaggio nella creazione del tuo documento. Scarica il modello completo Manuale dei dipendenti in .,doc e pdf cliccando sui link in fondo a questa pagina.
Le parole tra parentesi sono segnaposto substitute sostituiscile con le linee guida specifiche della tua azienda. Inoltre, sentiti libero di modificare la lingua di questo modello per adattarla alla cultura della tua azienda.,
Ecco che cosa dovrebbe essere incluso in un manuale degli impiegati; il nostro modello copre ogni importante politica di un lavoratore manuale:
- Lavoro Nozioni di base
- Politiche del luogo di Lavoro
- Codice di Condotta
- Compensazione e di sviluppo
- Benefici e vantaggi
- Orario di Lavoro, PTO e Vacanza
- Dipendente Dimissioni e risoluzione
Se avete bisogno di lavorare solo su determinate parti di un manuale, fare clic su ciascuna delle sezioni seguenti per scaricare separatamente.,
Legando queste sezioni insieme, è possibile costruire un manuale completo dei dipendenti della società. Il modello completo include queste sezioni più un’introduzione in modo da poter accogliere nuovi dipendenti nella tua azienda.
Per sostenere ulteriormente i vostri sforzi, ecco la nostra guida su ciò che ogni sezione comporta e suggerimenti per rimpolpare il proprio manuale dei dipendenti corrispondenti alle esigenze della vostra azienda:
Tenete a mente che i nostri esempi di manuale dei dipendenti e consigli pertinenti non sono documenti legali e non possono prendere in considerazione tutte le leggi locali, Né l’autore né Workable si assumeranno alcuna responsabilità legale che possa derivare dall’uso di questi modelli. Si prega di chiedere al vostro avvocato di rivedere i documenti di politica finalizzati o manuale.
Nozioni di base sull’occupazione
Questa sezione è per lo più informativa e consente di stabilire definizioni di base relative all’occupazione. Darà ai tuoi dipendenti un’idea di quali sono i termini del loro contratto e la classificazione del lavoro. Possono utilizzare questa sezione come risorsa su cui ripiegare ogni volta che hanno domande di base.
Inoltre, questo è un buon posto per stabilire le regole per quanto riguarda la partecipazione., Si potrebbe anche spiegare il processo di reclutamento per preparare futuri responsabili delle assunzioni nella vostra azienda.
Ecco i contenuti del nostro modello di base per l’occupazione:
- Tipi di contratto di lavoro. Definisci dipendenti a tempo pieno e part-time, e anche stagisti, apprendisti e altri lavoratori impiegati.
- Pari opportunità di lavoro. Questa è una dichiarazione necessaria, non solo per scopi legali, ma anche per promuovere una cultura della meritocrazia e del rispetto nel tuo posto di lavoro.
- Processo di reclutamento e selezione. Qui, delineare i soliti passi nel processo di assunzione., Inoltre, se spesso condurre controlli pre-occupazione, definire la fase responsabili delle assunzioni possono ordinare questi controlli e anche come gestirli. Allo stesso modo, se si dispone di un programma di riferimento permanente o se si emette premi di riferimento spesso, questo è un buon posto per delineare la procedura e le relative linee guida.
- Presenze. Regole statali per quanto riguarda la frequenza: ad esempio, cosa dovrebbero fare i dipendenti quando non riescono a farlo funzionare o in quali casi si può scusare l’assenza non dichiarata.
Workplace Policies
Questa sezione descrive come è e dovrebbe essere il tuo posto di lavoro., Riguarda le condizioni in cui lavorano i tuoi dipendenti. Includere politiche come anti-molestie e salute e sicurezza nel manuale dei dipendenti per costruire un posto di lavoro lecito e piacevole dove i dipendenti possono prosperare.
Abbiamo creato un modello per aiutarti a creare la tua sezione Politiche sul posto di lavoro. Ecco le politiche incluse con suggerimenti su come personalizzarle per il proprio posto di lavoro:
- Riservatezza e protezione dei dati. Il nostro modello stabilisce regole di base sulla protezione delle informazioni, ma è necessario modificarlo per tenere conto di eventuali leggi specifiche che si applicano alla vostra azienda., Menziona queste leggi e come ti assicuri di rispettarle, nonché cosa ti aspetti che i dipendenti facciano.
- Molestie e violenza. Il rispetto da e per i colleghi è una parte importante di una vita lavorativa armoniosa. In questa sezione, si può affermare con fermezza il vostro impegno per eliminare le molestie e la violenza sul posto di lavoro. Potrai anche definire ciò che conta come molestie, così come delineare possibili ripercussioni.
- Sicurezza e salute sul lavoro. Questa sezione presenterà le linee guida che i dipendenti devono seguire per garantire un luogo di lavoro sano e sicuro., Puoi aggiungere le azioni intraprese dalla tua azienda per rispettare le leggi sulla salute e la sicurezza sul lavoro e proteggere i dipendenti in lavori pericolosi o in caso di emergenza. Il nostro modello include specificamente sezioni su azione preventiva, gestione delle emergenze, fumo e un posto di lavoro privo di droga. Si potrebbe anche aggiungere una politica di salute mentale se la vostra azienda ha disposizioni pertinenti.
Codice di condotta
Il Codice di condotta fornisce un quadro per il comportamento dei dipendenti., Illustrerai come ti aspetti che i dipendenti trattino gli altri, siano essi colleghi, partner, clienti o stakeholder esterni. Si tratta di etica e fiducia-e costruire uno spazio sicuro e professionale per tutti.
Per lavorare sul proprio Codice di condotta, utilizzare il nostro modello completo che comprende le seguenti sezioni:
- Dress code. Qui puoi indicare il codice di abbigliamento della tua azienda, anche se non ne hai uno. I dipendenti dovrebbero sapere cosa possono o non possono indossare. Descrivi i requisiti il più possibile; ad esempio, cosa significa “abbigliamento formale” per la tua azienda?,
- Sicurezza informatica e dispositivi digitali. Indirizzo di utilizzo di Internet, telefoni cellulari aziendali, e-mail aziendale e l’uso dei social media (sia aziendali che personali). Lay out linee guida senza essere eccessivamente restrittive nei confronti dei dipendenti; la maggior parte delle persone si aspettano di avere una certa libertà in queste materie, purché seguano le linee guida di sicurezza e protezione dei dati.
- Conflitto di interessi. Qui puoi descrivere cosa costituisce conflitto di interessi, cosa possono fare i dipendenti di fronte a uno e quali sono le conseguenze per la violazione intelligente delle leggi o delle regole aziendali pertinenti.,
- Rapporti con i dipendenti e fraternizzazione. Mentre molte aziende sono flessibili quando si tratta di dipendenti diventare amici o incontri, alcune regole sono necessarie per evitare pettegolezzi o scene poco professionali.
- Occupazione di parenti. Questa sezione è importante per evitare accuse di nepotismo e favoritismo. Fornisci linee guida specifiche sui rapporti di lavoro consentiti tra parenti nella tua azienda.
- Visitatori del posto di lavoro. Questa è una questione di sicurezza, oltre a proteggere i dati e la proprietà aziendale., Delineare il processo di portare i visitatori nei locali aziendali per assicurarsi che i dipendenti siano sempre attenti e responsabili.
- Sollecitazione e distribuzione. In questa sezione, è possibile fare riferimento ai tentativi da parte di estranei o dipendenti di sollecitare o distribuire volantini, prodotti o servizi e come i dipendenti possono gestire questi casi.
Compensazione e sviluppo
Questa parte spiega come si paga e premiare i dipendenti per il loro lavoro e aiutarli a sviluppare. Attraverso queste politiche, si mostra valore dipendenti e motivarli a continuare a lavorare con voi.,
Per lavorare su questo, vedi il nostro modello di compensazione e sviluppo, incluse queste sezioni:
- Stato di compensazione e libro paga. Questa parte è importante soprattutto per gli Stati Uniti che hanno leggi sui dipendenti esenti e non esenti. Puoi spiegare il quadro giuridico e chiarire le regole sugli straordinari. Puoi anche menzionare in quali giorni i dipendenti ricevono il loro stipendio o salario.
- Gestione delle prestazioni. Questa sezione aiuta i dipendenti a capire come verranno valutate le loro prestazioni e prepara anche i manager per compiti manageriali., Puoi menzionare gli obiettivi delle revisioni delle prestazioni e come ti aspetti che i manager guidino il loro team.
- Formazione e sviluppo dei dipendenti. Questa è la tua occasione per evidenziare una grande parte della tua strategia di ritenzione — assicurandoti che i dipendenti migliorino personalmente e professionalmente. Puoi menzionare opportunità di formazione e budget per l’istruzione, se ce ne sono.
Vantaggi e vantaggi
Hai mai avuto un dipendente dire qualcosa come: “Gee, non sapevo che avevamo uno sconto palestra”? È probabile: spesso i dipendenti non sono consapevoli della piena portata dei vantaggi e dei vantaggi offerti dalla tua azienda., Questa sezione ti aiuta a mantenere i dipendenti ben informati in questa materia.
Il nostro modello di vantaggi e vantaggi include le seguenti sezioni (ma aggiungi i tuoi vantaggi e vantaggi unici):
- Salute dei dipendenti. Questo potrebbe essere qualsiasi cosa, dall’assicurazione sanitaria privata all’iscrizione alla palestra ai programmi di benessere. Inoltre, inserire spiegazioni di leggi pertinenti come la FMLA e COBRA.
- Compensazione dei lavoratori. Delineare il processo che i dipendenti dovrebbero seguire se feriti sul posto di lavoro e quali benefici offrirai. Modifica il nostro modello in base alle leggi applicabili nella tua zona.
- Lavorare da casa., La capacità di lavorare da casa è un vantaggio con crescente popolarità. Indicare come i dipendenti possono chiedere il lavoro a distanza e quali regole dovrebbero seguire (ad esempio, la sicurezza informatica a casa). Inoltre, delineare le regole per i lavoratori permanentemente remoti.
- Spese dei dipendenti. Menziona quali spese relative al lavoro coprirai e quale sia il processo di richiesta di rimborso.
- Auto aziendale. Se offri auto aziendali come vantaggio, assicurati di informare i dipendenti su come ti aspetti che si comportino quando usi l’auto e quali spese compenserai (ad esempio gas e pedaggi.)
- Parcheggio., Analogamente al vantaggio auto aziendale, se si offre un parcheggio gratuito in ufficio, informare i dipendenti come gestire il loro spazio assegnato. Se si dispone di un numero limitato di posti auto da distribuire, delineare i criteri utilizzati per allocare questi spazi.
- Apparecchiature emesse dall’azienda. Se dai attrezzature ai dipendenti(come telefoni, laptop ecc.), informarli come dovrebbero prendersi cura di esso. Inoltre, menziona cosa succede quando quell’attrezzatura viene rubata o danneggiata.,
Correlati: Benefici ai dipendenti: Una guida sui benefici comuni e migliori
Orario di lavoro, PTO e vacanza
Questa è una delle sezioni dipendenti si preoccupano di più. Quando si uniscono la vostra azienda, vogliono imparare come possono dividere il loro tempo tra lavoro e tempo libero o fuori-of-work responsabilità.
Redigere le proprie politiche rilevanti utilizzando il nostro modello facile da modificare contenente queste sezioni:
- Orario di lavoro e Paid time off (PTO). Menziona il tuo orario di lavoro aziendale e le eventuali eccezioni., Quindi, indicare il numero di giorni di ferie pagati forniti ai dipendenti e spiegare il processo per richiedere la presa di forza.
- Vacanze. Elenca tutte le vacanze che la tua azienda osserva e spiega come le compenserai se i dipendenti devono lavorare in questi giorni.
- Congedo per malattia. Delineare ciò che la legge ti obbliga a offrire ai dipendenti e aggiungere eventuali benefici aggiuntivi di congedo per malattia che hai deciso di offrire. Potresti includere sia le definizioni di malattia a breve termine che a lungo termine.
- Congedo per lutto., Dare un paio di giorni di congedo lutto ai dipendenti che perdono una persona cara — questo è un vantaggio compassionevole che può aiutare a stabilire relazioni di fiducia con i dipendenti.
- Dovere della giuria e voto. Descrivere la legge in materia di congedo per questi doveri civici e quali documenti dipendenti potrebbe essere necessario portare.
- Congedo parentale. Questo può includere congedo di paternità e maternità imposto dalla legge o sponsorizzato dall’azienda per i dipendenti che hanno o adottano un bambino. Si potrebbe anche includere i benefici per quanto riguarda le indennità parentali, come un paio d’ore di riposo per partecipare alle riunioni scolastiche.,
Dimissioni e cessazione dei dipendenti
Se qualcosa non funziona, i dipendenti devono avere un’idea di come finirà il loro rapporto di lavoro con la tua azienda. Soprattutto se c’è un processo disciplinare coinvolto.
Abbiamo creato un modello “Lasciare la nostra azienda” per affrontare questioni rilevanti. Ecco uno schema dei contenuti:
- Disciplina progressiva. Andare oltre le fasi del processo di disciplina progressiva e come ci si aspetta manager per gestirlo.
- Dimissioni., Nei casi in cui un dipendente si dimette, hanno bisogno di sapere che cosa il loro periodo di preavviso dovrebbe essere così come il processo di dimissioni. Questa è anche una buona opportunità per affrontare questioni come le tasse scolastiche o il rimborso del trasferimento e vietare espressamente le dimissioni forzate.
- Terminazione. Specificare le leggi applicabili e il proprio processo interno di licenziamento dei dipendenti. Menziona le condizioni di fornitura del tfr e come compenserai le ferie rimanenti e le assenze per malattia.
- Riferimenti. Aggiungi un piccolo commento sul dare riferimenti ai dipendenti che si sono dimessi o sono stati terminati., Ad esempio, se un dipendente è stato licenziato per causa, hai il diritto di rifiutarti di fornire loro riferimenti.
Conclusione
È possibile utilizzare la conclusione per fornire un avviso sulle revisioni future e chiedere ai dipendenti di riconoscere di aver letto il manuale. Ecco il nostro modello per farlo.
Chiudere il manuale dei dipendenti su una nota positiva però. Ribadisci quanto sei felice che un dipendente stia ora lavorando con te e li accolga nella tua squadra. Guarda gli esempi del manuale dei dipendenti per l’ispirazione, ma assicurati di scrivere nel tono e nella voce della tua azienda.,
Scarica il pdf del manuale dei dipendenti e inizia a costruire il tuo!