• Ott Jõgi

  • 12 maggio 2015

Caduta efficienza, mancanza di messa a fuoco, nessuna unità. Sembra febbre primaverile, non credi? Ma questi sono tutti gli effetti negativi quando non si utilizza un rapporto di avanzamento.

Queste sono le cose che accadono alle aziende di volta in volta. Arriva una fase in cui la produttività scende in profondità al di sotto di un livello critico. Come nel caso dei nostri corpi che necessitano del giusto mix di nutrienti per migliorare, dovremmo dare alle nostre organizzazioni un trattamento adeguato se vogliamo che abbiano successo.,

Sono passati oltre 5 anni da quando Weekdone ha iniziato a fornire a team come il tuo software di reporting dei progressi. Con Weekdone che è gratuito per i piccoli team e offre una prova gratuita di due settimane per tutti, cerchiamo davvero di rendere facile la segnalazione dei progressi per i nostri clienti (sei sempre il benvenuto a provarlo qui.)

Weekdone non è così arrogante da chiamare il nostro servizio un “medico aziendale”, ma c’è una semplice cura là fuori per quelli di voi che cercano di salvare la produttività.

Modello di relazione sullo stato di avanzamento., (modello di esempio)

I rapporti sui progressi sono uno dei migliori strumenti di gestione che puoi utilizzare per avviare la produttività della tua azienda. Un ottimo modo per automatizzarlo è utilizzare uno strumento software speciale come Weekdone. Le informazioni contenute in questi report aiutano i dipendenti a monitorare i loro progressi osservando sia gli obiettivi aziendali che quelli del team.

Tuttavia, non molti hanno familiarità con i vantaggi della segnalazione dei progressi.

Quindi, stiamo andando a risolvere il problema.

I rapporti sullo stato di avanzamento utilizzati dai team incoraggiano l’impegno e la trasparenza., Secondo l’American Society for Training and Development, avere un posto specifico per controllare i tuoi progressi aumenta la probabilità di raggiungere un obiettivo del 95%.

Per i manager, i rapporti sullo stato di avanzamento offrono informazioni concrete sui contributi dei dipendenti. Incoraggia lo scambio di idee e opinioni. Sinceramente, è una forma molto semplice di comunicazione bidirezionale. Con alcune linee guida e la comprensione di base del formato, tutti possono presentare un rapporto eccellente per conto proprio.,

Progress Report – Le basi

Il fondamento di ogni buon rapporto sui progressi è una “metodologia PPP”, qualcosa che il software Weekdone è costruito su. Questo sta per Progresso, piani e problemi. Può sembrare eccessivamente semplicistico, ma c’è un quadro profondo nascosto sotto.

Come ha giustamente detto Cleve Gibbon, il PPP è “ricco di roba, basso di lanugine”. La sua opinione è condivisa da Emi Gal (CEO di Brainient) e Colin Nederkoorn (CEO di Customer.io), entrambi i quali utilizzano PPP per organizzare e razionalizzare le rispettive imprese., Anche aziende come Skype, Ebay e Facebook hanno raccolto i vantaggi del PPP.

Quindi, cosa significa esattamente PPP?

Prima di tutto, ci sono progressi. Progress elenca i risultati dei dipendenti, gli elementi finiti e le attività chiuse. Questa categoria fornisce una buona valutazione di quanto lavoro è stato fatto.

I piani sono obiettivi e obiettivi immediati o a lungo termine. Tutti gli elementi elencati nei piani sono potenziali elementi di progresso., Tuttavia, lascia spazio alle modifiche e accetta che i tuoi piani non siano scolpiti nella pietra.

Terzo, ci sono problemi. I problemi pongono sfide e insidie. Alcune persone lasciano correggere gli errori per ultimo, ma è altamente raccomandato farlo durante tutto il progetto.

Quando tieni a mente queste tre cose, hai già quello che serve per scrivere un semplice rapporto. Quando accedi per la prima volta a Weekdone dopo la registrazione, queste tre categorie sono quelle nel modulo di aggiornamento dello stato settimanale predefinito., Inoltre, se si vuole davvero riuscire a comunicare i dettagli e le sfumature delle relazioni sullo stato di avanzamento, è necessario prendere atto di tre domande: Chi, come e cosa.

Chi

La parte fondamentale dei rapporti di avanzamento è la tua squadra. Michele Puccio, Direttore vendite di Arrow, dice che lo hanno aiutato”a rimanere in contatto con la squadra”. Questo è il motivo per cui la tua attenzione immediata dovrebbe essere sui tuoi colleghi e sulle dinamiche del team.

I rapporti devono essere concisi e concentrati, quindi dovresti capire cosa vogliono i tuoi colleghi., Per aiutarti in questo compito, fai alcune domande:

  • Come sono collegati i lettori al progetto?
  • Conoscono i dettagli e gli obiettivi del progetto?
  • I lettori sono a proprio agio con il linguaggio tecnico?

Come

Quindi, considera il tono della scrittura. Manager e dirigenti potrebbero non comprendere la complessità dello stile di conversazione dei dipendenti. Utilizzare frasi più lunghe e comprensibili, ma anche cercare di astenersi dal scrivere saggi. Idealmente, ci dovrebbero essere 5-7 parole chiave per frase.,

È possibile consultare un report di esempio per ulteriori linee guida e ispirazione. Ricorda che il mondo moderno è basato sulle metriche, quindi le cifre sono più importanti delle descrizioni.

Invece di scrivere “dobbiamo aumentare l’output” prova “dobbiamo aumentare l’output di X%”. Gli obiettivi concreti sono più stimolanti e, allo stesso tempo, più raggiungibili.,

Quello che

L’unico errore che le persone tendono a fare quando scrivono un rapporto sullo stato di avanzamento è evitare di scrivere degli errori del tutto. Lo scopo delle relazioni sullo stato di avanzamento è quello di identificare oggettivamente le difficoltà e le preoccupazioni chiave e aiutarli lungo il percorso. Anche se il problema è stato già affrontato, deve essere messo per iscritto per evitare di commettere lo stesso tipo di errore in futuro.

In secondo luogo, tieni presente la rilevanza della tua scrittura. Spiega come ogni singolo elemento si connette e confronta con il progresso.,

Keep It Simple

Anche quando i progressi sembrano piccoli e le modifiche sono minime, continua ad aggiornare i tuoi report. Consente la trasparenza a tutti i livelli e può aiutare a valutare le sfide in modo da poter pianificare le prossime azioni di conseguenza.

Tornando alla nostra intervista a Michele Puccio, condivide questo esempio di come il progress report influenzi le tue performance:

“All’inizio della settimana, decidi di chiamare 5 nuovi clienti. Lo scrivi e ce l’hai sotto il naso. Entro la fine della settimana, chiamerai 5 nuovi clienti., Hai preso l’impegno, comunicato al resto della squadra, e ora hanno bisogno di onorare questo.”

I modelli di report sui progressi sono fatti per risparmiare tempo a tutti, quindi è illogico dedicare la maggior parte della giornata lavorativa a scriverli. Questo può essere facilmente aiutato da strumenti di reporting. Molte squadre utilizzano Google documenti o e-mail per fare questo.

Detto questo, è meglio utilizzare strumenti che sono stati specificamente sviluppati con i rapporti di avanzamento in mente e consentono di automatizzare il processo di scrittura di loro. La disponibilità e l’accessibilità sono fondamentali per un’eccellente relazione sui progressi compiuti., Assicuratevi di controllare Weekdone per rendere il vostro processo di reporting un gioco da ragazzi.

La chiave per i rapporti di avanzamento è la regolarità. Le relazioni sullo stato di avanzamento devono essere fatte almeno su base mensile, anche se settimanalmente è incoraggiato. Con un sistema di notifica integrato in Weekdone, ti assicuri che tutti si ricordino di inviare i loro rapporti in tempo.

Utilizzare Weekdone per i rapporti di avanzamento settimanali automatizzati.

Attuazione delle relazioni sullo stato di avanzamento

1., Assicurati di spiegare i benefici ai dipendenti

Questo sembra un po ‘ ovvio, ma andare avanti senza spiegare i benefici ai dipendenti rischia il buy-in dei dipendenti in seguito. È necessario spiegare il’ perché ‘ a tutti. Alcuni vantaggi facili da vendere includono: i dipendenti che hanno una voce all’interno dell’organizzazione e hanno aumentato la produttività e si concentrano su nuovi piani. Per saperne di più sulla vendita dei vantaggi al tuo team, ti consigliamo di attingere a questa infografica.

2., Assicurati che la comunicazione vada in entrambe le direzioni

Crea una cultura che consenta di tenere discussioni da entrambe le parti e consentire ai membri del team di fornire feedback ai loro superiori e viceversa. Creare una cultura che incoraggi il feedback come modello predefinito migliora la comunicazione aziendale complessiva e rende i rapporti sui progressi più significativi per dipendenti e manager.

3., Spendi meno tempo nelle riunioni utilizzando i rapporti sullo stato di avanzamento come sostituto

Usa i rapporti sullo stato di avanzamento (e altre idee software di impostazione degli obiettivi come OKRs) per ridurre la quantità di tempo sprecato durante le riunioni incoraggiando l’aggiornamento frequente attraverso i servizi web e mobili (per un’introduzione agli OKRs, questo sito fornisce una panoramica completa). Se i tuoi incontri di stato rimangono in un unico posto, risparmierai innumerevoli ore ogni mese scrivendo invece di parlare.

4., Iscriviti con uno strumento online che ti offre soluzioni già pronte

Può sembrare un po ‘ promozionale, ma gli strumenti online possono rendere il processo di implementazione molto più semplice. La segnalazione dei progressi può essere effettuata tramite e-mail, documento Word o foglio di calcolo, ma le sfide sono molto più grandi e si rischia di non avere tutte le informazioni in un unico luogo facilmente accessibile. Pettinatura attraverso Google documenti ed e-mail è una colossale perdita di tempo, dopo tutto., Uno dei vantaggi degli strumenti online è che ricordano automaticamente al tuo team di compilare il modulo, compilare le informazioni ricevute e quindi presentartelo in modo accattivante e divertente.

Implementazione dei rapporti di avanzamento con uno strumento

1. Rendere il rapporto di avanzamento soddisfare le vostre esigenze

Utilizzando un modello già pronto non significa che si deve regolare alle sue specifiche. In realtà, questi strumenti sono abbastanza flessibili per soddisfare i vostri standard e le esigenze. Inoltre, ti forniscono idee ancora migliori che potrebbero essere state perse altrimenti.

2., Annota Obiettivi e risultati chiave

Prima di invitare tutta la tua squadra, assicurati di aver impostato gli Obiettivi. Gli obiettivi che devono essere raggiunti in un certo periodo e risultati chiave che aiutano il team a raggiungerli. Prova questa tecnica di gestione utilizzata da LinkedIn, Twitter e Google.

3. Invita il tuo team

Dopo aver impostato tutte le informazioni cruciali, è il momento di invitare il tuo team. Invia loro una e-mail automatica per iscriversi.

4. Contattare il supporto del prodotto per dare una rapida demo per tutti

Spiegare questo nuovo strumento a tutti nel team potrebbe essere una sfida., Soprattutto quando non si ha troppa familiarità con esso. Nessun problema, questo è esattamente il motivo per cui le persone di supporto del prodotto sono qui per. Ricorda, non esiste una domanda stupida. Ci sono solo risposte stupide. Non abbiate paura di contattare il supporto per materiali aggiuntivi, demo o qualsiasi altra cosa è sulla vostra mente.